Büyük çaplı organizasyonlarda program, yapılacak faaliyet ve bunlara yönelik kaynakların kullanımı beraberinde bu süreç boyunca koordineli bir çalışma yürütülmesini gerektirir. Yönetim süreci boyunca içinde zaman ve maliyet sınırlamalarını da barındıran çok fazla detaylı ve karmaşık süreçlerle karşılaşabiliriz. Bir sorunu çözümlemek ve buna yönelik ihtiyacı karşılamak amacıyla iyi yürütülecek bir plan dahilinde katma değer yaratmak gerekiyor. Bu katma değeri yaratma sürecinde yapılacak faaliyetlerin amacına uygun yöntemler kullanılarak yönetilmesi oldukça önemlidir.
Çözümü planlanan listelenmiş bir problem varsa biz buna proje diyoruz. Proje yönetiminin amacı, kaynak kullanımının iyileştirilerek stratejik işletme hedeflerine uygun çıktıların oluşturulması ve bunun sonucunda bütçe ve maliyet optimizasyonunu sağlamaktır. İşletme yönetimi, belirli bir planlama dahilinde projeye katılan birimlerin verimli ve etkin çalışabilmesi amacıyla gereken koordinasyon ve uyum süreçlerini dizayn eder. Ayrıca hedeflenen sonuca ne derece ulaşıldığını kontrol ederek bu süreç boyunca gerekli iyileştirmeleri yapması gerekir.
Proje yönetimi, projeye dahil olan bütün paydaşların projeye ilişkin tüm beklentilerinin karşılanması amacıyla çeşitli bilgi, deneyim, teknik ve yöntemlerin projeyle uyumlu ve bu amaca uygun şekilde koordinasyonudur. İşletme bunun sonucunda stratejik hedeflerine ulaşma sürecinin hangi aşamasında olduğunu ve ne kadar kaynak yada zaman kaldığını belirler.
Proje Yönetimi Bileşenleri Neler?
Bir projenin başarılı bir şekilde arzulanan hedeflere ulaşabilmesi için stratejik yönetim sürecinin etkili olması ve belli aşamaları dikkate alarak ilerlemesi gerekir. Proje yönetimi çeşitli yönetim alanlarının bir araya gelerek oluşturulduğu süreçlerdir. Bu alanlar:
Bütünleştirme Yönetimi: Proje yönetiminde eşgüdümlü çalışmayı sağlayacak planlar ve bunlara ilişkin faaliyetlerin ve tekniklerin yürütülmesini içerir.
Kapsam Yönetimi: Kapsamın tanımı ve sınırlarının neler olduğunun belirlenmesi sağlanır. Kapsam değişikliğinin denetimine ilişkin yöntemlerin uygulandığı alandır.
Zaman Yönetimi: Projenin belli bir zaman diliminde tamamlanmasını sağlayan yöntemlerdir. Bu sürecin ne kadar devam edeceğine dair tahmin, olasılık hesaplamalar ve zaman çizelgeleri ve bunların kontrolünün sağlandığı alandır.
Maliyet Yönetimi: Projenin onaylanmasından bitirilmesine kadar geçecek zamanda oluşacak bütçenin planlanması, tahmini ve denetimine ilişkin yöntemlerin uygulanması sürecidir.
Kalite Yönetimi: Projeye yönelik beklenti ve gereksinimleri karşılayacak yöntemlerin belirlenmesi gerekir. Buna ilişkin belirli standartlar ve planlama ölçüleriyle kalite denetimi konusundaki uygulamalar ve tekniklerdir.
İnsan Kaynakları Yönetimi: Projeyle ilgili oluşacak kadronun daha etkin çalışmasını sağlayacak stratejik planlama unsurlarının ve gerekli motivasyon araçlarının uygulanmasına ilişkin faaliyetlerin yürütüldüğü alandır.
İletişim Yönetimi: Projeye ait bilgilerin zamanında düzenlenmesi saklanması ve dağıtılmasına ilişkin süreçlerdir. Bu süreçlerle ilgili planlama ve raporlama yapılır.
Risk Yönetimi: Projede oluşan yada oluşabilecek potansiyeli olan risk unsurlarının belirlenerek bunların analizi ve yorumlanmasına dayalı süreçleri kapsar. Riski minimuma indirecek kontrol yöntemleri uygulanır.
Satın Alma Yönetimi: Projenin oluşmasını sağlayacak kaynakların dışarıdan temini ve buna yönelik faaliyetlerin planlanması sürecidir. Bu süreçlerle ilgili yapılacak sözleşme prosedürleri ve alınacak kararlarla ilgili uygulamaları içerir.
İlgili eğitim: Zaman Yönetimi Eğitimi
Proje Yönetimi Aşamaları
Bir projenin belirli bir plan ve programa göre önceden belirlenen hedefine ulaşmasını sağlamak için gerekli olan planlama, örgütleme, eşgüdümleme ve denetim faaliyetleri proje yönetimini meydana getirir. Proje yönetimi, aşağıda açıklamaları yapılan başlatma, planlama, uygulama, izleme ve kontrol ile kapanış basamaklarından oluşan beş temel aşamayı içermektedir:
Başlatma: Bu süreç projenin kapsamının tespit edilmesi, finans kaynaklarının saptanması fizibilite çalışmasının yapıldığı aşamadır. Proje yöntemleriyle ilgili eksik ya da hatalı durumlar tespit edilip tamamlanır.
Planlama: Projeye ilişkin hedeflerin tanımı yapılır ve bu hedeflere ulaşma rotası ve yöntemi belirlenir. Maliyet, kaynak ve zaman analizleri yapılır. Projede yer alan her bir etkinliğin süresi hesaplanır ve etkinliğin yapılması için gerekli kaynakların tespiti bu aşamada gerçekleşir.
Uygulama: Proje yönetiminin uygulanmasını sağlayacak bütün kaynaklardan yararlanılarak plan yürütülür. Proje, belirlenen sürede projeyi oluşturan paydaş kişi veya departmanlar tarafından gerçekleştirilir.
İzleme ve Kontrol: Göstergelerin ve dataların toplanması sonucu veri elde edilmesi aşamasıdır. Bu aşamada çeşitli kıyaslamalar yapılır ve önlemler alınır. Projenin hedefine ulaşması amacıyla sapmalar belirlenip gerekli düzeltmeler yapılır.
Kapanış: Proje yada projenin belli bir bölümünün daha önce tahmin edildiği gibi sonlandırılarak sonuç kesinleştirilir, raporlanır ve arşivlenir.
Proje Döngüsü Yönetimi Nedir?
Proje yapmak isteyen bireyler ve organizasyonlar projeye ilişkin düşünceleri yapılandırmaktadırlar. Bu düşüncelerin hangi yöntemlerle eylemsel olabileceği konusunda tecrübesiz olmak birçok problemi de beraberinde getirir. Henüz fikir aşamasında olan bir proje taslağının planlı ve sistemsel olarak bir araya getirilmesi projenin gerçekleşmesi hedefi yanında muhtemel problemlerin ortaya çıkmasını da engeller. Bu sisteme proje döngüsü yönetimi adı verilir.
Proje döngüsü yönetimi ile projenin etkinliği, proje sona erdikten sonra bile sürebilmektedir. Proje sürekli hale geldiği zaman global yada bölgesel seviyedeki gereksinimleri daima karşılamaktadır. Bu yönetim süreci ile projenin kendisi yazılı kaynaklara dönüştürülerek insan kaynakları yönetimi politikalarının bir parçası olmaktadır. Böylece işletme içerisindeki öğrenme süreci teşvik edilmekte ve kolaylaşmaktadır.
Proje dönüşüm yönetimi, proje yönetimi için geliştirilen düzenleme basamaklarını belirleyen ve faaliyetleri dizayn eden bir yaklaşım olarak düşünülebilir. Bu yaklaşım aracılığıyla projeler tekrar incelenir ve planlanabilir. Ayrıca proje paydaşlarının kendi aralarında projeye ilişkin konular arasında fikir birliğine varmasına ve ortak kararlar almasına zemin hazırlar.
Proje dönüşüm yönetimi projeyle ilgili fikirlerin oluşumundan projenin tasarlanmasına ve gelişimine, değerlendirilip üretilmesi topluma ve diğer paydaşlarına ulaşma sürecine kadar her şeyi bir bütün olarak içine alan döngünün yönetilmesini kapsar. Amacı, organizasyonların hedefleri doğrultusunda ortaya atılan düşünceleri misyon bilinciyle harekete geçirerek eylemsel olarak uygulama alanı oluşturacak hale getirme metotlarını bulmaktır.
Proje dönüşüm yönetimi yaklaşımlarından istenen verimli sonucun alınamaması neticesinde (özellikle global ölçekte faaliyet gösteren organizasyonların önderliğinde) projede gerçekleşen faydanın beklenen faydadan daha az olması sonucunda ortaya çıkmıştır. Deneyim eksikliği, sistemin düzensizliği yada oluşabilecek risklerin göz ardı edilerek etkili bir risk yönetimi planının olmayışı proje yönetiminin döngüsel olarak kontrolünü gerekli hale getirmiş ve bu yaklaşımın gelişimine katkı sağlamıştır.
Proje Yönetiminin Önemi
İyi organize edilmiş bir proje yönetimi her şeyden önce yapılacaklar listesi konusunda öngörülebilir adımlar atılmasını destekleyecektir. Sistematik ve rasyonel kararlar alabilmeyi sağlayarak daha önce karşılaşmadığımız yada fikir sahibi olmadığımız projelerle yüzleşme cesaretini göstermenizi sağlayacaktır.
Projenin amaçları, hedefleri doğrultusunda uygulanan etkili bir proje yönetimi açık ulaşılabilir ve keskin kararlar vermenize zemin hazırlar. Zaman yönetimi ve sınırlı kaynak kullanımını göz önünde bulundurarak bu kıstaslar içerisinde ilerlemenizi ve rotanızı bulmanızı kolaylaştırır.
Proaktif bir tutum sergileyerek daha sonra yaşanabilecek yada yaşanması muhtemel sorunlara hazırlıklı olabilmeyi, çözümlemelere kolaylıkla ulaşabilmeyi ve önlemler alınmasını sağlar. Fazla kaynak kullanımını önleyerek etkili bir maliyet yönetimi performansı gösterme şansınızı artırır. Kimin yada hangi kurumun ne iş yapacağını inceleme, kontrol etme imkanı verir. Aynı zamanda gördüklerinizi raporlayıp arşivleyebilir böylece düzenli bir çalışma sisteminin bir parçası olabilirsiniz.
