İnsan Kaynakları Süreçlerinde Mülakatların Doğru Yönetimi
Çocukluğumdan beri insanlarla iletişim kurmayı, onların hikayelerini dinlemeyi ve anlamayı her zaman çok sevdim. Üniversitede İnsan Kaynakları bölümünü seçmemde bu tutkumun büyük payı vardı. Ancak, iş hayatına atıldığımda ülkemizdeki birçok şirketin insan kaynakları süreçlerinde ciddi eksiklikler ve yanlış yönetimler olduğunu fark ettim. Özellikle mülakat süreçlerinde yaşanan krizler, beni bu konuda daha derinlemesine düşünmeye ve deneyimlerimi paylaşmaya yöneltti.
İş İlanlarının Doğru Verilmesi
Bir keresinde, iş arama sürecindeyken karşıma çıkan bir ilan beni oldukça şaşırtmıştı. İlanın kriterleri, aranılan pozisyonun ya çok üzerinde ya da çok altında kalıyordu. "Ortası yok mu bu işin?" diye kendi kendime sormuştum. Ne yazık ki, bu durum ülkemizde sıkça yaşanıyor.
İnsan kaynaklarında veya direkt olarak yönetici pozisyonunda görev alan kişiler, genellikle aday seçme sürecinde aday davetlerini asistanlarına veya uzman yardımcılarına yaptırıyorlar. Ancak bu asistanlar, davet ettikleri adayların CV'lerini yeterince incelemedikleri için mülakat esnasında birçok açık ortaya çıkıyor. Hatta daha da enteresanı, bazen adayların ikamet adresine bile bakılmadan mülakat daveti oluşturuluyor. Bir arkadaşım, evinden iki saat uzaktaki bir şirkete mülakata çağrılmıştı ve görüşme sırasında "Ama sizin ikametgahınız bize çok uzak" denilmişti. Bu durum, hem zaman kaybı hem de profesyonellik dışı bir yaklaşım değil mi?
İş İlanı Vermeden Önce Yapılması Gerekenler
İş ilanı vermeden önce bazı önemli adımların atılması gerekiyor:
1- İş analizini oluşturun: Hangi pozisyona, nasıl bir aday aradığınızı netleştirin.
2- Görev tanımını belirleyin: Görev alacak kişinin sorumlulukları neler olacak?
3- İlan kriterlerini doğru belirleyin: Aradığınız niteliklere uygun kriterler koyun.
4- Ulaşım ve lokasyonu göz önünde bulundurun: Adayların iş yerine ulaşımı nasıl olacak?
İş analizi ve görev tanımlarınızı oluşturduktan sonra, ilanlarınızı kariyer portallarında paylaşıma açabilirsiniz. Ancak burada da dikkat edilmesi gereken noktalar var. CV inceleme sürecinde, belirlediğiniz iş analizine ve iş tanımına birebir uyan adayları mülakata davet edin. Sadece mülakat yapmış olmak için adayları davet etmeyin. Unutmamalısınız ki, iş arama sürecindeki adaylar için her bir mülakat bir umut ışığıdır. Bu nedenle iş ahlakı ve vicdanla hareket etmelisiniz.
Mülakat Davetlerinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Birkaç yıl önce çalıştığım şirkette, insan kaynakları departmanındaki bir arkadaşım, "Adayların ikametgahına bakmadan mülakat daveti gönderiyoruz, sonra da uzak diye eliyoruz" demişti. Bu yaklaşımın ne kadar yanlış olduğunu ona anlatmaya çalıştım. Adayı dünyanın bir ucundan davet edip, sonra da "Ama lokasyonunuz uzak" demek, karşıdaki kişinin hem zamanını çalmak hem de onunla adeta dalga geçmek değil midir? Bu, vicdanen de mesleki olarak da etik ve ahlaki bir davranış değildir.
Kendinizi tanıtın
Daha önce hangi firmalarda görev aldınız
Neden ayrıldınız?
Hangi sosyal sorumluluk projelerinde görev alıyorsunuz?
Hangi sporla ilgileniyorsunuz?
Bize daha önce uyguladığınız bir projenizden bahsedebilir misiniz?
En son okuduğunuz kitap ve içeriğinden biraz bahsedebilir misiniz?
Mesleğinizde X vaka durumu ile karşılaşsanız çözüm yollarınız neler olurdu?
Okuduğunuz takip ettiğiniz bir bilim insanı var mı?
Bu nedenle:
Lokasyon problemini en başından çözmelisiniz.
Adayların iş yerine ulaşımını göz önünde bulundurmalısınız.
Alternatif çalışma modellerini değerlendirebilirsiniz (örneğin, uzaktan çalışma imkanı gibi).
3D Kuralı: Doğru İşe, Doğru Zamanda, Doğru Personel
İnsan kaynaklarında sıklıkla bahsedilen 3D Kuralı vardır:
Doğru İşe
Doğru Zamanda
Doğru Personel
Bu kuralı uygulamak için, oluşturduğunuz iş tanımı ve iş analizine göre uygun olan adayları mülakata davet etmelisiniz. Aday mülakata geldikten sonra "Ama siz bu işi daha önce yapmamışsınız" veya "Bu birimde tecrübeniz yok" gibi cümleler kurmak, dikkatsiz ve mesleğinin bilincinde olmayan bir insan kaynakları yöneticisi izlenimi yaratacaktır. Kimse böyle bir izlenim yaratmak istemez, değil mi?
Mülakat Süreci Nasıl Olmalıdır?
İş görüşmesi hazırlık ipuçları konusunda birçok makale ve kitap okudum. Ancak mülakatı yöneten kişi olarak, bizim de kendimizi geliştirmemiz gerekiyor. Klasik mülakat sorularından sıyrılıp, biraz daha yaratıcı ve adayın sosyal ve psikolojik yönlerini anlayabileceğimiz sorular sormalıyız.
Klasik Sorular:
"Kendinizi tanıtın"
"Daha önce hangi firmalarda görev aldınız?"
"Neden ayrıldınız?"
Bu sorular, adaylar tarafından ezberlenmiş ve genellikle klişe cevaplar verilir. Artık bu sorulardan vazgeçmemizin zamanı geldi diye düşünüyorum.
Alternatif Sorular:
"Hangi sosyal sorumluluk projelerinde görev alıyorsunuz?"
"Hangi sporla ilgileniyorsunuz?"
"Bize daha önce uyguladığınız bir projenizden bahsedebilir misiniz?"
"En son okuduğunuz kitabın içeriğinden bahseder misiniz?"
"Mesleğinizde karşılaştığınız zorlu bir durumda nasıl bir çözüm ürettiniz?"
"Takip ettiğiniz bir bilim insanı var mı?"
Bu tür sorularla, kişinin psikolojik ve sosyal hayatı hakkında daha fazla bilgi edinmeye çalışın. Ne zaman bu sorularla mülakat gerçekleştirmeye başlarsak, o zaman gelişmeye ve bir adım öteye gitmeye başlayacağız.
Kendi Deneyimlerimden Bir Örnek
Geçtiğimiz yıl, bir pozisyon için mülakat yaptığım bir adayla unutamadığım bir deneyim yaşadım. Adaya, "En son okuduğunuz kitap nedir?" diye sordum. Bir an duraksadı ve sonra heyecanla Gabriel Garcia Marquez'in 'Yüzyıllık Yalnızlık' kitabını okuduğunu söyledi. Gözleri parlayarak kitabın ana temalarından ve kendisine kattıklarından bahsetti. İşte o an, sadece bir çalışan değil, aynı zamanda düşünen, sorgulayan ve gelişime açık bir insanla karşı karşıya olduğumu hissettim. Bu tür sorular, adayın kişiliğini, ilgi alanlarını ve motivasyon kaynaklarını anlamamıza yardımcı oluyor.
Mülakatlarda Dikkat Edilmesi Gereken Diğer Noktalar
Adaya saygılı olun: Mülakat, tek taraflı bir sorgulama değil, karşılıklı bir iletişim sürecidir.
Beden diline dikkat edin: Adayın beden dili kadar kendi beden diliniz de önemlidir.
Objektif olun: Kişisel önyargılarınızı bir kenara bırakarak adayı değerlendirin.
Açık ve net olun: Pozisyonun gerekliliklerini ve şirketin beklentilerini net bir şekilde anlatın.
Adayın sorularını yanıtlayın: Mülakat sonunda adayın soruları olup olmadığını sorun ve cevaplayın.
Sonuç
İnsan kaynakları süreçlerinde, özellikle mülakatlarda yapılan hatalar, şirketlerin en değerli kaynağı olan insanları kaybetmelerine neden olabiliyor. Doğru bir mülakat süreci, sadece şirket için doğru adayı seçmekle kalmaz, aynı zamanda şirketin imajını ve marka değerini de yükseltir. İnsan kaynakları profesyonelleri olarak, sürekli kendimizi geliştirmeli ve en iyi uygulamaları hayata geçirmeliyiz.
Bir gün, ülkemizdeki tüm şirketlerin profesyonel ve etik insan kaynakları süreçlerine sahip olması dileğiyle...
Kaynakça
Çetin, M. (2015). İnsan Kaynakları Yönetimi. İstanbul: Beta Yayınları.
Koçel, T. (2018). İşletme Yöneticiliği. İstanbul: Arıkan Yayınları.
Eren, E. (2016). Örgütsel Davranış ve Yönetim Psikolojisi. İstanbul: Beta Yayınları.
Ulusoy, M. (2017). Çağdaş İnsan Kaynakları Yaklaşımları. Ankara: Nobel Yayınları.
Not: Bu yazıda paylaşılan görüşler ve deneyimler tamamen kendi kişisel gözlemlerime dayanmaktadır. Umarım insan kaynakları alanında çalışan profesyoneller ve bu alana ilgi duyanlar için faydalı olmuştur.
