İş Tanımı Nasıl Yazılır?

İş tanımı herşeyden önce bir hedefe odaklanılmasını sağlar ve kişiye hukuki koruma sağlar. İş tanımı çalışanlara işlerinin nerede bittiğini ve diğer çalışanın işinin nerede başladığını anlatan iletişim aracıdır. İş tanımı, çalışana alacağı görevlerin departman ve şirket içinde nerede konumlandığını anlatır. İşe yeni başlayan kişiye, diğer departmanda birlikte çalışması gereken kişilere karşı o kişinin sorumluluklarını ve sınırlarını anlatmada yardımcı olur. Son olarak, iş tanımı performans gelişimi planlama sürecinin önemli bir parçasıdır.

İşe alımda amacınız bulabileceğiniz en akıllı, en yetkin, en esnek, en güvenilir ve güler yüzlü çalışanları bulabilmektir. İyi hazırlanmış bir iş tanımı, başarılı işe alım yapmanıza yardımcı olur. Bir iş tanımı, insan kaynaklarının işe alım yapacağı personelde aradığı bilgiyi, becerileri, eğitimi, deneyimi ve kapasiteyi bilmesini sağlar ki etkin bir işe alım planı oluşturulabilsin. Adayları başvurdukları pozisyonun görev ve sorumlulukları hakkında bilgilendirir. Mülakat sürecine yardımcı olan çalışanları adaylara soracakları sorular ve yeni çalışanda arayacakları özellikler hakkında bilgilendirir.

İş Tanımı Nasıl Oluşturulur?

İş tanımı oluşturmak için aşağıdaki adımları uygulayın.

• İş tanımını doğru kişiler oluşturmalıdır.

İş tanımı yazılacak pozisyonun rapor vereceği yönetici iş tanımını oluşturmada rehberlik yapacak ilk kişidir.

• Ama iş tanımı için yalnızca yöneticinin geribildirimi yetmez.

Benzer işleri yapan diğer çalışanlar buna katkıda bulunabilir. Buna ek olarak, eğer pozisyon yeniyse ve mevcut çalışanların iş yükünü azaltacaksa, mevcut çalışanlarda mutlaka katkıda bulunmalıdırlar. Aradığınız pozisyon işletmede daha önce hiç olmadıysa ne yapacağız? Yani bu şirketteki ilk pozisyon ise? Bu durumda yönetici veya şirket sahibi iş tanımını kendi yapabilir.

• İş analizi yapın.

İş tanımı oluşturmak için olabildiğince veriye ihtiyacınız var. İş analizi şunları yapmak için şu adımlar uygulanır:

• Mevcut çalışanların sorumluluklarını saptamak,

• İnternet araştırması yapmak ve benzer işlerin örnek iş tanımlarını gözden geçirmek,

• Pozisyonu dolduracak olan çalışanın başarması gereken görevleri ve sorumlulukları analiz etmek,

• Benzer pozisyonlara sahip şirketlerle paylaşımda bulunmak ve araştırma yapmak,

• Pozisyon için gerekli olan en önemli yetenekleri belirlemek.

Ne kadar çok bilgi toplarsanız, o kadar kolay bir şekilde iş tanımı yazabilirsiniz.

İş tanımı formatı nasıl olmalı?

Şirketinizin iş tanımı için belirli bir formatı olabilir bu yüzden İnsan Kaynaklarıyla görüşün. Ayrıca genelde, bütün insan kaynakları departmanları sorumlulukların bir listesini hazırlar ve şirketteki diğer iş tanımı çeşitleriyle birlikte geliştirmeyi tercih ederler.

İş tanımı bileşenleri

• Sorumlulukların genel alanlarıyla birlikte genel bir pozisyon tanımı,

• Örneklerle birlikte tanımlanan işin temel işlevleri,

• Gerekli bilgi, beceri ve yetenekler,

• Gerekli eğitim ve deneyim,

• Fiziksel gerekiliklerin bir tanımı,

• Çalışma ortamının bir tanımı.

Şirketiniz ve departmanınız değişiklik gösterebilir ama bu bileşenler çalışana belirgin bir hedef oluşturacaktır.

• İş tanımını periyodik olarak gözden geçirin ve de çalışanın ne yaptığını ve çalışandan beklediğiniz sonuçları doğru bir şekilde yansıttığından emin olun.

• İş tanımını personel gelişim planı için bir temel olarak kullanın. Bir personelin iş tanımı gelişim planının oluşturulmasında önemli bir adımdır.

Etkin bir iş tanımı birçok şey ifade eder. Bir personelin bilmesi gereken ne varsa herşeyi açıklar. Böylece bir çalışan kişisel olarak neyi geliştirmesi gerektiğini ve kurumunuza hangi katkılarda bulunması gerektiğini anlar. Çalışanlara net bir hedef sağlamak amacıyla iş tanımı yazarken yukarıdaki herşeyi dikkate alın.  

Berbat bir iş tanımı nasıl yazılır?

Siz insan kaynakları departmanında çalışan bir işe alım uzmanısınız ve pazarlama departmanına bir personel alınacak. İş tanımı yazmanız gerekiyor ama pazarlama müdür yardımcısı sizi hiç mi hiç sevmiyor.

Pazarlama müdür yardımcısı size gününden hiç vakit ayırmıyor ve size işin gerekçelerini anlatmaya tenezzül bile etmiyor.

Avukatlar ise peşinizde. Fesih davasını yanlış dosyaladığınızı ve yöneticilerden birinin kovulmasına sebep olduğunuz günü hatırlayın. Kendinizi şunları söylerken bulabilirsiniz: "İş gerekçelerine uymuyordu, profesyonelliği yükseğe taşır sandık ama işe yaramadı." Hadi bakalım şimdide avukat olduk!

Sarımsak kokusuna dayanamıyorsunuz. Kokan adayları reddetmek istiyorsunuz ama onlara mülakat geri bildiriminde bunu açıklamak garip olurdu, aynı zamanda Sarımsak Sevenler Topluluğunun sizi ayrımcılık yapmakla suçlamasını ve Twitter’da bununla viral olmasını istemezsiniz.

Tek taşla iki iş öldürün. Sz İK uzmanısınız ve sizin iki pozisyonu doldurarak 10 beceriye sahip olmanız gerek. 10 şeyden 5’ini yapabilen bir adaya hayran kalırsınız ama iki şekilde de kullandığınız ve istediğiniz 10 şeyin listesini yazmak daha zor bir iştir.

Tüm bunlara katlanmak yerine alışveriş merkezinde gezmeyi dilerdim.

Adayları mülakata alma ve reddetme berbat bir şeydir. Daha da kötüsü başvuran her 10 adayın 9’u için vakit harcamalısınız. Bunları yapmak için ekstra becerilere de ihtiyacınız var. Bu ekstra becerilerle sıkıcı adayları geçip gerçek profesyonele ulaşabilirsiniz.

Siz mükemmel adayın bazı özelliklere sahip olduğunu düşünüyorsunuz.... Ama unutmayın, takımınızda kimse mükemmel değil.

Bu işleri daha kolay yapan kişiler de var.  Mükemmel aday falan aradıkları da yok. Arkadaşlarından birini işe al ve kafan rahat olsun.

Harika! Hayatınız daha kolay, kaliteden ödün vermiyorsunuz ve Yeşim’i işe alabilirsiniz. Yani eve bir saat erken gidebilirsiniz.

İşe alım sürecindeki önemli amaç nedir?

İşe alımda amacınız bulabileceğiniz en akıllı, en yetkin, en esnek, en güvenilir ve güler yüzlü çalışanları bulabilmektir.