Hayatın akışı içinde yapılan eylemlere bağlı olarak geçen süre bize zaman kavramını verir. Zaman yönetimi ise zamanı iyi kullanma yöntemlerini bize gösterir. Zaman kavramı içinde bulunulan mekan, yapılan hareket, oluşan algı ve ortaya çıkan değişim sonucunda birbirini tamamlayan döngülere sahiptir. Gündelik yaşamda rutin olarak yaşadığımız süreçlere bağlı sürekli tekrarladığımız tutum ve davranışlarda bulunuyoruz. Sahip olduğumuz bu tutum ve davranış biçimleri ihtiyaçlarınızın arttığı zorlu ve acil durumlarda daha farklı boyutlarda karşımıza çıkıp bizim için çok daha anlamlı ve önemli hale gelebiliyor. İşte böyle durumlarla karşılaştığımız anlarda bize eşlik eden zamanın değerinin iyi bilinmesi ve bu sürecin etkili yönetilmesi gerekiyor.
Hiçbirimizin zamanı geriye alma gibi bir lüksü olmadığı için zaman yönetimi sürecinin işlevsel olarak ele alınması, telafisi mümkün olmayan zararların önüne geçebilmeyi sağlar. Zamanı iyi kullanmak en iyi olanı en fazla olacak şekilde en kısa süre içerisinde yaparak optimizasyonu sağlamak demektir. Zaman yönetimi sürecini en optimal koşullarda sürdürülebilir hale getirmek kaliteli eylemlerde bulunmaya ve bu doğrultuda vakit geçirmeye bağlıdır.
Etkili bir zaman yönetimi için, belli bir plan dahilinde süresi belirlenmiş proaktif tedbirlerin alındığı, bütün komünikasyon ağlarının ve teknolojik donanımın sağlandığı ergonomik bir çalışma ortamının varlığı çok önemlidir. Bütün bu koşullar ışığında varılmak istenen hedef, yapılması gereken ne varsa tam da istenilen zamanda yapmaktır.
Zaman yönetimi süreçlerinde genelde dikkati ve motivasyon maksimum seviyeye çıkarılarak yapılacak işe konsantre olunması sağlanır. Sonuç itibariyle daha hızlı ve kaliteli bir iş akışının oluşması bunlara bağlıdır. Böylece aynı anda birden fazla işi yapabilecek hız ve bilince sahip olabilecek kapasitede uzmanlık gerektiren alanların ve zamanı iyi yönetebilen kişilerin artmasının önü açılır.
Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman, her bireyin aynı boyutta sahip olacağı ve doğru kullanıldığı takdirde son derece etkili olabilecek bir kaynaktır. Ancak bu kaynağın yerine başka alternatif bir kaynak bulamazsınız. Diğer bir ifadeyle açıklayacak olursak aslında zamanın yerini dolduracak bir kaynak yoktur. Zaman, çok değerli ve iyi yönetilmesi gereken bir kaynaktır. Bundan dolayı zamana karşı oluşan algı düzeyi ve davranış biçimleriyle olayların önem sırasına göre tanımlaması yapılır. Böylece zaman bilinci konusunda çok kısa süre içerisinde etkili ve isabetli kararların alınmasına uygun bir yönetim planı oluşturularak verimlilik sağlanır.
Zaman yönetimi, zamanı doğru kullanarak görev ve sorumluluklarımızı hedeflenen belli bir süreye göre planlamak ve koordine etmektir. Bu süreçte ihtiyaçların tespiti yapılarak öncelik sırasına göre tanımlaması ve belli bir program dahilinde diğer bütün kaynaklarla uyumlu olması amaçlanır. Zamanı etkili ve verimli kullanabilmek amacıyla ihtiyaçların tatminini sağlamaya yönelik atılacak adımlar zaman yönetimi kavramını gerekli kılmıştır.
Zaman Yönetimi Süreci Nasıl Olmalıdır?
Zaman yönetimi belirlenen süreler arasında tanımlanan faaliyetlerle etkili sonuçlar almayı gerektiren bir süreçtir. Kesinlikle tek başına hızlı yada çok fazla çalışma anlamına gelmez. Yapılması gerekenleri belli bir plan dahilinde verimlilik esasına göre hatasız ve kısa sürede yapabilmektir.
Zaman yönetimi kavramının, yapılacak herhangi bir sistemli eylemin veya hareketin acil ve önemli olması durumunda oluşan zaman bilinci konusunda etraflıca düşünülmesinden ortaya çıktığını söyleyebiliriz. Yani herhangi bir şeyin çok kısa sürede yapılması gerekiyorsa ve katkıda bulunacağı sayısız bileşen varsa bunu etkili bir plan dahilinde hareket ederek yapmak gerekir. Böylece doğru sonuç alabileceğiniz bir kurumsal kaynak planlaması söz konusu olabilir.
Zaman Yönetimi ve Diğer Kavramlarla İlişkisi
Zaman yönetimi kavramını daima yönetsel ve bilişsel süreçlerle iç içedir. Bu süreçler birbirleriyle etkileşim halinde bağlantılıdır. Zaman yönetimiyle ilişkisi bulunan belli başlı kavramları şöyle açıklayabiliriz:
Stres Performans ve Zaman Yönetimi:
Zamanı etkili ve doğru kullanıp yönetmek zorlu bir süreçtir. Bu süreçte zaman kaynağını hatasız ve verimli kullanma isteği doğrultusunda belli bir efor harcanır. Bu durum karşısında ortaya çıkan koşuşturma sonucunda fiziksel ve zihinsel olarak yorgun düşebiliriz. Zaman kısıtına bağlı olarak stres düzeyi artış gösterebilir. Bu zamanlarda hafif strese girmek bizi yapacağımız iş konusunda tetiklerken, aşırı derecede stres altında yapılan aktiviteler zihinsel anlamda sağlıklı bir değerlendirme yapmamızı engeller. Etkili bir zaman yönetimi süreci konusunda planlama yapmak, bu noktada yaşanılan zaman baskısı ve olumsuz zihinsel süreçlerden etkilenmemizi minimum seviyeye indirir. Böylece sağlıklı değerlendirme yapılabilecek bir zeminin oluşması performans artışını da beraberinde getirir.
İlgili eğitim: Stres Yönetimi Eğitimi
Planlama ve Zaman Yönetimi:
Zaman yönetimi etkili bir planlamayla başlar. Zaman planlamasındaki asıl amaç, işlerin en kısa zamanda doğru yapılmasıdır. İşletme yönetimi etkili bir planlamayla yapılacaklar listesinin tanımını önceden düşünerek ileri vadeli alternatifler oluşturma fırsatı yakalar. Etkili bir yöneticinin stratejik olarak düşünerek vermiş olduğu kararlar sonucunda isabetli kestirimler yapılabilir. Karar verme adımları ve bunlara ilişkin seçeneklerin nasıl oluştuğu, ve bunlara ne kadar süre ayrılması gerektiğini belirleyen adımlar bize zaman yönetimi kavramının önemini gösterir.
İlgili eğitim: İşletme Yönetimi Eğitimi
Karar Verme ve Zaman Yönetimi:
Seçenekler arasından bir seçim yaparak sonuca ulaşma olarak ifade edilen karar verme aşaması bilişsel ve fiziksel eylemler sonucunda oluşur. Seçenekler arasından en iyi olanları ayıklayıp etkili kararlar için uygun olanları bulmaya çalışırız. Zaman yönetimi noktasında gösterilen düşük bir performans arzulanan hedefe ulaşmayı zorlaştırır. Dolayısıyla her yönüyle düşünülmeyen ve uygulanmayan zaman yönetimi teknikleri verilecek kararları olumsuz etkileyecektir. Bu durum zaman ve maliyet kaybını da beraberinde getirir.
İlgili eğitim: Etkin Karar Verme Teknikleri Eğitimi
Örgüt ve Zaman Yönetimi:
Çok boyutlu ve bir o kadarda karmaşık süreçler içerisinde koşturduğumuz işler için önceden belirlenmiş , harcanması gereken bir süre bulunur. İşletme, belli amaçlara ulaşabilmek için kendi fonksiyonlarının birbirleriyle uyumlu hale gelmesini sağlayan bir yapıdır. Bu yapının en önemli unsurunu insan kaynakları oluşturur. İnsanların kişisel özellikleri ve onlara en uygun işlerin saptanması, uygulanacak zaman yönetimi teknikleri konusunda işimizi kolaylaştırır.
Uyum Kontrol ve Zaman Yönetimi:
Belli bir işin yapılması noktasında elde edilecek işbirliği ortamı sayesinde sonuca ulaşma sürecinde ortaya çıkan çatışmalar ve yanlış anlaşılmaların önüne geçilir. Neyin, ne zaman ve kim tarafından yapılacağını tespit etmek ve buna ilişkin faaliyet sıralamasını ayarlamak zaman uyumunu sağlar. İşletme faaliyetlerinde, gerçekleşen durum önceden tahmin edilen durumla karşılaştırılarak bir karara varılır. Böylece faaliyetlerin ne zaman amacına ulaşacağına yönelik sürenin belirlenmesi sağlanır.
Yaratıcılık ve Zaman Yönetimi:
Bireysel ve örgütsel anlamda başarıyı yakalamak için yaratıcılık içeren geniş çaplı düşünülmüş fikirlerin bir an önce hayata geçirilip insan hayatını kolaylaştıracak ürünlere dönüşmesi gerekir. Ancak yaratıcılık düşünsel bir faaliyet olduğundan dolayı yeni bir fikir oluşturmak ve bu fikri işlevsel hale getirmek zaman alıcıdır. Fikrin eşsiz ve kendine özgü olması için, harcanan zaman ile somut hale gelip sunulacağı zamanın ayarlamasının bilinçli yapılarak ilgili sürecin hesaplanması ve planlanması önemlidir.
Zamanı İyi Kullanmak İçin Zaman Yönetimi Eğitimi
Etkili zaman yönetimi tekniklerinin uygulanabilmesi için oluşturulan zaman bilinci ile nelerin yapılabileceğinin detaylı olarak incelenmesi gerekir. Eldeki mevcut kısıtlı zamanın bağlı olduğu iş süreçlerine fonksiyonel olarak dağıtılması, doğru performans ölçütlerinin başarılı bir hareket kabiliyeti doğrultusunda belirlenmesini gerektirir.
zamanın başarıyla yönetilmesi ancak belli bilgi, beceri ve tekniklerin bilinmesiyle mümkün olur. bu gibi zorlu süreçlerde başarılı olmak iyi bir algı düzeyiyle birbirinden bağımsız olabilecek karmaşık olayların çözümünün etraflıca düşünülmesine bağlıdır. bundan dolayı çok yönlü noktaları doğru değerlendirmek amacıyla kişisel gelişim adına alınacak eğitimler oldukça önemlidir. Bütün organizasyon yapılarındaki faaliyetlerinin yönlendirilmesi noktasında en önemli konuyu zaman yönetimi oluşturur. Gerek sosyal yaşam gerekse iş hayatında dengeyi sağlamak ve başarılı olmak, birden fazla sürecin kısa sürede ve doğru sonuçlanmasıyla elde edilir. Zamanı başarıya dönüştürmek bir başka ifadeyle zamanı iyi kullanmak, zaman yönetimi tekniklerine hakim olmayı gerektirir.
Farklı alanlarda gerçekleştirilen eylemlerin çeşitliliği ve bu anlamdaki karışıklıkların önlenmesi ayrıca süreci doğru değerlendirmeyi de gerekli kılar. Süreci doğru değerlendirmek zamanı doğru kullanmaya bağlıdır. Zaman algısı ile süreci doğru yönetebilmek etkili bir zaman yönetimi eğitimi almayı beraberinde getirir. Böylece başarıyı ve verimi artırma yolunda zamanın önemi, değeri ve yönetilmesi konusunda etkili olabilirsiniz.
İlgili eğitim: Zaman Yönetimi Eğitimi
