Zaman yönetimi, günümüzde bireylerin ve kuruluşların karşı karşıya olduğu hayati bir konudur. Sürekli artan iş ve yaşam talepleri ile yapılması gereken her şeyi yapmak için zaman bulmak zor olabilir. Zaman yönetimi becerileri, daha az zamanda daha fazlasını yapabilmeniz için zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmenize yardımcı olabilir. Öncelikleri belirlemek, bir program oluşturmak ve zaman kazandıran teknolojileri kullanmak dahil olmak üzere zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmenin birkaç yolu vardır. Zamanınızı etkili bir şekilde yönetmeyi öğrenerek üretkenliğinizi artırabilir ve sizin için en önemli olan şeylere daha fazla zaman ayırabilirsiniz.
İlgili eğitim: Etkili Zaman Yönetimi Eğitimi
24 Saat Nasıl Geçiyor?
Ortalama bir insan günün 24 saatini nasıl geçiriyor inceleyelim:
Uyumak için günde ortalama 8 saat
Makyaj, tıraş vb. işler için yaklaşık 1 saat
Kahvaltı, öğle yemeği, akşam yemeği, ufak atıştırmalıklar 3 saat
Özellikle büyükşehirlerde işe gidip gelmek için günde yaklaşık 2 saat
İş yerinde ortalama 9 saat
Yani toplam 23 saatimizi günlük rutinlere ayırıyoruz. Kendimize ayıracak yalnızca 1 saatimiz kalıyor. Hal böyle olunca zaman yönetimi kaçınılmaz oluyor. Zaman yönetimi hakkında yapılan birçok araştırma ve teknik vardır. Bu yazıda zaman yönetimi hakkında önemli kurallar, planlama yaparken dikkat edilmesi gereken noktalar ve zaman tuzakları hakkında bilgilere yer verdik.
Zaman Yönetimi Nasıl Uygulanır?
Zamanı yönetmenin ilk adımı kendimizi yönetmektir. Elbette zamanı yönetemeyiz fakat sahip olduğumuz zamanı daha iyi kullanabiliriz. Günü, haftayı, ayı ve yılı programlayın. Bu size ‘’Bugün ne işim vardı?’’, ‘’Yıldönümü için ne hediye alacağım!’’ diye düşünme süresinden zaman kazandırabilir.
İşlerinizi önem sırasına göre planlayın:
Acil ve önemli işler
Acil ama önemsiz işler
Acil olmayan ve önemli işler
Acil olmayan önemsiz işler
olarak dört bölüme ayırın. Böylece acil ve önemli işlerinizi yetiştirememe stresinden kurtulacak, daha verimli çalışma şansı elde edeceksiniz.
En Verimli Olduğunuz Saatleri Belirleyin
Mümkün olan en üretken olmak için en verimli saatlerinizi belirlemeniz gerekir. Bazı insanlar için bu sabah ilk iş. Diğerleri için günün ilerleyen saatlerinde olabilir. Ne zaman en iyi olduğunuzu öğrendikten sonra, en önemli ve zorlu görevlerinizi o saatlerde planlamaya çalışın. Bu, bu görevlere hak ettikleri dikkati verebilmenize yardımcı olacaktır. Ek olarak, listenizdeki en zor görevle başlamak genellikle yararlıdır. Bu şekilde, onu yoldan çıkarabilir ve günün geri kalanında daha kolay görevlere geçebilirsiniz. Son olarak, işinizi küçük, yönetilebilir bölümlere ayırmaya çalışın. Bu, daha az göz korkutucu hale getirecek ve her bir göreve daha iyi odaklanmanızı sağlayacaktır. Bu adımları izleyerek üretkenliğinizi en üst düzeye çıkarabilir ve her gün daha fazlasını yapabilirsiniz.
Erteleme Alışkanlığınızdan Kurtulun!
Zaman yönetimi konusunun en büyük düşmanı erteleme alışkanlığıdır. Bu alışkanlıktan kurtulmanın en kolay yolu yapılan planlara bağlı kalmaktır. Bir planınız olduğunda, eldeki göreve odaklanmak ve onu tamamlamak daha kolaydır. Aksi takdirde, çok geç olana kadar görevi ertelediğinizi göreceksiniz. Gün için basit bir Yapılacaklar listesi yaparak başlayın. Ardından, listenizi gözden geçirmek ve ne yapılması gerektiğini görmek için her gün biraz zaman ayırın. Acele etmeden tamamlayabilmeniz için her görev için zaman planladığınızdan emin olun. Son olarak, programınıza bağlı kalın ve ertelemenize izin vermeyin!
Hızlı Okuma Eğitimi Alın
Okumaya harcadığınız süreyi azaltmak da dahil olmak üzere okumayı hızlandırmanın birçok faydası vardır. Hızlı okuma sanıldığı kadar zor değildir ve uygun eğitim ile anlayarak hızlı okumayı öğrenebilirsiniz. Haberleri okumak için bir saat değil on beş dakika yeterli olacak ve daha kısa sürede daha çok kitap okumanıza yardımcı olacaktır. Hızlı okuma, bilgileri daha hızlı okuyup işleyebildiğiniz için bilgileri daha iyi tutmanıza da yardımcı olacaktır. Okumaya harcadığınız zamanı azaltmanın bir yolunu arıyorsanız, hızlı okuma çözüm olabilir. Sanıldığı kadar meşakkatli olmayan anlayarak hızlı okuma eğitimi, araştırma yaptığınız süreyi oldukça azaltacaktır. Bu değerli becerinin avantajlarından yararlanmaya başlamak için bugün hızlı okuma eğitimi alın.
Zaman Yönetimi Düşmanı Tuzaklar!
Bir programa bağlı kalmayı deneyen herkes, bunun zor olabileceğini bilir. Zamanınızı nasıl planlayacağınızı bilseniz bile, programınıza bağlı kalmanızı engelleyebilecek birçok faktör vardır. Örneğin, beklenmedik olaylar veya acil durumlar, tüm gününüzü kolayca boşa çıkarabilir. Veya belirli bir görev için gereken süreyi yanlış hesapladığınızı fark edebilirsiniz. Sebep ne olursa olsun, esnek olmak ve programınızı gerektiği gibi ayarlamak önemlidir. Planınıza çok katı bir şekilde bağlı kalmaya çalışmak, yalnızca hayal kırıklığına ve kızgınlığa yol açabilir. Sonuçta, hayat tahmin edilemez ve çoğu zaman özenle hazırlanmış planlarımızı takip etmez. Esnek davranarak ve programınızı gerektiği gibi ayarlayarak zamanınızı en iyi şekilde değerlendirebilir ve gereksiz stresten kaçınabilirsiniz. Başarılı bir zaman yönetimi için zaman tuzaklarını iyi tanımak gerekir. Bu zaman tuzaklarını şöyle sıralayabiliriz:
Davetsiz misafirler
Kötü iletişim
Çok fazla yazışma
Gereksiz telefon görüşmeleri
Hayır diyememek
Gereğinden fazla iş yüklenmek
Kararsızlık ve gecikme
Önceliklerin belirlenmemiş olması
Yetersiz yetki devri
Hayır Diyebilmek
Hayır diyebilmek neden gereklidir? "Hayır" demeyi öğrenmek, zaman yönetiminin önemli bir parçasıdır. Vaktinizi boşa harcayacak işe "hayır" diyerek ya da başkalarının işini yaparken kendi işinize vakit bulamama durumuna "hayır" diyerek gerçekten sizin için önemli olan şeylere zaman ayırabilirsiniz. Kendi işinize odaklanabildiğiniz zaman, daha üretken olacaksınız ve hedeflerinize ulaşma olasılığınız daha yüksek olacak. Ayrıca gereksiz görevlere “hayır” diyerek, daha iyi bir iş-yaşam dengesine de sahip olacaksınız. Önemsiz şeylere "hayır" diyebildiğiniz zaman, önemli olan şeylere odaklanabileceksiniz.
Günümüz iş dünyasında e-posta, birincil iletişim biçimi haline geldi. Ancak, e-postaları yanıtlamak zaman alıcı bir görev olabilir. Verimliliği en üst düzeye çıkarmak için günün belirli saatlerinde e-postalara cevap vermek ve yazışmaları mümkün olduğunca azaltmak önemlidir. Mümkün olduğunda, işlerinizi telefon görüşmeleriyle halletmeye çalışın. Bu şekilde kendinizi tekrar etmekten kurtulabilirsiniz. Ancak, telefon görüşmelerinizi çok uzun tutmayın. Özlediğiniz insanlarla yüz yüze görüşmek de önemlidir. Bu, yazışmalarınızı takip etmenize ve herhangi bir yanlış iletişimden kaçınmanıza yardımcı olacaktır. Bu ipuçlarını takip ederek, zamanınızı akıllıca kullandığınızdan ve etkili bir şekilde iletişim kurduğunuzdan emin olabilirsiniz.
Günümüzün hızlı dünyasında, zamanınızı etkili bir şekilde nasıl yöneteceğinizi öğrenmek her zamankinden daha önemli. Bu yüzden önemsiz işler için yetki devretmek önemlidir. Bunu yaparak daha önemli görevler için zaman kazanabilirsiniz. Faturalarınız için otomatik ödeme talimatı vermeniz bile size en az yarım saat kazandıracaktır. Ve unutmayın, geçen zamanı geri alamazsınız. Bu yüzden zamanınızı en iyi şekilde değerlendirin ve hayatınızı iyi planlayın.
