Yeni ürünü pazarlama işinin başına getirildiniz. Bu, tam bir ekip çalışması olacak: Tasarım, üretim, reklam ve satış. Bu takımı oluşturma konusundaki hazırlık planınızı gözden geçirmek için feedback alınması gerekiyor. Tahmin edebileceğiniz gibi, bu projenin başarısı kariyeriniz için çok önemli olabilir. Ne yapardınız?
Başarılı Bir Proje
Başarılı bir şekilde yönetilen bir proje, müşterinin istediği zamanda(veya daha önce) teslim edilen, taahhüt edilen fonksiyonları yerine getiren ve planlanan bütçe dahilinde (veya daha az harcamayla) gerçekleşen projedir.
Karşımıza çıkan problemler ve fırsatlar organizasyonlar için kaçınılmaz dış etkenlerdir. Kimi zaman üretilecek ürün kapasitesinin yetersizliği, kimi zaman şirketin yeni yazılımlara ihtiyaç duyması, kimi zaman da pazara güçlü rakiplerin girmeye çalışması; şirket organizasyon ve stratejilerinde değişikliklere sebep olabilir. Bu tür değişikliklere karşı amaç; devamlılık sağlanabilecek düzenlemeleri en kısa zamanda hayata geçirmektir. Projeler genellikle bu doğrultuda oluşturulur ve her projeye en az bir sorumlu atanır.
Proje Yönetimi Nedir?
Proje Yönetimi sadece zaman çizelgeleme (Schedule) değildir. Zamanı planlayan yazımların popülaritesinin artmasıyla, pek çok kişi eğer böyle bir yazılım satın alır ve bunu kullanmaya başlarlarsa proje yönetimi gerçekleştirdiklerini düşünmektedirler. Fakat o yazılımın tüm özelliklerini kullanmayı bilmedikleri gibi yazılımın sunduğu verileri de hayata nasıl geçireceklerini bilmemektedirler.
Bilgisayar yazılımlarının aslında boş kağıtlar ve formlar olduğu unutulmamalıdır. Önemli olan Proje Yönetimi Biliminin sunduğu metodlar ile bu yazılımların kullanılması gerektiğidir. Örneğin, muhasebe sistemindeki kuralları bilmeyen bir kişi ne kadar iyi muhasebe programı alırsa alsın o yazılımı etkin kullanamayacaktır.
Proje Yönetimi, performans, maliyet ve zaman hedeflerine ulaşabilmek için eldeki kaynakları en verimli şekilde programlama ve proje aktivitelerini kontrol etme sürecidir. Bu üç amaca kaynakların verimli ve etkili kullanımıyla ulaşılabilir. Her organizasyonda sınırlı kaynak vardır. Kaynakların iş yüklerinin doğru oluşturulmaması, projelerin başarısızlıkla sonuçlanmasına sebep verebilir.
Proje Yönetimine Ne Zaman İhtiyaç Duyulur?
İş büyük ve karmaşık olduğunda,
İş birden fazla faaliyetin koordinasyonunu gerektiriyorsa,
Belirli zaman ve maliyet sınırlaması söz konusu olduğunda.
Basit Bir Proje Yönetimi İçin Temel Aşamalar Nelerdir?
Analiz: Ne yapılacağının belirlenmesi,
Tasarım: Nasıl yapılacağının belirlenmesi,
Planlama: Ne zaman, kim tarafından kaça yapılacağının belirlenmesi,
Uygulama: Hedefe ulaşmak için planların hayata geçirilmesidir.
Proje Yönetimi Hangi Aşamalarda Kullanılmaz?
Ürün ya da hizmetin yüksek standardizasyona sahip olduğu ve üretim işleminin sürekli aynı olduğu ya da çok az değişiklik gösterdiği durumlarda,
Girişim içerisindeki stratejik ve önemli işlevsel kararların standart organizasyonel çatı altında toplandığı durumlarda,
Ürün ya da hizmet teknolojisinin sabit olduğu durumlarda kullanılmaz.
İş Planlama ve Proje Yönetimi
Proje Yönetimi ile İlgili Temel Kavramlar
Proje Yönetimi Bilgi Alanları
Proje Yaşam Döngüsü
Proje Fizibilite Çalışmaları
Ayrışım Yapısı
Kaynak, Süre ve Maliyet Tahminlerinin Oluşturulması
Proje Programlama
Proje Değerlendirme Ölçümler
Proje Programlama; kaynak, süre ve maliyet atamalarının üzerine aktivite ilişkilerinin atanarak, aktivitelerin en erken ve en geç başlama zamanları ile proje bitiş zamanının ve kritik yolun belirlenmesi, bir diğer deyişle, proje planının, bir başka deyişle projede belirlenen amaç ve hedeflerin belirli bir sürede ve belirli bir bütçe çerçevesinde gerçekleştirilmesi ve kaynakların verimli bir biçimde tahsis edilmesi sürecinin, bir takvime oturtulmasıdır.
Kritik Yol Metodu (Ciritical Path Method – CPM), Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (Program Evaluation and Review Technique – PERT), Gantt Şeması (Gantt Chart) proje programlama için kullanılan tekniklerdir.
Proje Programlama - Aktiviteler Arası İlişkilerin Tanımlanması
Aktiviteler arası ilişkilerin tanımlanması aşamasında aktivitelerin sıralanıp işlenmesi için birbirine bağımlı olan aktiviteler ile birbirine bağımlı olmayan aktiviteler belirlenmelidir. Bu aktivitelerin belirlenmesinde her aktivitenin, bir önceki aktivitenin tamamlanmasına bağımlılığı ve gelecek aktivitelere etkisi göz önünde tutulur. Bu bağımlılıklar öncül aktivite tanımı ile gösterilir. Öncül aktivite(ler), bir aktivitenin başlayabilmesi için tamamlanması gereken aktivite(ler) olarak tanımlanır.
Proje Programlama - Takip Edilecek Adımlar Neler?
Proje takviminin oluşturulması için aşağıdaki adımların takip edilmesi gerekir:
Proje Ağının Çizimi
İleriye Doğru Hesaplama
Geriye Doğru Hesaplama
Kritik Aktiviteler ve Kritik Yol
Proje Yönetim Becerileri
Bazı şeyleri uygulama yapmadan öğrenmek neredeyse imkansızdır. Örneğin; bir piyanoyu çalmak için tüm kaynakları hatim etmeniz piyano başına oturup pratik yapmanız gereğini ortadan kaldırmaz.
Proje yönetimi de bu örnekle özdeşleştirilebilir. Peki nelerdir bu proje yönetim becerileri:
Yetkilendirme: Büyük yöneticiler aynı zaman mükemmel bir yetkilendiricidir. Yönetim becerilerini kanıtlamış bazı kişiler delege etme sürecini ızdıraplı bulur. Delege etme hassas bir seviye gerektiren ciddi bir konudur. İyi bir delege etme süreci iyi bir iletişimden geçer.
Müzakere: Müzakere proje kısıtları dahilinde işe yarar bir anlaşma teşvik sanatıdır. Gerçekte bir proje baştan sona bir müzakere kareografisidir. Başarılı proje yöneticileri tarih, bütçeler, kaynaklar, proje kapsamı, iletişim gereksinimleri hatta bazen tanımı konusunda bile müzakere yapabilirler. Her şeyi kabul etmek, umulanı veremediğiniz için özür dileme, mazeretler türetme gibi sonuçları doğuracaktır. Başarılı müzakere yapabilmek için sayısız yaklaşım vardır; onlardan en sık kullanılanı çözüme ulaşana kadar paydaş taleplerini keşfetmek ve gerektiğinde itiraz etmek.
Doğru Takım Seçimi: Doğru takım seçmeyi öğreten bir üniversite henüz duymadık. Proje yöneticisinden beklenenlerden biri de işi başarabilmek için doğru insanları bir araya getirmesidir. Çoğu proje yöneticileri iş ihtiyaçlarını karşılayabilmek amacıyla RACI çizelgeleri kullanır daha sonra pozisyon açıklamalarını ve bu pozisyonlara uygun olan en nitelikli insanları belirler. Diğer bir yaklaşım ise en yetenekli insanları bulup daha sonradan onları takımınızdaki uygun yerlere yerleştirmeyi içeriyor.
İşten Çıkarma: Uzun bir süre çalıştıktan sonra bir çalışanınızın işini sonlandırmak zorunda kalabilirsiniz. Bu yapılacak en tatsız faaliyettir. Öneri: Bu konuda biraz pratik yapmak isterseniz ‘ Up in the Air’ filmini izleyebilirsiniz.
Yönetim Becerisi: Kişinin patronunu yönetmesi zor bir önerme olabilir. Bazı insanlar doğal olarak bu konuda sivrilirler, bu gerçekten önemli bir yetenektir.
Proje yönetimi aşamaları
Proje yönetimi, belirli bir görevi veya projeyi tamamlamak için kaynakların planlanması, organize edilmesi ve yönetilmesini içeren bir süreçtir. Tüm görevlerin verimli ve zamanında tamamlanmasını sağlamak için çeşitli araç ve tekniklerin kullanılmasını gerektirir. Proje yönetiminde, her biri başarılı bir şekilde tamamlanması için farklı beceriler ve stratejiler gerektiren birkaç aşama vardır.
Proje yönetiminin ilk aşaması başlatmadır.
Bu, proje fikrinin amaç ve hedefleriyle birlikte oluşturulduğu zamandır. Projeyi başlatan kişinin projenin kapsamı, zaman çizelgesi, bütçesi, ihtiyaç duyulan kaynaklar, ilgili paydaşlar, projeyle ilgili riskler ve diğer ilgili bilgiler hakkında bilgi toplaması gerekecektir. Bu veriler toplandıktan sonra, uygulama sırasında bu ayrıntıların nasıl ele alınacağını özetleyen bir plan formüle edilebilir.
Proje yönetiminin ikinci aşaması planlamadır.
Bu, projenin zaman çizelgesi ve bütçe kısıtlamaları dahilinde başarıyla tamamlanması için gereken görevler de dahil olmak üzere projenin her yönü için ayrıntılı planlar oluşturmayı içerir. Gantt şemaları gibi çeşitli araçlar, zaman içindeki ilerlemeyi görselleştirmeye yardımcı olurken aynı zamanda potansiyel sorunları ortaya çıkmadan önce belirlemeye yardımcı olmak için burada kullanılabilir. Bu aşamada risk değerlendirmeleri de yapılmalıdır, böylece daha sonra yürütme veya teslimat aşamalarında bir sorun ortaya çıkarsa uygun önlemler alınabilir.
Proje yönetiminin üçüncü aşaması yürütme ve teslimat aşamasıdır.
Planda belirtilen tüm faaliyetlerin, geliştirme döngüsünün başlarında başlangıç aşamasında belirlenen başarı kriterlerine ulaşmak için belirli rol ve sorumluluklarla atanan ekip üyeleri tarafından programa göre yürütüldüğü yürütme veya teslimat aşamasıdır.
Bu dönemde, öngörülemeyen durumlar nedeniyle yapılan değişikliklerin son kullanıcılardan beklenen kalite standartlarından ödün vermeden mevcut planlara dahil edilebilmesi için yakın izleme yapılmalıdır. Ayrıca, düzenli güncellemeler paydaşlar arasında da iletilmelidir, böylece tüm süreç boyunca herkes mevcut durum hakkında bilgi sahibi olur.
Proje yönetiminin dördüncü aşaması, ürün teslim edildikten sonra bakım ile daha yakından ilgilidir.
Bu, sistemin amaçlandığı şekilde doğru çalışmasını sağlamayı, müşterilerin kullanımla ilgili sorularını derhal yanıtlamayı, gerektiğinde gerekli teknik desteği sağlamayı, yazılımın düzenli olarak güncellendiğinden emin olmayı, güvenlik yamalarının zamanında uygulanmasını vb. içerir. Buna ek olarak, müşterilerin uzun vadede memnun kalmalarını sağlamak için müşterilerden alınan geri bildirimlere dayalı olarak sürekli iyileştirmeler devam etmelidir.
Son olarak, belirli bir girişimin yaşam döngüsü boyunca karşılaşılan temel başarıları özetleyen nihai raporun derlendiği kapanış aşaması gelir ve kuruluşun portföyünde üstlenilen benzer nitelikteki gelecekteki projelere yönelik öneriler birlikte sunulur. Aynı zamanda öğrenilen dersler, bir sonraki yinelemede benimsenen süreçleri iyileştirmek için belgelenir, böylece başarı şansı daha da artar ve ilerleyen zamanlarda yeterince yakında tekrar gelir!
