Oryantasyon Fransızca orientation kelimesinin karşılığı olarak, yönlendirme kılavuzluk yapma anlamına gelir. Oryantasyon bulunulan yeni ortama alışılması için uygulanan yöntemlerin tamamını ifade eder. Oryantasyon, iş hayatında karşımıza sıklıkla çıkan bir eğitim sürecidir. Oryantasyon eğitimi ile yeni bir işe başlayan personelin, iş ortamının gerektirdiği tutum ve becerileri öğrenmeleri, bilgileri edinmeleri kısa süre içinde kurum içi aidiyet duygusunu kazanmaları amaçlanmaktadır. Bu eğitim süreci içinde çalışana yönlendirilen gerek sorular gerek bilgiler ile denetlenmesi sağlanır. Amaç hem eğitim alması hem de işi öğrenmesidir.
Kurumlarda gelişim, kurum kültürü ve kurumsal hafızanın korunması için oryantasyon önemli bir yere sahiptir. Oryantasyon eğitimi, doküman sunumu ile aynı zamanda uygulamalı olarak ta yapılmaktadır. Oryantasyon süresi işin niteliğine ve pozisyonun özelliğine değişim göstermektedir. Genellikle 2 hafta- 6 ay olarak gerçekleştirilir.
Oryantasyon Yönetim Süreci
Oryantasyon yönetim süreci önemlidir. Kurumlar aday arayışı içine girer ve bu süreç içinde kurum için en uygun olan adayı seçerler. Uzun uğraşlar sonucunda aradığınız pozisyona uygun bir aday bulduğunuzda kaybetmek istemezsiniz. Bu sebeple süreci iyi yönetmek için bazı önemli noktalar bulunmaktadır. Bunları birlikte inceleyelim.
Personelin ihtiyaç duyacağı tüm ekipmanları hazır etmelisiniz. Bunlar çalışma alanı, bilgisayarı, mail adresi, kartviziti gibi önemli ihtiyaçlardır. Çalışanı motive edecek bir karşılama metni hazırlamak veya masasına minik bir hediye bırakmak hem motivasyon sağlayacaktır hem de kurum izlenimi olumlu olacaktır.
Yeni başlayacak personelin kurum içindeki pozisyonunu, geçmiş tecrübelerini ve sorumluluklarını kurum çalışanları ile paylaşmalısınız. Bu her iki taraf için iletişimin sağlıklı başlamasına yardımcı olur.
Kurumda işe başladığı ilk günü keyifli hale getirmeniz hoş olacaktır. Bu durum ilk andan itibaren kendini değerli hissetmesini ve kurum kültürüne olumlu bakmasını sağlayacaktır. Unutmamak gerekir ki motivasyon bir iş yeri için çok önemlidir. Verimlilik arttırmaya yardımcı olur.
Kurumunuzun geçmişte yaptıklarını, gelecek hedeflerini, tüm faaliyetlerini, politikalarını anlatan bir oryantasyon düzenlemelisiniz. Oryantasyon bütün detayları net olarak anlaşılacak şekilde düzenlenmelidir.
Yeni başlayan personelin, kurumun tüm çalışanları ile tanışabileceği bir ortam hazırlamalısınız.
Kurum için düzenlenmiş kurallar, disiplin unsurları hakkında bilgilendirme yapmalısınız.
Kurumda yeni başlayan personelin pozisyonuna uygun olan oryantasyon programını organize etmelisiniz. Her pozisyonun oryantasyonu aynı olamaz. Bir plan içinde ve pozisyonunun gereklerini öğreneceği, tüm kural ve konuları içeren bir program olarak düzenlenmelidir.
Yeni başlayan personelin kurumun her departmanında zaman geçirmesini sağlamalı ve bu sayede gözlem imkanını elde etmelidir.
Kurumun, personelin pozisyonundan beklentilerini net olacak şekilde aktarmalısınız. İş tanımı, kim veya kimler ile çalışacağı, raporlama süreçleri ve sorumlulukları net olarak anlayacağı şekilde anlatılmalıdır.
İş başladığı günden itibaren baskıcı bir tavırla ve sabırsızca davranmamalısınız. Her çalışanın yeni ortama belli bir süre alışması için zamana ihtiyacı olacaktır.
Kuruma ve işe alışma süreci içinde iletişim kurmaya ve her konuda destek vereceğinize dair açık bir tavır sergilemelisiniz.
Kurum içinde başladıktan sonra aralıklar halinde bir desteğe ihtiyacı var mı sormalı ve yöneticisinden kendisine dair geri bildirimler talep etmelisiniz.
Oryantasyon Eğitiminde Yer Alması Gerekenler
Oryantasyon, kuruma yeni başlayan personelin kurum içi tüm bilinmesi gerekenleri mümkün olan en kısa sürede öğrenmesi ve kuruma uyum sürecini ifade eder. Oryantasyon eğitiminde yer alması gerekenler nelerdir, inceleyelim.
Kurum gezisi; personele kurum içi tüm departmanlar, çalışacağı ortam, yemekhane, asistanlar, toplantı odaları, dinlenme ve mola alanları, yönetim binası veya katı, yangın çıkışı, ilk yardım odası gibi alanlar tanıtılmalıdır. İhtiyaç duyacağı; fotokopi, faks gibi ihtiyaçlar, otopark alanları gösterilmelidir.
Yönetim; personele sunulan hizmetler, iş tanımı, departmanın sorumlulukları, rapor işleyişi, kariyer imkanları, toplantı süreçleri, projeler, eğitim süreçleri hakkında en ince ayrıntılarına kadar bilgi verilmelidir.
Kurum politikaları; çalışma saatleri, maaş günleri, zam periyotları, ödüller, kurum misyonu ve vizyonu hakkında bilgilendirme yapılmalıdır. Şirketin organizasyon yapısı, üretim süreçleri, işe alım ve işten çıkma politikaları, iş etiği ve sendikal haklara dair bilgilendirme yapılmalıdır.
Kurallar; izin hakları, giyim kuralları, otopark kullanım şartları, mail adres kullanım kuralları, özel günler ve boş günler hakkında bilgilendirme yapılmalıdır.
Ortam; Oryantasyon eğitiminin detayları belli olduktan sonra, programa ayrılacak süre ve program uygulayanların tespit edilmesi ve eğitim için en uygun olan yer ve ortamın oluşturulması gerekmektedir.
Oryantasyonun Avantajları Nelerdir?
Yeni başlayan pek çok personelin en büyük sıkıntılarından biri birdenbire yapılan bilgi yüklemeleri ile karşılaşmasıdır. Bunun yanı sıra yönetim akışı içinde olmak sürekli bir durumdur. Önemli tüm detayların ele alınarak oluşturulan oryantasyon planı, genel bir fikre sahip olmalarını sağlar. Başarılı ve iyi yönetilen oryantasyon eğitimi sayesinde çalışanlar kendilerini kuruma ait hissetmekte zorlanmazlar. Bu durum onların hızlıca alışmasına ve kendini kurumun bir parçası olarak hissetmesine olanak sunar. Personel ile karşılıklı atılan her adım kurumun verimliliğine etki eder.
Oryantasyon eğitimlerinin bir diğer faydası da personelin karşılaştığı iş yükü karşısında hata yapma ihtimalini düşürmektir. Oryantasyon eğitimi kuruma yeni başlayan personeli işe hazır hale getirir. İstedikleri her an yardım alabileceklerini ve rehberlik edecek kişileri tanırlar. Bu durum iş ortamında özgüven sorunu yaşamamalarını da sağlar. Motivasyonu yüksek, özgüveni yüksek olan çalışanlar kendinden daha emin çalışır ve daha az hata yapar. Bu durum kurum verimliliğine büyük oranda katkı sağlar.
Oryantasyon eğitimleri çalışanlar üzerinde iyi etkiler bırakacağı için aidiyet hissini hızla kazanmalarına imkân tanır. Unutulmaması gereken önemli bir husus, aidiyet hissi sayesinde kurumlar kişilerin hedeflerini ve kariyer gelişimini desteklediğine inanmalarını sağlar. Böyle durumlarda kurum çalışanı aynı kurumda uzun süreli çalışma hedefi belirler. Etkin bir organizasyon eğitimi oluşturan kurumlar, uzan vadede bakıldığında en iyi performansa sahip çalışanlar ile yollarına devam eder.
Oryantasyon eğitimi, kurumların yetiştirdikleri başarılı çalışanları, uzun yıllar kendi bünyelerinde olmalarını sağlayacak önemli adımlardan biri olarak görülmektedir.
