Etkinliklerin Başarı Faktörü: Etkinlik Yöneticisi

Etkinlik ve organizasyonun hedeflere uygunluğunu etkileyen pek çok faktör söz konusudur. Bir hedef doğrultusundan düzenlenen etkinlikler, planlama sonrası harekete geçilir. Planlama sürecinde de bizim yeni yeni aşina olduğumuz etkinlik yönetimi devreye girer. Pek tabii her yönetim aşamasından olduğu gibi etkinlik yönetiminde de bir ekip gücü vardır. Bu insan gücünü yöneten meslek ise etkinlik yöneticisi adını taşır. 

Etkinlik yöneticisi, planlama, öncelik belirleme ve uygulama aşamalarını yöneten kişidir. Bugün halkla ilişkilerin pek çok alana sirayet etmesinden dolayı etkinlik yöneticisi, sosyal medya uzmanı, marka yöneticisi gibi meslekleri tanımış oluyoruz. Yazımızın konusu olan etkinlik yöneticisi, etkinlik veya organizasyonun başarıyla neticelenmesi için yönetim aşamasını etkinleştiren bir göreve sahiptir. Diğer halkla ilişkiler mesleklerinde olduğu gibi etkinlik yöneticisi de halkla ilişkiler hakkında belli bir birikim edinmiştir. Görece yeni bir meslek olmasa da tanımı geciken etkinlik yöneticiliğini biraz daha yakından tanıyalım. 

Halkla ilişkiler İçinden Çıkan Bir Meslek: Etkinlik Yöneticisi

Halkla ilişkiler alan mesleklerinden biri de etkinlik yöneticisidir. Etkinlik yöneticisi olabilmek için şart koşulan bir bölüm bulunmamaktadır. Yine de mesleği icra eden çoğu kişi, halkla ilişkiler mezunu ya da halkla ilişkiler alan deneyimine sahiptir. Etkinlik yöneticisi, halkla ilişkiler uygulamalarını tanıyarak ve alana vakıf olarak ilgili kuruma hizmet eder.Bir kurumun düzenleyeceği etkinlik öncesi gerekli adımların doğru şekilde atılması için bu işi bilen kimselere ihtiyaç duyulur. Genellikle kurumun halkla ilişkiler yöneticisi, etkinlik yöneticisi olarak da görev yapabilir; fakat etkinlik yönetimi hakkında deneyim elde etmek şartıyla. Çünkü etkinlik düzeni ve yönetimi; plan, analiz, ekip kurma ve uygulama gibi bilgi birikimi ve öngörü isteyen bir özelliğe sahiptir. Etkinlik yöneticisinin de bilgi birikimini kanıtlayacak vasıflara sahip olması gerekir. Etkinlik yöneticisinin sahip olması gereken mesleki özellikleri şöyle sıralayabiliriz:

• Halkla İlişkiler veya İletişim Alanında Deneyim Kazanmak (Eğitim veya iş deneyimi)

• Doğru Ekibi Kurabilecek Vizyona Sahip

• Etkinlik Yönetim Süreci Hakkında Bilgi Sahibi

• İletişim Becerilerini Kullanabilme

• Etkinlik Hedeflerini Saptayabilme

• Verilen Briefi Doğru Okumak

• Zaman Yönetimini Etkinleştirmek

• Stresi Yönetebilme

• Etkinlikteki Risk ve Eksiklikleri Doğru Okuyabilmek

İlgili eğitim: Zaman Yönetimi Kursu

Sıraladığımız tüm yetkinlikler, alanı tanımak ve deneyimlemekle elde edinilir. Etkinlik yöneticisi her şeyden önce kurumun ne istediğini ve hedeflediğini iyi bilerek mevcut durumu gözden geçilir. Belli bir deneyime sahip ve halkla ilişkiler uygulamalarına vâkıf biri, etkinlik için etkinlik yönetiminden faydalanacağını da iyi bilir.

Etkinlik Yönetimi ve Etkinlik Yöneticisi

Etkinlik yönetimi, hedeflenen bir etkinlik ya da organizasyonun başarılı bir yönetim neticesinde gerçekleşmesini ifade eder. Bugün üst düzey şirketlerin ya da markaların düzenlediği yerel, ulusal, uluslararası veya bölgesel etkinlikler, belli bir planlama sonrası uygulanıyor. Tabii ki her işletme ya da kurumun, etkinlik yönetiminden faydalandığını söyleyemeyiz. Fakat bu tür küçük ölçekli kurumların da halkla ilişkileri sadece belli hedefler için kullandığı da bilinmekte. Dolayısıyla büyüme hedefi ve etkinlik aracılığıyla kendini ifade etme, etkinlik yönetimi gibi diğer halkla ilişkiler yöntemlerini de uygulamayı gerektiriyor. 

Bir etkinliğin hedefe ve başarıya ulaşmasında büyük etkene sahip yönetimsel çaba, etkinlik yönetimiyle mümkündür. Etkinlik yönetimini nasıl daha işlevsel uygulanabileceği bilen kişi, yönetici değil, etkinlik yönetim ekibidir. Ekibi kurması gereken kişi ise etkinlik yöneticisidir. Etkinlik yöneticisi, etkinliğin türünü saptar ve hedefler doğrultusunda planlama sürecine geçebilecek adımları etkinleştirir. Süreç boyunca etkinlik yöneticisinin etkinlik hakkında geniş bilgilere sahip olması gerekir. Bu bilgiler ışığında etkinliğin önceliği, nihai hedefi, etkinliğin tasarlanması ve yönetebilmesinin önü açılır. 

Etkinlik yöneticisi, halkla ilişkiler ya da pazarlama departmanına bağlı bir ekip kurabilir. Özellikle büyük ölçekli etkinliklerde mutlaka departmanlar arası iş birliği etkinleştirilir. Etkinliğin başarıya ulaşmasında, planlama ve uygulama sürecindeki etkenliği sebebiyle etkinlik yöneticisi, en kritik pozisyonlardan birine sahiptir. Elbette, bir etkinliğin başarıyla sonuçlanması birden fazla faktöre bağlıdır; fakat etkinlik yöneticisinin süreci nasıl yöneteceği de başarının ya da başarısızlığın gidişatına doğrudan etki eder. 

Etkinlik Yöneticisi Ne İş Yapar?

Etkinlik yöneticisinin ne iş yaptığı, alana girmek isteyenlerin ilk sorduğu sorulardan biri. Etkinlik yöneticisi, iletişim ve halkla ilişkiler alanında kariyer yapmak istemenin alt kademelerinden biridir. Etkinlik yönetiminin gerekli sorumluluklarını üstlenen etkinlik yöneticiliği, bir program ve planlama neticesinde harekete geçer. genel olarak halkla ilişkilerin tüm uygulamaları için planlama ve doğru bir analizin geçerli olduğunu söyleyebiliriz.

etkinlik yöneticisi, etkinlik ve kurum arasında bir köprü kurarak etkinliğin önceliklerini, alternatif planlamaları ve gerekli bütçe ve medya çalışmalarını düşünür. yönetici ekibin süreçte yalnızca brief vermesi ve gerekli finansal-pazarlama altyapısını oluşturması gerekir. etkinlik yöneticisinin etkinlik için durum analizi, swot analizi, bütçe planlaması, ekibi kurma ve yapılacakları listesi hazırlama gibi görevleri vardır.

Etkinlik Yöneticisinin Görev ve Sorumlulukları

Etkinlik yönetiminde büyük bir role sahip olarak etkinlik yöneticisinden yetkinliklerini ve bilgi birikimini göstermesi beklenir. Kurum ya da ajansta çalışan etkinlik yöneticisi; planlama sürecinde duruma uygun sorular sorar ve bu sorular eşliğinde uygun çözümler üretir. Etkinlik yöneticisi kuracağı ekibi, ilgili konu ve alanlarda görevlendirir ya da kurumun belirlediğini bir ekiple çalışır. Genel olarak etkinlik yöneticisinin görev ve sorumlukları şunlardır:

• Etkinliğin, hedeflere uygun olacağı bir program düzenleme

• Departmanlar arası ekip kurma

• Müşteri ve hedef kitle ile iletişim kurma

• Etkinliğin gerçekleşeceği zamandaki durumlara göz atma ve risklere karşı alternatif planlar düşünme

• Etkinliğin düzenleneceği yeri önceden görme

• Kurumun amaç ve hedeflerine uygun bir bütçe belirleme

• Güvenlik, sahne, dekor, host/hostes, davetiye tasarımı ve yemek masası gibi detayları planlama

• Etkinliğin büyüklüğüne göre yerel ya da ulusal medya kuruluşları ile iletişime geçme

• Etkinliğin risklerini belirleme ve kriz iletişimini etkinleştirme

• Etkinlik sonrası planlamanın başarısını ölçme ve değerlendirme

Etkinlik yöneticisi sadece etkinlik öncesinde görevli değildir. Etkinlik sırası ve sonrasında da etkinliğin seyrini takip eder ve denetler. Etkinlik yönetimi, bir sonraki etkinlik ya da organizasyon için de bir geri bildirim sunar. Her etkinliğin geri bildirimini ise etkinlik yöneticisi değerlendirerek gerekli planlamalara düşünerek bir sonraki etkinliği hazırlar. 

Etkinlik Yöneticisi Kimdir?

Halkla ilişkiler alanının mesleklerinden biri olan etkinlik yöneticiliği; etkinliğin planlama, yönetme ve uygulama aşamalarında görev alan kişiyi ifade eder. Etkinlik yöneticisi, halkla ilişkiler alanında eğitim görmüş ya da deneyim sahibi olmuş kişidir. Özellikle etkinliğin doğru planlanması ve etkinlik yönetiminden faydalanmak için halkla ilişkiler uygulama birikimi gerekiyor. 

Etkinlik Yönetimi Nedir?

Etkinlik yönetimi; küçük, büyük, yerel, bölgesel, kişisel, ulus ya da uluslararası etkinliğin gerekli planlamalar doğrultusunda yönetilmeyi ifade eder. Etkinlik yönetiminde; etkinlik öncesi, etkinlik sırası ve etkinlik sonrası planlama aşamaları yer alır. Ayrıca etkinlik yönetimine destek veren diğer halkla ilişkiler uygulamaları da etkinliğin planlama ve uygulama aşamalarında kullanılır.

Etkinlik Yönetiminde Etkinlik Yöneticisi Ne İş Yapar?

Bir kurum ya da ajansta çalışan etkinlik yöneticisi; etkinlik öncesi, sırası ve sonrasında görevlidir. Etkinlik öncesi; etkinliğin neden, niçin, ne zaman ve nerede yapılacağına dair sorulara gerçekçi yanıtlar verir. Etkinliğin zamanlamasına dikkat eder ve olası risklere karşı alternatif planlamaları yapar. Bütün planlama ve uygulama aşamaları; ekip çalışması, durum analizi ve doğru program geliştirmeyle etkinleştirilir.