AnasayfaBlogPersonel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?
İnsan Kaynakları Yönetimi

Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

30 Ocak 2020
Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Her istihdam eyleminin başvuru, mülakat, işe alma, çalışma ve işten çıkma aşamalarında hazırlanması için gereken belirli belgeler vardır. Evrak işlerini düzgün bir şekilde tamamladığınızdan emin olmak savaşın sadece yarısıdır. Bir belgeyi hazırlamayı bitirdiğinizde onunla ne yapacağınız ile ilgili tamamen yeni bir sorunla karşılaşırsınız. Bilmeniz ve dikkat etmeniz gereken şey, bu hazırladığınız belgelerin herhangi bir talihsiz davada şirketinizi korumanın anahtarı olduğu gerçeğidir.

Personel Özlük Dosyası Nedir?

Personel özlük dosyası, yeni, mevcut veya geçmiş çalışanlarla ilgili insan kaynakları ve bordro belgelerini saklamak için kullanılan bir kağıt veya elektronik klasördür. Personel özlük dosyası çalışanın kişisel bilgilerinin yanı sıra şirket içindeki bazı faaliyetlerini de içermelidir. Güvenli bir personel dosyasında hangi istihdam kayıtlarının saklanacağını anlamak, olası hatalardan ve para cezalarından kaçınmanıza yardımcı olur.

Çalışan kayıtlarını güncellemek, yüklemek ve dosyalamak küçük işletmeler için çok zor bir iş olabilir. Bazı işletmeler personel özlük dosyaları için oluşturulmuş yazılımları kullanarak çalışanların bilgilerine kolay erişim sağlayabilmektedirler. Bu sayede belgelerin online olarak güvenli bir şekilde saklanmasına olanak sağlayabilirsiniz.

Personel Özlük Dosyasında Neler Olmalı?

Bir işverenin her personeli için personel özlük dosyası içerisinde bulundurması gereken belgeler genel olarak şu şekildedir;

  • 2 adet vesikalık fotoğraf

  • Özgeçmiş

  • İş başvuru formu

  • İş başı eğitim formu / oryantasyon formu

  • Nüfus cüzdanı fotokopisi

  • İkametgah belgesi

  • Nüfus kayıt örneği

  • Askerlik durum belgesi

  • Sağlık raporu

  • Mezun olduğu okullara ait diplomaların fotokopisi

  • Adli sicil kaydı

  • İş sözleşmesi / Hizmet sözleşmesi

  • SGK işe giriş bildirgesi

  • Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi

  • Evli personelin varsa eşinin ve çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri

  • Görev tanımı

  • Kurum tarafından üzerine zimmetlenmiş materyalin zimmet tutanakları

  • Asgari geçim indirimi (AGİ) formu

  • SGK işten ayrılış bildirgesi

 Yukarıdaki belgeler dışında bazı özel durumlarda olması gereken belgeler;

  • Çalışan engelli ise sakatlık raporu ya da onaylı örneği

  • Gelir İdare Başkanlığı tarafından verilmiş engelli indiriminden yararlandığına dair belge

  • Çalışan 18 yaşından küçük ise ebeveynlerinin muvafakatnamesi

  • Çalışan T.C. vatandaşı değilse çalışma izni belgesinin fotokopisi

  • Çalışan terör mağduru, engelli veya eski hükümlü ise İŞKUR kayıt belgesi

  • Çalışanın yararlandığı herhangi bir teşvik varsa bunu gösteren belge

  • Fazla mesailer için çalışan onaylı belgeler

  • Vardiya değişimleri, çalışma gün ve saatleri ile ilgili hazırlanmış çizelgeler

  • Çalışan araç kullanıyorsa ehliyet fotokopisi

  • İşin durumuna göre gerekiyorsa periyodik sağlık kontrol raporları

 Çalışanın işe devam ettiği süre boyunca personel özlük dosyasında olması gereken belgeler;

  • Çalışanın yıllık izin formları

  • Katıldığı eğitimlere dair belgeler

  • Çalışan imzalı aylık bordrolar

  • Görevlendirme belgeleri

  • Resmi yazışmalar

  • Performans değerlendirme formu

Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanmalı?

Personel özlük dosyası hazırlanması ile ilgili olarak belirli kriterler bulunmamaktadır. İş Kanunu içeriğine bakıldığında bu konu ile ilgili mevzuatta herhangi bir hüküm bulamazsınız. Bu nedenle işletmeler kendilerine göre farklı şekillerde personel özlük dosyası hazırlayabilirler. İş Kanunu 75. Madde İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır ibaresi yer almaktadır. Bu madde kısaca çalışan her personele ait güncel bilgilerin bulunduğu bir personel özlük dosyası bulunması gerekliliğini belirtir.

Bir personele ait tüm gerekli belgelerin içerisinde saklanacağı personel özlük dosyası kırtasiyelerde rahatlıkla bulunmaktadır. Fakat şekil olarak herhangi bir zorunluluk olmadığından sıradan dosyalar içerisine de koyulabilir. Günümüzde teknolojinin ilerlemesi ile işletmeler dijital dosyalara yönelmiş durumdadır. Yani kağıt olarak muhafaza edilen belgeler yerine bilgisayar ortamında da bir personel özlük dosyası hazırlanması mümkündür. Ancak personele ait imzalı aylık maaş bordroları gibi belgelerin kağıt üzerinde olması gerekmektedir.

personel özlük dosyası özlük dosyası personel özlük dosyası nasıl hazırlanır personel özlük dosyası ne işe yarar personel özlük dosyasında neler olmalı
İrem Elitez
İrem Elitez
Benzer Yazılar
Doğru ve faydalı bilgiler sağlama konusunda kararlı olan uzman ekibimizle blogumuzu her zaman yeni makaleler ve videolarla güncelliyoruz. Güvenilir tavsiyeler ve bilgilendirici içerikler arıyorsanız, blog sayfamıza mutlaka göz atın.