Mevcut iş sistemi çok karmaşıktır. Rekabetçi iş dünyasında kalmak için verimli bir şekilde çalışma en önemli unsurlardan biridir. Bunun için işletmelerin kendilerine en uygun ve nitelikleri en üst seviyede olan adayları seçmeleri ve uygun pozisyonlarda kullanmaları gerekir. Her şeyden önce çeşitli faaliyetler farklı işlevler altında gruplandırılmalıdır. Yetki ve sorumluluk çeşitli düzeylerde olmalıdır. İşletmedeki karlılığın artması için her bir birim verimli bir şekilde yürütülmeli ve farklı faaliyetlerin koordine edilmesi için çaba gösterilmelidir.

Organizasyon Ne Demek?

Organizasyon, yapılacak işi belirlemek ve gruplandırmak, sorumluluk ve yetkiyi tanımlamak ve beraberinde hedeflere ulaşmada insanların birlikte en etkin şekilde çalışmasını sağlamak amacıyla ilişkiler kurma sürecidir. Farklı geçmişlere, farklı eğitim niteliklerine ve çeşitli ilgi alanlarına sahip bireylerin ortak bir amaç için çalışmak üzere bir araya geldiği bir düzen oluşturulur. Organizasyon kurumsal hedeflere ulaşmak için bir araçtır. Her bireyin işi tanımlanır ve bunu gerçekleştirmek için yetki ve sorumluluk sabitlenir.

Birçok modern organizasyon işlevsel ve hiyerarşiktir. İzole departmanlar, zayıf koordinasyon ve sınırlı yanal iletişimden mustariptirler. Çoğu zaman, iş parçalanır ve bölümlere ayrılır ve yöneticiler işleri halletmekte zorlanır. Süreçler olası bir çözüm sunar. En geniş anlamda, girdileri birlikte ve sadece çıktılara dönüştüren görev ve faaliyetlerin toplamı olarak tanımlanabilirler. İşletmeler içinde bu girdiler ve çıktılar materyaller, bilgiler ve insanlar gibi çeşitlilik gösterebilir.

Şirket içi organizasyon, personelin işletme içinde çeşitli işlevleri yerine getirmesinde ihtiyaç duyduğu görev ve sorumlulukların yapısal çerçevesidir. Çalışanlar birbirleriyle yakın işbirliği içinde çalışmalı ve kurumun hedeflerine ulaşmak için ellerinden gelenin en iyisini yapmalıdır. Çalışanları organizasyon içerisinde vazgeçilmez hissetmeleri için iyi yönetmek şarttır. Organizasyon yönetimi olarak adlandırılan bu süreç yönetim tarafından işletme amaçlarına ve bunlara ulaşmak için seçilen işler, kişiler ve iş yerleri arasında yetki ilişkilerinin kurulması faaliyetlerinin tümünü kapsar. Organizasyon yönetimi, belirli bir zaman diliminde görevleri yerine getirebilmeleri için her çalışandan en iyi şekilde yararlanmaya yardımcı olur. Çalışanları bir araya getirir ve organizasyona karşı sadakat duygusu verir.

Organizasyon Özellikleri

İki organizasyon kavramı vardır;

Statik kavram: Organizasyon terimi belirtilen ilişkinin yapısı, varlığı veya ağı olarak kullanılır. Bu anlamda organizasyon, ortak hedeflere ulaşmak için resmi bir ilişki içinde birbirine bağlı bir grup insandır. Bireylere değil, konuma vurgu yapar.
Dinamik kavram: Organizasyon terimi devam eden bir faaliyetin süreci olarak kullanılır. Bu anlamda organizasyon işi insanları ve sistemleri organize etme sürecidir. Bir amaca ulaşmak için gerekli olabilecek faaliyetlerin belirlenmesi ve bireylere atanacak şekilde uygun gruplarda düzenlenmesi süreci ile ilgilidir. Organizasyonu kapalı bir sistem olarak değil, açık bir evlat edinme sistemi olarak düşünür. Dinamik kavram, bireylere vurgu yapar ve organizasyonu sürekli bir süreç olarak görür.

Farklı yazarlar organizasyon kelimesine kendi açılarından bakarlar. Tüm bakış açılarında ortak olan bir şey, organizasyonun kişiler arasındaki otorite ilişkisi ile kurulmasıdır. Böylece organizasyonel amaçlara ulaşılmasına yardımcı olur. Organizasyonun başlıca özellikleri;

İş bölümü: Organizasyon, işin tüm görevi ile ilgilenir. İşletmenin toplam çalışması faaliyetlere ve işlevlere ayrılmıştır. Farklı kişilere etkin başarıları için çeşitli faaliyetler verilir. Bu iş bölümünü getirir. Bir kişi pek çok işlevi yerine getiremez, ancak verimliliğini artırmak için farklı faaliyetlerde uzmanlaşma gereklidir. Organizasyon, çalışmanın ilgili faaliyetlere bölünmesine yardımcı olur.
Koordinasyon: Faaliyetlerin koordinasyonu, bölünmeleri kadar önemlidir. Çeşitli faaliyetlerin entegrasyonuna ve uyumlaştırılmasına yardımcı olur. Koordinasyon ayrıca tekrar ve gecikmeleri önler. Aslında, bir işletmedeki çeşitli işlevler birbirine bağlıdır ve birinin performansı diğerini etkiler. Hepsi doğru şekilde koordine edilmedikçe tüm bölümlerin performansı olumsuz etkilenir.
Ortak hedefler: Tüm organizasyonel yapı işletme hedeflerine ulaşmada bir araçtır. Bölümlerin farklı hedefleri temel iş hedeflerine ulaşılmasına yol açar. Organizasyon yapısı ortak ve net kesilmiş hedefler etrafında inşa edilmelidir. Bu onların doğru şekilde gerçekleştirilmesinde yardımcı olacaktır.
Ortak ilişkiler: Bir organizasyon grubun çeşitli üyeleri arasında işbirliği ilişkisi yaratır. Bir kuruluş bir kişi tarafından oluşturulamaz. En az iki veya daha fazla kişi gerektirir. Organizasyon, kişiler arasında anlamlı bir ilişki kurmaya yardımcı olan bir sistemdir. İlişki, çeşitli departmanların üyeleri arasında hem dikey hem de yatay olmalıdır. Yapı insanları işlerinin bir parçasını birlikte yapmaya motive edecek şekilde tasarlanmalıdır.
İyi tanımlanmış otorite-sorumluluk ilişkileri: Bir işletme iyi tanımlanmış yetki ve sorumluluğa sahip bir hiyerarşide düzenlenmiş çeşitli konumlardan oluşur. Organizasyon boyunca bir yetki zinciri ilişkisinin uzandığı her zaman merkezi bir otorite vardır. Pozisyonlar hiyerarşisi iletişim hatlarını ve ilişki düzenini tanımlar.

İşletmede Yönetim ve Organizasyon

Yönetim, çalışanların iş birliği yapmalarını sağlama ve onları bir amaca doğru yöneltme faaliyetlerinin tümünü ifade eder. Bir işletmede iş yaptıranlar yönetici, işleri yapanlar da yönetilenler konumundadır. Yönetim, işletmelerin ömrünü doğrudan etkiler. Aynı zamanda kurulan iki işletmeden birinde yönetim iyi, diğerinde kötü olduğu takdirde yönetimi iyi olan işletmenin daha çabuk büyüdüğü görülecektir.

Bir işletmede çalışanlar için yönetim ve organizasyon eğitimi sektörel hedeflere ulaşılabilmede katkı sağlamaktadır. Organizasyon, çalışanların içerisinde bulundukları yapıya uygun olarak etkin rol oynamaları ve diğer çalışanlar ile uyum içerisinde çalışmaları açısından önem taşımaktadır. Burada önemli olan yönetimin iş görenlerin görevleri arasında bağlantı kurmalarını sağlayacak organizasyon sürecini iyi yönetmesidir. Çeşitli ilkeler bu aşamada devreye girer. Bunlar amaç birliği, yeterlilik, iş bölümü ve uzmanlaşma, hiyerarşi, komuta birliği, sorumluluk, yetki ve sorumluluğun denkliği, denge ilkesi, süreklilik, liderliğin kolaylaştırılması ve görevlerin tanımıdır.

Bir işletmede organizasyon yönetimi insanları, önceden tanımlanmış ortak bir hedefe doğru çalışmalarını sağlamak için, ortak bir platformda bir araya getirme sanatını ifade eder. Organizasyon yönetimi, işyerinde titiz planlama ve kontrol yoluyla kaynakların optimum kullanımını sağlar. Çalışanlara yönlendirme duygusu verir. Bireyler rollerinin ve sorumluluklarının farkındadırlar ve işletme içerisinde ne yapmaları gerektiğini bilirler.

İlgili Eğitim: Yönetim ve Organizasyon Eğitimi

Organizasyon Yönetiminin Temel Özellikleri

Planlama: Etkili bir iş planı bir işletme için büyük önem taşır. İleride oluşabilecek karışıklıklardan kaçınmak için gelecekteki eylem sürecine karar vermek önemlidir.
Düzenleme: Çalışanların en iyisini elde etmeleri için kaynakların mantıklı kullanımını ifade eder. Sorunsuz nakit akışı için aylık bir bütçe hazırlanması ilk adım olmalıdır.
Personel: Kötü organizasyon yönetimi, en sonunda organizasyonun yanı sıra kendileri için de sorun yaratan mutsuz çalışanlara yol açar. İşletme için doğru yeteneği işe almak önemlidir.
Liderlik: Yöneticiler veya amirler ekip üyeleri için net hedefler belirlemelidir. Bir lider, ekip üyelerinin ortak bir hedefe yönelik olarak birlikte çalıştıklarından emin olmalıdır. Belirli bir durumda neyin doğru olacağına karar veren kişidir.
Kontrol: Üstler çevrelerinde neler olduğunun farkında olmalıdır. Etkili bir yönetim için hiyerarşi iyi tanımlanmalıdır. Yöneticiler astlarının performansını ve ilerlemesini gözden geçirmeli ve gerektiğinde onlara rehberlik etmelidir.
Zaman yönetimi: Etkili bir zaman yönetimi, çalışanların doğru şeyi doğru zamanda yapmalarına yardımcı olur. Zamanı etkin bir şekilde yönetmek uzun vadede her zaman karlılık getirir.
Motivasyon: Motivasyon çalışanları birbirine bağlama konusunda en etkili yollardan biridir. Çalışanları çalışmalarındaki başarıları için takdir etmek veya maddi teşvik planları uygulamak daha verimli ve uzun süre çalışmalarını sağlamak için yapılması gerekenler arasındadır.