Oryantasyon, yönlendirme, kılavuzluk anlamlarını taşır. Oryantasyon süreci ise genellikle ik yönetimi içinde yer alan bir alıştırma-uyum aşamasını ifade eder. Aynı zamanda üniversite 101 diye tarif edilen üniversite yerleşkesine ve eğitimine ilk giriş yapmak da oryantasyon olarak geçiyor.
Sonuç olarak bu süreç, kuruma ilk giriş yapacak olan kişinin ya da kişilerin uyum aşamasını daha rahat anlatması için yaratılıyor. Gelin oryantasyon aşamasını hem İK hem de üniversiteler açısından ele alalım.
Oryantasyon Süreci Neyi İfade Eder?
Oryantasyon, işe ya da eğitime yeni başlayacak kişi kadar kurumun bizzat kendisini de ilgilendirir. Oryantasyon eğitimi ya da sürecinde, kurum ile kişi arasındaki devamlılığı sağlayacak aşamalar ve bilgiler sırasıyla aktarılır. Bu bakımdan hem kurum hem de işe veya eğitime başlayacak kişi için yeni bir süreç başlar.
İnsan kaynakları açısından ise başlı başına önemli bir süreç zincirini ifade eder. Çalışan verimliliği ve uyumu için sürecin doğru planlanmış olması gerekir.
İK yönetimi içinde yer alan eğitim ve geliştirme uygulamaları, çalışanın iş başı sürecinde verimli hareket etmesi ve kuruma bağlı olarak kendini geliştirmesi içerir. Özellikle insan kaynakları departmanı ve yöneticiler için eğitim ve geliştirme aşamalarını uygulamak çok önemlidir; çünkü bu yolla çalışanın aidiyet duygusunu yaratacak iş başı süreci yaşanır.
Netice olarak bu süreç; üniversite yaşamına giriş ile beraber ik yönetimi açısından da önemli bir ilk adım ifadesidir. Üniversiteyi gerçek anlamda tanıma, eğitim olanaklarını öğrenme ve kurumun hocalarını tanıma gibi kritik öneme sahip unsurlar, bu süreçte adaya aktarılır.
İK açısından ise durumu daha genişten ele almak gerekir. İnsan kaynaklarının yetkili çalışanları tarafından, süreci doğru yönetebilecek adımları planlayarak hareket etmek lazımdır. Bu aşamada uygulanabilecek ve çalışan adayının zorlanmayacağı sistematik bir uygulama düzenine ihtiyaç vardır.
Oryantasyon Süreci Nasıl Planlanır?
Süreç içinde, İK personelleri ve varsa işe alım uzmanı görev alır. İşe alımın ilk aşamalarından birini oluşturur. Bu oldukça önemli bir uygulamadır. Bunu uygulamayan ya da önemsemeyen kurumlar, iyi bir ik yönetimi de uygulamamış olur.
İşe yeni başlayan adayı -eğer aday kuruma mecbur değilse- kazandım derken kaybetmek, kuruma maddi-manevi zarar verir. Bundan dolayı planlanmış bir süreç yaratmak gerekir.
Hiçbir yeni çalışan, kendini yalnız ve önemsiz hissetmek istemez. İşinde iyi bir insan kaynakları departmanı, işe giriş aşaması için çalışan bilgilendirerek süreci başlatır. Peki insan kaynakları neden böylesi bir süreci başlatır? Gelin ana hedeflerine bir bakalım.
1 - Çalışan bağlılığı yaratmak
Bu unsur, oryantasyonun kuruma ve çalışan kişiye kattığı en önemli kazanımlardan birisidir. Aday, iş sürecinde kurumdan destek görür ve güven hissederse kuruma da bağlılığı artar. Bu basit gibi gözüken ama uygulanması zor olan aşama, oryantasyon süreci ile başlar.
Netice olarak kuruma bağlı olan çalışan, daha verimli çalışır ve iş süreçlerinde kurumun hedeflerini başarıyla yerine getirir. Özellikle kurum kültürü oluşturmak ve işveren markası imajına sahip olmak için mutlaka çalışanlara destek olmak gerekiyor.
2 - Kurumun beklenti ve hedeflerini çalışana aktarmak
Bu süreçte, çalışana kurumun temel bir tanıtımı yapılır ve genel olarak iş süreçleri hakkında bilgi verilir. Kurumun beklentileri, hedefleri, işin tanımı ve ihtiyaçlar genel bir çerçeve altında anlatılır. Bu aşamada iletişim tek yönlü değildir. Çalışan da beklenti ve hedefleri anlamaya çalışarak işe ne katabileceğini kuruma aktarır.
Ayrıca kurum beklentisi ile aday çalışanın beklentisi de bu aşamada netleşir. Bazı durumlarda mülakatta belli olan beklentilerin uyumluluğu ya da uyumsuzluğu, bu süreçte daha net bir şekilde ortaya çıkar.
3 - Çalışanın iş stresini azaltmak
İşe yeni başlayan bir aday, süt dökmüş kedi gibi hareket edebilir ve ayrıca stresli olabilir. Bu durumun önüne geçmek için iş öncesinde adayı rahatlatmak gerekir. Adayın stresini azaltmak için iş tanımının belirlenmiş olması ve hangi süreçlerde hangi birimlerden destek alabileceğinin de açıklanması gerekiyor. Stresi azalan ve tam olarak ne işi yapabileceğini bilen bir çalışan, kurumu da kısa sürece uyum sağlayacaktır.
4 - Oryantasyon sürecini raporlamak
Oryantasyon süreci işe alımı gerçekleşen adayları tanımak için de bir fırsattır. Bu süreçte aday, kurumu tanımaz. Kurum bünyesine kattığı çalışan aday süreçte nasıl davrandı, yanıtlanamayan sorular var mıydı, planı istenildiği gibi uygulandı mı? Bu sorular, bir sonraki işe alımın doğru şekilde yürütülmesi için geri dönüş sağlayan yanıtlara sahiptir. Bu yolla süreç raporlanır ve İK departmanı bir sonraki işe alım süreci için neler yapabileceğini planlar.
Sürecin planlanmasında ise birden fazla süreç aktif hâle getirilir. Oryantasyon eğitimi planlamasında aşağıdaki adımlar etkinleştirilir:
Pozisyona ve iş tanımına göre ön hazırlıklar tamamlanır.
Kurumun ve departmanların nasıl tanıtılacağı değerlendirilir.
Birim ve departmanlar bilgilendirilir.
Oryantasyon eğitimi ile ilgili fiziksel ve sosyal ortam hazırlanır.
Adayın işe alım süreçleri yerine getirilir.
Adayın süreçteki çalışma koşulları ile ilgili olanaklar sağlanır.
Oryantasyon sürecindeki değerlendirmeler ve gözlemler raporlanır.
Oryantasyon Süreci Aşamaları
Sürecin aşamaları, insan kaynakları departmanı tarafından yerine getirilir. Sürecin başlıca önemli aşamaları şunlardır:
İş Başlangıç Öncesi: Bu aşamada, aday çalışana pozisyon, kurum ve iş tanımı ile ilgili tanıtım bilgiler verilir. Oryantasyon sürecinden haberdar edilir.
Başlangıç: Başlangıç süreci, kurumun pozisyonuna ve eğitim amacına göre değişir. Bu aşamada aday oryantasyona başlar ve genel olarak 1 hafta ile 1 ay süren sürece girilir.
İlk Hafta: İlk hafta sonucunda hem aday hem kurum yavaş yavaş birbirini tanır. İlk hafta aşamasında, adayın eğitime nasıl uygum gösterdiği ile ilgili gözlemler değerlendirilir. Ayrıca adayın sorularına ilgili birimlerce cevap verilir ve sürecin kritik eşiği aşılır.
İlk Ay ve Sonraki Aylar: Genellikle 1 ay sonra sona erer. Fakat pozisyon ve kurum ik politikasına göre bu süre 3 ile 6 ay değişebilir. Fakat bu aylarda, adayın kuruma alışma ve uyum sağlama süreci büyük ölçüde tamamlanır. Hem kurum hem de aday çeşitli gözlemleri tamamlayarak iş süreci hakkında net bilgi ve fikre ulaşır.
Oryantasyon Hazırlama Eğitimi Nedir?
İnsan kaynaklarının önemli bir uygulaması olan oryantasyon, maalesef her kurum ve işletmede yer almıyor. Oysa bu uygulama, hem işletmeye hem de çalışan adaylara önemli kazanımlar sunuyor. Peki yeni bir insan kaynakları departmanı kuran veya bu uygulamaya yer açmak isteyen kurumlar, bunu nasıl hazırlayabilir?
Oryantasyon da insan kaynakları gibi uzmanlık isteyen bir aşama dizinidir. Burada kurumun yöneticilerinden ziyade insan kaynakları personellerine ihtiyaç vardır. Aynı zamanda eğer imkân varsa işe alım uzmanı ve ik danışmanı da oldukça fayda sağlar.
Oryantasyon hazırlama işi için planlama ve işe alım prosedürlerini yerine getirmek gerekir. Doğru ve destekleyici bir süreç hazırlamak için ik personellerinin de eğitime ihtiyacı vardır.
İk personellerin bu süreçte aktif olarak işlerini doğru yapmaları için önerebileceğimiz bir eğitim bulunuyor. Oryantasyon hazırlama eğitimi, süreç içinde kurum ve personel tanışmasına yönelik neler yapılabilir sorusunu yanıtlıyor. Enstitü bünyesinde yer alan bu eğitimin ders içeriklerini ise şöyledir:
Oryantasyon Neyi İfade Eder?
Oryantasyon Planı Nasıl Hazırlanır?
Oryantasyon Eğitimi Nasıl Hazırlanır?
Oryantasyon Sürecinin Planlanması ve Takip Edilmesi
Oryantasyon Sürecini Ölçme ve Değerlendirme
Oryantasyon Koçluğu
Oryantasyon başlı başına emek gerektiren bir süreç olduğu için İK uzmanları ve insan kaynakları personelleri bu konuda uzmanlaşarak kendilerini geliştirebilirler. Ayrıca alacakları eğitim neticesinde, kuruma ve kendi mesleki gelişimlerine de ciddi katkılar sunabilecekler.
