AnasayfaBlogSekreter Nedir? Sekreter Görevleri
Nedir?

Sekreter Nedir? Sekreter Görevleri

23 Ocak 2020
Sekreter Nedir? Sekreter Görevleri

Özel sektörde veya kamu kuruluşlarında, üst düzey yöneticilere yardımcı olarak çalışırlar. Haberleşme, yönetim ve yönetim yazışmaları, birimler arası iletişim, idari ve ofis içinde gerekli tüm işlerde yöneticiye bağlı çalışırlar. Bir yönetici için önemli bir destekleyicidir. Günlük akış, iş notları, görüşülmesi gereken kişiler, toplantılar tamamen sekreter görevini üstlenen çalışanın kontrolündedir. Genel olarak bürolarda görev alırlar. Sekreter sözcüğü genellikle yönetici sekreterlerine verilen addır. Sekreter, çalışmakta olduğu yöneticisini temsil etmekle görevlidir.

Sekreterin en temel vasıflarının başında insan ilişkilerinin kuvvetli olması, öz disipline sahip olması gelmektedir. Sekreterin temel görevi, yöneticisinin yapmakla yükümlü olduğu işleri vaktinde ve tamamen bilgilendirme amaçlı yöneticisine hatırlatmasıdır. Sekreter aynı zamanda, ofis ziyareti yapan insanlara, uzmanlık alanına uygun olarak karşılama yapar ve mesleki imajını doğru bir şekilde yansıtır. Çalışma alanına göre sekreterlerin görevleri değişiklik gösterir.

Sekreter Ne Demek?

Kurum içinde ve kurum dışında yürütülmesi gereken tüm işleri takip eden büro görevlisi olarak tanımlanır. Büro işleyişi konusunda bilgi sahibidir ve emir almadan tüm sorumlulukları üstlenecek yeteneğe sahiptir. Kendisi için belirlenen yetki sınırlarını aşmadan karar verebilen büro görevlileridir. Sekreterin sahip olması gereken üç nemli nitelik vardır. Bunlar, mesleki nitelik, dış görünüş ve davranış kuralları olarak değerlendirilir.

Sekreter olabilmek için üniversite bölümleri içinde yer alan “büro yönetimi ve asistanlığı” iki yıllık ön lisans bölümlerinden mezun olmak gerekir. Teorik bilgilerin yanı sıra online eğitim, sekreter veya yönetici asistanlığı tercihiniz konusunda yardımcı olmaktadır. Enstitü online eğitimleri içinde yer alan etkin yönetici asistanlığı kursu yöneticinizle, ofis içi çalışanlar ve ofis dışı tüm etkenler ile baş edebilme becerinizi geliştirmekte yardımcı olacaktır.

Sekreter Görevleri

Sekreterin, öncelikli sorumluluğu yöneticisidir. İşverenin, sekreterden beklediği görevler aşağıdaki gibidir.

  • Yöneticisinin yapması gereken telefon görüşmelerini ve randevularını belirlemek, takip etmek.

  • Telefon görüşmelerinde kibar ve saygılı davranmak. Türkçeyi doğru kullanmak.

  • Yöneticisine zaman yönetimi konusunda yardımcı olmak.

  • Çalışma alanına, kurum içi ve kurum dışından gelen konuklarla ilgilenmek.

  • Yöneticisine günlük akışla ilgili hatırlatmalar yapmak.

  • Yöneticisinin tebrik kartı, davetiye şeklinde taleplerini hazırlamak ve gereken zamanda ilgililere ulaştırmak.

  • Yöneticiye ait dosyaları düzenlemek ve korumak.

  • Yazışmaları hazırlamak, imza takibi yapmak ve onaya sunmak.

  • Çalışma alanına ulaşan evrak ve notları hızlı bir şekilde yetkili kişilere ulaştırmak.

  •  Yöneticisinin bulunduğu odaya kendisi ile ilgisi olmayan kişilerin girmesine engel olmak.

  • Çalışma ortamının düzenli ve temiz olmasını sağlamak.

  • Ofis programlarına hakim olmak.

  • Ofis içi etik tüm kurallara uyum sağlamak.

  • Belirlenen sınırlar içinde insiyatif kullanabilmek.

  • Zaman zaman yoğunlaşacak iş temposuna uyabilmek. 

 

Sekreter Çeşitleri

  • Yönetici sekreteri: Bir kurumun üst düzey yöneticilerinin yardımcılarıdır. İyi bir eğitimi, yabancı dil bilgisi ve yaratıcı olması beklenir. Yönetici tarafından beklenen tüm görevleri, kontrole gerek kalmadan yerine getirmekten sorumludur. Yöneticinin başarısına katkısı büyüktür. Tüm kaynaklardan gelen bilgileri, raporları inceler ve düzenler. Yöneticiyi en iyi şekilde temsil eder.

  • Yönetim kurulu sekreteri: Yönetim kurulu başkanı ile birebir çalışır. Genel müdür ve yönetim kurulu başkanına ait tüm işlerin takibinden sorumludur.

  • Tıp sekreteri: Hastane servislerindeki yöneticilerin ve doktorların tedavi süreci, hastanın takibi, malzeme temini, yazışma gibi önemli görevlerini üstlenir.

  • Hukuk sekreteri: Hukuk büroları, baro ve adliyede görev alırlar. Dosya takibi, adli yazışmaların yapılması ve arşiv düzenlemelerinden sorumludur.

  • Ticaret sekreteri: Ticari işletmelerde yönetim ile çalışır. İletişim, yazışma gibi hizmetleri takip eder. Görevleri çok önemlidir. Sekreterin yapacağı bir hata, müşteri iletişiminde veya kaybında büyük rol oynar. Görevi üstlendiği andan itibaren büyük bir titizlik ve dikkatle çalışmalıdır.

  • Basın sekreteri: Gazete veya dergi hazırlık aşamasında basın görevlisi ile ortak bir çalışma yürütür. Yazarlar ve muhabirlerle de iletişim halinde olarak işlerin yürümesi sağlar.

  • Turizm Sekreteri: Turizm büroları bölgelerdeki turizm hareketlerini tespit eder. Büroları, sekreterler yönetmekle görevlidir. Sekreterler, müşteri memnuniyeti için önemli bir görev üstlenir. Müşterileri bilgilendirmek, yazışmaları takip etmekten sorumludur.

  • Muhasebe sekreteri: Büro çalışanıdır. Muhasebe içindeki gerekli tüm işlerin takibini yapar.

  • Finans sekreteri: Yöneticinin karar alma sürecinde işlerini kolaylaştırmak üzere gerekli tüm belgeleri hazırlamaktan sorumludur.

Sekreterde Bulunması Gereken Nitelikler

  • Mesleki nitelikler: Büro araç ve gereçlerini doğru ve hızlı kullanıyor olmalıdır. Ofis içi ve ofis dışı yazışmalar ve raporlara hakim olmalıdır. İnsan ilişkileri kuvvetli ve ara bulucu yeteneği bulunmalıdır. Protokol kurallarını iyi bilmelidir. Yöneticisi olmadığı zamanlarda, zaman akışını yöneterek yokluğunu hissettirmemelidir. Türkçeyi iyi konuşması ve yazması en temel mesleki niteliklerindendir. Günümüz koşullarının olmazsa olmazlarından haline gelen yabancı dil bilmesi önemlidir. Analitik düşünme yeteneğine sahip sekreterler, işleri daha hızlı çözümlerler. En önemli nitelikleri mesleklerini severek yapıyor olmalarıdır.

  • Kişisel Nitelikler: Dış görünüş ve karakter özellikleri olarak ikiye ayrılır. Karakter özelliklerini değerlendirdiğimizde, güvenilir, çalışkan, görgülü, kibar, azimli, kararlı olması en önemli kişisel özellikleri arasında karşımıza çıkar. Dış görünüş özelliklerini değerlendirdiğimizde, görünümüyle karşısındaki insanlar üzerinde olumlu etki yaratmalıdır. Çalışma alanının kurallarına uygun kıyafet seçimi yapmalıdır. İş görüşmeleri, toplantılar için ciddiyeti temsil eden tercihlerde bulunmalıdır.

İşverenin Sekreter Seçiminde Belirlediği Unsurlar Nelerdir?

Sekreter seçiminde öncelikli olarak öz disiplini olan adayların başvuru yapması beklenir. Diğer unsurları inceleyelim.

  • Yönetici, zaman yönetimine çok önem verir. Zaman yönetimi becerisi yüksek olan aday arar.

  • Disipline önem veren, titiz çalışan, detaylarla yakından ilgilenen adayları belirler.

  • İç ve dış ilişkilerdeki yazışmalar ve sözlü iletişim kabiliyetinin yüksek olmasını bekler.

  • Proaktif ve inisiyatif kullanma becerisi gelişmiş olmasını ister.

  • Görev önceliklerini başarıyla değerlendirecek, talepleri yönetebilecek adayları tercih eder.

  • Yoğun iş temposu içinde enerjisini kaybetmemesini bekler.

  • Çalışmalar esnasında kontrol ihtiyacı gerekmeden, yüksek motivasyona sahip olmasını bekler.

  • Sabırlı olması en önemli kriterler arasındadır. Fazla sayıda problemi aynı anda sabırla yürütebilme kabiliyeti olmalıdır.

  • Şirket içi bilgileri, yöneticisi dışında başka iş ortakları ile paylaşmaması beklenir.

  • Yöneticisini her ortamda temsil edebilecek bilgi ve donanıma sahip olabilecek adaylar tercih edilir.

  • Türkçe dil bilgisi kurallarına  ve uluslararası çalışan firmalar özellikle yabancı dile önem verir.

  • Dış görünüşüne özen gösteren ve şirket kurallarına uyabilecek adaylar tercih edilir.

Sekreterin görevleri nelerdir?

Yöneticisinin yapması gereken telefon görüşmelerini ve randevularını takip etmek ve telefon görüşmelerinde kibar ve saygılı davranmak. Türkçeyi doğru kullanmak. Yöneticisine zaman yönetimi konusunda yardımcı olmak. Yöneticisine günlük akışla ilgili hatırlatmalar yapmak. Ofis programlarına hakim olmalıdır.

Turizm sekreterinin görevleri nelerdir?

Turizm büroları bölgelerdeki turizm hareketlerini tespit eder. Büroları, sekreterler yönetmekle görevlidir. Sekreterler, müşteri memnuniyeti için önemli bir görev üstlenir. Müşterileri bilgilendirmek, yazışmaları takip etmekten sorumludur.

Sekreterin mesleki nitelikleri nelerdir?

Büro araç ve gereçlerini doğru ve hızlı kullanıyor olmalıdır. Ofis içi ve ofis dışı yazışmalar ve raporlara hakim olmalıdır. İnsan ilişkileri kuvvetli ve ara bulucu yeteneği bulunmalıdır. Protokol kurallarını iyi bilmelidir. Yöneticisi olmadığı zamanlarda, zaman akışını yöneterek yokluğunu hissettirmemelidir. Türkçeyi iyi konuşması ve yazması en temel mesleki niteliklerindendir.

sekreter yönetici yönetici asistanı zaman yönetimi yabancı dil
Esra Girgin

İşletme Eğitimimi tamamladıktan sonra uzun yıllar eğitim sektöründe hizmet verdim. Eğitim alanında çalışmalara devam ederek, her alanda içerik üreterek, kendimi geliştirmeye devam ediyorum.

Benzer Yazılar
Doğru ve faydalı bilgiler sağlama konusunda kararlı olan uzman ekibimizle blogumuzu her zaman yeni makaleler ve videolarla güncelliyoruz. Güvenilir tavsiyeler ve bilgilendirici içerikler arıyorsanız, blog sayfamıza mutlaka göz atın.