Satın alma departmanı, işletme içindeki tüm birimlerle ve piyasada yer alan sektörlerle etkileşim içindedir. Satın alma işlemi; bir işletmenin ihtiyaç duyduğu her türlü ögeyi, en uygun fiyattan alma ve kalite temin etme işidir. Satın alma departmanı, işletmenin ihtiyaçlarını doğru bir şekilde anlama ve hizmet veya ürünü doğru zamanda ve doğru fiyattan alma işlevini üstlenir. Satın alma departmanı, işletmenin hedeflerinin açıklanması, adil rekabet koşulları, doğruluk ve şeffaf olma ilkeleri ile bütçenin etkin kullanılması ve kaliteli ürünün uygun fiyata alınması ile ihtiyaç duyulan tüm ürün ve hizmetleri zamanında almakla yükümlüdür. Satın alma görevini üstlenen kişiye satın almacı denilmektedir. Geçmişte satın alma, tecrübesi olan tek bir elamanla yürütülürken, günümüzde tüm satın alma işleyişinin profesyonel bir kadro ile şekillendirildiği, kurumsal bir yapı içinde iyi bir takım çalışması ile yapılır.
Satın alma; şirket içindeki tüm bölümlerle iletişim halinde çalışmalarını yürütür. Uygun malzemenin temin edilmesi ve bu aşamada tüm prosedürlerin takip edilmesi, yönetici ile paylaşılması işletme bünyesindeki satın alma departmanın sorumluluğundadır. Satın alma ne iş yapar inceleyelim.
Satın alma uzmanı, işletmenin bulunduğu sektörün beklentilerine göre genellikle lisans mezunlarının, işletmelerin ihtiyaçlarını tedarik etmekten sorumlu çalışanıdır. Satın alma uzmanı işletmeye ait her türlü satın alma işleminden sorumludur. Bunun yanı sıra alınacak malzeme planlaması, anlaşmaların yapılması görevleri arasındadır. Büyük ölçekli firmalarda satın alma; teknik satın alma, medya satın alma gibi kollara ayrılır. Her bir satın alma sorumlusu kendi alanlarında uzmanlaşır. Satın alma departmanı maaşları, özel sektörde işletmeden işletmeye farklılık gösterir. Çalışanların yetkinliklerine göre belirlenen ücretlendirme cetvelleri bulunur.
Satın almanın önemli üç kriteri bulunur. Bu kriterler; kalite, maliyet ve süredir. Bu kriterlerden en az iki tanesi satın alma işlemi sürecinde yer almalıdır. Gerçekleşen tüm satın alma işlemlerinin kayıt altında tutulması gerekir. Alınan tüm kayıtlar dosyalanmalıdır. Satın alma sürecinin başarılı sonuçlara ulaşması için takip edilmesi gereken işleyiş aşağıdaki gibidir.
Satın alma sorumlusu, işletmenin ihtiyaçlarına yönelik, kendisinden beklenen ürün veya hizmetleri kaliteli, düşük maliyetli, uygun sürede satın almakla yükümlüdür. İşletme içinde veya işletme dışındaki yöneticilerle iletişim kurar. Pazarlık yapar. Uygun gördüğü ürün veya hizmetlerin temin edilmesi ve bu süreçteki tüm unsurlar satın alma departmanının önemini gözler önüne seriyor. Bir ürünü veya hizmeti temin ederken işletmenin ne kadar kar ettiği satın alma sorumlusunun en önemli görevidir. Pazarlık yetisi bir satın almacının en büyük özelliğidir. Tüm özellikler aşağıdaki gibidir.
Satın alma departmanı nedir?
Satın alma departmanı, işletme içindeki tüm birimlerle ve piyasada yer alan sektörlerle etkileşim içindedir. Satın alma işlemi; bir işletmenin ihtiyaç duyduğu her türlü ögeyi, en uygun fiyattan alma ve kalite temin etme işidir. Satın alma departmanı, işletmenin ihtiyaçlarını doğru bir şekilde anlama ve hizmet veya ürünü doğru zamanda ve doğru fiyattan alma işlevini üstlenir.
Satın alma departmanın yaptığı işler nelerdir?
Satın alma, hizmet veya ürünleri piyasadaki en iyi fiyata almakla sorumludur. İşletme içinde gereksiz olduğunu tespit ettiği maliyetlerden kaçınır. Tüm işlemlerin verilen zamanda ve hızlı olarak tamamlanmasını sağlar.
Satın alma süreci nasıl gerçekleşir?
İşletmeye ait ihtiyaçların açıklayıcı bir şekilde tanımlanması gerekir. Satın alma duyuruları yapılarak, isteyecek kişilerin davet edilmesi sağlanmalıdır. Sözleşme hazırlanması, imzalanması ve sürecin iyi bir şekilde yönetilmesi gerekir.