İnsan Kaynakları Asistanı Nedir? Ne İş Yapar?

İnsan kaynakları asistanı olmak için bazı eğitimlerden geçmeniz gerekir. Bu eğitimler örgün, ikinci öğretim, Açık öğretim, uzaktan online eğitimler olabilmektedir. Bu alternatiflerden birini seçerek insan kaynakları asistanlığı hakkında iyi bir eğitim alabilir, bu yolda bir meslek edinebilirsiniz.

Günümüzün insan kaynakları alanı, geniş iş görevlerine sahip olmakla birlikte çeşitli iş pozisyonlarına da açık bir iş tanımı barındırır. İnsan kaynaklarının her işletme için gerekli bir departman olmasından dolayı iş görevlerini yerine getirmek için de belli meslekler yaratılıyor. Bu mesleklerden biri de insan kaynakları asistanlığı.

İnsan kaynakları asistanı, bir kurum ya da işletme için önemli olan kaynakları yaratma ile ilgili bir meslektir. Bu kaynaklardan en önemlisi ise kurum çalışanlarının verimliliği ve çalışma koşulları ile ilgili kaynaklardır. İnsan kaynakları asistanı, insan kaynağı yaratmak ve insan kaynakları uygulamalarını yerine getirmekle görevlidir.

İnsan Kaynakları Asistanı Nedir?

İnsan kaynakları asistanlığı başlıca iş sorumluluğu, İK yöneticilerinin ve diğer yöneticilerinin İK ile ilgili görevleri yerine getirmesine yardımcı olmaya çalışmaktır. İK asistanları, bir şirketin insan kaynakları bölümü ile ilgili neredeyse tüm program ve hizmetlerle ilgilenmektedir. Genellikle doğası gereği kesin olarak idari olan çalışmaları şikâyetlerin, fesihlerin, devamsızlıkların, performans raporlarının ve tazminat ve sosyal yardım bilgilerinin belgelenmesini içerir.

Tüm bunlar ve idari görevlerin de ötesinde, insan kaynakları asistanlarının çok daha fazla görev ve sorumlulukları vardır. İnsan kaynakları asistanları, yeni çalışanları işe almak, eğitimleri ve gelişimleri ile ilgilenmek gibi süreçlerden de sorumludur. Bu nedenle, en yaygın görevler arasında iş açılışları yayınlamak, yeni başvuru sahipleri hakkında bilgi toplamak, referanslarla iletişim kurmak ve çalışanları işe alım durumları hakkında bilgilendirmek yer alır. İnsan kaynakları ekibinin bu üyeleri genellikle ofis tatil partisini planlamaktan şirket yöneticileri için seyahat düzenlemeleri yapmaya kadar her şeyi yapmaktan sorumludur.

İnsan kaynakları asistanı, insan kaynakları uzmanı ya da ilgili departmanın yönlendirmeleriyle asistanlık görevini yerine getirir. Bazı işletmelerde ise insan kaynakları uzmanının yaptığı bazı işleri, insan kaynakları asistanı da yapabilir. İnsan kaynakları departmanı; personel özlük, işe alım, mülakat, çalışan ve örgüt uygulamalar üretme aşamalarında görevlidir. Bu aşamalarda görev alan insan kaynakları asistanı genel olarak aşağıdaki işleri yerine getirir: 

• Örgüt ve çalışan ihtiyacına uygun uygulamaları üretir. 

• Gerekli iş gücü ihtiyacını tespit eder ve yöneticilerle durumu değerlendirir. 

• Bordro ve bordro uygulamaları yönetir. 

• Personel özlük uygulamalarını yerine getirir. 

• İşe alım ve mülakat aşamasında insan kaynakları uzmanına yardımcı olur. 

• İş gücü ihtiyacını tespit etme ve işe alım sürecinde çeşitli analiz ve raporları insan kaynakları yetkilisi ile paylaşır. 

• İş için başvuru yapan adayların uygunluğunu ölçmek için özgeçmiş havuzu oluşturur ve uygun olan adayları mülakata çağırır. 

• İşe alım süreci öncesinde başvuru yapan adayların referanslarını kontrol eder ve mülakat incelemesinde insan kaynakları uzmanının işini kolaylaştırır. 

• İşe alım oryantasyonu, çalışan eğitimi, yetenek yönetimi ve verimlilik gibi örgüt için çalışmaları düşünür ve ilgili süreci hazırlar. 

İnsan Kaynakları Asistanı Görevleri

Bir insan kaynakları asistanı şirketin insan kaynakları uzmanı veya uzmanlarını desteklemek üzere çalışır. Yazılı iletişimi sağlamak, telefonlara cevap vermek ve randevuları programlamak gibi sekreterlik işlerini gerçekleştirir. İnsan kaynakları asistanının işinin en önemli parçalarından biri de personel kayıtlarını tutmaktır. Adayların adres değişiklikleri, performans değerlendirmeleri ve maaşları gibi gizli bilgilerin takibini yapar.

İK asistanları işe alım sürecine de yardımcı olabilir. İş ilanlarını yayınlama, adayları görüntüleme, adayların değerlendirmesini yönetme ve insanların başvurdukları iş için kabul edilip edilmediklerine dair onları bilgilendirme görevleri yürütür. Aynı zamanda işe yeni başlayan personellerin sağlık sigortası ve hayat sigortası ve diğer sosyal haklar gibi konularda onlara bilgilendirme yapabilirler.

Günümüzde insan kaynakları asistanlarının yapması gereken iş görevleri ve sorumlulukları şu şekilde sıralanabilir:

• Çalışanların sorularını cevaplama ve onlara yardımcı olma

• Gelen e-postaları takip etme ve yanıtlama

• Belge oluşturma ve gerekli durumlarda belgeleri dağıtma

• Organizasyon çalışanlarına müşteri hizmeti sunmak

• Verileri güncelleyerek ve girerek bilgisayardaki verileri güncel tutma

• Randevu ayarlama ve toplantı organize etme

• İnsan kaynakları yönetim ekibinin takvimlerini tutma

• Raporları ve elektronik tabloları derleme, elektronik tablo hazırlama

• İşe alım süreçlerine katılmak

• İş ilanları yayınlama, özgeçmişleri ve iş başvurularını düzenleme

• İş görüşmelerinin programlanması ve görüşme sürecinde yardımcı olma

• İstihdam ve vergi bilgilerini toplama

• Arka plan ve referans kontrollerinin tamamlandığından emin olma

• Yeni çalışan dosyaları hazırlama ve takip etme

• Tazminat ve yardım belgelerinin tamamlanmasını denetleme

• Kuruma yeni çalışanlar yönlendirme 

• Fayda kayıt sürecinin yürütülmesi

• Yeni istihdam değerlendirmelerini yönetmek

• Tüm yeni çalışan soruları ve sorunları için yardımcı olmak

• Tatil ve hastalık süresinin sistemde izlenmesini içeren işleme bordrosu

• Bordro sorularını cevaplama

• Herhangi bir bordro hatalarına ilişkin çözümlerin kolaylaştırılması

• Talep kararları, fayda beyanlarını uzlaştırma ve faturaları ödeme için onaylama gibi yardım görevlerine katılma

• Mevcut insan kaynakları dosyalarının ve veri tabanlarının bakımı

• Çalışanlara sağlanan faydaları, istihdam durumunu ve benzeri kayıtları güncelleme ve koruma

• Şikâyetler, performans incelemeleri ve disiplin cezalarıyla ilgili kayıtların tutulması

• Gerekli tüm çalışan belgelerinin toplanmasını ve bakımını sağlamak için dosya denetimleri yapmak

• Bordro/fayda ile ilgili mutabakatların gerçekleştirilmesi

• Bordro ve fayda denetimleri yapmak ve herhangi bir düzeltme işlemi önermek

• Fesih evraklarını tamamlamak ve mevcut görüşmelere yardımcı olmak

Günlük görevleri ise şu şekilde özetlenebilir:

• Herhangi bir çalışanın pozisyonları, maaşları, terfileri veya faydaları ile ilgili soru ve soruları yanıtlamak ve cevaplamak.

• Gelen telefon çağrılarını ve e-postaları alma ve cevaplama.

• Belgeleri yazma ve dağıtma.

• Tüm çalışan bilgileri ve dokümantasyonunun güncellenmiş bir veri tabanının tutulması.

• Çatışma çözümü sağlamak için çalışanlar ve şirket yöneticileri ile irtibat kurmak.

• Çalışanlar ve yeni adaylarla randevu ve görüşme planlamak gibi günlük yerine getirilmesi gereken sorumlulukları vardır.

• İnsan kaynakları asistanları her gün yoğun bir çalışma temposunda çalışır ve görevini en iyi şekilde yerine getirmeye çalışır. Eğer işinde iyi olursa terfi alarak kariyer basamaklarında yükselebilir.

İK Asistanı Özellikleri

Bu meslekte bireyin başarılı olabilmesi için sosyal becerilere de sahip olması beklenir. İyi dinleme, konuşma ve yazma becerileri gibi bireyin güçlü iletişim becerilerine sahip olması gerekir. Çünkü bir İK asistanı birçok veriyle başa çıkmaktan sorumludur bu yüzden iyi organizasyon becerilerine sahip olması gerekir.  

Bu bilginin birçoğu gizli olacağından ve diğerleriyle paylaşılamayacağından dürüstlük de adayın sahip olması gereken özelliklerden.

İnsan Kaynakları Asistanı Hedefleri

1. İş güvenliği,

2. Yetenekli personellerin gelişimi,

3. İnsan kaynakları departmanının gelişimi,

4. Kalite, sürekli gelişim ve yüksek performansı vurgulayan personel odaklı şirket kültürünün gelişimi,

5. Personelin devamlı gelişimi.

İK Asistanı İstihdamı

2017 yılında ortalama 5 bin kişi insan kaynakları asistanı (İK Asistanı) olarak işe alındı. İnsan kaynakları asistanları genellikle ofiste çalışır. İşler genel olarak normal iş saatleri sırasında tam zamanlı olarak gerçekleşmektedir.  

İnsan Kaynakları Asistanı Pozisyonuyla İlgili Bilgi

İnsan Kaynakları asistanlarının istihdamı 2025 yılına kadar değişmesi beklenmiyor. Yardımcı kadroların gelecekte var olmayacağı düşüncesi bu mesleği pek etkileyecek gibi değil.

İnsan Kaynakları Özellikleri

İnsan kaynakları hem kurum içi hem de kurum dışı önemli bir vizyon ve misyona sahiptir. Yaptığı işler ve sorumlulukları ile oldukça önemli yere sahip. Kurumun adeta bel kemiği olan insan kaynakları asistanları ve İK departmanı, tüm süreçleri daha iyi yönetebilmek, patron, yönetici ve çalışanlar arası ilişkileri daha iyi yürütebilmek için başlıca özelliklere sahip olmalıdır.

İletişim becerileri son derece iyi olmalı. i̇nsanlarla iyi ilişkiler kuramayan bir insan kaynakları asistanı, ne şirket içi ilişkileri iyi yürütebilir ne de şirket dışı bağlantıları. i̇nsanlarla iyi iletişim kurarak onları anlamaya çalışmalı, beden dilini okuyabilmeli ve yeri geldiğinde nabza göre şerbet vermeyi bilmeli. böylece çok daha uyumlu ve sağlıklı bir süreç yaşanabilir. Zaman yönetimi konusunda etkin olmalıdır.

İlgili eğitim: Zaman Yönetimi Eğitimi Ücretsiz

İyi bir insan kaynakları asistanı bilmelidir ki zaman her şeydir. Çünkü çoğu zaman adeta zamanla mücadele içerisinde bulurlar kendilerini. Toplantılar organize etme, işleri yetiştirme, plan ve program gibi pek çok görevi etkin bir biçimde yönetebilmek, organize edebilmek de zamanı iyi kullanabilmekten geçer.

İnsan kaynakları asistanı, personel asistanı veya ilgili insan kaynakları/idari pozisyon olarak kanıtlanmış deneyime sahip olmalıdır. Hızlı bilgisayar yazma becerileri (özellikle MS Office) son derece önemlidir. Çünkü plan ve programların neredeyse tümü bilgisayar üzerinde gerçekleşmekte. Bununla birlikte bilgisayara ne kadar hakimiyet, o kadar iyi. İş kanunları hakkında temel bilgilere sahip olmak gerekir. Mükemmel organizasyon becerileri ile sorumlulukların üstesinden gelebilmek, plan ve programları yönetebilmek gerekir. 

İnsan Kaynakları Asistanı Maaşları

İnsan kaynakları asistanı maaşları, çalışılan kuruma ve görev tanımına göre değişmektedir. Eğer insan kaynakları asistanı, insan kaynakları uzmanının asistanlık görevinde bulunacaksa görece daha az iş yüküne sahip olacaktır. Fakat daha önce de dediğimiz gibi insan kaynakları asistanı, insan kaynakları uzmanlığı mesleğinin yerine de kullanılıyor. Bu temel fark, maaşları belirlemede de önemli bir rol oynuyor. İnsan kaynakları asistanı, uzmanlık görevlerini yerine getiriyorsa asgari ücret ile asgari ücretin 1,3 katı maaş alabiliyor.

Ayrıca deneyim ve çalışılan kurumun büyüklüğüne göre de maaş artabiliyor. Yetiştirilmek üzere göreve alınan bir insan kaynakları asistanı ise asgari ücret ile göreve başlıyor. Nadiren asgari ücret düzeyinin üstünde bir maaşla göreve başlayan insan kaynakları asistanları da vardır. Genel olarak deneyim, uzmanlık alanı ve çalışılan kurum, maaş için öne çıkarıcı faktörlerdir.

İnsan kaynakları asistanları Amerika’da 2017 yılında yıllık olarak ortalama 37.680 dolar ve saatte ortalama olarak 8.12 dolar kazandılar. Türkiye’de ise aylık ortalama 1702 lira kazandılar.

Amerika örneğini vermemizin sebebi maaşların her yerde aynı olmayacağı bilgisini paylaşmak içindir. Bu maaşlar şehirden şehre farklılık gösterdiğini de unutmayalım.

İnsan Kaynakları Asistanı İş Tanımı

Aşağıdakiler indeed sistesinde bulunan insan kaynakları asistanlığı pozisyonları için internet üzerindeki ilanlardan alınan görevleri içermektedir:  

1. İnsan kaynakları politikaları ve projelerinde gerektiğinde destek sağlamak için İK Yöneticisi ile çalışmak.

2. Çalışanların işe giriş - çıkış tarihlerini takip etmek, personel mesai çizelgesini takip etmek vs.

3. Çalışanların insan kaynakları politikası ile ilgili sorularına cevap vermek.

4. Aday maaş tekliflerini düzenlemek, adaya göndermek ve gerektiğinde değiştirmek.

5. İşe yeni başlayan kişilerin evrak işlerine destek olmak.

6. Personellerin şirket içi e-posta destek taleplerine cevap vermek.

7. Yeni işe başlayanlara sosyal yardımlarla ilgili bilgi vermek.

8. Kurum içi eğitimlerle ilgili çalışanlara bilgi vermek.

9. İş süreçlerinde insan kaynakları uzmanına yardımcı olmak.

İnsan Kaynakları Asistanı Nasıl Olunur?

İnsan kaynakları asistanı olmak için deneyebileceğiniz birkaç yol vardır. Öncelikle, kesin olarak insan kaynakları alanında bilgi birikiminizi artırmak ve bunu da kanıtlamak zorundasınız. Aklınıza ilk gelen seçenek, üniversite eğitimi olsa da üniversite düzeyinde bir eğitim almadan da mesleği yerine getirebilirsiniz.

Buradaki belirleyicisi faktör, insan kaynakları alanında bilgi edinmektir. Günümüzdeki eğitim seçeneklerinden yararlanarak da insan kaynakları asistanı olabilirsiniz. İnsan kaynakları asistanlığı, bir nevi insan kaynakları alanının stajyer mesleği gibidir. Dolayısıyla iş ilanlarında uzun süreli deneyim ibaresi, her zaman karşınıza çıkmaz. Yine de öğrencilik yıllarında insan kaynakları alanındaki deneyimleriniz işe alım için çok önemli bir etken olacaktır. 

Aynı şekilde insan kaynakları ile ilgili yetkinlik ve bilgilerinizi gösteren eğitimler de çok işinize yarayacaktır. Yani bordro uygulamaları hakkında bilgi aşinalığını gösteren bir eğitim geçmişi ya da sertifika, bu işi gerçekten yapabileceğinizi gösteren ilk izlenim işaretleridir. Uzun vadede ise sizin mesleğe olan ilginiz verimliliğinizi belirleyecektir. İnsan kaynakları eğitimleri alarak gerçek anlamda alanı yakından tanıyabilir ve mesleğin işlerine nasıl yerine getirebileceğinizi öğrenebilirsiniz. 

Bizzat asistanlık mesleğinin insan kaynaklarında nasıl uygulandığı öğrenmek istiyorsanız da insan kaynakları asistanlığı eğitimi alabilirsiniz. Ayrıca büyük ölçekli şirketlerin yaz dönemlerinde, insan kaynakları stajyeri aradıkları iş ilanları yayımlanır. Bu iş ilanlarını takip ederek stajyerlik-asistanlık görevini yerine getirebilir ve deneyim elde edebilirsiniz.

Özellikle Linkedin sitesinden iş ilanlarını takip etmenizi öneririz. Şunu da söylemek gerekir: İnsan kaynakları alanında bir kariyer elde etmek için kendinize katacağınız her yetkinlik, işinize yarayacaktır. İngilizce kullanma yetkinliği olsun iletişim alanından mezun olmak olsun, alanın ihtiyacı olan gereksinimleri karşılamak, sizi bir adım öne çıkaracaktır. 

İK Asistanı Olmak İçin Gerekli Olan Eğitim

Bazı işverenler lisans veya önlisans derecesine sahip adayları işe almayı tercih etseler dahi, bazı şirketler insan kaynakları asistanı olmak için lise diplomasına sahip olmanın yeterli olduğu görüşünde. Bu işte başarılı olan kişiler farklı dallarda eğitim alan kişilerdir. Eğer yönetici asistanlığı, bilgisayar kullanımı, dosyalama sistemi ve insan kaynakları pratiklerinde eğitim aldıysanız daha fazla başarılı olacağınızı söyleyebiliriz.

İnsan kaynakları asistanlığı, yalnızca üniversitede okunabilen ya da örgün eğitimde okunması ve öğrenilmesi zorunlu bir alan değildir. İnsan kaynakları asistanlığı, çeşitli yöntemlerle öğrenilebilen bir meslektir. Çeşitli kurslar yardımı ile siz de bu alanda bir kariyer adımı atabilirsiniz. Kursa gitmeye vakti ve de ücret harcama isteği olmayanlar online eğitimler sayesinde kendilerini geliştirebilir.

Enstitü tarafından verilen eğitimlerden sonra sertifika alabilirsiniz. Alacağınız sertifika sayesinde bu alandaki başarınızı ve eğitiminizi kanıtlayabilir, özgeçmişinize ekleyebilir ve iş imkanlarına sahip olabilirsiniz. Öte yandan mevcut insan kaynakları asistanlığı mesleğinizde bilgilerinizi güncellemek, yeni bilgiler edinmek için de online eğitimlerden faydalanabilirsiniz.

Bu alanda öğrenciyseniz, kendinizi daha fazla geliştirmek için de uzaktan online eğitim süreçlerine katılabilirsiniz. Öte yandan mevcut mesleğinizi değiştirmek ve yeni bir meslek edinmek isteyen bireyler için de online eğitim imkanı mevcuttur. Böylece internet erişimi olan her yerden dilediğiniz yer ve zamanda eğitim alabilir, kendinizi en iyi biçimde geliştirebilirsiniz.