Satın Alma Departmanı Ne Yapar?

Satın alma departmanı, işletme içindeki tüm birimlerle ve piyasada yer alan sektörlerle etkileşim içindedir. Satın alma işlemi; bir işletmenin ihtiyaç duyduğu her türlü ögeyi, en uygun fiyattan alma ve kalite temin etme işidir. Satın alma departmanı, işletmenin ihtiyaçlarını doğru bir şekilde anlama ve hizmet veya ürünü doğru zamanda ve doğru fiyattan alma işlevini üstlenir. Satın alma departmanı, işletmenin hedeflerinin açıklanması, adil rekabet koşulları, doğruluk ve şeffaf olma ilkeleri ile bütçenin etkin kullanılması ve kaliteli ürünün uygun fiyata alınması ile ihtiyaç duyulan tüm ürün ve hizmetleri zamanında almakla yükümlüdür. Satın alma görevini üstlenen kişiye satın almacı denilmektedir. Geçmişte satın alma, tecrübesi olan tek bir elamanla yürütülürken, günümüzde tüm satın alma işleyişinin profesyonel bir kadro ile şekillendirildiği, kurumsal bir yapı içinde iyi bir takım çalışması ile yapılır.

Satın Alma Ne İş Yapar

Satın alma; şirket içindeki tüm bölümlerle iletişim halinde çalışmalarını yürütür. Uygun malzemenin temin edilmesi ve bu aşamada tüm prosedürlerin takip edilmesi, yönetici ile paylaşılması işletme bünyesindeki satın alma departmanın sorumluluğundadır. Satın alma ne iş yapar inceleyelim.

• Satın alma, hizmet veya ürünleri piyasadaki en iyi fiyata almakla sorumludur.

• İşletme içindeki maliyet hesaplamalarını yapar. Finans ve muhasebe ile birlikte çalışır.

• İşletme içinde gereksiz olduğunu tespit ettiği maliyetlerden kaçınır.

• Tüm işlemlerin verilen zamanda ve hızlı olarak tamamlanmasını sağlar.

• İşletmenin önemle üzerinde durduğu üretim aşamalarını takip etmek ve bu süreçte verimli bir sonuç almak için doğru tedarikçilerle buluşmak ve yöneticileri buluşturmakla yükümlüdür.

• Uluslararası işlerde tedarikçilerle iletişim kurmak ve görüşmeler ayarlamak.

• Satın alma süreci toplantıları düzenlemek, gerekli durumlarda toplantı organize etmek.

• Güncel olarak tüm gelişmeleri yakından takip etmek.

• İhale, açık arttırma gibi faaliyetleri takip etmek ve gerekli tüm işlemlere katılım sağlamak.

• Teknoloji ile ilgili gelişmeleri yakından takip ederek, yeni teknolojiyi altyapı sistemlerine entegre etmek.

• Satın alma onayı almak ve gereken belgeleri düzenlemek.

• Harcama çizelgelerini düzenli olarak; haftalık, aylık, yıllık düzenlemek.

Satın Alma Departmanı Maaşları Ne Kadardır?

Satın alma uzmanı, işletmenin bulunduğu sektörün beklentilerine göre genellikle lisans mezunlarının, işletmelerin ihtiyaçlarını tedarik etmekten sorumlu çalışanıdır. Satın alma uzmanı işletmeye ait her türlü satın alma işleminden sorumludur. Bunun yanı sıra alınacak malzeme planlaması, anlaşmaların yapılması görevleri arasındadır. Büyük ölçekli firmalarda satın alma; teknik satın alma, medya satın alma gibi kollara ayrılır. Her bir satın alma sorumlusu kendi alanlarında uzmanlaşır. Satın alma departmanı maaşları, özel sektörde işletmeden işletmeye farklılık gösterir. Çalışanların yetkinliklerine göre belirlenen ücretlendirme cetvelleri bulunur.

Satın Alma Nasıl Gerçekleştirilir?

Satın almanın önemli üç kriteri bulunur. Bu kriterler; kalite, maliyet ve süredir. Bu kriterlerden en az iki tanesi satın alma işlemi sürecinde yer almalıdır. Gerçekleşen tüm satın alma işlemlerinin kayıt altında tutulması gerekir. Alınan tüm kayıtlar dosyalanmalıdır. Satın alma sürecinin başarılı sonuçlara ulaşması için takip edilmesi gereken işleyiş aşağıdaki gibidir.

• İşletmeye ait ihtiyaçların açıklayıcı bir şekilde tanımlanması gerekir.

• Satın alma stratejilerine karar verilmesi gerekir.

• Teknik özelliklerin uygunluğuna göre şartname hazırlanmalıdır.

• İhale gerçekleşecekse detaylı dosyaların hazırlanması gerekir.

• Satın alma duyuruları yapılarak, isteyecek kişilerin davet edilmesi sağlanmalıdır.

• Tedarikçilerden iletilen yazılı tekliflerin toplanması gerekir.

• Tedarikçilerden gelen tekliflerin değerlendirilmesi gerekir.

• Çalışma kararı alınan teklifin seçildiğini diğer teklif verenlere bildirilmesi gerekir.

• Sözleşme hazırlanması, imzalanması ve sürecin iyi bir şekilde yönetilmesi gerekir.

Satın Alma Usulleri Nelerdir?

• Açık ihale usulü satın alma: Satın alma maliyeti yaklaşık olarak 150.001 TL’den büyük olarak gerçekleşecek satın almalar, açık ihale usulü uygulanarak gerçekleştirilir.

• Pazarlık usulü satın alma: Satın alma maliyeti yaklaşık olarak 20.001-150.000 TL arasında gerçekleşecek satın alma işlemleri, pazarlık usulü satın alma işe gerçekleştirilir.

• Doğrudan temin usulü satın alma: Satın alma maliyeti yaklaşık olarak 20.000 TL’den küçük olan tüm alımlar, gereken pazar araştırması yapılarak, ticari gereklere uyarak doğrudan temin edilme işlemi ile gerçekleşir.

• Leasing usulü : Hizmeti veya ürünü kiralama işlemidir.

İyi Bir Satın Almacının Özellikleri Nelerdir?

Satın alma sorumlusu, işletmenin ihtiyaçlarına yönelik, kendisinden beklenen ürün veya hizmetleri kaliteli, düşük maliyetli, uygun sürede satın almakla yükümlüdür. İşletme içinde veya işletme dışındaki yöneticilerle iletişim kurar. Pazarlık yapar. Uygun gördüğü ürün veya hizmetlerin temin edilmesi ve bu süreçteki tüm unsurlar satın alma departmanının önemini gözler önüne seriyor. Bir ürünü veya hizmeti temin ederken işletmenin ne kadar kar ettiği satın alma sorumlusunun en önemli görevidir. Pazarlık yetisi bir satın almacının en büyük özelliğidir. Tüm özellikler aşağıdaki gibidir.

• Karşılaştırma önemlidir: İki veya daha fazla ürünü veya hizmeti karşılaştırdıktan sonra satın alma işlemini gerçekleştirmelidir. Ürünleri karşılaştırırken muhakkak ayırt edici özelliklerini ortaya koymalıdır.

• Harcama: Harcama analizleri oluşturulması adım adım ne harcama yapıldığını ortaya koyar. Bunun yanı sıra bu analizler, gelecek tekliflere daha gerçekçi bir bakış açısı kazandırmayı hedefler.

• Fırsat değerlendirme süreci: potansiyel tedarikçileri göz ardı etmeden fırsat olarak görmeli ve değerlendirme yapılmalıdır. Mevcut proje içinde kullanılmasa da daha sonra gerçekleşmesi planlanan farklı projelerde değerlendirilmesine karar verilebilir.

• Ödeme stratejisi: Olumlu veya olumsuz yönler dışardan bir göz olarak değerlendirilmelidir. Bu durum henüz farkında olmadığınız olumlu veya olumsuz yönleri hızlı bir şekilde ortaya çıkaramaya yarayacaktır.

• Talep formu: Satın alma stratejisi belirlendikten sonra, doğru bir tasarım ile talep formu oluşturulmalıdır. Oluşturulan formlar, belirlenen stratejinin bir sistem içinde sağlıklı ilerlemesine yardımcı olacaktır.

• Uygulama süreci: Strateji oluşturduktan sonra, uygulama aşamasına geçilir. Bu aşamada en baştan sonuna kadar işleyişin doğrulunu tespit etmek için, geri dönüşleri dikkatle incelemeli ve süreç boyunca gereken düzenlemeler yapılmalıdır.