Günümüz insanının en büyük problemlerinden biri zaman yönetimi. Hepimiz bir şeyleri yetiştiremediğimizden dert yanarız. Bazen de abartıp yirmi dört saatin bile yetmediğinden yakınırız. Üst üste yığılmış işler, bizi bekleyen dosyalar, ödevler. Bazen bu kadar işle nasıl baş edeceğimizi düşünürüz.
İlgili eğitim: Zaman Yönetimi Kursu
İşte burada devreye zaman yönetimi teknikleri giriyor. İşleri planlamak, öncelik sırasına koymak ve elbette zamanı doğru kullanmak için bu tekniklerden faydalanabiliriz. Bunlardan birkaçı Pomodoro Tekniği, Eisenhower Matrisi ve Kanban Tekniği.
Pomodoro Tekniği
Üstesinden gelmeniz gereken yoğun bir işiniz veya çalışmanız gereken bir dersiniz varsa bu zaman yönetim tekniğinden kolayca faydalanabilirsiniz. 90’lı yılların başında yazar Francesco Cirillo tarafından bulunan Pomodoro Tekniği oldukça kolay bir yöntemdir. Tekniğin adı yazarın o dönem kullandığı domatese benzeyen zamanlayıcıdan gelmektedir. Bu zaman yönetim tekniğini kullanmak oldukça basit.
Pomodoro tekniği nasıl kullanılır?
Pomodoro tekniği, görevleri daha yönetilebilir parçalara ayırmak için kullanılabilecek bir iş veya çalışma için zaman yönetimi stratejisidir. Temel fikir 25 dakika çalışmak ve ardından 5 dakika ara vermektir. 4 Pomodorodan (veya 2 saatten) sonra 15-20 dakikalık daha uzun bir mola verebilirsiniz.
Pomodoro tekniği farklı görev türlerine ve programlara uyarlanabilir, ancak anahtar nokta, aralarında düzenli molalar vererek kısa aralıklarla çalışmaktır. Bunu yapmak odaklanmanıza ve tükenmişlikten kaçınmanıza yardımcı olabilir.
pomodoro tekniğini kullanırken, akılda net bir hedef ve tamamlanması gereken görevlerin bir listesi ile başlamak önemlidir. zamanlayıcı başlatıldığında, süre dolana kadar bir görev üzerinde çalışın. erken bitirirseniz, fazladan zamanı beyin fırtınası yapmak veya bir sonraki görev için bir plan yapmak için kullanabilirsiniz. eğer bitiremezseniz, sorun değil - sadece görev için ne kadar zaman harcadığınızı not ettiğinizden emin olun, böylece programınızı buna göre ayarlayabilirsiniz.
Mola sırasında, işinizden tamamen uzaklaşmanız ve rahatlamak için biraz zaman ayırmanız önemlidir. Bu, ayağa kalkıp esnemeyi, bir şeyler atıştırmayı veya blok etrafında hızlı bir yürüyüş yapmayı içerebilir.
Pomodoro tekniği üretkenliği ve odaklanmayı artırmak için etkili bir yol olabilir, ancak sizin ve programınız için en uygun olanı bulmak önemlidir. Farklı zamanlamalar ve görevlerle denemeler yapın ve gerektiğinde ayarlayın.
Eisenhower Matrisi Nedir?
ABD eski başkanı Dwigh David Eisenhower’ın geliştirdiği bir matristir. Bu zaman yönetim matrisi, yapılması gereken işleri “Acil”, “Acil değil” ve “Önemli”, “Önemli değil” şeklinde 4 çeyreğe böler. Bu şekilde, yapılması gereken işleri önceliklerine göre ayırır.
Acil ve Önemli (Hemen Yap!): Öncelikli yapmanız gereken iştir. Asla erteleme olmamalıdır.
Acil Değil ve Önemli (Ne zaman yapılacağına karar ver): Uzun vadeli planlarınızın yer aldığı ve kendi öncelikleriniz doğrultusunda hazırladığınız kısımdır.
Acil ama Önemsiz (Yapabilecek bir başkası varsa ona devret): Sizin belirlemediğiniz ancak sizi bulan işler bu kategoriye girer. Gelen e-mailler, telefonlar vs.
Acil Değil ve Önemsiz (Daha sonra yaparsın): Yaparsanız aradan çıkacak, yapmazsanız da bir şey kaybettirmeyecek işler bu kısımda yer alır.
Bu zaman yönetim tekniği de işlerinizi önem sırasına göre ayarlayıp halletmenize yardımcı olacaktır. Kolaylıkla halledilen işler bir yenisi için size fırsat yaratacaktır.
Kanban Tekniği
Kanban, Japonların kullandığı bir zaman yönetimi tekniğidir. 1940’larda Toyota fabrikasında çalışan bir mühendis tarafından geliştirilmiştir. Amacı, fabrikadaki iş akışını daha kolay hale getirmektir. Japoncada Kanba kelimesi “Tabela” ve “Tahta” anlamlarına geliyor. Bu zaman yönetim tekniği 3 aşama olarak karşımıza çıkıyor.
1.Aşama: Yapacaklarınızı, işlerinizi görselleştirerek zihin kalabalıklığından kurtulmak. Bilgisayar ya da bir kağıt üzerinde 3 bölüm oluşturulduktan sonra ilk bölüme “Yapılacaklar” başlık olarak verilir ve altı doldurulur.
2.Aşama: Bu kısımda ikinci bölümümüz yer alır. “Yapıyor Olduklarım” başlığı altına “Yapılacaklar” biriminde, yapmaya başladığınız işler kaydırılır. Bu kısma en fazla 3 iş kaydırabilirsiniz. Fazlası kafa karışıklığına yol açacaktır.
3. Aşama: Son bölüm yer alır. “Yapıyor Olduklarım” başlığı altındaki işler, bitirildiyse bu başlık altına yazılır. 3. Aşamayı diğer aşamalardan ayıran en büyük fark, bitirmiş olduğunuz işleri görmenizi sağlamasıdır. Yapılacak diğer işler için bizi fazlasıyla motive eder.
Bu zaman yönetim tekniklerinden kendinize en uygun olanı seçip işlerinizi kolaylıkla halledebilirsiniz. Yapılması gereken işler halledildikçe bir yenisi için size fırsat sunacaktır. Kullanacağınız zaman yönetimi teknikleri zamanla hayatınızın bir parçası olacaktır.
Sıkça Sorulan Sorular
Zaman yönetimi aşamalarında hangi stratejiler ve teknikler kullanılabilir ve bu tekniklerin etkinlik düzeyleri nelerdir?
Zaman Yönetimi Stratejileri ve Teknikler
Günümüz insanının en büyük problemlerinden biri olan zaman yönetimi konusunda kullanılabilen çeşitli stratejiler ve teknikler bulunmaktadır. Bu tekniklerin etkinlik düzeyleri ile ilgili olarak, pomodoro tekniği, Eisenhower Matrisi ve kanban tekniği dikkate değer örneklerdir.
nin Etkinliği
Francesco Cirillo tarafından 90'lı yıllarda geliştirilen , görevleri yönetilebilir parçalara ayırarak zamanı daha verimli kullanmayı amaçlar. Bu teknikte, 25 dakikalık çalışma periyodlarından sonra 5 dakikalık aralar verilir ve dört Pomodoro seansı sonrasında daha uzun molalar öngörülür. , farklı görev türlerine uyarlanarak çalışma verimliliğini arttırmaya ve tükenmişliği önlemeye yardımcı olabilir.
Eisenhower Matrisinin Etkinliği
Dwight David Eisenhower tarafından geliştirilen ve işlerin önceliğine göre sınıflandırılmasına dayanan Eisenhower Matrisi, zaman yönetimi açısından önemli bir tekniktir. Bu teknik, işleri acil, acil olmayan, önemli ve önemli olmayan şeklinde dört kategoriye ayırarak zamanın daha etkili kullanımını sağlar.
Kanban Tekniğinin Etkinliği
Japon kökenli bir tekniği olan Kanban, 1940'ların başlarında Toyota fabrikasında çalışan bir mühendis tarafından geliştirilmiştir. Fabrikadaki iş akışının dengesini sağlamayı amaçlayan Kanban, görsel olarak organize edilmiş bir sistem kullanarak işlerin takip edilmesini ve süreç verimliliğinin artırılmasını sağlar.
Sonuç
aşamalarında kullanılabilen , Eisenhower Matrisi ve Kanban Tekniği gibi stratejiler ve teknikler sayesinde, çalışma verimliliği arttırılabilir ve zamanın daha etkili kullanımı sağlanabilir. Bu tekniklerin etkinlik düzeyleri, ihtimallere göre ayarlanarak, kişisel zaman yönetimi için en uygun metotlar seçilerek başarılı uygulamalar gerçekleştirilebilir.
Pomodoro tekniği ile birlikte kullanılması önerilen diğer zaman yönetimi uygulamaları nelerdir ve nasıl etkileşim içinde çalışılabilir?
Pomodoro tekniği ile birlikte kullanılması önerilen diğer zaman yönetimi uygulamalarının başında Eisenhower Matrisi ve Kanban Tekniği gelir. Bu yöntemler, sahip olduğumuz zamanı daha etkili kullanmamıza yardımcı olur. Pomodoro tekniği, belirli bir görevi daha yönetilebilir parçalara ayırırken, Eisenhower Matrisi acil ve önemli işleri önceliklendirme konusuna yardımcı olur. Kanban Kurulu ise toplam iş akışını izlememize izin vererek, hangi görevlerin tamamlandığını ve hangi görevlerin hala devam ettiğini görmemizi sağlar.
Bu üç yöntem birlikte kullanıldığında, etkili bir zaman yönetimi sistemi oluşturabilir. Öncelikle, Pomodoro tekniği ile belirli bir görevi parçalara ayırmalı ve her parçanın tamamlanması için yeterli zamanı ayırmalıyız. Sonraki adımda, Eisenhower Matrisini kullanarak, bu görevlerin acil ve önemli olup olmadığını tespit etmeli ve buna göre önceliklendirmeliyiz. Son olarak, Kanban Kurulu ile bu görevlerin hangi aşamada olduğunu takip etmeliyiz.
Her bir metodun özelliğini dikkate alarak bu teknikler birbirleri ile etkileşim içinde çalışabilir. Örneğin, Pomodoro yöntemi ile belirlenen görev parçalarını, Eisenhower Matrisine göre sınıflandırabiliriz. Daha sonra bu sınıflandırmayı Kanban Kurulu'na taşıyarak görevin hangi aşamada olduğunu izleyebiliriz. Bu kombine yöntem, bize hem görevlerin durumu hakkında sürekli bir geri bildirim sağlar, hem de bizi taslak aşamasından bitiş aşamasına kadar düzenli ve verimli bir çalışma akışına yönlendirir. Bu şekilde zamanı daha efektif bir şekilde kullanabilir ve işlerimizi daha verimli bir şekilde tamamlayabiliriz.
Son olarak, bu uygulamaların kişiye bağlı olarak farklılık gösterdiğini ve herkesin kendi çalışma stiline uygun olanı bulması gerektiğini belirtmekte fayda var. Zaman yönetimi konusunda kendi deneyimlerinizi ve gözlemlerinizi dikkate almalı ve gerektiğinde bu yöntemleri kişisel ihtiyaçlarınıza göre uyarlamalısınız.
Etkili zaman yönetimi sağlamaya yönelik kişisel düzen ve süreçlerin oluşturulmasında hangi önemli faktörler göz önünde bulundurulmalıdır?
Etkili zaman yönetimi sağlamaya yönelik kişisel düzen ve süreçlerin oluşturulmasında, dikkate alınması gereken önemli faktörler vardır. Bunlar, görevlerin ölçümledirilmesi, önceliklendirilmesi ve bir strateji belirlemektir.
Öncelikle, zaman yönetimi çalışmalarında başarılı olabilmek için, kişinin ne kadar zamana ihtiyaç duyduğunu ve hangi görevlerin daha fazla zaman alabileceğini tahmin etme yeteneği gereklidir. Bu nedenle, zaman yönetimi becerilerini geliştirmek isteyen bir kişinin, kendi zaman kullanımını izlemesi ve belirli görevlerin ne kadar zaman aldığını belirlemesi önemlidir.
Ayrıca, görevlerin önceliklendirilmesi, zamanın etkin bir şekilde yönetilmesi için kritik bir faktördür. Bireyler, hangi görevlerin en önemli olduğunu ve hangi görevlerin hemen yapılması gerektiğini belirlemelidir. Bu, özellikle birden fazla görevin olduğu durumlarda çok önemlidir.
Son olarak, etkili bir strateji de önemli bir faktördür. Kişi, zamanını etkili bir şekilde yönetmek için bir plana ihtiyaç duyar. Bu plan, görevleri tamamlama sürecini yönlendirecek ve zaman yönetimini kolaylaştıracaktır.
Kısacası, görevlerin ölçümlemesi, önceliklendirilmesi ve bir strateji belirlemek, etkili zaman yönetimine ulaşmada önemli faktörlerdir. Her birey, bu faktörleri dikkate alarak ve etkili bir zaman yönetimi stratejisi oluşturarak, zamanını daha verimli bir şekilde yönetebilir.
