Halkla ilişkiler, şirketlerin ve yönetim anlayışının çok önemli ve değer yaratan iş alanlarından biri. Fakat halkla ilişkileri yalnızca tek bir anlayış ya da uygulama içine hapsederek harekete geçirmek doğru bir planlama değil. Halkla ilişkiler oldukça dinamik bir alan ve neredeyse tüm durumlar ve koşullar için çeşitli uygulamaları devreye sokabilen de bir disiplin. Özellikle kriz ve etkin iletişim konusunda iki kavram halkla ilişkilerin genel seyrini açıklıyor. Bugün sözünü edeceğimiz reaktif ve proaktif halkla ilişkiler, birbirinden farklı uygulamalar sunarak işletme yönetimi içinde yer alıyorlar. Yazımızın bundan sonraki bölümünde de reaktif ile proaktif halkla ilişkilerin farkı nedir, bunu irdeleyeceğiz.
Reaktif ile Proaktif Halkla İlişkilerin Farkı Nedir?
Reaktif ile proaktif halka ilişkilerin farkı, uygulama ve işletmenin genel durumundaki gidişata göre belirginleşiyor. Reaktif halkla ilişkiler, proaktif halka ilişkilerden farklı olarak etki-tepki anlayışına bağlı bir iletişim sürdürür. Yani reaktif halkla ilişkileri, yaşanan olay ve durumlara karşı verilmesi zorunlu tepki olarak düşünebiliriz. Oysa proaktif halkla ilişkilerde ise hedef kitle nezdinde ya da dış çevrede yaşanan durumlara göre halkla ilişkilerde uygulanmaz. Proaktif halkla ilişkiler, iletişimin gerekli bir olduğundan hareket ederek geniş bir iletişim anlayışı benimser. Reaktif halkla ilişkiler ile proaktif halkla ilişkilerin farklarından biri de ortaya çıktıkları zaman dilimleridir.
Reaktif iletişim anlayışında, krize ve durumlara yanıt verme vardır. Reaktif iletişimde, bilgilendirme safhası yer alır. Bilgilendirme aşaması, kurum için ya da dışında yayılan ve krize neden olabilecek durumlara karşı harekete geçer. Yani reaktif iletişimin tepki verme aşaması, bir olay ya da duruma karşıdır. Kısacası reaktif ile proaktif halkla ilişkilerin farkı, birinin iletişimi zorunlu olarak kullanması diğerinin ise iletişimi bir gereklilik olarak görmesi olarak açıklanabilir. Peki ideal bir halkla ilişkiler anlayışı olan proaktif halkla ilişkiler nedir?
Proaktif halkla ilişkiler, kurumun hedef ve vizyonu doğrultusunda aktif bir iletişimi geliştirdiği bir halkla ilişkiler anlayışıdır. Proaktif halkla ilişkileri uygulayan kurumlar, iletişimi geliştirmek için halkla ilişkiler uygulamalarını kullanırlar. Aktif bir iletişimi benimseyen kurum, uzun vadeli planlamalarda da proaktif iletişim uygulamalarını kullanabilir. Reaktif halkla ilişkilerden farklı olarak proaktif halkla ilişkilerde iletişim sağlıklı ve aktif bir şekilde ilerler.
Reaktif Halkla İlişkiler Nedir?
Reaktif halkla ilişkilerin daha çok olumsuz olaylarda kullanıldığından kısaca bahsettik. Bu tarz olaylar genellikle dış çevre kaynaklıdır fakat kurum içindeki yönetilemeyen ciddi krizler de büyük bir olayı meydana getirebilir. Reaktif iletişimdeki planlar ve stratejiler, bilgilendirme ve ikna etme üzerine kuruludur. Özellikle kriz dönemlerinde reaktif iletişim, itibarı kurtarmak için kullanılır.
Reaktif halkla ilişkilerin stratejilerinden bazıları şunlardır:
Kanıtlarla mevcut durumu çürütme
İnkar etme
Özür ve Pişmanlığı Belirtme
Kabul Etme
Haklı Çıkarma
Ayrılma
Araştırma
Sevdirme
Onarma
İlgi
Söz konusu stratejiler, durumun büyüklüğüne ve işletmenin genel iletişim planına göre uygulanabilir. Fakat tüm reaktif stratejiler, işetmenin artık gerçekten düşünmesini önayak olacağı için stratejiler aşamasında işletmenin genel durumu da göz önünde bulundurulur. Reaktif iletişim anlayışı, ideal bir halkla ilişkiler olmasa da bazı kriz yönetimi anlarında bilgilendirmek ve mesaj vermek için kullanılır.
Reaktif Halkla İlişkilerin Özellikleri
Genel olarak reaktif halkla ilişkilerin özellikleri şöyledir:
Reaktif iletişim daha çok kriz, dış çevreden kaynaklanan sorun ve gelişmeler sonucu uygulanır.
Reaktif halkla ilişkiler, proaktif iletişime göre daha karmaşıktır çünkü tepkisel bir şekilde ilerler.
Reaktif halkla ilişkiler stratejileri savunma ve onarma ağırlıklıdır.
Reaktif anlayışla önceden planlama olmadığı için anlık planlar uygulanır.
Reaktif bir iletişim ortamında yaşanan dış çevre gelişmelerinden çabuk etkilenme olur.
Reaktif iletişimi benimseyen bir işletme, mesajları süzerek ilgili kriz açıklaması yapar.
Reaktif iletişimde olumsuz durumların ve yanlış bilginin doğurabileceği olası krizler önlenmeye çalışılır.
Proaktif Halkla İlişkiler Nedir?
Proaktif halkla ilişkiler, gerçek bir halkla ilişkiler anlayışı ve stratejileri barındırır. Proaktif halkla ilişkilerde, işletmenin geleceğe yönelik fırsatları ve avantajları değerlendirilir. Bu bakımdan proaktif iletişimi benimseyen bir işletmenin, geleceğe bakması olasıdır. İletişimin geliştirilmesi ve mevcut fırsat ile riskleri belirlemek, proaktif halkla ilişkilerinin en belirgin özelliğidir.
Proaktif Halkla İlişkilerin Özellikleri
Genel olarak proaktif halkla ilişkilerin özellikleri şöyledir:
Proaktif halka ilişkilerde, temel iletişim stratejilerine ve öngörülerine göre hareket etmek vardır.
Proaktif halkla ilişkiler önceden planlanan bir süreç yönetimini içerir.
Proaktif iletişim daha çok gelecek fırsatlar ve planlamaları ile ilgilidir.
Proaktif bir şirkette, analiz, değerlendirme ve planlama gibi aşamalara büyük önem verilir.
Proaktif halkla ilişkiler uygulamalarında geniş bir program stratejisine yer verilir ve böylelikle geleceğe yönelik planlamalar yapılır.
Proaktif iletişimde yönetim ve çalışanlar ekip çalışması dahilinde değerlendirmeler ve çalışmalar yapar.
Proaktif halkla ilişkiler, kurumun önceliklerini ve hedeflerini tanıyarak iletişim stratejisi oluşturur.
Genel olarak proaktif iletişim stratejisinde; ürünün veya hizmetin tanıtımı, bilgilendirmesi, kurumun tanıtımını planlamak, imaj yönetimi, ve kurumsal gelişmeler hakkında bilgilendirme aşamaları vardır.
Proaktif Halkla İlişkiler Uygulamaları
Proaktif iletişiminin ideal bir halkla ilişkiler anlayışı içerdiğinden bahsettik. Proaktif halkla ilişkilerin özellikleri genellikle; analiz, araştırma, planlama, değerlendirme ve uygulama ağırlıklıdır. Özellikle analiz ve değerlendirme proaktif iletişimi, reaktiften ayıran en belirgin özelliklerden biridir. Proaktif iletişim sürecinde dış çevre analizi ile beraber Swot analizi de kullanılır. Böylelikle gelecekteki tehlike ve riskler belirlenerek bunları fırsata çevirme yolları keşfedilir. Ayrıca proaktif süreçlerde, analizden elde edilen bilgi ve veriler değerlendirilerek yönetim ekibiyle paylaşılır. Proaktif iletişim için mutlaka alanında yetkin ve profesyonel halkla ilişkiler çalışanlarına ve onları dikkate alacak bir üst yönetim ekibine ihtiyaç vardır.
Ayrıca proaktif bir iletişimde, yukarıdan aşağıya uzanan bir bilgi akışı değil, aşağıdan yukarıya ulaşabilen bir iletişim vardır. Böyle bir iletişim sürecinde şirket çalışanları, yönetimi bilgilendirerek gerekli organizasyon şemasının oluşturmasına önayak olurlar.
Proaktif iletişimin dikkat çekici uygulamalarından birisi de içerik stratejisi oluşturmasıdır. İçerik stratejisi, ilgili ürünün veya hizmetin ana mesajı, kapsamı ve hangi ortamda yer alacağına yönelik bir planlamadır. Hedef kitle iletişimi için de içerik stratejisi uygulanabilir. Buradaki asıl önemli olan aktif bir iletişim anlayışı içinde stratejilere göre mesaj ve planlama oluşturabilmektir. Yine proaktif iletişimle ilişkilendirecebileceğimiz imaj ve itibar yönetimi de uzun vadeli stratejiler için en yararlı halkla ilişkiler uygulamalarından bazılarıdır.
Reaktif halkla ilişkiler ile proaktif halkla ilişkiler farkına değindiğimiz yazımızın sonuna geldik. Eğer halkla ilişkiler ile ilgileniyor ya da bir işletme yönetiminde söz sahibiyseniz muhakkak iki iletişim anlayışını da öğrenerek neyi nasıl yapabileceğinizin bilgisini daha detaylı öğrenmeye çalışın. Ayrıca halkla ilişkilerin genel durumuna bakmak istiyorsanız da halkla ilişkiler ve iletişim eğitimi sizin için doğru bir başlangıç olacaktır.
Sıkça Sorulan Sorular
Halkla ilişkiler disiplininde proaktif yaklaşımın önemi nedir ve bu yaklaşımın sağladığı avantajlar nelerdir?
Halkla İlişkiler Disiplininde Proaktif Yaklaşımın Önemi
halkla ilişkiler disiplini, şirketlerin ve yönetim anlayışının önemli ve değer yaratan iş alanlarından biridir. Bu disiplinde proaktif yaklaşımın önemi, işletmelerin hedef ve vizyonlarına yönelik aktif bir iletişim geliştirebilmesinden kaynaklanmaktadır. Proaktif , iletişimin gerekli olduğunu kabul ederek geniş bir iletişim anlayışına sahiptir ve hedef kitle nezdinde ya da dış çevrede yaşanan durumlara göre uygulanmaz.
Proaktif ve Reaktif Halkla İlişkilerin Farkları
reaktif halkla ilişkiler, yaşanan olay ve durumlara karşı verilmesi zorunlu tepki olarak düşünülebilir ve etki-tepki anlayışına bağlı bir iletişim sürdürür. Bu yaklaşım, genellikle olumsuz olaylar ve kriz dönemlerinde kullanılır ve işletmelerin itibarını kurtarmak için bilgilendirme ve ikna etme stratejilerine dayalıdır.
Proaktif halkla ilişkiler ise, kurumun hedef ve vizyonu doğrultusunda aktif iletişim geliştiren bir anlayıştır. Bu yaklaşım, uzun vadeli planlamalarda ve iletişimin sağlıklı ve aktif bir şekilde ilerlemesi için uygulanır. Proaktif halkla ilişkileri uygulayan kurumlar, iletişimi geliştirmek amacıyla halkla ilişkiler uygulamalarını benimser.
Proaktif Yaklaşımın Sağladığı Avantajlar
Proaktif halkla ilişkiler yaklaşımının sağladığı avantajlar şunlardır:
İtibar Yönetimi: Proaktif yaklaşım, işletmelerin olası krizlere hazırlıklı olmasını sağlar ve itibar yönetimini daha etkin bir şekilde sürdürmelerine imkan tanır.
Daha Güçlü İletişim: Proaktif iletişim anlayışı, hedef kitleyle doğru ve etkin iletişim kurabilme yeteneğini arttırır.
Uzun Vadeli Başarı: Proaktif halkla ilişkiler, işletmelerin uzun vadeli başarı hedeflerine ulaşmalarında önemli bir rol oynar.
İşletme İmajı: Proaktif yaklaşım sayesinde işletmelerin imajı ve algısı olumlu yönde etkilenir.
Sonuç olarak, halkla ilişkiler disiplininde proaktif yaklaşımın önemi ve sağladığı avantajlar, işletmelerin etkin iletişim kurabilme, ve uzun vadeli başarı hedeflerine daha kolay ulaşabilmeleri açısından büyük bir değere sahiptir. Bu nedenle, proaktif halkla ilişkiler anlayışı, işletmelerin halkla ilişkiler stratejilerinde önemli bir yere sahip olmalıdır.
Proaktif ve reaktif halkla ilişkiler stratejileri arasında kriz yönetimi ve durumlara tepki verme bakımından ne tür farklılıklar bulunmaktadır?
Proaktif ve reaktif halkla ilişkiler stratejileri arasındaki farklılıklar, hem gelişen durumlara tepki verme şeklinde hem de kriz yönetimi bağlamında belirgindir. Reaktif halkla ilişkiler, genellikle belirli bir olaya veya duruma yanıt olarak harekete geçer. Bu durum, genellikle ya da durumun gerektirdiği bir tepki sonucunda oluşur. Bu nedenle, reaktif halkla ilişkiler stratejisi, genellikle bir riski yönetme veya bir krizi hafifletme yaklaşımıdır.
Öte yandan, proaktif halkla ilişkiler stratejisi, gelecekteki olasılıkları öngörmeye ve buna göre harekete geçmeye dayanır. Bu, genellikle gelişmekte olan ya da ön görülen bir durumu yönetme, bir fırsatı değerlendirme veya bir krizi önleme yaklaşımıdır. Proaktif halkla ilişkiler stratejisi, daha geniş bir perspektiften hareket eder ve genellikle daha geniş bir iletişim stratejisi içerir.
Kısacası, reaktif ve proaktif halkla ilişkiler stratejileri arasındaki farklılık, bir duruma tepki verme veya bir durumu yönetme yaklaşımıdır. Ancak her iki strateji de önemlidir ve etkin bir halkla ilişkiler stratejisinin hem proaktif hem de reaktif unsurları içermesi gerekmektedir.
İşletmelerin proaktif halkla ilişkiler yaklaşımı benimsemesinde karşılaşabileceği zorluklar ve bunları aşma yöntemleri nelerdir?
Proaktif Halkla İlişkiler Yaklaşımının Benimsenmesinde Karşılaşılan Zorluklar
Proaktif halkla ilişkiler yaklaşımının işletmelerin faaliyetlerinde büyük bir değer yaratabileceği fakat bu yaklaşımın benimsenmesinde bazı zorluklar bulunduğu bilinmektedir. İlk olarak, proaktif halkla ilişkiler stratejilerinin uygulanmasında geniş bir iletişim anlayışına ihtiyaç duyulur. İkincil olarak, proaktif halkla ilişkiler uygulaması, geniş bir iletişim anlayışı ve uzun vadeli planlama gerektiren karmaşık bir yaklaşım olabilir. Üçüncül olarak, proaktif halkla ilişkiler stratejilerinin uygulanması genellikle kuruluşun hedefleri ve vizyonu ile uyum içinde olmalıdır.
Proaktif Halkla İlişkiler Yaklaşımının Zorluklarını Aşma Yöntemleri
Proaktif halkla ilişkiler yaklaşımının benimsenmesinde karşılaşılan bu zorlukların üstesinden gelmek için, işletmelerin bir dizi farklı strateji uygulaması gerekebilir. İlk olarak, işletmelerin geniş bir iletişim anlayışına sahip olmaları ve bu anlayışı kullanmaları gerekebilir. Bu, işletmelerin çeşitli durumlar ve koşullar için çeşitli halkla ilişkiler uygulamalarını uygulamalarını gerektirebilir. İkincil olarak, işletmelerin uzun vadeli planlama yapmaları ve proaktif iletişim uygulamalarını bu planlara dahil etmeleri gerekebilir. Üçüncül olarak, işletmelerin kuruluşun hedefleri ve vizyonu ile uyumlu hale getirecek proaktif halkla ilişkiler stratejileri geliştirmeleri gerekebilir.
İlgili Kurslar
Halkla İlişkiler Eğitimi
İtibar yönetimi, medya ilişkileri ve kriz iletişimi. Mesaj kitapçığı ve sözcü hazırlığı.
Churn ve Müşteriyi Elde Tutma Yönetimi
Terki öngörün, engelleyin: kohort analizleri, erken uyarı işaretleri ve elde tutma deneyleri. Sadakat ekonomisi.
Etkin Yönetici Asistanlığı
Yönetici asistanlığında düzen, iletişim ve zamanlama becerileri. Toplantı–ajanda–rapor akışları.
