AnasayfaBlogRapor Yazma Teknikleri
Nasıl Yapılır?

Rapor Yazma Teknikleri

24 Ocak 2021
Rapor Yazma Teknikleri

Rapor yazma teknikleri ile ilgili bilgi verebilmek için öncelikle rapor nedir sorusunu cevaplamak gerekir. Herhangi bir konuda yapılan araştırma veya incelemelerin sonuçlarını bildiren yazılı dokümanlara rapor denir. Raporlar genel olarak bir durum veya olay hakkında kişilere bilgi vermek veya kişilerin karar vermesine yardımcı olmak için hazırlanır.

Rapor çok değişik konularda yazılabilen bir yazı türüdür. Eğitim öğretimle ilgili faaliyetleri değerlendirmek, siyasi bir hareket veya olayın yapısını değerlendirmek, toplumun sorunları üzerine yapılan incelemeleri aktarmak, ekonomik hareketleri irdelemek, bilimsel çalışmaları veya sanat eserlerini değerlendirmek gibi birçok sebeple rapor hazırlanabilir. Temelde yatan amaç inceleme sonuçlarını ilgili kişilerle paylaşmak ve değerlendirmeye açmaktır.

Raporlar okuyucunun işini kolaylaştırmak için belli bir formatta yazılır. Bir kişinin hazırladığı raporlar bireysel rapor, birden fazla kişinin ortak çabası ile hazırlanan raporlara ise ortak rapor adı verilir.

Okuyucular raporda yer alan ana noktalara hemen varmak isterler. Bu sebeple raporlar belli kurallara uyularak yazılır. Raporların belli bir formata uygun yazılması beş avantaj sağlar.

  1. Okuyucuların kısa sürede aradıklarını bulmasına yardımcı olur

  2. Raporu hazırlayanın konuya bağlı kalmasını sağlar

  3. Hazırlayan kişinin daha etkili ve vurgulu biçimde sonuçları anlatmasına yardımcı olur

  4. Bilgileri zihinde bütünleştirmeyi kolaylaştırır.

  5. Hazırlama ve incele kısmı iyi bir beyin jimnastiği sayılabilir. Kişilerin yoğunlaşmasına katkı sağlar.

Rapor Türleri Nelerdir?

Raporlar dört farklı türe ayrılabilir.

Bilgi Veren Raporlar: Çoğunlukla işletmelerde kullanılan rapor türüdür. İşletmenin üretim miktarı, kalitesi, insan kaynakları, hizmet niteliği, makine arızaları gibi birçok konuda yazılabilirler. Bilgi vermenin yanı sıra yol gösterici ve alternatif belirleyici raporlardır. Genellikle planlama ve karar verme konularında zamandan tasarruf sağlamak amacıyla yöneticilere sunulan raporlardır. Periyodik olarak ve standart formda yazılırlar.

Analiz Raporları: Gerçekleri ve gerçekle ilgili nedenleri araştırmak ve ortaya çıkarmak amacı ile yazılan raporlardır. Piyasa, Pazar araştırması ve sektör analiz raporları örnek verilebilir. Analiz raporları sahada olmayı gerektirir.

İkna Amaçlı Raporlar: Bu tür raporların amacı bir şikayet veya tartışma konusu ile ilgili bilgi vererek tek taraflı kamuoyu oluşmasını engellemektir.

Kaynaklara Göre Hazırlanan Raporlar: Belli konularda, eldeki kaynak veriler baz alınarak hazırlanan raporlardır. Ar-ge raporları, satış birimi raporları, yıllık faaliyet raporları ve yönetim organizasyon raporları bu türe örnek teşkil eder.

Rapor Nasıl Yazılır?

Rapor yazılırken önce ana unsurlar belirlenmelidir. Bu unsurlar:

  • Raporun konusu

  • Raporun amacı

  • Raporun okuyucusudur.

Verimli bir rapor hazırlayabilmek için bu üç unsurun kesin ve net olarak bilinmesi gerekir. Ardından raporun ana hatları belirlenerek elde edilen veriler aktarılır. Ana hatlar şu şekilde oluşturulur:

  • Raporun başlığı yazılır. Başlık kısa, açık ve net olmalıdır.

  • Eldeki notlar ışığında ana başlıklar belirlenir ve rakamlarla belirtilir. (1,2,3…)

  • Ardından alt başlıklar, ana başlık numaralarına ekleme yapılarak yazılır. (1.1, 1.2, 1.3…)

  • Alt başlıkların altına bunlarla ilgili alt başlıklar yazılır. Numara ekleyerek yazmaya devam edilir. (1.1.1, 1.1.2, 1.1.3…)

Ana hatların belirlenmesinden sonra, rapor kullara uygun olarak kağıda dökülür. Bir raporda bulunması gereken bölümler şunlardır.

  • Kapak: Raporun ilk sayfasıdır. Bu kısımda isim, meslek, görev gibi raporu hazırlayan kişi ile ilgili bilgiler yer alır.

  • Özet: Yarım sayfayı geçmeyecek şekilde raporun ana fikri belirtilir.

  • Anahtar Kelimeler: Konuyu ve sonucu belirten anahtar kelimeler bu kısımda sunulur.

  • Önsöz: Bulunması zorunlu değildir. Varsa sürece destek veren kişilere teşekkür edilir.

  • İçindekiler: Rapor içerisindeki ana ve alt başlıkları listeler. Böylece okuyucunun bilgiye ulaşmasını kolaylaştırır.

  • Kısaltmalar-Semboller: Rapora özel kısaltma ve semboller kullanıldıysa bu bölümde belirtilir.

  • Giriş: Birkaç paragraf ile konunun tanıtıldığı kısımdır.

  • Gelişme: Raporun en uzun ve önemli kısmıdır. Bu bölümde konu açıklanır, örneklenir ve çözümlenir. Resim, tablo, grafik gibi tüm görseller bu kısımda yer alır.

  • Sonuç: Konu bu bölümde sonuçlandırılır.

  • Bibliyografya: Raporun hazırlanması esnasında faydalanılan kaynaklar bu bölümde belirtilir.

  • Ekler: Araştırma veya incelemeyi destekleyen, gelişme kısmında belirtilmeyen bilgiler bu kısımda yer alır.

Rapor Formatı Nasıl Olmalı?

Raporlar okuyucuya kolaylık sağlamak ve standartları sürdürmek amacı ile belli bir formatta yazılır. Bu formatın kuralları şu şekildedir;

  • Yazım dili anlaşılır olmalıdır. Yazım kuralları ve dilin doğru kullanımı önem taşır.

  • Kağıt ölçüsü mutlaka A4 olmalıdır. Ve rapor sayfaya dikey biçimde yerleştirilmelidir.

  • Yazı karakteri Times New Roman, biçimi normal ve büyüklüğü 12 punto olmalıdır. Özel sözcükler ve başlıklar italik olarak yazılabilir.

  • Yazım aralığı 1.0 satır olmalıdır.

  • Alt -üst kenar boşlukları 4.25 cm, yan kenar boşlukları her iki tarafta 4.35 cm olmalıdır. Tüm şekiller, tablolar ve başlıklar bu alan içerisinde yer almalıdır.

  • Raporlar tek sütun sayfa düzeni kullanılarak hazırlanmalı ve metin her iki yana yaslanmalıdır.

  • Paragraf başlarında yaklaşık 1 cm boşluk olmalı, paragraflar arasında boşluk bırakılmamalıdır.

  • Sayfalar birbirini takip edecek şekilde numaralandırılmalıdır.

  • Tablo ve şekiller isimlendirilmeli, metin içindeki yerleşimlerine göre numaralandırılmalıdır.

Rapor Hazırlama Esnasında Nelere Dikkat Edilmeli?

  • Raporlar açık ve anlaşılır bir dille yazılmalı, mümkün olduğunca yabancı sözcüklerden kaçınılmalıdır.

  • Raporlar durum analizi yanı sıra çözüm önerileri de içermelidir. Okuyucuyu bilgilendirirken aynı zamanda yönlendirmelidir.

  • Rapor anlam bütünlüğünü korumalı, bütünlüğü bozan bilgilere ekler kısmında yer verilmelidir.

  • Rapor yazılırken dile dikkat edilmeli, yüklemsiz cümleler içermemelidir.

  • Rapor yazımında tek bir dil kullanılmalıdır. Şimdiki zaman ile başlayan bir cümleyi geniş zaman ile bitirmek anlatım bozukluğuna yol açacaktır.

  • Rapora hazırlık esnasında tüm veriler toplanmalı, bilgiler tarafsız bir şekilde sunulmalıdır.

  • Eğer görüş belirtilecekse mutlaka kaynak gösterilmelidir.

  • Raporun ön kısmında mutlaka bir özet ve gerekli durumlarda dipnot kullanılmalıdır.

Rapor Hazırlanırken Gözetilmesi Gereken Nitelikler

  • Raporu hazırlayacak kişi konunun uzmanı olmalıdır.

  • Raporun konusunu tam anlamıyla kavramış olmalıdır.

  • Konu ile ilgili kaynakları tam olarak taramalı, elde ettiği bilgileri etkili ve doyurucu biçimde aktarmalıdır.

  • Objektif davranmalı, raporları bilimsel ölçüler içinde yazmalıdır.

  • Raporda yer alan olumlu ve olumsuz noktaları kesin delillerle somut şekilde açıklamalıdır.

  • Açık ve net ifadeler kullanarak yanlış anlaşılmalara fırsat vermemelidir.

  • Gereksiz ayrıntılara girmeden, sade ve net bir şekilde açıklamalıdır.

Rapor Yazma Teknikleri rapor nedir rapor yazma rapor nasıl yazılır rapor formatı rapor türleri
Buket Sağdinç
Buket Sağdinç
Blog Yazarı

Ankara Üniversitesi Fen Fakültesi Biyoloji Bölümü mezunu. Yaklaşık 15 yıldır profesyonel olarak dalgıçlık yapıyor ve çalışma hayatının çoğu turizm sektörü içerisinde geçti. Araştırmayı, öğrenmeyi ve öğrendiklerini aktarmayı keyifli buluyor. Şu an İstanbul İşletme Enstitüsü’nün yanı sıra bir kaç dijital içerik ajansında yazar olarak çalışmakta.

Benzer Yazılar
Doğru ve faydalı bilgiler sağlama konusunda kararlı olan uzman ekibimizle blogumuzu her zaman yeni makaleler ve videolarla güncelliyoruz. Güvenilir tavsiyeler ve bilgilendirici içerikler arıyorsanız, blog sayfamıza mutlaka göz atın.
Excel Raporlama Eğitimi
5
(3)

Excel Raporlama Eğitimi

30 Konu5 Saat
Excel Makro Eğitimi
5
(8)

Makro Eğitimi

46 Konu12 Saat
Ders EğitmeniDers Eğitmeni
750289
Muhasebe alanında bir adım öne geçmek istiyorsanız, Ön Muhasebe Eğitimi kursumuz tam size göre. Bu kurs, temel muhasebe ilkeleri ve kavramlarına kapsamlı bir genel bakış sağlar ve bu alanda yeni olanlar veya bilgilerini tazelemek isteyenler için idealdir.
5
(66)

Ön Muhasebe Eğitimi

11 Konu5 Saat
Mustafa KalafatMustafa Kalafat
550269