Proje Asistanı Nedir? Ne İş Yapar?

Proje asistanlığı, daha çok proje ve kampanya üreten STK ve danışmanlık kurumları için geçerli bir meslektir. Proje asistanı, ilgili süreçlerde projenin başındaki insanların da yönlendirmeleriyle çeşitli görevleri yerine getirir. Proje, çalışma ya da kampanyalarda ekibin bir parçası olarak tüm aşamalarda görev alır. Projenin planlanması, düzenlenmesi ve uygulaması gibi süreçlerde proje danışmanı ya da koordinatörün yardımcılarından biri proje asistanıdır.

Peki proje asistanlığı mesleği tam olarak nedir ve proje asistanı olmak için neler yapılabilir? Mesleği ve mesleğin gerekliliklerini tanımak için yazımızı sonuna kadar okumanızı tavsiye ederiz. 

Proje Asistanı Nedir?

Mesleğe geçmeden önce proje konusunu biraz daha açarsak mesleği de daha iyi kavrayacağızdır. Proje; ekonomik, sosyal, kültürel, sağlık, politika ve eğitim konularına değinen ve sunum hazırlayan bir işi kapsar. Projenin amacı, hazırlanışını ve uygulaması sırasında da birden fazla kişi görev alır. Sürecin işleyişini kontrol etmek ve en doğru projeyi harekete geçirmek için bir ekip çalışmasına ihtiyaç duyulur. İşte proje asistanı da bu ekipte yer alan yetkili kişilerden biridir. Projenin planlanma ve iletişim noktasındaki durumunu proje asistanı ele alır. Proje asistanı, ulusal ya da uluslararası projelerde yer alır. 

Proje asistanı, çoğunlukla proje üzerine çalıştığı için ilgili proje süreçlerine önceden hazırlıklıdır. Yani araştırma, teklif götürme, ilgili kurumlarla iş birliği gibi süreçlerde proje asistanı birçok görev edinir. Özellikle projenin yönetilmesi aşamasında proje asistanının da belli başlı işleri ve görevleri vardır. 

Proje asistanlığı mesleği, özellikle yeni mezunlara da açık bir alandır. Avrupa Birliği'nin olanakları çerçevesinde çeşitli danışmanlık şirketi ve kurumlarında çalışma olanağı bulunabiliyor. Bununla birlikte proje yönetimi ve etkin ekip çalışması için proje asistanının sahip olması gereken bazı nitelikler vardır. Öncelikle bir proje asistanının iletişim noktasında çeşitli yetkinliklere sahip olması beklenir. Asistanın iletişim becerileri konusunda; sözlü ve sözsüz iletişim yetkinliklerine sahip olarak iletişim sürecini başarıyla yönetmesi gerekir. Ayrıca proje yönetimi için kurumun kendi icra ettiği eğitimlere de katılarak ilgili süreçlerde zorlanmamak, proje asistanının dikkat etmesi gereken noktalardan biridir. 

Proje Asistanı Ne İş Yapar?

Proje asistanı, yetkin bir ekiple birlikte çalışır. Ekip içindeki görev paylaşımına uygun olarak proje yönetiminde çeşitli iş görevlerine sahiptir. İlgili proje, kampanya ya da çalışma için önceden birtakım hazırlıklar gereklidir. Proje asistanı da projenin ana hatları ve asıl fikri için araştırma, yazım, kurum paydaşlarıyla görüşme ve proje gerekliliklerini belirleme gibi süreçlerde rol oynar. Proje asistanı ne iş yapar sorusu, kurum ve alanın işine göre değişse de genel olarak bir proje asistanından aşağıdaki işler beklenir:

• Proje fikri ve aşamaları için ekip ile birlikte fikir geliştirir. 

• Proje ile ilgili iş birliği taraflarını ve paydaşlarını araştırır ve görüşür. 

• Projenin taslağını ve proje yazımının ana hatlarını oluşturur. 

• Projenin uygulama aşamasında gerekli iletişim ağıyla etkileşime geçer. 

• Birim ve proje yöneticilerin yönlendirmeleriyle proje koordinasyonunda görev alır. 

• Kampanya ya da sürecin planlanmasında görev alır. 

• Diğer birim veya departmanlarla görüşerek proje iletişimini etkinleştirir. 

• İlgili tüm proje belgelerini raporlar, arşivler ve veri tabanına aktarır. 

• Proje için medya planlaması ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin listesini yapar. 

• Üye ve iş birliği toplantılarının tutanaklarını tutar.

• Proje organizasyonunu sağlayacak adımlarda görev alır. 

Proje Asistanı Maaşları

Proje asistanı maaşları, kurumun iş yüküne ve alana göre değişir. Fakat proje asistanının asgari ücretin altında bir maaş alma durumu söz konusu olamaz. Proje asistanı Sivil toplum kuruluşlarında ve danışmanlık hizmeti veren kurumlarda çalışmaktadır. Bu alanlarda çalışan bir proje asistanı, 3.000 TL ila 5.000 TL arasında değişen bir maaş alır.

Deneyimsiz bir proje asistanı ise asgari ücret ile göreve başlayabilir. Deneyimi artan proje asistanı; üst düzey proje ve uluslararası çalışmalarda ise 5.000 TL'nin üstünde bir maaş alabilir. Kısacası çalışılan alan, projenin genişliği ve hizmet alanı ve ayrıca deneyim, maaş için belirleyici olmaktadır. 

Proje Asistanı Nasıl Olunur? 

Proje asistanı olmak için ilgili süreçlerde görev almaya hazır ve istekli olmanız gerekir. Gerçek bir projeyi yönetmek ve tüm aşamaların etkin bir şekilde ilerlemesinde görev almak kolay bir iş değildir. Bu süreçte görev alacak bir proje asistanının ilgili konu üzerinde yoğun çalışması beklenir. Tabii ki böyle bir durum için de asistanın sürece ve mesleğine ilgi duyması gerekir. Peki proje asistanı nasıl olunur sorusunun en belirgin yanıtları nelerdir?

Öncelikle proje asistanına gerek duyan alanlar, sosyal bilim bölümlerinden mezun olmayı önemsemektedir. Bu bölümleri sayarsak; işletme, sosyoloji, uluslararası ilişkiler, iktisat, siyaset bilimi ve kamu yönetimi, bilgi ve belge yönetimi, halkla ilişkiler ve yeni medya karşımıza çıkıyor. Fakat bazı iş ilanlarında mühendislik bölümlerinden mezun olma şartı da istenebiliyor. 

Bir başka nitelik ise proje yönetimi için önemli görülüyor. Ekip çalışmasına yatkın olmak ve iletişim becerilerine sahip olmak. Görünürde bu nitelikler adaylar tarafından fazla önemli görülmese de proje yönetmek söz konusu olduğunda, takım çalışmasındaki iletişimi ve stresi yönetmek, her şeydir. Proje üzerine ekiple birlikte fikir yürütmek ve iş birliği için çeşitli görüşmeler yapmak, proje asistanının temel görevlerindendir. Bundan dolayı proje asistanı ilanlarına başvurmadan önce kendinizi iletişim becerileri noktasında değerlendirmelisiniz. Ayrıca bu niteliklere ek olarak deneyim, yabancı dil yetkinliği, yaratıcı fikir üretme yetkinliği, sunum becerilerine sahip olma, ofis programlarını etkin kullanma, seyahat engeli bulunmaması ve gündemi takip etmek gibi nitelikler de istenmektedir. 

İlgili eğitim: Ms Office Sertifika

Proje asistanlığı, farklı alanlar dahilinde var olan bir meslektir. Bundan dolayı da her kurumun farklı beklentileri ve iş tanımı vardır. Örneğin, STK'lar için gönüllülük ve çalışma deneyimi çok önemlidir. Yine kampanya ve proje deneyimi de STK'da çalışmak için aranan niteliklerdendir. Bir de AB, TÜBİTAK ve KOSGEB çalışmaları için danışmanlık hizmeti veren kurumlar vardır. Buralarda çalışmak için de deneyim, öne çıkarıcı bir faktördür. Ayrıca organizasyon ve sunum becerilerine sahip olmak da önemlidir. Kısacası proje asistanlığı mesleği, farklı iş alanlarında var olan bir meslektir ve buna bağlı olarak da her kurumun farklı bir proje yönetme süreci vardır. Proje asistanının yapacağı işler ve yetkinlikleri de buna göre belirlenir.