Şirketlerde Süreç Yönetimi Nasıl Olmalıdır?

Bir ya da daha fazla girdinin kuruluş içi veya dışındaki müşteriler için çözüm oluşturan bir ya da daha çok çıktı şekline dönüştürülmesinin sağlandığı bir faaliyet ya da karşılıklı ilişkileri olan faaliyetler kümesidir. Girdileri olan, bunlara müşterileri için değer ekleyen ve çıktı üreten bir faaliyetler dizisidir. Belirli bir çıktı (ürün ya da hizmet) elde etmek için, birbirleriyle etkileşim içerisinde bulunan insanlar, ekipman, malzemeler, yöntemler ve çevresel unsurların bir toplamıdır. İşletme girdilerini, işletme çıktılarına dönüştüren faaliyetlerin birleşimidir. Süreç üç temel faaliyet çeşidinden oluşur: değer yaratan yani müşteriler için önem taşıyan faaliyetler; temel olarak fonksiyonel, bölümsel veya örgütsel sınırlar arasında iş akışını sağlayan faaliyetler; kontrol faaliyetleri. Süreç iyileştirme ve fikir üretimi faaliyetleri de oldukça önemlidir.

Bir organizasyonel süreç başı ve sonu belli olan iş demektir. Bir başka deyişle, bir işi yapmak için gerekli alt işler ve detay işlerden oluşan faaliyetler kümesidir. Süreçler, en yalın açıklamayla, bir işletmenin müşterileri için “ne yaptığı” dır. Süreçler, işletmenin sunduğu ürün ve hizmetleri yaratan mantıksal iş toplamıdır.

Bir süreç girdilerin (insan gücü/hizmetler, ekipman, malzemeler, yöntemler ve ortam) çıktı (insan gücü/hizmetler, ekipman, malzeme ve yöntemler) şekline dönüştürülmesidir. Dönüştürme; zaman, yer ve şekil konularında değer eklenmesi ya da yaratılmasını da içerir. Değer ile ilgili konular aşağıdaki gibi zaman, yer ve şekil değeri olarak incelenebilir:

• Zaman Değeri: Gereksinim duyulan şeylerin zamanında elde edilmesi; örneğin acıktığımız zaman yiyiceklerin hazır olması ya da materyal girdilerinin zamanında hazır olması gibi. Bu kısımda zaman yönetimi önemli bir unsurdur.

• Yer Değeri Gereksinim duyulan şeylerin, gereksinim duyulan yerde hazır olması; örnek olarak yakıtın rafineride değil de, aracımızın deposunda olması, ya da lastik imalatında kauçuğun fabrikada olması gibi.

• Şekil Değeri: Herhangi bir şeyin gereksinim duyulduğu şekilde hazır olması, örneğin ekmeğin kızartma makinesine girmeden önce dilimlenmiş olması, evrakların dosyalanmadan önce delinmiş olması gerekliliği gibi. 

Önde Gelen Şirketlerde Süreç Tanımlaması

Süreç Tipi: Operasyonel süreç

Süreç: Üretim

Stratejiler: Büyüme stratejisi

Politikalar: TKY, TPM, JIT, Kalite politikası, Çevre Politikası,Yalın Üretim(Yalın Yaklaşımı)

Girdiler: Servis bilgileri, garanti içi dönen ürünler, ürün spesifikasyonları, malzeme, müşteri memnuniyet anketi

Kaynaklar: Enerji, işgücü

Ekipman: Teçhizat, Tesisler

Standartlar: ISO 9000, ISO 14001

Tetik: Pazar talebi, Satış tahminleri

Sürecin Sesi (Eksikleri): Üretim süreci gözden geçirme sistematiği eksik, üretim sürecinin esnekliği yetersiz, süreç değerlendirme sistematiği tanımlı değil, işletmeler arası dökümantasyon farklılıkları var, hizmet sunma süreci ile ilgili olarak bilgi akışı eksik, sistem benchmarkları (kıyaslama unsurları) yok.

Süreç Performans Ölçütleri: Adam-saat verimlilik (direkt işçilik); adam-saat verimlilik(toplam işçilik), hurda malzeme maliyeti/toplam malzeme maliyeti, yarı mamul stok-gün, toplam çevrim süresi(cycle time), garanti gideri/toplam maliyet, süreç özdeğerlendirme puanı, müşteri memnuniyet oranı, kapasite kullanım oranı.

Çıktılar: Ürün, Yarı mamül.

Müşteriler: Satış, Tüketici Hizmetleri, Dağıtım, Diğer işletmeler.

Müşterinin Sesi (Beklentiler): Kalite, zamanında teslimat, fiyat uygunluğu.

Çıktı Performans Ölçütleri: Servis arıza oranları, geri dönen mamul oranı, garanti gideri/toplam maliyet, ürün tatmin endeksi, üretim programına uygunluk, toplam ürün adedi, genel imalat giderleri, işçilik maliyeti.

• Hatalı ürünler, müşteri iadeleri

• Siparişlerin zamanında yetişmeme durumu

• Müşteri siparişlerinin sürekli değiştirilmesi

• Kar marjının düşmesi

• Stoklar için yer sıkıntısı

• Maliyetlerin yüksek olması gibi etkenler; endüstriyel gelişim içinde farklı dönemlerde, farklı sistemler de çeşitli yaklaşımlara ve düzeltmelere gidilmesine sebep olmuştur. 

• Yalın Yaklaşım Nedir?

• İdeal sistem nedir?

İdeal Sisteme Giden Yol Hangisidir?

Yalın Üretim; Günümüz dünyasında küreselleşme herkesi rekabet ortamının içine çekmektedir. İşletmelerde kalite yönetimi, maliyetlerin optimize edilmesi ve zaman yönetimi gibi unsurlar pazarı ve rekabet ortamını yönlendiren en önemli etkenlerdendir.

Geleneksel üretim sistemleri bu hedeflere ulaşmamıza yeterli imkânı vermemektedir. Firmalar genellikle bu hedeflerden birine ya da ikisine odaklanmakta ve üretim sistemlerini buna göre şekillendirmektedirler. Yalın yönetim hedeflerin aynı anda gerçekleşmesine olanak tanımaktadır.
Yalın Yönetim, süreçlerdeki israfları elimine ederek maliyet ve üretim zamanını düşüren ve kaliteyi artıran sistematik bir yaklaşımdır.

İlk olarak Totoya tarafından geliştirilen ve uygulanan Yalın yönetim, bir yönetim felsefesi olarak bugün üretimin yanında birçok farklı hizmet sektöründe de (sağlık, eğitim ve finans gibi) uygulanmaktadır.

Yalın düşüncenin temelinde israf ,kayıpların(muda) ortadan kaldırılması ve sürekli iyileştirmenin sağlanması yer almaktadır.

Yalın Yönetim Prensipleri

• Değerin Tanımlanması: Yalın düşüncede her faaliyet değer kavramına göre değerlendirilir. Değer, müşteri tarafından tanımlanır. Müşterinin gözünde değer kabul edilmeyen her faaliyet israftır.

• Değer Akış Analizi: Yalın düşüncede ikinci adım değer akışının analiz edilmesidir. Sürecin tüm adımları hammaddeden nihai ürüne kadar tanımlanır. Böylece süreçte yer alan israflar ortaya çıkartılır.

• Sürekli Akış: Müşterinin tanımladığı değeri, istenen kalitede ve zamanda, en ucuza üretmek için tanımlanan israfların elemine edilerek kesintisiz akışın sağlanmasıdır.

• Çekme Sistemi: Bu aşama, müşterinin ürünü/hizmeti istediği zaman almasına olanak vermekte ve müşteri talebi olmadan üretim yapılmamasını sağlamaktadır.

• Mükemmellik Arayışı: Sistem sürekli iyileştirilerek mükemmel bir yapıya kavuşması hedeflenir.

Yalın Yönetimde 7 Temel İsraf

• Hatalı üretim veya ürünün tamiri israftır.

• Gereğinden fazla veya erken üretim israftır.

• İş için gereğinden fazla elde tutulan herşey ve tamir için beklemeler israftır.

• Katma değer yaratmayan iş adımları ve/veya müşteriye değer katmayan işlemler israftır.

• Gereksiz ekipman, hammadde, yarı mamül ve mamül taşımaları israftır.

• İyi organize edilmemiş iş ortamı nedeniyle oluşan gereksiz hareketler israftır.