İnsan Kaynakları Süreçlerinde Mülakatların Doğru Yönetimi
Çocukluğumdan beri insanlarla iletişim kurmayı, onların hikayelerini dinlemeyi ve anlamayı her zaman çok sevdim. Üniversitede İnsan Kaynakları bölümünü seçmemde bu tutkumun büyük payı vardı. Ancak, iş hayatına atıldığımda ülkemizdeki birçok şirketin insan kaynakları süreçlerinde ciddi eksiklikler ve yanlış yönetimler olduğunu fark ettim. Özellikle mülakat süreçlerinde yaşanan krizler, beni bu konuda daha derinlemesine düşünmeye ve deneyimlerimi paylaşmaya yöneltti.
İş İlanlarının Doğru Verilmesi
Bir keresinde, iş arama sürecindeyken karşıma çıkan bir ilan beni oldukça şaşırtmıştı. İlanın kriterleri, aranılan pozisyonun ya çok üzerinde ya da çok altında kalıyordu. "Ortası yok mu bu işin?" diye kendi kendime sormuştum. Ne yazık ki, bu durum ülkemizde sıkça yaşanıyor.
İnsan kaynaklarında veya direkt olarak yönetici pozisyonunda görev alan kişiler, genellikle aday seçme sürecinde aday davetlerini asistanlarına veya uzman yardımcılarına yaptırıyorlar. Ancak bu asistanlar, davet ettikleri adayların CV'lerini yeterince incelemedikleri için mülakat esnasında birçok açık ortaya çıkıyor. Hatta daha da enteresanı, bazen adayların ikamet adresine bile bakılmadan mülakat daveti oluşturuluyor. Bir arkadaşım, evinden iki saat uzaktaki bir şirkete mülakata çağrılmıştı ve görüşme sırasında "Ama sizin ikametgahınız bize çok uzak" denilmişti. Bu durum, hem zaman kaybı hem de profesyonellik dışı bir yaklaşım değil mi?
İş İlanı Vermeden Önce Yapılması Gerekenler
İş ilanı vermeden önce bazı önemli adımların atılması gerekiyor:
1- İş analizini oluşturun: Hangi pozisyona, nasıl bir aday aradığınızı netleştirin.
2- Görev tanımını belirleyin: Görev alacak kişinin sorumlulukları neler olacak?
3- İlan kriterlerini doğru belirleyin: Aradığınız niteliklere uygun kriterler koyun.
4- Ulaşım ve lokasyonu göz önünde bulundurun: Adayların iş yerine ulaşımı nasıl olacak?
İş analizi ve görev tanımlarınızı oluşturduktan sonra, ilanlarınızı kariyer portallarında paylaşıma açabilirsiniz. Ancak burada da dikkat edilmesi gereken noktalar var. CV inceleme sürecinde, belirlediğiniz iş analizine ve iş tanımına birebir uyan adayları mülakata davet edin. Sadece mülakat yapmış olmak için adayları davet etmeyin. Unutmamalısınız ki, iş arama sürecindeki adaylar için her bir mülakat bir umut ışığıdır. Bu nedenle iş ahlakı ve vicdanla hareket etmelisiniz.
Mülakat Davetlerinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Birkaç yıl önce çalıştığım şirkette, insan kaynakları departmanındaki bir arkadaşım, "Adayların ikametgahına bakmadan mülakat daveti gönderiyoruz, sonra da uzak diye eliyoruz" demişti. Bu yaklaşımın ne kadar yanlış olduğunu ona anlatmaya çalıştım. Adayı dünyanın bir ucundan davet edip, sonra da "Ama lokasyonunuz uzak" demek, karşıdaki kişinin hem zamanını çalmak hem de onunla adeta dalga geçmek değil midir? Bu, vicdanen de mesleki olarak da etik ve ahlaki bir davranış değildir.
Kendinizi tanıtın
Daha önce hangi firmalarda görev aldınız
Neden ayrıldınız?
Hangi sosyal sorumluluk projelerinde görev alıyorsunuz?
Hangi sporla ilgileniyorsunuz?
Bize daha önce uyguladığınız bir projenizden bahsedebilir misiniz?
En son okuduğunuz kitap ve içeriğinden biraz bahsedebilir misiniz?
Mesleğinizde X vaka durumu ile karşılaşsanız çözüm yollarınız neler olurdu?
Okuduğunuz takip ettiğiniz bir bilim insanı var mı?
Bu nedenle:
Lokasyon problemini en başından çözmelisiniz.
Adayların iş yerine ulaşımını göz önünde bulundurmalısınız.
Alternatif çalışma modellerini değerlendirebilirsiniz (örneğin, uzaktan çalışma imkanı gibi).
3D Kuralı: Doğru İşe, Doğru Zamanda, Doğru Personel
İnsan kaynaklarında sıklıkla bahsedilen 3D Kuralı vardır:
Doğru İşe
Doğru Zamanda
Doğru Personel
Bu kuralı uygulamak için, oluşturduğunuz iş tanımı ve iş analizine göre uygun olan adayları mülakata davet etmelisiniz. Aday mülakata geldikten sonra "Ama siz bu işi daha önce yapmamışsınız" veya "Bu birimde tecrübeniz yok" gibi cümleler kurmak, dikkatsiz ve mesleğinin bilincinde olmayan bir insan kaynakları yöneticisi izlenimi yaratacaktır. Kimse böyle bir izlenim yaratmak istemez, değil mi?
Mülakat Süreci Nasıl Olmalıdır?
İş görüşmesi hazırlık ipuçları konusunda birçok makale ve kitap okudum. Ancak mülakatı yöneten kişi olarak, bizim de kendimizi geliştirmemiz gerekiyor. Klasik mülakat sorularından sıyrılıp, biraz daha yaratıcı ve adayın sosyal ve psikolojik yönlerini anlayabileceğimiz sorular sormalıyız.
Klasik Sorular:
"Kendinizi tanıtın"
"Daha önce hangi firmalarda görev aldınız?"
"Neden ayrıldınız?"
Bu sorular, adaylar tarafından ezberlenmiş ve genellikle klişe cevaplar verilir. Artık bu sorulardan vazgeçmemizin zamanı geldi diye düşünüyorum.
Alternatif Sorular:
"Hangi sosyal sorumluluk projelerinde görev alıyorsunuz?"
"Hangi sporla ilgileniyorsunuz?"
"Bize daha önce uyguladığınız bir projenizden bahsedebilir misiniz?"
"En son okuduğunuz kitabın içeriğinden bahseder misiniz?"
"Mesleğinizde karşılaştığınız zorlu bir durumda nasıl bir çözüm ürettiniz?"
"Takip ettiğiniz bir bilim insanı var mı?"
Bu tür sorularla, kişinin psikolojik ve sosyal hayatı hakkında daha fazla bilgi edinmeye çalışın. Ne zaman bu sorularla mülakat gerçekleştirmeye başlarsak, o zaman gelişmeye ve bir adım öteye gitmeye başlayacağız.
Kendi Deneyimlerimden Bir Örnek
Geçtiğimiz yıl, bir pozisyon için mülakat yaptığım bir adayla unutamadığım bir deneyim yaşadım. Adaya, "En son okuduğunuz kitap nedir?" diye sordum. Bir an duraksadı ve sonra heyecanla Gabriel Garcia Marquez'in 'Yüzyıllık Yalnızlık' kitabını okuduğunu söyledi. Gözleri parlayarak kitabın ana temalarından ve kendisine kattıklarından bahsetti. İşte o an, sadece bir çalışan değil, aynı zamanda düşünen, sorgulayan ve gelişime açık bir insanla karşı karşıya olduğumu hissettim. Bu tür sorular, adayın kişiliğini, ilgi alanlarını ve motivasyon kaynaklarını anlamamıza yardımcı oluyor.
Mülakatlarda Dikkat Edilmesi Gereken Diğer Noktalar
Adaya saygılı olun: Mülakat, tek taraflı bir sorgulama değil, karşılıklı bir iletişim sürecidir.
Beden diline dikkat edin: Adayın beden dili kadar kendi beden diliniz de önemlidir.
Objektif olun: Kişisel önyargılarınızı bir kenara bırakarak adayı değerlendirin.
Açık ve net olun: Pozisyonun gerekliliklerini ve şirketin beklentilerini net bir şekilde anlatın.
Adayın sorularını yanıtlayın: Mülakat sonunda adayın soruları olup olmadığını sorun ve cevaplayın.
Sonuç
İnsan kaynakları süreçlerinde, özellikle mülakatlarda yapılan hatalar, şirketlerin en değerli kaynağı olan insanları kaybetmelerine neden olabiliyor. Doğru bir mülakat süreci, sadece şirket için doğru adayı seçmekle kalmaz, aynı zamanda şirketin imajını ve marka değerini de yükseltir. İnsan kaynakları profesyonelleri olarak, sürekli kendimizi geliştirmeli ve en iyi uygulamaları hayata geçirmeliyiz.
Bir gün, ülkemizdeki tüm şirketlerin profesyonel ve etik insan kaynakları süreçlerine sahip olması dileğiyle...
Kaynakça
Çetin, M. (2015). İnsan Kaynakları Yönetimi. İstanbul: Beta Yayınları.
Koçel, T. (2018). İşletme Yöneticiliği. İstanbul: Arıkan Yayınları.
Eren, E. (2016). Örgütsel Davranış ve Yönetim Psikolojisi. İstanbul: Beta Yayınları.
Ulusoy, M. (2017). Çağdaş İnsan Kaynakları Yaklaşımları. Ankara: Nobel Yayınları.
Not: Bu yazıda paylaşılan görüşler ve deneyimler tamamen kendi kişisel gözlemlerime dayanmaktadır. Umarım insan kaynakları alanında çalışan profesyoneller ve bu alana ilgi duyanlar için faydalı olmuştur.
Sıkça Sorulan Sorular
Mülakatlarınızda hangi konularda odaklanıyorsunuz?
Mülakatlarımda, adayın mülakatım için uygun olup olmadığını belirlemek için özgeçmişlerini, eğitimlerini ve tecrübelerini incelemek için odaklanıyorum. Ayrıca, adayın yeterliliğini, iletişim becerilerini, çalışma etiğini ve takım çalışmasına katılma potansiyelini değerlendirmek için odaklanıyorum.
İşe alım sürecinde hangi yöntemleri kullanıyorsunuz?
İşe alım sürecinde kullandığımız yöntemler şunlardır:
Mülakat: Mülakat, bir işe alımın ilk adımıdır. Mülakat, adaylarla yüz yüze veya telefonla yapılan kısa bir görüşme ile adayın kişisel özelliklerinin, yeteneklerinin ve geçmişiyle ilgili bilgilerinin toplandığı süreçtir.
Referans Kontrolü: Referans kontrolü, mevcut ve eski çalışanlar, eğitmenler veya diğer referanslar aracılığıyla adayların geçmiş çalışma ve performanslarının incelenmesidir.
Teknik Testler: Teknik testler, adayların teknik becerileri ile ilgili soruların veya soru setlerinin çözülmesini gerektirir.
Psikolojik Testler: Psikolojik testler, adayların ruhsal durumu hakkında bilgi veren ve psikolojik profillerini belirleyen testlerdir.
İş Görüşmeleri: İş görüşmesi adaylarla işe alım sürecinde birbirleriyle etkileşim içinde olan işveren ve aday arasındaki bir görüşmedir.
Mülakat sürecinde adaylarınızı nasıl değerlendiriyorsunuz?
Mülakat sürecimiz, adaylarımızın niteliklerini, kariyer hedeflerini, yeteneklerini, kendileri hakkındaki görüşlerini ve işe alım için uygunluklarını değerlendirmek için tasarlanmıştır. Mülakatlarımız, adayların diyalog kurma ve iletişim becerilerini, mesleki bilgilerini ve motivasyonlarının derinliğini ifade etmek için çeşitli soruları içerir. Mülakatlarımız, adayların işe alımının son kararı için gerekli olan çeşitli kriterleri değerlendirmek üzere tasarlanmıştır.
İşe alım sürecinde öncelik verdiğiniz kriterler nelerdir?
Uygun nitelikler: Müşterilerin taleplerine göre işe alınan kişilerin, görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yerine getirebilmesi için gerekli niteliklere sahip olmalarını sağlamak.
İletişim becerileri: Müşterilerin taleplerinin doğru bir şekilde algılanıp anlaşılmasını ve işin gereği gibi yerine getirilmesini sağlamak için iletişim becerilerinin güçlü olmasının önemli olduğu unutulmamalıdır.
Güvenilirlik: İşverenlerin işe alım sürecinde aradıkları özelliklerin arasında aranan özelliklerin başında güvenilirlik gelmektedir.
İşe Uygunluk: İşe alınacak kişinin işin gereğini yerine getirebilmesi için gerekli niteliklere sahip olması önemlidir.
Deneyim: İş alanındaki deneyim, kişinin işin gereklerini daha kolay öğrenmesine yardımcı olur ve işi daha hızlı ve etkin bir şekilde yapabilmesini sağlar.
müşteri odaklılık: , işe alınacak kişinin, müşterilerin taleplerini anlayabilmesi ve üzerinde çalışılabilecek çözümler üretebilmesini sağlar.
Mülakatlarınızda adayların davranışsal özellikleri üzerinde duruyor musunuz?
Evet, mülakatlarımızda adayların davranışsal özellikleri üzerinde duruyoruz. Mülakat sürecinde, adayların işe uyum, takım çalışması, karar verme, çözüm odaklı düşünme ve iletişim becerileri gibi davranışsal özelliklerini değerlendirmek için çeşitli sorgulama teknikleri kullanıyoruz.
İşe alım sürecinde karşılaştığınız en büyük zorluk nedir?
En büyük zorluk, uygun adayları bulmak ve seçmek olabilir. Birçok aday arasından uygun olanını seçmek kolay olmayabilir. Ayrıca, işe alım süreci çok uzun sürebilir ve zaman ve kaynakların harcanması gerekebilir.
Mülakat sürecinde yapılan en büyük hatalar nelerdir?
Mülakat Sürecinde Yapılan Hatalar
Birçok şirket, mülakat süreçlerini doğru yönetemediği için ciddi krizler yaşamaktadır. Bu durumun temel sebepleri arasında, ilan kriterlerinin uygun olmaması, mülakatlara davet edilen adayların CV'lerinin incelenmemesi ve doğru adayların ortaya çıkmaması yer almaktadır.
Hatalı İlan Kriterleri
İş ilanlarında belirtilen kriterler, aranılan pozisyonun ya çok üzerinde ya da çok altında kalabilmektedir. Bu durum, doğru adayların başvurmayarak şirketin işe uygun olmayan kişilerle süreçlerini yönetmesine neden olmaktadır. Şirketlerin, mevcut pozisyon için gereken nitelikleri ve beklentileri doğru bir şekilde belirlemesi büyük önem taşır.
Aday Seçimi ve Davet Süreci
İnsan kaynakları yöneticilerinin, aday davetlerini asistan veya uzman yardımcısı olarak görev alan kişilere yaptırması ve davet edilen adayların CV'lerini yeterince incelememesi, iş görüşmesi esnasında tüm eksikliklerin ortaya çıkmasına sebep olmaktadır. Bu durum, tarafların zaman kaybı yaşamasına yol açar.
Lokasyon Probleminin Göz Ardı Edilmesi
Bazı şirketler, adayların ikamet adresine bakmadan mülakat daveti oluşturarak lokasyon problemleri yaşamasına neden olur. Bu durum, adaylar için hem zaman kaybı oluşturur hem de vicdanen etik olmayan bir durumdur. Şirketler, ulaşım olanakları düşünülerek adayların lokasyonlarına göre değerlendirme yapmalıdır.
3D Kuralı'nın Uygulanmaması
İş görüşmelerinde 3D Kuralı (Doğru İşe, Doğru Zamanda, Doğru Personel) takip edilmelidir. Uygun olmayan adaylarla yapılan mülakatlarda, adaya yöneltilen eleştirel cümleler, insan kaynakları yöneticisinin dikkatsiz ve mesleğinin bilincinde olmayan bir izlenim yaratır.
Mülakat Sorularının Değiştirilmesi
Mülakat süreçlerinin başarılı olabilmesi için klasik sorulardan sıyrılarak, psikolojik ve sosyal hayata yönelik sorular sorulmalıdır. Bu sayede, adayların uygunluğu daha doğru bir şekilde anlaşılabilir ve kaliteli adaylarla işe alım süreçleri tamamlanabilir.
Mülakatta adayların belirtilen kriterlere uygunluğunu nasıl doğrulayabiliriz?
Mülakat Sürecinde Adayların Uygunluğunu Doğrulama
İş Analizi ve İş Tanımı Oluşturma
Ülkemizde birçok şirkette, insan kaynakları bölümünün doğru yönetilmediği düşünülüyor. Bu durumun önemli nedenlerinden biri mülakat süreçlerinde yaşanan ciddi krizlerdir. İlk adım olarak, şirketlerin doğru iş analizi ve iş tanımları oluşturarak, aradıkları adayın niteliklerini belirlemeleri gerekmektedir. Bu sayede, ilan kriterleri ne çok yüksek ne de düşük seviyede olacak ve doğru pozisyonlara başvuran adaylarla mülakata geçilecektir.
Aday Davet ve Mülakat Süreci
İş analizi ve tanımına uygun adayları belirleyen şirketler, bu adayları mülakata davet etmelidir. Aday davet süreçlerinde dikkate alınması gereken önemli noktalardan biri, adayların ikamet adresidir. Ulaşımı kolay olan lokasyondaki adaylara öncelik verilmeli ve adayı gereksiz yere zaman kaybına uğratmamak adına dikkatli olunmalıdır.
3D Kuralı Uygulama
İnsan kaynaklarındaki 3D Kuralı (Doğru İşe, Doğru Zamanda, Doğru Personel), mülakat sürecinde önemli bir yer tutmaktadır. İş tanımı ve analizine göre uygun olan adaylar mülakata davet edilmeli ve geçmiş tecrübeleri ile uyumları değerlendirilmelidir. Adayla ilgili bilgi eksikliği nedeniyle olumsuz bir izlenim yaratmamak için önceden CV'leri incelenmeli ve gerekli onedioyara sahip olunmalıdır.
Psikolojik ve Sosyal Hayata Dair Sorular
Klasik mülakat sorularından sıyrılmanın zamanı gelmiştir. Adaylarla iletişim kurarken, onların psikolojik ve sosyal hayatları hakkında bilgi edinebilecek sorular sormalıyız. Bu sayede hem adayların iş performansını hem de şirket kültürüne uyumlarını daha doğru bir şekilde değerlendirebiliriz.
Sonuç olarak, mülakatta adayların belirtilen kriterlere uygunluğunu doğrulamak için şirketlerin doğru iş analizi ve tanımı yapmaları, dikkatli aday seçimi ve davet süreçleri uygulamaları, 3D Kuralı'na uyarak mülakatla geçmeleri ve adaylara yönelik daha etkili ları önem arz etmektedir. Bu sayede hem adaylar için daha doğru iş imkanları sunulacak hem de şirketler, nitelikli personel ile çalışma fırsatını yakalayacaktır.
Adayın psikolojik ve sosyal hayatına ilişkin bilgileri mülakatta nasıl doğru şekilde değerlendirebiliriz?
Mülakatta Psikolojik ve Sosyal Hayat Bilgilerini Doğru Değerlendirme
İşe alım sürecinin önemli aşamalarından biri olan mülakatta doğru adayın seçilmesi, işverenin ve adayın psikolojik ve sosyal hayat bilgilerini doğru değerlendirebilmesinden geçer. Aşağıda bu konuda dikkate alınabilecek bazı yöntemler ve sorular aktarılmıştır.
Doğru Sorumluluk ve İş Tanımı Belirleme
İşin gerekliliklerini ve adayın sorumluluklarını belirlemek, doğru adayın tespitine katkıda bulunur. İş analizi ve iş tanımları doğru yapıldığında, istenen nitelikler belirgin hale gelir ve bu sayede psikolojik ve sosyal açıdan uygun adaylar daha kolay tespit edilebilir.
Mülakata Davet Sürecinde Uygun Adayları Seçme
İş analizi ve tanımlara uygun olduğunu düşündüğünüz adayları mülakata davet ederken, adaylar için mülakatın önemini unutmamalısınız. Doğru adayları, psikolojik ve sosyal açıdan başarılı ve uyumlu olacak şekilde seçmeye özen göstermelisiniz.
Etkili Mülakat Soruları
Mülakat sürecinde, klasik ve özelliksiz sorular kullanmak yerine, daha etkili ve psikolojik ve sosyal açıdan bilgi veren sorular kullanılmalıdır. Örneğin, 'Bu işte karşılaşabileceğiniz en büyük zorluğu nasıl aşardınız?' ya da 'İş dışında hangi etkinliklerle zaman geçiriyorsunuz?' gibi sorular, adayın psikolojik ve sosyal hayatına ilişkin bilgilerinin değerlendirilmesine yardımcı olabilir.
Empati ve İletişim Becerileri
Mülakatta adayın psikolojik ve sosyal hayatına işaret eden bilgileri değerlendirirken, adayın duygusal zekası ve iletişim becerilerini de göz önünde bulundurun. Adayların başkalarıyla kurduğu ilişkiler ve çatışma çözme becerileri gibi konular, iş başarısındaki etkili faktörlerdendir.
Sonuç olarak, işverenler ve insan kaynakları yöneticileri, mülakat sürecinde adayların psikolojik ve sosyal hayatına yönelik bilgileri doğru değerlendirerek, uyumlu ve başarılı iş gücü bulma şansını artırabilirler. Bunun için etkin mülakat soruları, doğru iş analizi ve aday seçimi konularına özen gösterilmelidir.
İlgili Kurslar
İşe Alım ve Mülakat Teknikleri Eğitimi
İşe alım ve mülakat: aday deneyimi, yapılandırılmış sorular ve objektif değerlendirme. Başarıyı artıran araçlar.
Bilgisayar İşletmenliği Eğitimi
Temel bilgisayar okuryazarlığı: işletim sistemi, dosya yönetimi, ofis araçları ve internet güvenliği. İş dünyasının beklentilerine uygun pratik yetkinlikler.
Yetkinlik Bazlı Mülakat Teknikleri Eğitimi
Yetkinlik bazlı mülakat: davranış soruları, STAR ve puanlama. Önyargısız, güvenilir işe alım.
