AnasayfaBlogRapor Yazma Teknikleri
Nasıl Yapılır?

Rapor Yazma Teknikleri

24 Ocak 2021
Bu görüntü, altında beyaz bir kâğıt olan ve üzerinde siyah bir kalem bulunan bir dizüstü bilgisayarın yakın çekimini göstermektedir. Dizüstü bilgisayarın siyah bir kenarlığı var ve kağıt hafifçe kırışmış. Arka planda, camları kısmen görülebilen bir güneş gözlüğünün bulanık bir görüntüsü var. Defter ve kalem fotoğrafın ana odağı gibi görünürken, güneş gözlüğü ikincil bir unsur. Görüntüdeki nesnelerin renkleri çoğunlukla siyah, beyaz ve gridir, güneş gözlüğü ise bir miktar renk katmaktadır. Renkler çok fazla dikkat çekmediği için görüntü yumuşak, nötr bir havaya sahip.
Rapor ÖğesiAçıklamaDikkat Edilmesi Gerekenler
Raporun KonusuRaporun ne hakkında olduğunu belirtir.Konusu açık ve net olmalıdır.
Raporun AmacıRaporun neden yazıldığını anlatır.Amaç, okuyucunun raporu neden okuması gerektiğini anlamasını sağlamalıdır.
Raporun OkuyucusuRaporu kimin okuyacağı belirlenir.Okuyucunun bilgi düzeyi ve ihtiyaçları doğrultusunda rapor düzenlenmelidir.
KapakRaporun ilk sayfasıdır ve raporu hazırlayan kişi ile ilgili bilgileri içerir.Raporun konusu, hazırlayanın adı, tarihi ve diğer temel bilgiler bu sayfada bulunmalıdır.
İçindekilerRapor içerisindeki ana ve alt başlıkları listeler.Okuyucunun aradığı bilgiye kolayca ulaşmasını sağlamak için düzgün ve ayrıntılı olmalıdır.
GirişKonunun tanıtıldığı kısımdır.Okuyucuyu konu hakkında bilgilendirmeli ve raporun geri kalanını okuma konusunda ilgi çekmelidir.
GelişmeKonunun ayrıntılı olarak ele alındığı bölümdür.Bilgiler net, organize ve okunması kolay bir şekilde sunulmalıdır.
SonuçKonudaki son değerlendirmelerin ve önerilerin yer aldığı bölümdür.Sonuç, raporun ana noktalarını özetlemeli ve varsa önerileri içermelidir.
BibliyografyaRaporun hazırlanmasında faydalanılan kaynakların listesi.Tüm kullanılan kaynaklar tam ve doğru bir şekilde listelenmelidir.
EklerAraştırmayı destekleyen ek bilgileri içerir.Ek bilgiler, raporun anlaşılmasına yardımcı olmalıdır.

Rapor yazma teknikleri ile ilgili bilgi verebilmek için öncelikle rapor nedir sorusunu cevaplamak gerekir. Herhangi bir konuda yapılan araştırma veya incelemelerin sonuçlarını bildiren yazılı dokümanlara rapor denir. Raporlar genel olarak bir durum veya olay hakkında kişilere bilgi vermek veya kişilerin karar vermesine yardımcı olmak için hazırlanır.

Rapor çok değişik konularda yazılabilen bir yazı türüdür. Eğitim öğretimle ilgili faaliyetleri değerlendirmek, siyasi bir hareket veya olayın yapısını değerlendirmek, toplumun sorunları üzerine yapılan incelemeleri aktarmak, ekonomik hareketleri irdelemek, bilimsel çalışmaları veya sanat eserlerini değerlendirmek gibi birçok sebeple rapor hazırlanabilir. Temelde yatan amaç inceleme sonuçlarını ilgili kişilerle paylaşmak ve değerlendirmeye açmaktır.

Raporlar okuyucunun işini kolaylaştırmak için belli bir formatta yazılır. Bir kişinin hazırladığı raporlar bireysel rapor, birden fazla kişinin ortak çabası ile hazırlanan raporlara ise ortak rapor adı verilir.

Okuyucular raporda yer alan ana noktalara hemen varmak isterler. Bu sebeple raporlar belli kurallara uyularak yazılır. Raporların belli bir formata uygun yazılması beş avantaj sağlar.

  1. Okuyucuların kısa sürede aradıklarını bulmasına yardımcı olur

  2. Raporu hazırlayanın konuya bağlı kalmasını sağlar

  3. Hazırlayan kişinin daha etkili ve vurgulu biçimde sonuçları anlatmasına yardımcı olur

  4. Bilgileri zihinde bütünleştirmeyi kolaylaştırır.

  5. Hazırlama ve incele kısmı iyi bir beyin jimnastiği sayılabilir. Kişilerin yoğunlaşmasına katkı sağlar.

Hata TürüAçıklama
Başlıksız ve İçeriksiz RaporRaporun başlığı ve içeriği net ve anlaşılır olmalıdır. Eksik başlık ve içerik, okuyucunun raporu anlamasını zorlaştırır.
Kötü OrganizasyonRapor, giriş, ana bölüm ve sonuç gibi standart bölümlere ayrılmalıdır. Kötü organize edilmiş bir rapor, okuyucunun takip etmesi zor olabilir.
Hatalı Dilbilgisi ve YazımDilbilgisi ve yazım hataları, raporun profesyonelliğini ve güvenilirliğini azaltır. Dikkatli bir düzeltme yaparak bu hataların önüne geçilmelidir.
Uzun ve Karmaşık CümlelerUzun ve karmaşık cümleler okuyucunun anlaması zor olabilir. Kısa ve basit cümleler kullanarak bilgiyi daha etkili bir şekilde sunun.
Bilgi EksikliğiRapor, konuyla ilgili yeterli araştırma ve bilgi içermelidir. Eksik bilgi, raporun değerini ve güvenilirliğini azaltır.
Kaynakça ve Atıfların EksikliğiRapor yazarken kullanılan kaynaklar ve alıntılar doğru bir şekilde belirtilmelidir. Bu, raporun güvenilirliğini artırır ve okuyucuya daha fazla bilgi sağlar.
Tutarsız BiçimlendirmeRaporun biçimlendirmesi (yazı tipi, başlık düzeni, sayfa numaraları vb.) tutarlı olmalıdır. Tutarsız biçimlendirme, raporun profesyonel görünümünü azaltır.
Aşırı Teknik Dil KullanımıRapor, okuyucunun anlayabileceği bir dilde yazılmalıdır. Aşırı teknik terimler ve jargonlar, anlaşılırlığı azaltır.
Yetersiz Görsel MateryalGrafikler, tablolar ve şekiller gibi görsel materyaller, raporun anlaşılmasına yardımcı olur. Yetersiz görsel materyal kullanımı, okuyucunun bilgiyi eksik almasına neden olabilir.
Objektif OlmamakRaporlar, objektif ve tarafsız bir dil kullanarak yazılmalıdır. Kişisel görüşler ve önyargılar, raporun güvenilirliğini ve değerini azaltır.

Bu tablo, rapor yazarken yapılan yaygın hataların bir listesini ve bu hataların açıklamalarını sunmaktadır.

Rapor Türleri Nelerdir?

Raporlar dört farklı türe ayrılabilir.

Bilgi Veren Raporlar: Çoğunlukla işletmelerde kullanılan rapor türüdür. İşletmenin üretim miktarı, kalitesi, insan kaynakları, hizmet niteliği, makine arızaları gibi birçok konuda yazılabilirler. Bilgi vermenin yanı sıra yol gösterici ve alternatif belirleyici raporlardır. Genellikle planlama ve karar verme konularında zamandan tasarruf sağlamak amacıyla yöneticilere sunulan raporlardır. Periyodik olarak ve standart formda yazılırlar.

Analiz Raporları: Gerçekleri ve gerçekle ilgili nedenleri araştırmak ve ortaya çıkarmak amacı ile yazılan raporlardır. Piyasa, Pazar araştırması ve sektör analiz raporları örnek verilebilir. Analiz raporları sahada olmayı gerektirir.

İkna Amaçlı Raporlar: Bu tür raporların amacı bir şikayet veya tartışma konusu ile ilgili bilgi vererek tek taraflı kamuoyu oluşmasını engellemektir.

Kaynaklara Göre Hazırlanan Raporlar: Belli konularda, eldeki kaynak veriler baz alınarak hazırlanan raporlardır. Ar-ge raporları, satış birimi raporları, yıllık faaliyet raporları ve yönetim organizasyon raporları bu türe örnek teşkil eder.

Rapor Nasıl Yazılır?

Rapor yazılırken önce ana unsurlar belirlenmelidir. Bu unsurlar:

  • Raporun konusu

  • Raporun amacı

  • Raporun okuyucusudur.

Verimli bir rapor hazırlayabilmek için bu üç unsurun kesin ve net olarak bilinmesi gerekir. Ardından raporun ana hatları belirlenerek elde edilen veriler aktarılır. Ana hatlar şu şekilde oluşturulur:

  • Raporun başlığı yazılır. Başlık kısa, açık ve net olmalıdır.

  • Eldeki notlar ışığında ana başlıklar belirlenir ve rakamlarla belirtilir. (1,2,3…)

  • Ardından alt başlıklar, ana başlık numaralarına ekleme yapılarak yazılır. (1.1, 1.2, 1.3…)

  • Alt başlıkların altına bunlarla ilgili alt başlıklar yazılır. Numara ekleyerek yazmaya devam edilir. (1.1.1, 1.1.2, 1.1.3…)

Ana hatların belirlenmesinden sonra, rapor kullara uygun olarak kağıda dökülür. Bir raporda bulunması gereken bölümler şunlardır.

  • Kapak: Raporun ilk sayfasıdır. Bu kısımda isim, meslek, görev gibi raporu hazırlayan kişi ile ilgili bilgiler yer alır.

  • Özet: Yarım sayfayı geçmeyecek şekilde raporun ana fikri belirtilir.

  • Anahtar Kelimeler: Konuyu ve sonucu belirten anahtar kelimeler bu kısımda sunulur.

  • Önsöz: Bulunması zorunlu değildir. Varsa sürece destek veren kişilere teşekkür edilir.

  • İçindekiler: Rapor içerisindeki ana ve alt başlıkları listeler. Böylece okuyucunun bilgiye ulaşmasını kolaylaştırır.

  • Kısaltmalar-Semboller: Rapora özel kısaltma ve semboller kullanıldıysa bu bölümde belirtilir.

  • Giriş: Birkaç paragraf ile konunun tanıtıldığı kısımdır.

  • Gelişme: Raporun en uzun ve önemli kısmıdır. Bu bölümde konu açıklanır, örneklenir ve çözümlenir. Resim, tablo, grafik gibi tüm görseller bu kısımda yer alır.

  • Sonuç: Konu bu bölümde sonuçlandırılır.

  • Bibliyografya: Raporun hazırlanması esnasında faydalanılan kaynaklar bu bölümde belirtilir.

  • Ekler: Araştırma veya incelemeyi destekleyen, gelişme kısmında belirtilmeyen bilgiler bu kısımda yer alır.

Rapor Formatı Nasıl Olmalı?

Raporlar okuyucuya kolaylık sağlamak ve standartları sürdürmek amacı ile belli bir formatta yazılır. Bu formatın kuralları şu şekildedir;

  • Yazım dili anlaşılır olmalıdır. Yazım kuralları ve dilin doğru kullanımı önem taşır.

  • Kağıt ölçüsü mutlaka A4 olmalıdır. Ve rapor sayfaya dikey biçimde yerleştirilmelidir.

  • Yazı karakteri Times New Roman, biçimi normal ve büyüklüğü 12 punto olmalıdır. Özel sözcükler ve başlıklar italik olarak yazılabilir.

  • Yazım aralığı 1.0 satır olmalıdır.

  • Alt -üst kenar boşlukları 4.25 cm, yan kenar boşlukları her iki tarafta 4.35 cm olmalıdır. Tüm şekiller, tablolar ve başlıklar bu alan içerisinde yer almalıdır.

  • Raporlar tek sütun sayfa düzeni kullanılarak hazırlanmalı ve metin her iki yana yaslanmalıdır.

  • Paragraf başlarında yaklaşık 1 cm boşluk olmalı, paragraflar arasında boşluk bırakılmamalıdır.

  • Sayfalar birbirini takip edecek şekilde numaralandırılmalıdır.

  • Tablo ve şekiller isimlendirilmeli, metin içindeki yerleşimlerine göre numaralandırılmalıdır.

Rapor Hazırlama Esnasında Nelere Dikkat Edilmeli?

  • Raporlar açık ve anlaşılır bir dille yazılmalı, mümkün olduğunca yabancı sözcüklerden kaçınılmalıdır.

  • Raporlar durum analizi yanı sıra çözüm önerileri de içermelidir. Okuyucuyu bilgilendirirken aynı zamanda yönlendirmelidir.

  • Rapor anlam bütünlüğünü korumalı, bütünlüğü bozan bilgilere ekler kısmında yer verilmelidir.

  • Rapor yazılırken dile dikkat edilmeli, yüklemsiz cümleler içermemelidir.

  • Rapor yazımında tek bir dil kullanılmalıdır. Şimdiki zaman ile başlayan bir cümleyi geniş zaman ile bitirmek anlatım bozukluğuna yol açacaktır.

  • Rapora hazırlık esnasında tüm veriler toplanmalı, bilgiler tarafsız bir şekilde sunulmalıdır.

  • Eğer görüş belirtilecekse mutlaka kaynak gösterilmelidir.

  • Raporun ön kısmında mutlaka bir özet ve gerekli durumlarda dipnot kullanılmalıdır.

Rapor Hazırlanırken Gözetilmesi Gereken Nitelikler

  • Raporu hazırlayacak kişi konunun uzmanı olmalıdır.

  • Raporun konusunu tam anlamıyla kavramış olmalıdır.

  • Konu ile ilgili kaynakları tam olarak taramalı, elde ettiği bilgileri etkili ve doyurucu biçimde aktarmalıdır.

  • Objektif davranmalı, raporları bilimsel ölçüler içinde yazmalıdır.

  • Raporda yer alan olumlu ve olumsuz noktaları kesin delillerle somut şekilde açıklamalıdır.

  • Açık ve net ifadeler kullanarak yanlış anlaşılmalara fırsat vermemelidir.

  • Gereksiz ayrıntılara girmeden, sade ve net bir şekilde açıklamalıdır.

Raporun Konusu, Raporun ne hakkında olduğunu belirtir, Konusu açık ve net olmalıdır, Raporun Amacı, Raporun neden yazıldığını anlatır, Amaç, okuyucunun raporu neden okuması gerektiğini anlamasını sağlamalıdır, Raporun Okuyucusu, Raporu kimin okuyacağı belirlenir, Okuyucunun bilgi düzeyi ve ihtiyaçları doğrultusunda rapor düzenlenmelidir, Kapak, Raporun ilk sayfasıdır ve raporu hazırlayan kişi ile ilgili bilgileri içerir, Raporun konusu, hazırlayanın adı, tarihi ve diğer temel bilgiler bu sayfada bulunmalıdır, İçindekiler, Rapor içerisindeki ana ve alt başlıkları listeler, Okuyucunun aradığı bilgiye kolayca ulaşmasını sağlamak için düzgün ve ayrıntılı olmalıdır, Giriş, Konunun tanıtıldığı kısımdır, Okuyucuyu konu hakkında bilgilendirmeli ve raporun geri kalanını okuma konusunda ilgi çekmelidir, Gelişme, Konunun ayrıntılı olarak ele alındığı bölümdür, Bilgiler net, organize ve okunması kolay bir şekilde sunulmalıdır, Sonuç, Konudaki son değerlendirmelerin ve önerilerin yer aldığı bölümdür, Sonuç, raporun ana noktalarını özetlemeli ve varsa önerileri içermelidir, Bibliyografya, Raporun hazırlanmasında faydalanılan kaynakların listesi, Tüm kullanılan kaynaklar tam ve doğru bir şekilde listelenmelidir, Ekler, Araştırmayı destekleyen ek bilgileri içerir, Ek bilgiler, raporun anlaşılmasına yardımcı olmalıdır
Rapor Yazma Teknikleri rapor nedir rapor yazma rapor nasıl yazılır rapor formatı rapor türleri
Buket Sağdinç
Buket Sağdinç
Blog Yazarı

Ankara Üniversitesi Fen Fakültesi Biyoloji Bölümü mezunu. Yaklaşık 15 yıldır profesyonel olarak dalgıçlık yapıyor ve çalışma hayatının çoğu turizm sektörü içerisinde geçti. Araştırmayı, öğrenmeyi ve öğrendiklerini aktarmayı keyifli buluyor. Şu an İstanbul İşletme Enstitüsü’nün yanı sıra bir kaç dijital içerik ajansında yazar olarak çalışmakta.

Benzer Yazılar
Doğru ve faydalı bilgiler sağlama konusunda kararlı olan uzman ekibimizle blogumuzu her zaman yeni makaleler ve videolarla güncelliyoruz. Güvenilir tavsiyeler ve bilgilendirici içerikler arıyorsanız, blog sayfamıza mutlaka göz atın.
Bu görüntü bir grafiğin yakın çekimidir. Siyah beyaz ekranlı beyaz bir dizüstü bilgisayarda görüntülenmektedir. Sağ üst köşede siyah metinli dikdörtgen siyah beyaz bir işaret görülmektedir. Grafik, her birinde bir sayı ve yazı tipi bulunan birkaç paralel çizgiden oluşmaktadır. Sayılar ve yazı tipi beyaz zemin üzerine siyah elle yazılmıştır. Grafik beyaz bir arka plan üzerinde görüntüleniyor ve metin net bir şekilde görülebiliyor. Bu görüntü ekran görüntüsü, metin, sayı, yazı tipi, paralel çizgiler, el yazısı ve belge için harika bir örnektir.
5
(8)

Makro Eğitimi

46 Konu12 Saat
Bu görüntü, içinde bir insan olan siyah bir daireden oluşuyor. Kişi kollarını iki yana açmış, kameraya dönük bir şekilde durmaktadır. Kişi beyaz bir gömlek ve mavi bir kot pantolon giymektedir. Arka plan gri tonda. Kişinin açık kahverengi gözleri ve kısa siyah saçları var. Daire pürüzsüz, kavisli bir dokuya ve parlak bir yüzeye sahip. Kişi kendinden emin ve güçlü görünüyor. Çemberin ortasında dururken kararlı bir ifadesi var. Resmin atmosferi davetkâr ve sıcak.Ders Eğitmeni
1102607
Bu görüntüde bir ön muhasebe eğitimine katılan bir grup insan görülüyor. Muhtemelen kurs hakkında bilgi içeren siyah metinli beyaz dikdörtgen tabelaları okuyorlar. Ortadaki adamın gözlüklü ve mavi beyaz takım elbiseli olması eğitmen olduğunu gösteriyor. İlgi çekici ve bilgilendirici bir deneyim gibi görünüyor.
5
(66)

Ön Muhasebe Eğitimi

11 Konu5 Saat