Etkinlik Yöneticisi Nedir? Ne İş Yapar?

Halkla ilişkiler içinde yer alan etkinlik yönetimi, birbirinden farklı organizasyonların doğru planlanıp uygulanması adına yürütülen çalışmalar bütünüdür. Etkinlik yönetiminde görev alan ve etkinlik yönetim ekibinin liderliğini yapan kişi ise etkinlik yöneticisidir. Dünyada event management olarak bilinen etkinlik yönetimi, etkinlik yöneticisinin ve etkinlik ekibinin çeşitli planlama aşamalarıyla kendini gösterir.

Ülkemizde etkinlik yöneticisi, farklı adlandırılmalara sahip olarak yine aynı görevleri yerine getirmektedir. Etkinlik öncesi, sırası ve sonrasında görev alan etkinlik yöneticisi, etkinliğin başarılı ya da başarısız olmasında en etkili faktörlerden biri olarak karşımıza çıkmaktadır.

Etkinlik Yöneticisi Nedir?

Etkinlik Yöneticisi, etkinlik yönetimini uygulayan kişidir. Bir kurum ya da ajansta çalışan etkinlik yöneticisi, etkinliğin organize edilme sürecine aktif destek sağlar. Etkinlik yönetiminde; strateji üretme, planlama, tasarlama ve uygulama gibi adımları harekete geçiren etkinlik yöneticiliği, halkla ilişkiler anlayışına bağlıdır. Etkinlik yönetimi, halkla ilişkiler uygulamalarının bir parçasıdır ve etkinlik yöneticisi de halkla ilişkiler hakkında bilgi sahibidir. 

Etkinlik yöneticiliğinde önemli olan etkinliği süreç boyunca organize edebilmektir. Organize etme sürecinde ise birden fazla durumu ele almak ve etkinleştirmek gerekir. Örneğin etkinliğin türü, etkinlik yöneticisine önemli bir geri bildirim sunar. Etkinliğin türüne göre bütçe, uygulamalar, mekân ve stratejiler belirlenir. Etkinlik yöneticiliği, dinamik bir meslektir. Bazen etkinliğin büyüklüğüne bağlı, bazen de etkinliğin planlama aşamasındaki zorluklardan dolayı stres yönetimini de gerektiren bir meslek alanıdır. 

Etkinlik yöneticiliğinde aranan mesleki nitelikler arasında en öne çıkan özellik, iletişim becerilerini kullanabilmektir. Bundan dolayı etkinlik yöneticiliğinde deneyim, halkla illişkiler ve iletişim alanını tanıma gibi nitelikler işe alım için öncelikli durumdadır. Etkinlik yöneticisi çalıştığı kurum, ajans ya da müşteri için basın- medya iletişimi, konsept yaratma ve alternatif programlar düşünme gibi süreç için gerekli planları hazırlar. 

Etkinlik Yöneticisi Ne İş Yapar?

Etkinlik yöneticisi çalıştığı kurum ya da ajansın istekleri ve briefleri doğrultusunda etkinliği yönetir. Bazı kurumlarda tam inisiyatif alan etkinlik yöneticileri, kendi ekiplerini kurabilirken bazı etkinlik yöneticileri ise briefe göre hazırlık yapma durumunda olabiliyorlar. Etkinlik yönetiminin geniş bir alana sahip olması gibi etkinlik yöneticiliği de geniş bir iş tanımına sahiptir.

Organizasyon ya da etkinliğin sadece öncesi yoktur. Etkinlik yönetiminde etkinliğin sırası ve etkinlik sonrası da önemli detayları barındırır. Etkinlik yöneticisi de bu detaylı sonuç ve verileri toplayan kişidir. Etkinlik yönetimindeki en yetkili ekip üyelerinden bir olan etkinlik yöneticisi, etkinliğin başlangıcından sonuna kadar yaratıcı ve üretken bir pozisyonda görev edinir. 

• Etkinlik briefine göre hareket etmek ya da etkinlik briefi oluşturmak.

• Etkinliğin kapsamını ve içeriğini belirleme.

• Müşteriyle görüşerek bütçe, planlama, uygulama, konsept gibi aşamaları belirlemek.

• Belirlenen bütçe planlamasına göre etkinliğin uygulamalarına geçmek.

• Etkinliğin önceliklerini belirleme.

• İlgili birimlere danışarak etkinlik ekibi oluşturma ve aracılarla görüşme.

• Etkinlik sırası ve etkinlik sonrasındaki durumları raporlama ve denetleme.

• Etkinlik ile ilgili tüm iletişim koordinasyonunu ayarlamak.

• Mekân, zaman, konuk, tedarikçiler, yemek, müzik, fotoğraf çekimi ve davetiye- etkinlik tasarımı gibi adımları planlama. 

• Basın, sponsorluk ve marka iş birliklerini etkinleştirme ve iş geliştirme sürecine katılma. 

• Etkinliğin pazarlama, iletişim ve tanıtım faaliyetlerine karar vermek. 

Görüldüğü üzere etkinlik yöneticisinin görev kapsamı oldukça geniştir. Üstelik etkinliğin büyüklüğüne ve içeriğine göre sorumluluk ve işler de artabilmektedir. Etkinlik yöneticisinin tüm iş sorumlulukları boyunca, ekibi ve süreci yönetmeyi de öğrenmesi gerekir. 

Etkinlik Yöneticisi Maaşları

Etkinlik yöneticisi maaşları, sektördeki deneyime ve çalışılan alanın iş sıklığına bağlı olarak değişmektedir. Eğer sektörde 5 yıldan fazla deneyim edinirseniz maaş aralığınız, ortalama etkinlik yöneticisi maaşından daha fazla olmaktadır. Bununla birlikte etkinlik yöneticisinin nerede çalıştığı da maaş için önemli bir etken. Örneğin üst düzey organizasyonlar, resmi etkinlikler ve protokoller söz konusu olduğunda, bir etkinlik yöneticisi 10.000 TL ve üzerinde maaş alabilmektedir.

Bunun dışında işe yeni başlayan bir etkinlik yöneticisi de deneyim süresine ve etkinliklerin sıklığına göre asgari ücretin üzerinde bir maaş alır. Kısacası halkla ilişkiler alan deneyimine ve etkinliklerin kapsamına göre maaşlar artabilir. Ayrıca etkinlik yöneticisinin kendi adını duyurması ve tanınan bir etkinlik yöneticisi olması da maaşı yükselten etkenler arasındadır. 

Etkinlik Yöneticisi Nasıl Olunur?

Halkla ilişkiler mesleği ile alanının önemli bir parçası olan etkinlik yöneticisi, geniş bir meslek icrası sunmaktadır. Etkinlik yöneticisi olmak için geniş halkla ilişkiler bilgisini sahip olmak gerekir. Daha doğrusu etkinlik sektörü, bazı yetkinlik ve bilgilere aşina olmayı gerektiriyor ve zaman içinde halkla ilişkiler hakkında da deneyim sahibi olunabiliyor.

Etkinlik yöneticisi, iletişim ile alakalı alanlardan mezun olmakla beraber iletişim sektöründeki deneyimleriyle de sektörde kendine yer bulabilir. Peki hangi bölümleri okumak iletişim ve etkinlik sektörüne aşina olmayı kolaylaştırabilir? Aşağıdaki bölümleri okumak, iletişim sektörünü kavramaya yarayabilir fakat bir iletişim bölümünden mezun olmak, meslek için tek başına yeterli değildir. 

• Halkla İlişkiler ve Tanıtım

• İşletme

• Uluslararası İlişkiler

• Pazarlama

• İnsan Kaynakları

• Reklamcılık

• Turizm ve Otelcilik 

• Yeni Medya

Söz konusu bölümler dışında da sektörde çalışılabilir. Yalnız etkinlik sektörü, deneyimli çalışana öncelik vermektedir. Sektörde etkinlik yöneticisi olarak çalışmak için halkla ilişkiler ve pazarlama sektörlerinde çalışarak etkinlik yöneticiliğine yükselebilirsiniz. Ayrıca irili ufaklı etkinlik veya organizasyonlarda görev alarak sektöre aşina olabilirsiniz. 

Etkinlik yöneticisinin sahip olması gereken nitelikler de mesleğe adım atmak için gereklidir. Etkinlik yöneticisinin mesleki niteliklerini de şöyle sıralayabiliriz:

• Sözlü ve yazılı iletişim becerilerini kullanabilme.

• Etkinlik yönetim sürecine hakimiyet ve halkla ilişkiler alanını tanıma.

• Stres yönetimi ile beraber zaman yönetimini de kullanabilme.

• Girişkenlik ve inisiyatif alabilmek.

• Ekip koordinasyonun harekete geçirebilme. 

• Farklı şehir, ülke ya da bölgelere seyahat engeli bulunmaması. 

• Bilgi ve iletişim teknolojileri işleri için kullanabilme yetkinliği. 

• Birden fazla işleri bir arada yürütmek.

• Proje ve etkinlik sunumu hazırlayabilme. 

• Etkinlik ile ilgili sorunlara ve krizlere çözümler üretmek. 

• İngilizce dil yetkinliği yanında bir başka yabancı dili de iyi konuşabilmek. 

• Finans ve raporlama konularında ortalama bilgi sahibi olması.