Oryantasyon Hazırlama Eğitimi

Oryantasyon, Türkçe anlamıyla yön verme, kılavuzluk etme ve yönlendirme sözcüklerini içerir. Oryantasyon, bu anlamlarıyla bir yere ve işe yeni başlayacak kişilerin gerekli bilgi, fikir ve adaptasyon sürecini yönlendiren ve tanıtan kılavuzdur. Oryantasyonun bir süreci kapsaması da oryantasyon eğitimi ile mümkün hâle gelir.

Oryantasyon süreci ya da eğitimi, başta iş hayatı olmak üzere pek çok alanda da uygulanır. Örneğin, üniversite hayatını ve bölüm eğitimini tanıtmak için verilen bir dizi konferans, okul gezileri ve tanıtım faaliyetleri üniversite oryantasyon eğitimi kapsamındadır. Büyük ihtimal böyle bir oryantasyon sürecini yaşayarak oryantasyon eğitimine aşina olacaksınız. Bunun dışında genellikle işe yeni başlayacak çalışan adayları için oryantasyon eğitimi uygulanır. İş hayatındaki oryantasyon, işin ve çalışma ortamının gerekli bilgilerini, uygulamalarını, koşullarını öğrenme ve uyum sağlama üzerine kuruludur.

Çalışma hayatına girişte yaşanabilecek zorlukların ve uyumsuzluğun önlenmesini amaçlayan oryantasyon süreci hem işveren- insan kaynakları için hem de çalışan için önemlidir. Bu sürecin doğru uygulanması ve eğitimin kapsamının doğru adımlardan oluşması da oldukça önemsenmelidir. Yoksa kısa ya da uzun olsun, bu süreç bir fayda sağlamadan boşa harcanmış görülebilir ve bu durum da her iki taraf için  işlevsiz bir sonuca dönüşür. Bunun önüne geçmek ve süreci doğru yönetmek için oryantasyon eğitiminin içeriğini incelemek yerinde olacaktır. 

İş yerinde uygulanan oryantasyon eğitimi hakkında hem çalışanın hem de işverenin bir bilgi ve fikir sahibi olması gerek. Neyi, neden yaptığını bilmeyen bir işveren ile eğitim süreci hakkında bir ön bilgiye sahip olmayan çalışan, süreci iyi yönetemez. Bunun önüne geçmek için iş hayatına girmeye hazırlanan her çalışan adayı oryantasyon eğitiminin içeriği hakkında şirketten bilgi almalı ve yönetimin de işe alımda bunu belirtmesi gerekir. 

İşveren ve insan kaynakları açısından, işe alınacak çalışan adayı, işletmenin temel prensiplerini, çalışma ortamını ve amaçlarını en iyi şekilde öğrenebilmeli ve sürece dahil olabilmelidir. Buna uygun olarak iş başlangıcı öncesi, işletmenin genel tanıtımı, üretim süreci, müşterileri ve hedefleri oryantasyon eğitiminde anlatılır. Ayrıca işletmenin, çalışana temel ve sosyal haklarını, görevlerinin icra edilişini ve işletme kurallarını da tanıtması gerekiyor.

Oryantasyon eğitiminin önemi ne kadar vurgulansa da her işletmenin böyle bir süreci takip ettiği söylenemez. Bunun yerine oryantasyon eğitiminin süresi boyunca deneme süreci uygulanır. Oryantasyon eğitiminin süresi, işletmenin kendi çalışma prensiplerine ve  çalışan pozisyonuna göre değişiklik gösterir. Bununla birlikte 2 haftalık ya da 6 aylık bir süre, pozisyonun niteliğine ve kurumun prosedürüne göre ayarlanır. 

Oryantasyon eğitimi boyunca çalışanın kendi departmanı ve diğer departmanları ayrıntılı olarak anlatabilmeli ve çalışanlar arası uyum, bu eğitim sürecinde sağlanmalıdır. Çalışanın kuruma, çalışma arkadaşlarına ve kendi pozisyonuna yeterince uyum sağlaması adına işletmenin bu süreçte çalışanının sorularına, eksiksiz yanıt vermesi ve uyum için gerekli eğitim programını etkinleştirmesi beklenir.

Oryantasyon süreci ya da eğitimi, işveren ile çalışan arasındaki çalışma prensiplerini anlamayı sağlar. Bu süreçte çalışan, öğrenmesi elzem olan iş yükümlülüklerini, kurumun işleyişini kavrar. Oryantasyon eğitiminin hem kurum hem de çalışan için fayda yaratması için kurumun ciddi bir oryantasyon programı olmalıdır. Özellikle bu konu hakkında insan kaynakları departmanının nitelikli ve işlevsel bir eğitim planlaması hazır olabilmeli ve bu eğitim planı da kurumun yapısına uygun hazırlanmalıdır. Başarılı ve doğru bir oryantasyon eğitiminin faydalarına göz atarsak da şunları sıralamak mümkün:

• Oryantasyon, kişinin işletmeye ve işine olan uyum sürecini kolaylaştırır.

• Çalışan, departmanlar arası çalışma mantığını ve iş birliğini yerinde tanır. 

• Hem işletme hem de çalışan açısından verimli çalışma için karşılıklı beklentiler, nitelikler, sorumluluklar tanıtılır.

• Çalışanın kısa sürede işletmeye bağlılığını sağlayabilir. 

• Çalışan, çalışma ortamını yakından tanır ve kendi çalışma prensibini uygulamaya başlar. 

• İşletmenin kendi imkânları, çalışan hakları ve ilk iş günü yapılacaklar öğrenilir. 

• İşletme açısından oryantasyon eğitim sonucu raporlanır ve bir sonraki eğitim için veriler analiz edilir.

• Personelin, diğer çalışanlarla kaynaşması ve birbirlerine alışmaları sağlanır. 

• Çalışanın, yeni işindeki stres durumu azalır ve özgüven eksikliği aşılabilir. 

Bir ilan gördünüz, biraz araştırma yaptınız, gerekli şartları taşıdığınızı fark ettiniz. İletişime geçtiniz ve CV bıraktınız. Bir gün sizi arayıp başvurunuzun olumlu sonuçlandığını söylediler. Tebrikler! İşe alındınız. Onlarca kişi arasından seçildiniz. Peki, size ‘‘Yarın gel başla’’ mı diyecekler? Tabii ki böyle bir şey söylemeyecekler. Yarın ofiste ilk gününüz. Kim hangi departman da ve hangi görevde tanıştırılırsınız.

Başarılı ve doğru bir eğitim programı, yukarıda sıraladığımız faydaları beraberinde getirir. Bunun uygulaması doğru yapabilmek ve ölçebilmek adına insan kaynakları departmanı, mesleki oryantasyon hakkında bilgi ve fikir sahibi olmalıdır. Öncelikle İK departmanının kendisine sorup cevaplaması gereken bazı sorular ve cevaplar vardır. İşletme için oryantasyonun önemi ne ve eğitim süreci hangi amaçlara göre yapılıyor?

Bir işletme, oryantasyon süreci planlamak niyetindeyse buna uygun bir uyum- çalışma sitemi hazırlayabilmelidir. Süreci personel için kolaylaştıracak adımların olmasıyla beraber, işletmenin kazanımları da ele alınmalıdır. Bu kapsamda işletme kazanımlarını belirlemek ve süreci verimli kılmak, yalnızca insan kaynaklarının sorumluluğunda değildir.

Süreci verimlilik esasına uygun olarak dizayn edecekler arasında yöneticiler de vardır.  Yöneticiler ve İK yetkilileri, kurum kültürü ve yönetim anlayışlarına uygun nitelikte, çalışanın süreci doğru anlayabileceği bilgi ve uygulamaları ön plana çıkarır. Böylece personel, gerekli bilgi ve uygulamaları edinerek kısa sürede işletmeye katkı sunacak görevleri sorunsuz yerine getirebilir. 

Bununla beraber başarılı bir eğitim sürecinde, personele yalnızca bilgi verilmesi doğru değildir. Personelin de beklentilerini sormak ve cevaplamak, güven verici bir kurum kültürü için gereklidir. Aynı zamanda oryantasyon sürecinin öncesi kadar sonrası da dikkate alınmaya değerdir. Verimli ve fayda sağlayan bir oryantasyon eğitimi verebildi mi, temel amaçlara uygun bir eğitim süreci sunuldu mu, personelin soruları cevaplandı mı?

Bu gibi soruların cevapları, işletmenin bir sonraki oryantasyon eğitim süreci için önemli veriler sunar. Değerlendirme ve personelden alınan geribildirim, uygulama eksiklerini ve kazanımları ortaya çıkarır ve bu sonuç işletmenin etkin oryantasyon eğitim planı geliştirilmesinde kullanılır. Eğitim süreci boyunca personel, insan kaynakları ve yöneticilerin rol aldığı bir program, adımların belirlenmesi, uygulanması ve denetlenmesiyle başarıya ulaşır. Hem personel açısından hem de işletme açısından oryantasyon eğitimi, ölçülebilir faydaları ve kazanımları sağlayarak sona ermelidir. 

Şirketi daha çabuk tanırsınız, çalışanlarla daha çabuk iletişim kurarsınız, daha çabuk ve daha rahat iş yapabilirsiniz, neyi kimden ne zaman nasıl isteyeceğinizi deneme yanılma yolu ile değil de size gösterilen doğrultuda talep edebilirsiniz. Eğer oryantasyon eğitimi verilmezse, bu saydıklarımızı deneme yanılma yoluyla tecrübe edebilirsiniz ama işe alışma süreciniz uzayabilir. Sonuçta her insan aynı kabiliyete sahip değil.

Sonuçta rakipleriniz var ve hızlı bir şekilde onları geçmeniz lazım. Oryantasyon sizi bu durum için bir adım öne taşır. İşveren işe aldığı kişiyi bu süreçte daha iyi gözlemler, işe başlayan da şirket süreçlerini öğrenir, karşılıklı bir kazan-kazan durumu vardır. Üniversiteye başladığım ilk gün oryantasyon namına bir şey göremedim.

Deneyime sahip olan arkadaşların anlattıkları ile yola koyuldum. Ve birçok şey ayağıma dolandı. Şimdi şöyle bir düşündüğümde ilk sene FF sayımın fazla olmasının sebebi bana oryantasyon eğitiminin verilmemiş olması. Çünkü ben sınav geçmek için gerekli not ağırlığı kaçtır, sınavlardan kaç alırsam ders tehlikeye girer ve durumu toparlamam için sonraki sınava daha iyi hazırlanmam gerekir gibi konuları bilmiyordum.

Bu sorunun cevabını tahmin etmesi zor değil.  Hani okulun ilk günü size etraf gezdirilir ya da üniversitenin ilk günü size bir konferans verilir. İşte bunlar da birer oryantasyon eğitimidir. Tabi bunlar biraz basit olanları. Asıl oryantasyon yeni bir işe başladığınızda kullanılır ve kariyer yönetimi için çok kilit bir noktadır. Şimdi temel konumuza geri dönebiliriz. Oryantasyon eğitimi günümüzde maalesef kurumsal şirketlerle sınırlı kalmakta.

Ben genelde ‘‘ilk gün’’ deyip duruyorum ama oryantasyon bir süreçtir. Bu süreci ise işin ehemmiyeti belirler. Bu süreç bir gün de olabilir, bir hafta ya da bir ay da. Temelde işin karmaşıklığına ve pozisyon önemine göre 2 hafta 6 ay arasında değişebilir.  Aslında toplumumuzda oryantasyon kültürü vardır. Nasıl mı? Bir işe girdiğinizde ki bu hangi iş olursa olsun önemi yok çevre tanıtılır ne yapmanız gerektiği gösterilir ve "yarın gel başla" diye talimat verilir.

İlk başlarda bir yanlışınız olursa hemen düzeltilir, doğrusu ne ise gösterilir yani size yardım edilir. İşe alışana kadar bir deneme ve eğitim sürecine girersiniz. İşverenler her zaman için en iyi elemana sahip olmak ister. En deneyimli olanını eksik olan pozisyona en yatkın olanını seçer. Böyle biri yok mu? Gerekirse kendi yetiştirir. İşveren tarafından amaçlanan mümkün olan en kısa zamanda kişinin işe adapte olmasıdır.

İşe alıştırma, işe alma fonksiyonunun bir parçası olarak görülmelidir. Personel, grup olarak değil tek tek ele alınmalıdır. Oryantasyon, personel fiilen işe başlamadan önce gündeme gelip belirlenmelidir. Eğitimi verecek olan şahsın donanımlı ve konu hakkında yeterli deneyim seviyesinde olması da şarttır.

Oryantasyon eğitiminin en önemli yanı da her çalışanı deneyim yönünden az çok eşit duruma getiriyor olması. İşe alıştırma eğitiminin amacı bireye işi ile yetenekleri arasında bir ayarlama yapma ya da yeteneklerini en iyi gerçekleştireceği işi seçme olanağı vermesidir. İşe alıştırma eğitiminin temel amacı, personeli işletmeye kazandırmaktır. Başarılı bir işe alıştırma programı, şirket ve yeni personelin beklentilerini karşıladığı için gereklidir ve aşağıda yazdığım maddelere yarar sağlamaktadır.

• Yeni personele şirketin departman hedeflerini, değerlerini tanıtıp kendisinin bütün içindeki rolünü anlaması.

• Öğrenme süresini kısaltması ve personelin hedefleri gerçekleştirmesine yardımcı olması.

• Personele ilişkin misyon, hedef, değerleri, organizasyon yapısı ve fonksiyonları ile ilgili temel bilgileri sunarak pozitif iş ilişkileri geliştirmesini sağlaması

• Zaman ve emekten tasarruf sağlaması.

• İşe alıştırma eğitimi ile başlama dönemlerinin ilk aylarında oldukça yüksek olan işten ayrılma eğiliminin azaltılması.

Ayrıca bu maddeler oryantasyon çeşitlerinin temel taşlarıdır.

Oryantasyon çeşitleri Temel oryantasyon ve Mesleki oryantasyon olmak üzere iki çeşittir.

Temel Oryantasyon

Temel oryantasyon’ da şirketin kurumsal yapısı, geçmişi ve bugünü, alt-üst yapısı, üst yapıyı yöneten yönetici isimleri, şirketin organizasyon yapısı, maaş ödemelerinin ne zaman ve nasıl olduğu, üretilen mal ve hizmetlerin ne olduğu, şirketin amacının ne olduğu, şirketin kuralları ve politikaları, ücret ödeme günlerinin ne zaman olduğu, ne gibi hataların cezaya tabi tutulduğu, tatil günleri ve izin alma şartları, paydos ve mola saatleri, ulaşım şekli ve servis olanağı, personel yönetmeliği gibi genel bir eğitim verilir. Alt –üst çalışanlarla tanıştırılma yine temel oryantasyonda gerçekleşir.

Mesleki Oryantasyon

Mesleki oryantasyon’ da çalışanın işbaşında öğrenerek uygulamayı kolaylaştırması ve işe uyum sürecinin kısaltılması amaçlanır. Bu süreçte oryantasyon sorumlusunun, çalışanın hangi bilgiye nasıl erişebileceğini açıklaması, çalışma ortamı alışkanlıklarının ve şirket çalışanları kültürünün aktarılması, yeni çalışan için risk barındıran bir iş ise oryantasyon süreci boyunca gerekli güvenlik önlemlerinin alınması gibi daha ileri kapsamda verilen eğitimdir. Ayrıca bu iki oryantasyon çeşidi iş başında eğitimin yapıldığı anlamına gelir.

• Eğitilecek personel hazırlanır.

• Eğitilen personele asıl çalışma ortamında yapacaklarının gösterilmesi.

• İşi tek başına yapabilir hale gelmesinin sağlanması.

• Tekrar yardıma ihtiyacı olduğunda kimden yardım isteyebileceğinin gösterilmesi.

Ayrıca işbaşında eğitimin önemli olan bir tarafı var. Öğrenme isteğinin iş başında uygulamalı olarak daha rahat uyandırılması ve sonucunda da kişinin görevden uzaklaşmamış olması işbaşında eğitimin önemli, avantajlı yönleridir.

Oryantasyon eğitimi işçi için deneyim ve işe hızlı adapte olma, işveren için yeni işçiden kısa sürede tam verim almak açısından karşılıklı bir kazanç durumunu ortaya çıkarır.

Genellikle her özel kurum oryantasyon eğitimi verir. Vermeme durumu söz konusu olursa eğitim isteme hakkınız vardır.

Geneli itibari ile ülkemizde böyle bir kurum mevcut değildir. Bazı belediyelerin insan kaynakları ve eğitim departmanları bu alanda hizmet vermekte.