Zaman kavramı insan zihnini hem içinde hapsolduğu hem de kontrol etme zorunluluğu hissettiği bir çelişki içinde bırakarak her zaman meşgul etmekte. İnsan kendi tanımladığı bu kavram ile bazı zamanlarda uyum sağlamayı bazen de onu şekillendirmeyi tercih eder.
Belki de etkin zaman yönetimi üzerine yönelen yoğun ilgimiz bu ezeli probleme çözüm arayışımızdan kaynaklanıyor olabilir. Artık günümüz profesyonel yaşamında hedeflere ulaşmak pek çok etkene bağlı.
İlgili eğitim: Zaman Yönetimi Eğitimi
Çalışma zamanı da doğru planlama ile ilgili. Peki ama zaman ile bir mücadeleyi kazanmanın doğru yolu nedir? Etkin zaman yönetimi herkes tarafından başarılabilir bir sistematiğe sahip mi?
Nereden Başlamalı?
Kendinize zaman konusunda bir yol haritası belirleyebildiğiniz sürece işlerinizi yetiştirebilmeniz ve yoğunluktan kaynaklanan stres ile başedebilmeniz mümkün. Zaman Yönetimi Becerisi Nasıl Kazanılır? Etkin zaman yönetimi doğrultusunda ilk adım planlamak istediklerinizi bir yapılacaklar listesi haline dönüştürmek.
Daha sonra bu listedeki yapılacakları bir önem derecesi sınıflandırmasına tabi tutmalısınız. Son olarak verimliliğinizin maksimum düzeyde olacağı bir mesai süresinin sınırlarını net belirlemeli, her bir işe yeterli ve gerekli zaman kesitini ayırarak yapacaklarınızı planlamalısınız.
Etkin Zaman Yönetimi İçin Gerekli Yöntemler
Zamanı Doğru Kullanın. Artık bir plana sahip olduğunuza göre etkin zaman yönetimi doğrultusunda her bir iş için ayırdığınız periyodu doğru belirlemelisiniz. Ayrıca her bir görevi planlandığı gibi sonuçlandırmanız için bazı yöntemler kullanmalısınız. Bunlar;
Kısa ama sık molalar ile konsantrasyonunuzu yüksek tutun,
Rahat bir çalışma ortamı olmazsa olmazdır, ihmal etmeyin.
Zaman planlamanız için uygulamalar kullanın ve teknolojiden faydalanın.
Ortak proje dahilinde veya benzer kaynak kullanımına sahip görevleri ardışık planlayın.
Hızlı karar almanın ve iş ertelememenin verimlilik artışı sağladığını unutmayın.
Gün içinde yolculuk, telefon görüşmeleri ve ihtiyaç molalarını kümülatif olarak tüm gün planlamanızda göz önünde tutun.
Kişisel işleriniz için mesainizi bölmeyecek ayrı planlama yapın veya profesyonel/aile desteği almayı düşünün.
İşinizin çok fazla rutine dayalı, size inisiyatif tanımayan ve yaratıcılıktan uzak olmamasını sağlayın.
Bir işi bitmeden yarım bırakıp diğerine başlamayın.
Etkin Zaman Yönetimi Stratejisini Etkisiz Kılan Faktörler
Etkin zaman yönetimi adına tüm doğru adımları attığınıza inanıyorsunuz fakat hala bir şeyler yanlış gidiyor ve siz yetersizlik duygusundan kurtulamıyorsunuz. Zamanı akıcı kullanmanız hususunda önünüzde bazı engeller olabilir ve siz bu zaman tuzakları denen faktörleri gözden kaçırıyor olabilirsiniz. Lütfen aşağıdaki konulara göz gezdirin:
Çalışırken başkalarının taleplerine hayır diyemiyor musunuz?
Toplantıların gündemi iyi belirlenmemiş veya toplantıya ayrılan süreler fazlası ile uzun mu?
Telefon görüşmeleriniz uzun ve düzensiz olduğu için çalışmanız bölünüyor veya sürekli yazışmalar ile zaman mı kaybediyorsunuz?
Beraber çalışıp görevleri ve yetkileri paylaşabileceğiniz iş arkadaşlarınızdan yoksun musunuz?
İşyerinizde kötü iletişim motivasyonunuzu etkiliyor veya üçüncü kişilerden iş akışı hakkında sağlıklı ve doğru bilgi edinemiyor musunuz?
Çalışma ortamınızda yoğun ziyaretçi trafiği mi sözkonusu oluyor?
Acaba düzensiz bir ortamda mı çalışıyor veya aceleci davranarak iş disiplini sağlamakta zorlanıyor musunuz?
Etkin zaman yönetimi sadece bu faktörleri elimine etmeniz halinde uygulanabilir ve tüm bu stratejiniz ancak doğru bir analiz ile amacına ulaşması sonucunda anlam kazanır. Zamanı verimliliğe dönüştürmek adına kullanacağınız enstrümanların yoğunluk ve niceliği hususunun kendisi dikkat dağınıklığı veya zaman kaybına dönüşmemelidir. Unutmayın, etkin zaman yönetimi kendisi bir amaca dönüşmediği sizin sevdikleriniz ile kendinize vakit ayırmanızı sağlayacak ve yaşamınıza değer katacak bir araç olarak kaldığında anlam kazanır. Zamanınızı planlayarak daha verimli kullanabilmek için ücretsiz online eğitimler kapsamında zaman yönetimi eğitimi alabilir ve işlerinizin içinden çıkılmaz bir hal almasını önleyebilirsiniz.
