İş Tanımı Nasıl Yazılır?

İş tanımı herşeyden önce bir hedefe odaklanılmasını sağlar ve kişiye hukuki koruma sağlar. İş tanımı çalışanlara işlerinin nerede bittiğini ve diğer çalışanın işinin nerede başladığını anlatan iletişim aracıdır. İş tanımı, çalışana alacağı görevlerin departman ve şirket içinde nerede konumlandığını anlatır. İşe yeni başlayan kişiye, diğer departmanda birlikte çalışması gereken kişilere karşı o kişinin sorumluluklarını ve sınırlarını anlatmada yardımcı olur. Son olarak, iş tanımı performans gelişimi planlama sürecinin önemli bir parçasıdır. İşe alımda amacınız bulabileceğiniz en akıllı, en yetkin, en esnek, en güvenilir ve güler yüzlü çalışanları bulabilmektir. İyi hazırlanmış bir iş tanımı, başarılı işe alım yapmanıza yardımcı olur. Bir iş tanımı, insan kaynaklarının işe alım yapacağı personelde aradığı bilgiyi, becerileri, eğitimi, deneyimi ve kapasiteyi bilmesini sağlar ki etkin bir işe alım planı oluşturulabilsin. Adayları başvurdukları pozisyonun görev ve sorumlulukları hakkında bilgilendirir. Mülakat sürecine yardımcı olan çalışanları adaylara soracakları sorular ve yeni çalışanda arayacakları özellikler hakkında bilgilendirir.

İş Tanımı Nasıl Oluşturulur?

İş tanımı oluşturmak için aşağıdaki adımları uygulayın.

İş tanımını doğru kişiler oluşturmalıdır.

İş tanımı yazılacak pozisyonun rapor vereceği yönetici iş tanımını oluşturmada rehberlik yapacak ilk kişidir.

Ama iş tanımı için yalnızca yöneticinin geribildirimi yetmez.

Benzer işleri yapan diğer çalışanlar buna katkıda bulunabilir. Buna ek olarak, eğer pozisyon yeniyse ve mevcut çalışanların iş yükünü azaltacaksa, mevcut çalışanlarda mutlaka katkıda bulunmalıdırlar. Aradığınız pozisyon işletmede daha önce hiç olmadıysa ne yapacağız? Yani bu şirketteki ilk pozisyon ise? Bu durumda yönetici veya şirket sahibi iş tanımını kendi yapabilir.

İş analizi yapın.

İş tanımı oluşturmak için olabildiğince veriye ihtiyacınız var. İş analizi şunları yapmak için şu adımlar uygulanır:

• Mevcut çalışanların sorumluluklarını saptamak,
• İnternet araştırması yapmak ve benzer işlerin örnek iş tanımlarını gözden geçirmek,
• Pozisyonu dolduracak olan çalışanın başarması gereken görevleri ve sorumlulukları analiz etmek,
• Benzer pozisyonlara sahip şirketlerle paylaşımda bulunmak ve araştırma yapmak,
• Pozisyon için gerekli olan en önemli yetenekleri belirlemek.

Ne kadar çok bilgi toplarsanız, o kadar kolay bir şekilde iş tanımı yazabilirsiniz.

İş tanımı formatı nasıl olmalı?

Şirketinizin iş tanımı için belirli bir formatı olabilir bu yüzden İnsan Kaynaklarıyla görüşün. Ayrıca genelde, bütün insan kaynakları departmanları sorumlulukların bir listesini hazırlar ve şirketteki diğer iş tanımı çeşitleriyle birlikte geliştirmeyi tercih ederler.

İş tanımı bileşenleri

• Sorumlulukların genel alanlarıyla birlikte genel bir pozisyon tanımı,
• Örneklerle birlikte tanımlanan işin temel işlevleri,
• Gerekli bilgi, beceri ve yetenekler,
• Gerekli eğitim ve deneyim,
• Fiziksel gerekiliklerin bir tanımı,
• Çalışma ortamının bir tanımı.

Şirketiniz ve departmanınız değişiklik gösterebilir ama bu bileşenler çalışana belirgin bir hedef oluşturacaktır.

• İş tanımını periyodik olarak gözden geçirin ve de çalışanın ne yaptığını ve çalışandan beklediğiniz sonuçları doğru bir şekilde yansıttığından emin olun.
• İş tanımını personel gelişim planı için bir temel olarak kullanın. Bir personelin iş tanımı gelişim planının oluşturulmasında önemli bir adımdır.

Etkin bir iş tanımı birçok şey ifade eder. Bir personelin bilmesi gereken ne varsa herşeyi açıklar. Böylece bir çalışan kişisel olarak neyi geliştirmesi gerektiğini ve kurumunuza hangi katkılarda bulunması gerektiğini anlar. Çalışanlara net bir hedef sağlamak amacıyla iş tanımı yazarken yukarıdaki herşeyi dikkate alın.