Published on: 10 Temmuz 2019 Konuk Yazar 0 Yorum
Okuma Sayısı : 305

Günümüzde ve geçmişe dönük baktığımızda zaman yönetimi kavramının toplumlarda ve yönetim kademelerinde farkındalıkla ortaya çıktığını görmekteyiz. Bu ne demek? İş hayatını ele alırsak yöneticilerin meşguliyetlerinden dolayı zaman yönetimi kavramı ortaya çıkmıştır. 

Bir Eğitim Aracı

Akademik olarak Danimarka’da oluşan ve daha sonra tüm dünyaya bir eğitim aracı olarak yayılan bir yöntem. Yöneticilerin zamanlarını daha iyi plânlamak için bu soruna bir çözüm aramasına yardımcı olacak konuların ve yöntemlerin araştırılmasıyla başlamış. Bu nedenledir ki günümüzde zaman yönetimi her alanda milyar dolarlık bir sektör olarak karşımıza çıkmakta.

Zaman yönetimi konusunda ana tema düşünce olup günümüzün her detayının küçük bölümlere ayrılarak daha iyi plânlamasının yapılması ile sağlanır. Sonrasında ise iş hayatında yöneticilerin daha verimli olarak hareket etmelerini sağlayacak olmasını beraberinde getiren bir süreç olarak karşımıza çıkmakta.

Hangi Durumları Kapsar?

Zaman yönetimi hayatımızda önemsememiz gereken bir yer kaplamakta. Bireysel kaygının artmasından dolayı günlük olayların baskısından kurtulmak için önceliklerimizi açıkça belirlememiz gerektiğini kesin olarak savunur. Yıllar içinde bu yönetim kavramının çeşitli yaklaşımları akademik anlamda ortaya çıkmıştır. Bu yaklaşımların her birisi konunun gelişimi için ayrı ayrı önem arz etmekte ve bu nedenle çok önemli bir yer teşkil eder. 

Ancak bazı yaklaşımlar çabalarımızla aynı yönde performans oluşturmadığından dolayı sorun olarak belirlenmiştir. Zaman çok değerli bir hazine. Belirli bir ahenk içinde acımasızca yoluna devam eder. Geçip giden zamanı asla geri döndüremediğimiz gibi kullanımını da çok iyi bilmeliyiz. Eşit şartlarda kullandığımız bu olgu her bireye günde 24 saat ve haftanın 7 günü olarak adil bir şekilde pay edilmiştir. Zaman satın alamadığımız biriktiremediğimiz veya kimseden ödünç alamadığımız bir olgu olarak kendini daima bize hatırlatır.

Zaman Yönetimi Nasıl Planlanır?

Zaman yönetimi denince temel hedef olarak bireyin kendisini ve iş oluşumlarını istenen düzeyde organize ederek gerçekleşmesi olmalı. İyi bir zaman planlaması sayesinde birçok sorunun ortadan kalktığı gözlemlenmiştir. Zaman planlamasının uygulama aşamasında hangi durumlara dikkat çekmek gerekir. Bunları kısaca inceleyelim;

  • Belirlediğimiz işleri zordan kolaya doğru yapmak,
  • İşleri gün ve saate göre yaparak geciktirmemek,
  • Elimizdeki iş dışında başka bir işe geçmemek,
  • Var olan iş durumuna tüm enerjimizi vermek,
  • Yaratıcılıkla ilgili faaliyetlere zaman ayırmak,
  • Rutin işlerden ve gereksiz ayrıntılardan uzak durmak,
  • Toplantılarda gündemi kullanmak ve toplantıları zamanla sınırlandırmak,
  • Engellenmediğimizi düşündüğümüz saatleri belirlemek,
  • Çalışmayı engelleyen faktörleri tespit edip bunların oluşmasına yol açacak neden için önlem almak.
  • İş paylaşımı yapılabilecek kalifiye eleman yetiştirmek, 

Zaman Planlamasının Yanlış Olduğu Nasıl Anlaşılır?

Zamanımızı profesyonelce kullanmıyorsak yönetme tarafında yanlış giden bir şeyler var demektir. Aşağıdaki unsurlar hayatımızda mevcut ise bu nedenlerden dolayı kaygılarımız artarak devam eder. Bu durum da başarı yönünde negatif etkilenmemize neden olur. Bu konuları kısaca sıralayacak olursak;

  • Sürekli olarak İş yetiştirememe endişesi olması,
  • İrtibat kuracağımız kişiler ve ziyaretçilerimiz için yeterli zaman ayıramama,
  • İrtibat kurulması ve ziyaret edilmesi önemli olan kişilerle bir araya gelememe,
  • Cevap verilmesi gerek e-mail vs. gibi dijital ortamların yanıtsız bırakılması,
  • Akşam yemeğinden sonra işlerimizden kaynaklı oluşan stres,
  • Telefon görüşmelerimizi yetiştirememe,
  • Verimsiz, meşguliyetlerle dolu bir günün ardından, boş bir gün geçirme duygusu ile yorgunluk, üzüntü ve stres oluşumu.

Etkin Zaman Yönetimi 

İş hayatında etkin zaman yönetimi dört aşamalı bir yol izlenerek yapılabilir. 

  • Zaman yönetimi kurallarından ilki olan bu yöntem çok önemlidir. İlk önce bir zaman çizelgesi oluşturmak gerek. Zaman çizelgesi bir insanın günlük yaşamını nelerin meşgul ettiğini belirlemesine yarayan güzel bir analiz aracıdır. Bu analizi yapabilmek için 24 saatimizi 15 er dakikalık bölümler halinde bölerek 1 hafta kayıt altında tutmalıyız. Daha sonra hangi işlere ne kadar zaman ayırdığımızı bulmalıyız. Bu sayede gereksiz işlere ve önemli işlere ayırdığımız toplam süre ortaya çıkmaktadır. Başarılı birçok yöneticinin böylesine bir kayıt cetvelini aksatmadan tuttuğu gibi düzenli olarak her hafta sonuçlarını kontrol ettiği bilinen bir gerçek. Orta düzey etkin yöneticiler ise iki, üç ya da dört haftalık bir süre zarfı için zaman kaydı tutarlar. Yapılan her denemeden sonra da zaman kullanım cetvelleri üzerinde yeniden düşünülerek gerekli düzenlemeler yapılmalıdır. Zaman kullanımı pratikle geliştirilebilir üzerinde denetim kurmaya yönelik sürekli bir çaba ve zamanı boşa harcamanın önüne geçebilir.
  • İkinci adım olarak kullanacağımız yöntem günlük zamanımızın nasıl kullanılacağını gösteren bir plan hazırlamak. Bu hazırladığımız planın yazılı olması gerekmiyor fakat ertesi güne mutlaka planlı olarak girmek lazım. Plan hazırlarken şu maddeleri mutlaka yerine getirmek gerek. Günlük ve haftalık işlerin tespiti iyi yapılmalı. Bu nedenle yapılması düşünülen işlerin nedenleri iyi araştırılmalı ve faydası neler belirlenmeli. Bu işin hiç yapılmaması durumunda ise ne olabileceği konusu iyi düşünülmelidir. Bu işi bir başkasının yapıp yapamayacağı konusu üzerinde durulur. Her gün önem sırasına göre altı önemli iş en önemliden en önemsize doğru sıralanmalıdır. 
  • Hazırlanan plan uygulamaya geçirilmeli. Bu nedenle en önemli görülen iş ilk olarak yapılmalı. En zor iş ise en enerjik zamana ayrılmalı. Diğer bir yöntemde kolay işleri zor işlerin yaymak ve önemsiz işlerimizi verimimizin en düşük olduğu zamanlara yaymaktır. Fazla ayrıntıya girmeden aşırı titizliğe kaçmadan ve önemsiz kararları çabuk alarak aynı nitelikteki işleri aynı grupta toplamalıyız. 
  • Bu yöntemde gün sonunda mutlaka günün özeti çıkarılmalı zamanımızın nasıl geçtiğinin değerlendirilmesi iyi yapılmalıdır. 

Sistematik Çalışma

Sonuç olarak zaman yönetimi temelinde asıl amaç kişisel ve profesyonel önceliklerimizin belirlenerek bu yönde alınan kararların düzenlemelerle uygulamaya geçilmesidir. Zamanımızı kontrol altında tutmak için sürekli saate bakmadan işlerimize odaklı bir şekilde çalışmak gerek. Kısaca daha uzun süre ve daha çok çalışma anlamına gelmeyen zaman yönetimi sistematik çalışma anlamına gelmektedir. 

Bu nedenledir ki zaman yönetimi konusunda endişelenmemiz gereken durum zamanın yetersizliği değil nitelikli geçirilmesidir. Hızlanmak veya zamanı verimli kullanmak bize yardımcı olmayacağı gibi ilerleyen dönemde sorunlar yaratacaktır. Zaman denen kaynağın iyi kullanılması ve yönetilmesinin yolu kişisel olarak veya bulunduğumuz yapılarda sürekli iyileşme ve gelişmesiyle oluşabilecek durumlardan ibarettir.

Her zaman başarının yolu zaman yönetimi. Zaman geri alınamaz, ileri sarılamaz ve saklanamaz. Zamana dair yapılabilecek tek şey ondan en iyi biçimde faydalanmak. Zamanı doğru kullanın. İşe basit ve önemsiz gibi görünen alışkanlıklarınızı gözden geçirerek başlayabilirsiniz. Zamanın kötüye kullanımı da iyiye kullanımı da elinizde. İstanbul İşletme Enstitüsü bu konuda online eğitimler veriyor. Alacağınız Zaman Yönetimi Eğitimi size bu konuda çok yardımcı olabilir.

Yazar: Murat Kahraman
 

  • zaman yönetimi ,
  • zaman ,
  • online eğitimler ,
  • yöntem ,
  • etkili zaman yönetimi ,
  • planlama
Yazar
    Blog Yazarı
Özgeçmiş

İstanbul İşletme Enstitüsünde yazılarının yayınlanmasını isteyen konuk yazarlarımız için oluşturulan bilgi kartıdır. Birçok alanda ve disiplindeki yazıları bu hesap üzerinde bulabilirsiniz.

Devamı