AnasayfaBlogSüreç Yönetimi Nedir? Süreç Yönetimi Neden Gereklidir?
Nedir?

Süreç Yönetimi Nedir? Süreç Yönetimi Neden Gereklidir?

21 Eylül 2021
Süreç Yönetimi Nedir? Süreç Yönetimi Neden Gereklidir?

Şirketlerin en önemli ve gerekli faaliyetlerini bir düzen içinde ele almaya süreç yönetimi adı verilir. Tüm işlerin ve uygulamaların organize edilmesi ve sonuca ulaştırılması için kullanılan iş süreci yönetimi, şirket yönetiminin de en önemli kavramlarından biridir. İş süreci yönetimi, (BPM) şirketin gerekli gördüğü aşamalarda nasıl bir süreç izlemesi ve yönetmesi gerektiği ile ilgilidir. Sürekli aşamalar ve adımlarla ilerleyen bir şirket, mutlaka bu süreçleri yönetebilecek bir analiz, değerlendirme ve uygulama zeminine sahip olabilmelidir. Peki bugünün iş dünyasında sağlam bir yer edinen süreç yönetimi neden önemlidir ve şirketler için ne işe yarayabilir? Bu sorulara cevap bulmak için yazı içeriğimizi okuyabilirsiniz.

Süreç Yönetimi Neden Gereklidir?

İş süreci yönetimi; şirketlerin değer, çalışma ve sonuç elde etmesi için harekete geçirilecek süreçlerin önceden aşamalı bir şekilde yönetilmesidir. İş dünyasında dinamik süreçler geçidi vardır ve söz konusu süreçlerin başarı kazanması için etkili bir yönetim çabasına ihtiyaç duyulur. İş süreci yönetimi, mevcut çalışmaların süreçlerini organize eden ve şirketlerin bütün bu süreçlerde performansını sürekli takip eden, yöneten bir yönetim uygulamasıdır. Süreç yönetimini harekete geçiren şirketler, daha düzenli ve daha planlı yürütülen süreçleri yönetirler. 

Süreç yönetimi, önemli ve stratejik bir aşamalar düzenidir. Ayrıca önemli bir rekabet avantajı da yaratan iş süreç yönetimi, en kaliteli ve verimli yönetim için gerekli altyapıyı oluşturur. Süreç yönetiminin temel unsurlarında girdiler ve çıktılar vardır. Şirket faaliyetlerindeki girdiler; insan kaynağı, hizmet kapasitesi, malzeme, tedarik, çalışma ortamı, teknik ve malzemelerdir. Çıktılar ise yaratılan ve pazarlanan ürün ile hizmetlerdir.

Süreç ise girdi ile çıktı arasındaki organizasyonu ve kaliteyi ortaya koyan ve yöneten bir kavramdır. Süreç içindeki stratejik kararlar, çıktıların müşteriye ulaşmasını ve geri bildirim yoluyla tekrar girdilerin oluşturulmasına yardımcı olur. Kısacası süreç yönetimini etkinleştirmek; mevcut karar, çalışma ve sürecin düzenli ve verimli bir şekilde çıktı yaratması adına önemlidir. Ayrıca tasarruf, toplam kalite yönetimi, zaman yönetimi ve performansı ölçmek gibi durumlar da süreç yönetiminin etkin uygulamasıyla mümkündür. Peki başarılı bir süreç yönetimi için hangi adımlara ihtiyaç vardır?

İş Süreci Yönetiminin Kavramları

Süreç yönetimini uygulamak için bazı kavramlara aşinalık ve aşamalı adımlara ihtiyaç vardır. Öncelikle süreç içindeki faaliyetlerinin ne olduğuna karar verilmesi gerekilir. Yani süreci harekete geçirerek asıl fikir ya da plan ne? Fikir ve plan aşamasından sonra ise ilgili süreçleri ele alarak neye ihtiyaç olduğu ve hangi iyileştirmelerin yapılabileceği düşünülür. Bu noktada önemli bir konuya dikkat etmek gerekir. Süreç yönetimi, sadece sürecin başıyla ilgilenmez. Mevcut süreçlerin sonu da denetim ve analiz için önemlidir.
İş süreci yönetimi uygulayan şirketlerin belli başlı aşamalarla süreci yönetebilmesi beklenir. İş sürecini yönetmek için; planlama, analiz, değerlendirme, denetim ve raporlama gibi önemli aşamaları etkinleştirerek sonuç odaklı ilerlemek gerekir. 

İş sürecinde yapılacakların planlanmasını, işlerin sürecini ve yine genel olarak şirketin toplu sürecini yönetmek, ölçülebilir ve uygulanabilir işleri de yaratacaktır. Böylece mevcut kaynakları verimli kullanılacak ve işleri denetleyerek sonuç değerlendirmesi yapmak da mümkün olacaktır. İş süreci yönetiminin olmazsa olmazı analiz ve değerlendirme ise gerekli bilgi ve verileri edinmek için zorunlu tutulan uygulama aşamalarıdır. Denetim ise raporlama ve geri bildirimin değerlendirip girdiye avantaj kazandırması için gerekli bir aşamadır. 

İş Süreci Yönetiminin Özellikleri Nelerdir?

İş süreci yönetiminin ortaya çıkartabileceğimiz bazı özellikleri bulunuyor. Bu özellikler, aslında başarılı süreçleri de ortaya çıkarabilecek yönetim prensiplerini barındırıyor. Süreç yönetimi, daha önceki kısımlarda da bahsettiğimiz üzere aşamalı bir özelliğe sahiptir. Yani bir şirket yöneticisi, belli bir düzen veya hiyerarşi olmadan süreç yönetimini etkinleştiremez. Süreç yönetiminin temel aşamaları, ince eleyip sık dokumak için gerekli adımları oluştururlar. Planlama, değerlendirme ve analiz gibi şirketin en önemli veri ve bilgilerinin depolandığı aşamalar, sürecin doğru yönetiminde büyük rol sahibidirler. 

İş süreç yönetiminin özelliklerinden biri de her birim çalışanının süreçte yer almasıdır. Tek tek kendi birimlerindeki süreçlerde yer alan çalışanlar, süreç yönetiminde de bir ekip hâlinde görev alırlar. Her bir departmanın yetkili yöneticisi, şirket yöneticileriyle bir araya gelerek sürecin nasıl işleyebileceği hakkında görüşlerini belirtirler. 

Süreç yönetiminin bir diğer özelliği ise süreci ilgilendiren risk ve tehditleri belirtecek bir yol haritasını kapsamasıdır. Süreç haritası diye de adlandırabileceğimiz yol haritasında;

  • gerekli işlemler ile uygulamalar arasındaki etkileşimin nasıl olacağı,

  • süreçteki risk, sorun ve eksikliklerin ne olduğu,

  • ürünün çıktısındaki fırsatların varlığı ve sürecin devamının nasıl geliştirilebileceği ortaya çıkarılır. 

Süreç haritası, planlı hareket ettiğinizin en somut göstergelerinden biridir. Havada kalmayan bütün karar ve sözler, süreç haritası ile belgelenmiş ve tanımlanmış olur. Bu aşamada süreç haritası yanında SWOT analizi de kullanılabilir. 

Süreç yönetiminin avantajlı bir diğer özelliği ise süreç boyunca kontrol edilebilir bir ortam yaratmasıdır. Yani süreç yönetimi için sürecin sona erip değerlendirme yapılması beklenmez. Süreç içindeyken kaynağın ya da ürünün sorunu veya eksikliği tespit edilir ve süre yönetimindeki iyileştirmeler etkinleştirilir. Süreç yönetiminin dinamik bir yapıda olması; tanımlama, ölçme, analiz, tespit, önlem alma ve en sonunda da sürecin içindeyken yönetme imkânı tanır. 

Bahsedeceğimiz son özellik ise süreç yönetiminin ana hedefi olan girdiler sonucunda çıktı yaratabilmektir. Girdiler, süreç yönetimindeki planlar ve iyileştirmeler sonucunda anlamlı bir çıktıya dönüşür. Kısacası süreç yönetimi, bir planı uygulanabilir hâle getirerek ürün veya hizmete dönüştürür. 

Süreç Yönetiminde Sınıflandırma

Süreçlerin bazı sınıflandırma aşamaları bulunuyor. Genel olarak süreç sınıflandırmasında; temel süreçler, yönetim süreçleri ve destek süreçleri  yer alıyor. Gelin süreçlerin sınıflandırılmasında kullanılan bu adlandırmalara daha yakından bakalım. 

  • Operasyonel (Temel) Süreçler 

Operasyonel ya da temel süreçte; hedefler doğrultusunda hareket edilir. Aynı zamanda dış müşteriden gelen geri bildirimler neticesinde ürün ve hizmetin geliştirdiği bir süreçtir. Operasyonel süreç, dış müşteriyi memnun etmek amacıyla sürekli ürün-hizmet sürecinde çeşitli iyileştirmelerle hareket eder. Kısacası operasyonel süreçte; kuruluş aşamasındaki hedefler doğrultusunda ürünler yaratılır ve ürünlerin tüketicilerinden gelen bildirimlerle hareket edilerek sürecin nasıl olması gerektiği planlanır. 

  • Destek Süreçleri

Destek süreçleri, kurumun uygulama ve faaliyetleri için destek verebileceği birimleri kapsar. Her bir departman ya da birim, ürünün veya hizmetin temel süreçteki etkinliğini geliştirmek üzere ekip kurarak  sürece destek verir. Destek süreçlerinden faydalanmak için aşamalı ve etkin bir insan kaynakları planlanmasına ihtiyaç vardır. Sürecin gerçek anlamda yönetebilmesini sağlayan birim ekipleri, müşteri ve paydaşlardan gelen geri bildirimleri hızlıca kuruma iletirler. Netice olarak destek süreçlerinde görev alan birim çalışanları, operasyonel süreçlerin daha etkin ve hızlı yürütülmesi adına çalışırlar. 

  • Yönetim Süreçleri

Yönetim süreçleri, tüm süreçleri kapsayan ana ve ideal süreç sınıflandırmasıdır. Yönetim süreçlerinde, tüm süreçler tek bir çatı etrafında toplanarak süreç yönetimini oluşturur. Yönetim sürecindeki düzenli olarak tüm plan ve süreçler gözden geçirilir. Destek süreçlerindeki birimlerin faaliyetlerinin sonuçları ve süreçleri, analiz edilip belirlenerek yönetim oluşturulmaya çalışılır. Sonuç olarak yönetim süreçleri, ayrı ayrı tüm süreçlerin aynı amaçlar ( kalite, verimlilik, üst düzey performans...) doğrultusunda nasıl uygulanabileceğini planlayan genel süreçtir. Yönetim süreci aynı zamanda stratejik yönetim ve kurum kültürü için de en ideal aşamalardan biridir. 

Süreç Yönetimi Nediriş süreç yönetimi iş süreç stratejik yönetim süreç yönetimi
Emine Büşra Kanat
Emine Büşra Kanat
Blog Yazarı

Ankara Üniversitesi Halkla ilişkiler ve tanıtım bölümünden mezun oldu. Lisans öğreniminde sosyal farkındalık kampanyalarında görev aldı. İstanbul İşletme Enstitüsü’nde fotoğrafçılık, iletişim, kişisel gelişim ve diğer farklı konularında yazmaya başladı.

Benzer Yazılar
Doğru ve faydalı bilgiler sağlama konusunda kararlı olan uzman ekibimizle blogumuzu her zaman yeni makaleler ve videolarla güncelliyoruz. Güvenilir tavsiyeler ve bilgilendirici içerikler arıyorsanız, blog sayfamıza mutlaka göz atın.
Stratejik Yönetim Süreci
Stratejik Yönetim

Stratejik Yönetim Süreci

30 Eylül 2018
Yetenek Yönetimi Nedir?
Nedir?

Yetenek Yönetimi Nedir?

11 Ekim 2021
Süreç İyileştirme ve Fikir Üretimi
Stratejik Planlama

Süreç İyileştirme ve Fikir Üretimi

25 Ocak 2019
Stratejik Yönetim Eğitimi
4.4
(13)

Stratejik Yönetim Eğitimi

9 Konu2 Saat
Bilal ŞentürkBilal Şentürk
11049
Dijital Pazarlama Eğitimi
4.9
(331)

Dijital Pazarlama Eğitimi

15 Konu5 Saat
EğitmenSedat Ateş
20069