AnasayfaBlogProje Yönetimi Nedir? Neden Gereklidir?
Nedir?

Proje Yönetimi Nedir? Neden Gereklidir?

21 Ocak 2020
Resimde mavi kalemli ve grafikli bir pano görülüyor. Panoda, üzerine pasta grafiği çizilmiş bir kağıt parçası var. Grafikte farklı renk ve şekillerde birkaç bölüm var. Kalem kağıt üzerine not almak için kullanılmaktadır. Pano, kalem sağ tarafta olacak şekilde beyaz bir zemin üzerine yerleştirilmiştir. Panonun sol tarafında boş bir alan var. Sayfadaki grafikler şekiller ve kıvrımlarla profesyonel bir görünüme sahiptir. Renkler parlak ve canlı, genel etkiye katkıda bulunuyor. Bu görüntü, resim altyazısı için bir veri kümesi oluşturmak için mükemmeldir.
Proje Yönetiminin BileşenleriAçıklamaÖrnek
Bütünleştirme YönetimiProje yönetiminde eşgüdümlü çalışmayı sağlayacak planlar ve bunlara ilişkin faaliyetlerin ve tekniklerin yürütülmesiBir yazılım projesinin farklı modüllerinin entegrasyonu
Kapsam YönetimiKapsamın tanımı ve sınırlarının belirlenmesi ve kapsam değişikliğinin denetimine ilişkin yöntemlerBir inşaat projesinin hedeflerinin ve kısıtlarının belirlenmesi
Zaman YönetimiProjenin belli bir zaman diliminde tamamlanmasını sağlayan yöntemler ve tahminlerBir pazarlama projesinin verilen zaman içerisinde tamamlanması
Maliyet YönetimiProjenin bütçesinin planlanması, tahmini ve denetimine ilişkin yöntemlerBir ürün lansmanı projesinin maliyetinin kontrolü
Kalite YönetimiProjeye yönelik beklenti ve gereksinimleri karşılayacak yöntemlerin belirlenmesi ve kalite denetimiBir yazılım projesinde kullanılan kod kalitesinin kontrolü
İnsan Kaynakları YönetimiProjeyle ilgili oluşacak kadronun etkin çalışmasını sağlayacak stratejik planlama unsurlarının ve motivasyon araçlarının uygulamasıBir araştırma projesinin personel yönetimi
İletişim YönetimiProjeye ait bilgilerin zamanında düzenlenmesi, saklanması ve dağıtılmasına ilişkin süreçlerBir etkinlik planlama projesinde bilgi paylaşımı
Risk YönetimiProjede oluşan yada oluşabilecek potansiyeli olan risk unsurlarının belirlenerek bunların analizi ve kontrol yöntemleriBir yatırım projesinde olası risklerin saptanması
Satın Alma YönetimiProjenin oluşmasını sağlayacak kaynakların dışarıdan temini ve faaliyetlerin planlanmasıBir üretim projesinde gerekli malzemenin tedariği
Proje Yönetimi AşamalarıBaşlatma, planlama, uygulama, izleme ve kontrol, kapanışBir ürün tasarım projesinin farklı aşamaları boyunca izlenen yönetim süreci

Büyük çaplı organizasyonlarda program, yapılacak faaliyet ve bunlara yönelik kaynakların kullanımı beraberinde bu süreç boyunca koordineli bir çalışma yürütülmesini gerektirir. Yönetim süreci boyunca içinde zaman ve maliyet sınırlamalarını da barındıran çok fazla detaylı ve karmaşık süreçlerle karşılaşabiliriz. Bir sorunu çözümlemek ve buna yönelik ihtiyacı karşılamak amacıyla iyi yürütülecek bir plan dahilinde katma değer yaratmak gerekiyor. Bu katma değeri yaratma sürecinde yapılacak faaliyetlerin amacına uygun yöntemler kullanılarak yönetilmesi oldukça önemlidir. 

Çözümü planlanan listelenmiş bir problem varsa biz buna proje diyoruz. Proje yönetiminin amacı, kaynak kullanımının iyileştirilerek stratejik işletme hedeflerine uygun çıktıların oluşturulması ve bunun sonucunda bütçe ve maliyet optimizasyonunu sağlamaktır. İşletme yönetimi, belirli bir planlama dahilinde projeye katılan birimlerin verimli ve etkin çalışabilmesi amacıyla gereken koordinasyon ve uyum süreçlerini dizayn eder. Ayrıca hedeflenen sonuca ne derece ulaşıldığını kontrol ederek bu süreç boyunca gerekli iyileştirmeleri yapması gerekir.

Proje yönetimi, projeye dahil olan bütün paydaşların projeye ilişkin tüm beklentilerinin karşılanması amacıyla çeşitli bilgi, deneyim, teknik ve yöntemlerin projeyle uyumlu ve bu amaca uygun şekilde koordinasyonudur. İşletme bunun sonucunda stratejik hedeflerine ulaşma sürecinin hangi aşamasında olduğunu ve ne kadar kaynak yada zaman kaldığını belirler.

Proje Yönetimi Bileşenleri Neler?

Bir projenin başarılı bir şekilde arzulanan hedeflere ulaşabilmesi için stratejik yönetim sürecinin etkili olması ve belli aşamaları dikkate alarak ilerlemesi gerekir. Proje yönetimi çeşitli yönetim alanlarının bir araya gelerek oluşturulduğu süreçlerdir. Bu alanlar:

  • Bütünleştirme Yönetimi: Proje yönetiminde eşgüdümlü çalışmayı sağlayacak planlar ve bunlara ilişkin faaliyetlerin  ve tekniklerin yürütülmesini içerir.

  • Kapsam Yönetimi: Kapsamın tanımı ve sınırlarının neler olduğunun belirlenmesi sağlanır. Kapsam değişikliğinin denetimine ilişkin yöntemlerin uygulandığı alandır.

  • Zaman Yönetimi: Projenin belli bir zaman diliminde tamamlanmasını sağlayan yöntemlerdir. Bu sürecin ne kadar devam edeceğine dair tahmin, olasılık hesaplamalar ve zaman çizelgeleri ve bunların kontrolünün sağlandığı alandır.

  • Maliyet Yönetimi: Projenin onaylanmasından bitirilmesine kadar geçecek zamanda oluşacak bütçenin planlanması, tahmini ve denetimine ilişkin yöntemlerin uygulanması sürecidir.

  • Kalite Yönetimi: Projeye yönelik beklenti ve gereksinimleri karşılayacak yöntemlerin belirlenmesi gerekir. Buna ilişkin belirli standartlar ve planlama ölçüleriyle kalite denetimi konusundaki uygulamalar ve tekniklerdir.

  • İnsan Kaynakları Yönetimi: Projeyle ilgili oluşacak kadronun daha etkin çalışmasını sağlayacak stratejik planlama unsurlarının ve gerekli motivasyon araçlarının uygulanmasına ilişkin faaliyetlerin yürütüldüğü alandır.

  • İletişim Yönetimi: Projeye ait bilgilerin zamanında düzenlenmesi saklanması ve dağıtılmasına ilişkin süreçlerdir. Bu süreçlerle ilgili planlama ve raporlama yapılır.

  • Risk Yönetimi: Projede oluşan yada oluşabilecek potansiyeli olan risk unsurlarının belirlenerek bunların analizi ve yorumlanmasına dayalı süreçleri kapsar. Riski minimuma indirecek kontrol yöntemleri uygulanır.

  • Satın Alma Yönetimi: Projenin oluşmasını sağlayacak kaynakların dışarıdan temini ve buna yönelik faaliyetlerin planlanması sürecidir. Bu süreçlerle ilgili yapılacak sözleşme prosedürleri ve alınacak kararlarla ilgili uygulamaları içerir.

İlgili eğitim: Zaman Yönetimi Eğitimi

Proje Yönetimi Aşamaları

Bir projenin belirli bir plan ve programa göre önceden belirlenen hedefine ulaşmasını sağlamak için gerekli olan planlama, örgütleme, eşgüdümleme ve denetim faaliyetleri proje yönetimini meydana getirir. Proje yönetimi, aşağıda açıklamaları yapılan başlatma, planlama, uygulama, izleme ve kontrol ile kapanış basamaklarından oluşan beş temel aşamayı içermektedir:

  • Başlatma: Bu süreç projenin kapsamının tespit edilmesi, finans kaynaklarının saptanması fizibilite çalışmasının yapıldığı aşamadır. Proje yöntemleriyle ilgili eksik ya da hatalı durumlar tespit edilip tamamlanır.

  • Planlama: Projeye ilişkin hedeflerin tanımı yapılır ve bu hedeflere ulaşma rotası ve yöntemi belirlenir. Maliyet, kaynak ve zaman analizleri yapılır. Projede yer alan her bir etkinliğin süresi hesaplanır ve etkinliğin yapılması için gerekli kaynakların tespiti bu aşamada gerçekleşir.

  • Uygulama: Proje yönetiminin uygulanmasını sağlayacak bütün kaynaklardan yararlanılarak plan yürütülür. Proje, belirlenen sürede projeyi oluşturan paydaş kişi veya departmanlar tarafından gerçekleştirilir.

  • İzleme ve Kontrol: Göstergelerin ve dataların toplanması sonucu veri elde edilmesi aşamasıdır. Bu aşamada çeşitli kıyaslamalar yapılır ve önlemler alınır. Projenin hedefine ulaşması amacıyla sapmalar belirlenip gerekli düzeltmeler yapılır.

  • Kapanış: Proje yada projenin belli bir bölümünün daha önce tahmin edildiği gibi sonlandırılarak sonuç kesinleştirilir, raporlanır ve arşivlenir.

Proje Döngüsü Yönetimi Nedir?

Proje yapmak isteyen bireyler ve organizasyonlar projeye ilişkin düşünceleri yapılandırmaktadırlar. Bu düşüncelerin hangi yöntemlerle eylemsel olabileceği konusunda tecrübesiz olmak birçok problemi de beraberinde getirir. Henüz fikir aşamasında olan bir proje taslağının planlı ve sistemsel olarak bir araya getirilmesi projenin gerçekleşmesi hedefi yanında muhtemel problemlerin  ortaya çıkmasını da engeller. Bu sisteme proje döngüsü yönetimi adı verilir.

Proje döngüsü yönetimi ile projenin etkinliği, proje sona erdikten sonra bile sürebilmektedir. Proje sürekli hale geldiği zaman global yada bölgesel seviyedeki gereksinimleri daima karşılamaktadır. Bu yönetim süreci ile projenin kendisi yazılı kaynaklara dönüştürülerek insan kaynakları yönetimi politikalarının bir parçası olmaktadır. Böylece işletme içerisindeki öğrenme süreci teşvik edilmekte ve kolaylaşmaktadır.

Proje dönüşüm yönetimi, proje yönetimi için geliştirilen düzenleme basamaklarını belirleyen ve faaliyetleri dizayn eden bir yaklaşım olarak düşünülebilir. Bu yaklaşım aracılığıyla projeler tekrar incelenir ve planlanabilir. Ayrıca proje paydaşlarının kendi aralarında projeye ilişkin konular arasında fikir birliğine varmasına ve ortak kararlar almasına zemin hazırlar.

Proje dönüşüm yönetimi projeyle ilgili  fikirlerin oluşumundan projenin tasarlanmasına ve gelişimine, değerlendirilip üretilmesi topluma ve diğer paydaşlarına ulaşma sürecine kadar her şeyi bir bütün olarak içine alan döngünün yönetilmesini kapsar. Amacı, organizasyonların hedefleri doğrultusunda ortaya atılan düşünceleri misyon bilinciyle harekete geçirerek eylemsel olarak uygulama alanı oluşturacak hale getirme metotlarını bulmaktır.

Proje dönüşüm yönetimi yaklaşımlarından istenen verimli sonucun alınamaması neticesinde (özellikle global ölçekte faaliyet gösteren organizasyonların önderliğinde) projede gerçekleşen faydanın beklenen faydadan daha az olması sonucunda ortaya çıkmıştır. Deneyim eksikliği, sistemin düzensizliği yada oluşabilecek risklerin göz ardı edilerek etkili bir risk yönetimi planının olmayışı proje yönetiminin döngüsel olarak kontrolünü gerekli hale getirmiş ve bu yaklaşımın gelişimine katkı sağlamıştır.

Proje Yönetiminin Önemi

İyi organize edilmiş bir proje yönetimi her şeyden önce yapılacaklar listesi konusunda öngörülebilir adımlar atılmasını destekleyecektir. Sistematik ve rasyonel kararlar alabilmeyi sağlayarak daha önce karşılaşmadığımız yada fikir sahibi olmadığımız projelerle yüzleşme cesaretini göstermenizi sağlayacaktır. 

Projenin amaçları, hedefleri doğrultusunda uygulanan etkili bir proje yönetimi açık ulaşılabilir ve keskin kararlar vermenize zemin hazırlar. Zaman yönetimi ve sınırlı kaynak kullanımını göz önünde bulundurarak bu kıstaslar içerisinde ilerlemenizi ve rotanızı bulmanızı kolaylaştırır.

Proaktif bir tutum sergileyerek daha sonra yaşanabilecek yada yaşanması muhtemel sorunlara hazırlıklı olabilmeyi, çözümlemelere kolaylıkla ulaşabilmeyi ve önlemler alınmasını sağlar. Fazla kaynak kullanımını önleyerek etkili bir maliyet yönetimi performansı gösterme şansınızı artırır. Kimin yada hangi kurumun ne iş yapacağını inceleme, kontrol etme imkanı verir. Aynı zamanda gördüklerinizi raporlayıp arşivleyebilir böylece düzenli bir çalışma sisteminin bir parçası olabilirsiniz.

Bütünleştirme Yönetimi, Proje yönetiminde eşgüdümlü çalışmayı sağlayacak planlar ve bunlara ilişkin faaliyetlerin ve tekniklerin yürütülmesi, Bir yazılım projesinin farklı modüllerinin entegrasyonu, Kapsam Yönetimi, Kapsamın tanımı ve sınırlarının belirlenmesi ve kapsam değişikliğinin denetimine ilişkin yöntemler, Bir inşaat projesinin hedeflerinin ve kısıtlarının belirlenmesi, Zaman Yönetimi, Projenin belli bir zaman diliminde tamamlanmasını sağlayan yöntemler ve tahminler, Bir pazarlama projesinin verilen zaman içerisinde tamamlanması, Maliyet Yönetimi, Projenin bütçesinin planlanması, tahmini ve denetimine ilişkin yöntemler, Bir ürün lansmanı projesinin maliyetinin kontrolü, Kalite Yönetimi, Projeye yönelik beklenti ve gereksinimleri karşılayacak yöntemlerin belirlenmesi ve kalite denetimi, Bir yazılım projesinde kullanılan kod kalitesinin kontrolü, İnsan Kaynakları Yönetimi, Projeyle ilgili oluşacak kadronun etkin çalışmasını sağlayacak stratejik planlama unsurlarının ve motivasyon araçlarının uygulaması, Bir araştırma projesinin personel yönetimi, İletişim Yönetimi, Projeye ait bilgilerin zamanında düzenlenmesi, saklanması ve dağıtılmasına ilişkin süreçler, Bir etkinlik planlama projesinde bilgi paylaşımı, Risk Yönetimi, Projede oluşan yada oluşabilecek potansiyeli olan risk unsurlarının belirlenerek bunların analizi ve kontrol yöntemleri, Bir yatırım projesinde olası risklerin saptanması, Satın Alma Yönetimi, Projenin oluşmasını sağlayacak kaynakların dışarıdan temini ve faaliyetlerin planlanması, Bir üretim projesinde gerekli malzemenin tedariği, Proje Yönetimi Aşamaları, Başlatma, planlama, uygulama, izleme ve kontrol, kapanış, Bir ürün tasarım projesinin farklı aşamaları boyunca izlenen yönetim süreci
proje yönetimi proje yönetimi bileşenleri proje yönetimi aşamaları proje döngüsü yönetimi planlama online eğitim
Parlak bir gülümsemeye sahip yakışıklı bir adam doğrudan kameraya bakıyor. Koyu kahverengi gözleri, kısa koyu kahverengi saçları ve güçlü bir çene hattı var. Beyaz bir tişört giyiyor ve sol kulağında küçük bir küpe var. Yüz ifadesi rahat ve memnun. Çenesinde hafif bir kirli sakal ve yanaklarında birkaç çil var. Yirmili yaşlarının ortalarında görünüyor ve sağlıklı ve mutlu görünüyor.
Gürcan Puy
Blog Yazarı

Finans Uzmanı olan Gürcan Puy 1984 yılında İstanbul'da doğdu. Lisans eğitimini Dumlupınar Üniversitesi İşletme bölümünde, Yüksek lisansını ise Marmara Üniversitesi MBA , Yönetim ve Organizasyon dalında tamamladı. Eğitimi sırasında Örgütsel Davranış ve Yönetim Kuramlarına  ilişkin projeler ve anket çalışmaları yapmıştır.

Benzer Yazılar
Doğru ve faydalı bilgiler sağlama konusunda kararlı olan uzman ekibimizle blogumuzu her zaman yeni makaleler ve videolarla güncelliyoruz. Güvenilir tavsiyeler ve bilgilendirici içerikler arıyorsanız, blog sayfamıza mutlaka göz atın.
Bu görselde ileri Excel eğitimi için dizüstü bilgisayar kullanan bir kişi yer almaktadır. Dizüstü bilgisayar açık ve kullanıcı klavyede yazıyor, bu da kursa aktif olarak katıldığını gösteriyor. Arka planda, öğrenme atmosferine katkıda bulunan siyah metinli bir tabela ve ahşap bir yüzey üzerinde bir tabak antep fıstığı görülebiliyor. Ayrıca, muhtemelen kurs sırasında içilen bir fincan kahvenin yakın çekimi ve rahatlatıcı ve konforlu bir ortam yaratan bir bitkinin yakın çekimi de bulunmaktadır. Dizüstü bilgisayar ekranında, kullanıcının aktif olarak verileri analiz ettiğini gösteren bir grafik görülebiliyor. Tüm bunlar bir araya gelerek bu ileri düzey Excel eğitim kursu için ideal bir öğrenme ortamı oluşturuyor.
4.9
(302)

İleri Excel Eğitimi

25 Konu4 Saat
Bu görüntüde gözlüklü ve sakallı bir adam beyaz bir bluz giymiş olarak görülüyor. Doğrudan kameraya bakıyor ve doğrudan göz teması kuruyor. İfadesi ciddi ve yüzünde kararlı bir ifade var gibi görünüyor. Arkasında beyaz bir arka plan olan iyi aydınlatılmış bir alanda görünüyor. Bir sunumun ya da dersin ortasındaymış gibi görünüyor ya da belki de bir ders veriyor. Bu, güven ve kararlılığı ifade etmek için kullanılabilecek harika bir görüntüdür. Bilgi ve uzmanlık hissi verir ve izleyicinin deneyimli bir öğretmenin huzurunda olduğunu hissetmesini sağlar.
5
(3)

Excel Raporlama Eğitimi

30 Konu5 Saat