İş Hayatında Etkili İletişim

İletişim; canlılar arasındaki hayat döngüsünün devam edebilmesi için olmazsa olmaz gerekliliklerden biridir. Sadece insanlar arasında değil diğer canlılar arasında da kendi aralarındaki düzeni sağlayan bir iletişim şeklinin varlığından söz etmek mümkündür. Öyleyse iletişim nedir? sorusu basit cevabı olan ancak yaşama etkisi güçlü bir sorudur.

Sözlü, yazılı gibi bilinen şekillerinin yanında kültürden kültüre değişkenlik gösteren simgesel şekilleri de vardır. Beden dili, göz teması, seçilen kelimeler yüzsüze iletişimde önemli etmenlerdir. Günlük hayatta oldukça önemli olan iletişim becerisi, iş hayatında işyeri verimliliği olarak kendini gösterir.

Sadece pazarlama, satın alma, halkla ilişkiler ya da insan kaynakları gibi insan odaklı bölümlerde değil bunların dışındaki sektörler için de iletişim becerisi oldukça kıymetlidir.

İnsanlarda ilk çağlarda içgüdüsel davranış biçimi olarak başlayan iletişim, 15. YY’da Gutenberg’in matbaayı bulması ile yazılı olarak da geniş kitlelerle etkileşimde olmayı sağlamıştır. Net ifadeler sözlü iletişimde olduğu kadar yazılı iletişimde de oldukça önemlidir.

Kısa ve net yazılan mailler, sosyal medya yazışmaları gibi iletişim şekilleri karşı tarafa verilmek istenen mesajı yoruma yer vermeyecek biçimde aktaracağından olası iletişim kazalarının önüne geçer. İletişim her ne amaçla olursa olsun insanlar arasında güçlü köprü kurmanın ana enstrümanı olup kolay gibi görünse de farklı insan kitlelerinde farklı akıl, paradigma, önyargı, bilgi gibi süzgeçlerden geçer.

Araştırmalar aynı mesajın farklı insanlar tarafından farklı şekilde yorumlandığını söyler. Çalışma ortamlarında sözlü iletişimin yanında yazılı iletişim metodunun kullanılması yazılı kayıt tutmak için de önemlidir. Özellikle hukuksal boyutu olan yazışmaların yanında bir taahhüt içeren mailler, bildirimler de iş hayatında kişi ve kurumlara karşılıklı sorumluluklar yükler.

Bu tablo, iletişimin çeşitli türlerini, özelliklerini ve uygulama alanlarını özetlemektedir. İletişim, her alanda farklı şekillerde ve farklı amaçlarla kullanılmaktadır, bu da onun hayati bir beceri olduğunu göstermektedir.

İletişim: Geçmişten Günümüze Etkili İletişim Yolları

İletişim, insanlığın var oluşundan beri yaşantımızın temel unsurlarından biridir. Bu yazıda, etkili iletişim yolu, etkili iletişim örnekleri ve özellikleri, geçmişten günümüze iletişim araçları ve iletişimin gelişimi üzerine odaklanacağız. Ayrıca, sözlü ve sözsüz iletişim kavramlarına da değineceğiz.

En Etkili İletişim Yolu

Etkili iletişimin hangi yolu olduğu tartışmasız bir konudur. Ancak, bir kişinin duygularını, düşüncelerini ve bilgilerini diğer bir kişiye doğru ve açık bir şekilde aktarmasını sağlayan yoldur. Bu, sözlü, yazılı ya da bedensel olabilir.

Etkili İletişim Örnekleri ve Özellikleri

• Empati Kurma: Karşı tarafın duygularını ve düşüncelerini anlamaya çalışma.

• Net ve Anlaşılır Olma: Mesajın açık ve anlaşılır olması.

• Dinleme Becerisi: aktif dinleme, etkili iletişimin temel taşlarından biridir.

• Beden Dili Kullanımı: Jest, mimik ve duruş gibi beden dili unsurları.

Geçmişten Günümüze İletişim Araçları

1. Duman Sinyali: İlk iletişim araçlarından biri.

2. Mektup: Yazılı iletişimin en eski biçimlerinden biri.

3. Telefon: 19. yüzyılın sonlarından itibaren sözlü iletişimi mümkün kıldı.

4. Radyo ve Televizyon: 20. yüzyılda kitle iletişiminin yayılmasını sağladı.

5. İnternet: Dünya çapında anında iletişim sağlar.

6. Sosyal Medya: İnternetin yaygınlaşmasıyla, insanlar arası etkileşimi değiştirdi.

Sözlü İletişim Nedir? Sözlü İletişim Örnekleri

Sözlü iletişim, kelimelerle yapılan iletişimdir. Günlük konuşmalar, toplantılar, telefon görüşmeleri sözlü iletişimin örneklerindendir.

Sözsüz İletişim, Sözsüz İletişim Nedir?

Sözsüz iletişim, kelimeler olmadan gerçekleşir. Mimikler, jestler, göz teması gibi unsurlar, sözsüz iletişimin örnekleridir.

İletişim, sadece insanlar arasında değil, diğer canlılar arasında da olmazsa olmaz bir gerekliliktir. Geçmişten günümüze kadar sürekli gelişen iletişim araçları, etkili iletişimin yolları, örnekleri ve özellikleri iletişimin karmaşık ve dinamik doğasını göstermektedir. Sözlü ve sözsüz iletişim, bu büyük resmin sadece küçük bir parçasıdır. Etkili bir iletişim kurabilmenin yollarını anlamak ve uygulamak, bireysel ve profesyonel yaşantımızın her alanında başarıya ulaşmamızı sağlar.

İş Hayatında İletişim Kurma Yöntemleri

Değişen dünya ile birlikte iş hayatında iletişim kurmayı daha pratik hale getiren teknikler ortaya çıkmıştır. Zamanın oldukça kıymetli olduğu ve verimliliğin önemli bir performans kriteri olduğu iş dünyasında en kısa yoldan ve en doğru biçimde iletişim kurmak, işletme ve kurumsal verimliliğe katkı sağlar. Bundan dolayıdır ki işletmeler ve kurumlar iş hayatında etkili iletişim yöntemleri hakkında çalışanlarına fayda sağlayacak eğitimler aldırırlar.

İş yerinde geri bildirim eğitimleri, çalışan ve yönetici arasındaki iletişimi geliştirmenin yanı sıra çalışma sisteminde ortaya çıkan sorunları ve iyileştirilebilecek alanları görmek ve gerekli aksiyonları almak için de kıymetli veriler sunar.

İletişim aynı zamanda kişiler arasındaki duygu ve düşünce alışverişidir. Hem günlük hayatta hem de iş hayatında tek taraflı bir süreç değildir. Birden fazla alıcısı olan döngüsel bir süreç olmasının yanında aynı zamanda değer yaratan/üreten bir döngüdür. Hem yazılı hem de sözlü iletişim sırasında kullanılan dil, sözcükler ve beden dili karşı tarafa sözcük, beden dili ve ses tonunun bir arada koordine olduğu mesajlar verir.

İnsanlar kendi hayatlarının içinden bir şeyler duyduklarında iletişim köprüsü de daha kolay kurulur. Özellikle sunumlarda ve ikili diyaloglarda hikayeleştirme tekniği kullanan taraflar etkili iletişim kurmayı başarırlar.

Mesajın dinleyicinin duygusuna dokunabilmesi dinleme aksiyonunun başlangıcı ve devamı için önemlidir. Bununla birlikte iyi bir sözlü ve yazılı iletişimde olması gerekenleri aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür.

• Hem yazarken hem de konuşurken kısa ve net cümleler kurma,

• Samimi ve açık ifadeler kullanma,

• Profesyonel nezaket dili kullanma,

• Önyargısız ve anlama amacıyla dinleme ya da okuma,

• Akıcı konuşma ve yazı tarzı,

• Akılda kalacak ve etkin dinlemeyi sağlayacak örnekler verme.

İş Hayatında İletişim Önemli mi?

Hayatta hepimiz yaşamak için para kazanmak zorundayız. Paramız olmadan bir hayat sürdürebilmemiz mümkün değil. İş hayatı da para kazanmak için girmemiz gereken bir ortam. Mecburen insanlarla tanışıyor, ortak işler yürütüyor ve yardımlaşıyoruz. Bir kez iş hayatına girdiniz mi en çok zaman orada geçiyor. Genelde iş saatleri sabah 9 ile akşam 6 arasında.

Yani genelde günde 9 saat çalışıyorsunuz. Akşam 6’dan sonra da geç yatmıyorsanız size pek vakit kaldığı söylenemez. Yani gündüzünün çoğu işte geçiyor. İş hayatı da çok önemli bir hal oluyor böylelikle. Burada olan her şey hem iş hayatınızı hem normal yaşamınızı etkiliyor. Dolayısıyla iş hayatında insanlarla kurduğunuz iletişim de önem kazanıyor.

Hem kendi çalışma arkadaşlarınla hem de müşteriler ile iletişim kurmanız gerekecektir. Farklı kuruluşlar ile plan yapmak, fikir sunmak ve problem çözmek de gerekecektir. Yani iş hayatınızda kurduğunuz iletişimin nitelikli olması gerekmektedir.

İş arkadaşlarının birbirini yanlış anlamaması gerek. Yanlış anlaşılmalar olursa, sağlıklı bir iş ortamı kurulamaz. Aynı zamanda yeni fikirlerin ortaya çıkması da engellenmiş olur.

İş Hayatında İletişim Neden Önemlidir?

İletişim insanlar için doğar doğmaz başlar. Bebekler isteklerini ifade etmek için tek iletişim araçları olan ağlama yöntemini kullanırlar. Her ağladığında ihtiyacı giderilen bebek, bu tekniği bir iletişim aracı olarak kullanır. Konuşmaya başladığında sınırlı kelimelerle kendini anlatırken zamanla farklı iletişim yöntemleri öğrenir.

İş hayatında ise iletişim biraz daha hiyerarşik ilerler. Geçmişte bu çok daha formal iken günümüzde teknolojik gelişmeler, eğitim sistemi, kuşak farkı derken çok daha direkt olarak gerçekleşir. Özellikle hiyerarşik yapıların değişmesi, dikey örgütlenme yapısının yerini yatay örgütlenme ve matris yapıların almaya başlaması beraberinde her seviyeden insanın birbirleriyle direkt etkileşime girmelerini getirmiştir.

Yeni sistem ilk başlarda farklı iletişim kazalarına sebep olsa da farklı kuşakların ve farklı konumda yer alan çalışanların birbirlerini anlamasını kolaylaştıran bir ortam oluşturduğu tartışılmaz.

İş hayatında doğru iletişim nasıl olmalı? Bu soru özellikle yeni işe başlayacak olanlar için cevaplanması kritik bir sorudur. Bu soruyu amaç ve araç ikilemi üzerinden cevaplamakta fayda var. Öncelikle iş, insanların para kazanarak hayatlarını idame ettirdikleri bir araçtır.

Yaşamın amacına yerleştirildiğinde ise iş ve yaşam dengesi bozulurken beklentiler ve iletişim stilleri de değişmeye başlar. Çalışanlar için kullanılabilecek “bir sistemin doğru işlemesini sağlayan bir parça olma” ifadesi çok robotik gelebilir. Bu ifadeye kurumların insan kaynakları departmanları, çalışanların mutlu ve huzurlu çalışabilecekleri ortamları yaratmayı kendi performans kriterlerine ekleyerek katkı sağlarlar.

Kurum kültürü bir anlamda kurum yada işletmenin iletişim yöntemi hakkında bilgi verir. İş hayatında doğru iletişimin önemi aşağıdaki maddelerle de açıklanabilir.

• Zaman tasarrufu sağlar.

• Çatışmaların ve iletişim kazalarının önüne geçer.

• Çalışan performansını destekler.

• Çalışan ve yönetim arasında şeffaf bir geribildirim sürecine katkı sağlar.

• İşyeri verimliliğini arttırır.

•  E-mail, Skype, telefon gibi iletişim araçlarının doğru kullanılmasını destekler.

İş Hayatında Sürdürülebilir İletişim Yönetimi İçin Neler Yapılabilir?

Sürdürülebilir olmak hemen hemen her alanda önemli bir beklentidir. Farklı ölçme, değerlendirme ve takip sistemleri iş hayatında iletişim kültürünün oturtulması ve sürdürülebilmesi için kullanılır. Bununla birlikte iş hayatında sorunsuz iletişim için çerçeveyi belirlemek ve mesafeyi korumak önemlidir.

Ayrıca kurum kültürü ile uyumlu profesyonel dili hem yazılı hem de sözlü iletişimde benimsemek diğer bir önemli noktadır. Diğer yandan iş hayatı farklı insan yapılarıyla iletişimde kalmayı gerektiren bir alandır. Farklı insan yapılarıyla nasıl iletişim kurulacağını bilmek de önemli bir meziyettir. Doğru kullanılan beden dili, profesyonel nezaket ve önyargısız dinlemenin etkili çatışma yönetimine katkısı büyüktür.

Yüz yüze iletişimin kullanıldığı zamanlarda çatışma yönetiminin daha kolay olduğu açıktır. Bununla birlikte dijital dünyanın hızla yaşam alanlarına girmeye başladığı günümüz dünyasında yazılı iletişim daha fazla kullanılır hale gelmiştir.

Bu durum dijital ortamlarda yazılı iletişimin yanında farklı teknikler kullanmayı zorunlu kılmıştır. Dolayısıyla iletişim tekniklerinin de yeni dünya düzeniyle birlikte farklı bir boyut kazandığını söylemek gerekir.

Yakın bir zamana kadar toplantı salonlarında belirli bir sayıdaki kitleye yapılan sunumlarda beden dili, kullanılan kelimeler, göz teması gibi konuların önemi konuşulurken bugün gelinen noktada çok daha fazla kişiye ulaşmayı kolay hale getiren online seminerler, podcastler ve eğitimler gündemde.

Dinleyici ile göz teması kurabilme şansı yakalayamayan konuşmacılar artık farklı tekniklerle dinleyenleri konuşmanın içinde tutmayı deniyorlar. İlgi çeken zihin açıcılar, oyunlar, hikayeleştirme teknikleri, interaktif yöntemler tekniklerden bazıları…

İş hayatında iletişim de online platformlara taşındığından iletişimde olan tarafların birbirlerini anlamak için daha fazla çaba harcamaları gerektiği açıktır. Kurumlar günümüzde, yeni normale dönerken, çalışan bağlılığı ve memnuniyet anketleri üzerinden aldıkları verileri şirkete faydalı hale getirerek verimliliği sürdürülebilir kılmayı hedeflerler.

Süre sınırı olan Webinarlar ve online toplantılar bir yandan aktif dinleme konusundaki zaafların telafi edilmesi için fırsat yaratırken diğer yandan da uzun süren salon toplantılarına da bir disiplin kazandırır. Görsel ve somut dünyanın daha çok içerik dünyasına evirildiği dünyada çift yönlü iletişimi dijital teknolojileri de kullanarak başaran kurumlar, bilginin de gücünü arkalarına alarak rakiplerinin önüne geçerler.

İş Hayatında İletişim Kurmanın Püf Noktaları

İş hayatında iletişim kurmakta zorlanıyor olabilirsiniz. Herkes çok başarılı iletişim kurmak zorunda değil. Ancak bu yönünüzü geliştirmek ve düzeltmek tamamen sizin elinizde. Enstitüde size bu konu ile ilgili yardımcı olabilir. Enstitüde birçok eğitimin olduğu gibi iş hayatı için de eğitimler var. İş hayatı veya iletişim eğitimleri diye aratarak ilginizi çekecek birçok eğitimi bulabilirsiniz. Konumuzla ilgili olan birkaç eğitim şu şekildedir: Kurumsal Yaşam ve İletişim Yönetimi Eğitimi, Etkili İletişim Stratejileri ve Beden Dili Eğitimi, Doğru ve Etkili Konuşmanın Temelleri Eğitimi, Empati ve İletişim Eğitimi. İstediğiniz eğitimi seçerek alanında uzman eğitmenlerden ders alabilirsiniz. Canlı dersler, deneme sınavları ve ödevler ile kısa sürede eğitimi tamamlayabiliyorsunuz.

İletişimde birbirini dinlemek önemlidir

İş hayatındaki iletişimin güçlendirilmesi ve güçlü tutulması gerekir. Bu konuda kişilerin birbirini iyice dinlemesi çok önemlidir. Zaten ne sorun çıkarsa karşındakini tam dinlememekten çıkar. İki tarafın birden anlatan kişi olmaması gerekir.

Biri anlatırken diğeri anlayan taraf olmalıdır. Ancak genelde anlayan tarafta sorun çıkar ve iletişim problemi oluşur. Bunun olmaması için konuşma esnasında herkes sırasını beklemelidir. Hep ben konuşayım mantığında olmamak gerekmektedir.

Zaten bu mantıkta olunduğunda bir süre sonra iletişim tamamen kopar. Anlatmak kadar dinleyebilmek de önemlidir. İletişim karşılıklı yapılan bir şeydir, tek taraflıymış gibi davranılmamalıdır.

İletişimde Konuşulan Konular Arasında İlişki Olmalıdır

Konuşulan konular birbiri ile bağlantılı olmalıdır. Biri A konusundan bahsederken biri Z konusundan bahsetmemelidir. Veyahut anlatan kişi de bir o konudan bir bu konudan bahsetmemelidir. Bu anlayan kişinin de kafasının karışmasına sebep olabilir. Birbiriyle ilişkili konular konuşulmalı, iletişim dinamik tutulmalıdır.

Bu sayede kimsenin dikkati dağılmayacaktır. Konunun daha kısa sürede hallolmasına da yardımcı olacaktır. Çünkü hemen herkes konu hakkında fikrini söyleyecek ve bir sonuca varılacaktır. Sonrasında da konuşulması gereken bir başka konuya geçilecektir. Eğer bir o konudan bir bu konudan konuşulursa sonuca varmak zor olacaktır.

İletişimde Saygıyı Kaybetmemek Gerekir

Kişiler birbirlerine karşı saygılı olmalıdırlar. Aynı zamanda düşüncelerine karşı da öyle olmalılar. Sonuçta herkesin düşüncesi kendine. Karşınızdaki kişinin düşüncesi sizinki ile uyuşmuyorsa saygısızca yorum yapmamalısınız.

Saygı çerçevesinde sizin öyle düşünmediğinizi anlatmalısınız. Saygıyı bir kez kaybederseniz toparlamanız çok zor olacaktır. Ayrıca tabi ki saygı görmek istiyorsanız göstermek de zorundasınız. Son olarak karışınızdakini dinlemek ekstra önem taşımaktadır.

Belki de sizin bakış açınızı tamamen değiştirecek bir düşünce ortaya çıkacaktır. Dinlediniz diye illaki bu fikri kabul etmek zorunda değilsiniz. Yani dinleyerek bir şey kaybetmeyecek aksine karşınızdakinin fikirlerine önem göstermiş olacaksınız.

İletişim Ortak Bir Amaç Olmalıdır

Belirli olan sorunu çözmek istemek de ortak bir amaçtır. Bir konuda sonuca varmak isteyen iki kişi olması yeterlidir. Hemen iletişim kurulabilir ve istedikleri gerçekleşebilir. Hayatın her alanında ve her olayda iletişim önemlidir.

En basit olayda da en zor olayda da. Yani denklemden iletişimi çıkarırsanız cevabı bulamazsınız. İyi bir iletişim sizin hayatınızı da kolaylaştıracaktır. Neden kendi hayatınızı zorlaştırasınız ki? Kendinizi ifade etmeli ve doğru bir iletişim kurmalısınız.

Eğer başarılı bir kariyer yapabilmek istiyorsanız da iş hayatında doğru iletişim kurmak şarttır. İstediğiniz kadar yetenekli olun. Birçok bilgisayar programını biliyor olun. Çok fazla yabancı dil bilginiz olsun. İletişim ile bunu pekiştirmedikten sonra hiçbir önemi kalmaz. Yani iletişim bu konunun kilit noktasıdır.

İletişim Kurarken Karşıdaki Kişiye İsmi İle Hitap Etmek Önemlidir

Bir kişiye ismiyle hitap etmek çok fazla anlam içerebilir. Tabi ki devamında hanım ve bey kelimeleri de eklenebilir. Demek istediğim üslupsuz bir biçimde adıyla seslenin değil. Yeter ki karşınızdaki ile birebir iletişime geçin.

Özellikle toplantıları düşünelim. Mesela 5 kişilik bir toplantıdasınız. Biri konuyu anlatıyor ve kalan dört kişi dinliyor. Eğer toplantıda herkes katılmazsa bir kere bu kaliteli bir iletişim olmaz. Çünkü pasif kalan kişiler var demektir. Herkes konu hakkında kendi düşüncelerini paylaşmalıdır. Böyle toplantılarda birine ismiyle seslenip siz ne düşünüyorsunuz demek önemlidir. Tabi herkes yorum yapıyorsa bu duruma gerek kalmaz. Ancak konuşamayan birine ismiyle seslenerek, onun fikirlerini önemsediğinizi gösterebilirsiniz.

Bu karşınızdaki kişiyi tanıdığınızı da gösterir. Karşınızdaki kişi bu sayede kendini değerli hisseder. Bu durum sadece toplantılarda da olacak değildir. İki kişilik konuşmalarda da etkilidir. Karşınızdaki kişiyi ikna etmek veya dikkatini toplamasını sağlamak için kullanılabilir. Bunun için yapmanız gereken tek şey karşınızdaki kişiye ismiyle hitap etmektir.

İletişimde Pasif Olmayın, Aktif Olun

Siz birilerini dinliyorsanız, sonunda birileri de sizi dinlemelidir. Siz de onlar gibi bir insansınız. Pasif bir şekilde düşüncelerinizi içinizde tutmamalısınız. Aktif olup karşınızdaki kişiye kendi düşüncelerinizi aktarmalısınız.

Tabi her zaman üsluplu bir şekilde davranmayı da unutmamalısınız. Kendinizi sakın olayın dışına atmayın. Herkesin düşüncesi çok önemlidir, kimse kimseden üstün değildir. Pasif olmanız, iletişimin ilerlemesine de yol açabilir.

İletişimin kaliteli bir şekilde ilerlemesi için dinamik tutulması gereklidir. Yani siz kendinizi geri atarak aslında durumu daha kötü hale getirmiş olursunuz. Bu yüzden korkmadan ve doğru üslupla düşüncelerinizi paylaşmalısınız.