Klişeleşmiş zaman yönetimi teknikleri, yapılacaklar listesi, deadline derken neye odaklanacağımıza bazen karar veremiyoruz. Önce hangisinden başlamalıydım? Biriken işlerden mi yoksa az önce yöneticimin attığı e-mailden mi? Toplantıyı kısa tutarsam dünden kalan işleri yetiştirebilir miyim? Acaba bu akşam mesaiye mi kalsam? Bütün gün beynimizin içinde dönen bu soruların da aslında birer zaman emici vampirler olduğunu biliyor muydunuz?
Ama her neyse bu vampirler ayrı bir içerik konusu. Onu daha sonra anlatırım. Ama konuya devam etmeden önce bir hatırlatma yapmak istiyorum. Zaman yönetimi için eğitim almak yapacağınız en faydalı aktivitedir. Zaman yönetimi eğitimine katılarak bu yazıda anlattıklarımın tamamına hakim olabilirsiniz.
Herhangi bir zaman yönetimi tekniğini uygulamadan önce kendinize itiraf etmeniz gereken bazı cevaplar olması gerekiyor. Bu biraz da kendini tanıma analizi gibi birşey aslında. Şimdi size cevaplamanız gereken o 4 kritik soruyu soruyorum.
Zaman yönetimi için kendinize şu soruları sorun
1- Güne başlarken ne kadar iyi bir başlangıç yapıyorsunuz?
Sabah uyandığınız gibi mi işe gidiyorsunuz? Yoksa duşunuzu alıp, hafif bir kahvaltı yaparak mı yola çıkıyorsunuz? Eğer yataktan kalkıp hemen üstünüzü giyiniyor ve işe gidiyorsanız en azından yüzünüzde yastık izi olup olmadığını kontrol edin. Belki kahvaltınızı ya da kahvenizi iş yerine saklayabilirsiniz ama sabah alınan bir duş hem bedenen hem zihnen sizi uyandırarak başlangıcınızı da iyileştireceği kesin.
2- En verimli olduğunuz zamanlar hangi saatler?
Sabah saatleri mi? İş yerinde öğle yemeğinden sonra mı? Yoksa mesainin bitmesine son 2 saat kala mı? Evet, bu soru aslında tek başına bile size zaman yönetiminizi yapmanız için yeterli olacaktır. Kendinizi gözlemleyin. En kritik, dikkat gerektiren ve bitirme zamanlı işlerinizi bu saat aralıklarında yapın. Örneğin benim sabah 09:00 ile 11:30 arası en verimli çalıştığım zaman aralıkları. Öğleden sonrası biraz daha ağırlaşıyorum ve mesai bitimine son 1 saat kala ben zaten bitmiş oluyorum. Tabi her zaman değil.
3- Nerede çok fazla zaman harcıyorsunuz?
Örneğin bir mail yazdınız, onu kontrol amaçlı kaç kere okuyor ve düzeltiyorsunuz? 1? 3? 4?
Ya da sosyal medya? DM’nize bir mesaj geldi onu okudunuz, sonra storylere baktınız sonra biraz keşfete de göz atayım derken ne kadar süre geçti? Hadi sorun yok bunu hepimiz yapıyoruz ve aslında acil kendimize çeki düzen vermemiz gereken durumlardan biri.
4- Zamanını en çok ne kesintiye uğratıyor?
Evet yine cevabı için şöyle bir dışarıdan kendimize bakmamız gereken bir soru. Molaya çıktınız ve aniden yanınıza iş arkadaşınız geliyor. Selam veriyor. Sonra? Ne anlatıyor?
Ya çalan telefonlar? Acil durum veya beklediğiniz telefon görüşmelerinden bahsetmiyorum. Ama tam bir işe odaklanmışken gelen o telefon? Gerçekten açmanız şart mı?
Evet öncelikli olarak bu 4 soru ile kendinizi tanıdıktan sonra dilediğiniz zaman yönetimi tekniğini uygulayabilirsiniz. Çünkü artık verimli olduğunuz saati biliyor, zamanınızı çalanları ve sizi kesintiye uğratan şeylerin farkındasınız. Ve en önemlisi sabah uyandığınızda yastık izi ve dağınık bir saçla işe gitmenizin iyi bir başlangıç olmadığının farkındasınız.
Yapılacaklar listesini yapsam yapabilecek miyim? sorusunu artık çekinmeden kendinize sorabilirsiniz. Çünkü siz hangi saatin insanı olduğunuzu artık biliyorsunuz.
