Bugünlerde hepimizin karşılaştığı en büyük zorluk şüphesiz ki zaman çizelgelerine uyamamak. Bu bizim yöneticilerimizle ve takımımızla olan ilişkimizi de mahvediyor ve sonuç olarak bahaneler uydurmaya başlıyoruz ve birilerini suçlama girişimi yapıyoruz. Ben bu alışkanlığa sahip olduğumda kendime bir soru sordum “zaman yönetimi konusunda iyi değil miyim?” İçimden gelen cevap: “Hayır”. O zaman zaman yönetimi konusunda bu kadar kötüysem problem nerede ve kabul edilen zaman çizelgemde sonuçlar üretmede neden bir profesyonel değilim. Taşıdığım hastalığa çözümler üretmeye dair çalışmaya başladığımda birçoğumuzu rahatsız eden bazı gerçekler buldum.
İlgili eğitim: Zaman Yönetimi Eğitimi Ücretsiz
Zaman yönetimi başarısızlıkları neler?
Zaman yönetimi başarısızlığına yol açan ilk alışkanlık.
Belirli bir zaman içerisinde tamamlanması gereken görevleri yazma stratejisinin oldukça farkındayım ama hiç yapmadım. Bu yüzden bu alışkanlık insan hafızasına dayanıyor. Sabahları oturup görevleri listelemenin ve öncelik vermenin ve daha sonra aynı şekilde çalışmaya başlamanın çok güçlü olduğunu gördüm.
Zaman yönetimi başarısızlığına yol açan ikinci alışkanlık.
Alışkanlık 1’i belirttikten sonra dahi bazı zaman yönetimi başarısızlıklarını öğreniyordum ve daha sonra daha derine bakmak ve başarısızlığa sebep olan ikinci alışkanlığı anlamak için bir fırsat ele geçirdim. Birçok zaman yönetimi kitabı okumama rağmen, görevlerimi daha küçük görevler haline getiremedim. Bununla birlikte uygun bir zaman yönetimi planına sahip olmadan görevler üzerinde çalışma alışkanlığı edindim. Hepimiz iki çeşit göreve dahil oluruz; bir tanesi çok az vakit alır. Mail göndermek, ankete cevap vermek, sorunları çözmek veya biri ile iletişim kurmak gibi... Diğer görevlerde uzun dönemli olanlardır; mesela eğitim el kitapları hazırlamak, eğitim programı tasarlamak veya organize etmek. Bu çeşit çalışmaların tamamlanması için detaylı planlama gerekir. Bu planlamada aşağıdakileri içerir:
Tamamlanması gereken şey nedir?
Tamamlamak için gerekli olan süreç ve aktiviteler nelerdir?
Süreci ve aktiviteleri dizayn etmede destek olabilecekleri tanımlama,
Süreci başarılı bir şekilde tamamlamak için gereken kaynak ve bütçeyi tanımlama,
Aşamalara /daha küçük amaçlara ve özellikle günlük amaçlara karar verme,
Aynısını eyleme dökme,
Zaman yönetimi başarısızlığına yol açan üçüncü alışkanlık.
Birinci ve ikinci alışkanlığı keşfettikten sonra sahip olduğum özgüven çok uzun sürmedi ve başka bir zaman çizelgesini kaçırmamla sonuçlandı. Bu gözlem benim üçüncü alışkanlığımı keşfetmeme sebep oldu.
Otomatik hatırlatıcı sistem kurmak
Otomatik hatırlatıcı sistem yaratmanın bazı yolları:
Ms-Outlook’ta çizelge yaratmak
Eğer telefonunuz hatırlatıcı bir sistem desteklemiyorsa o zaman Google hesabınızı kullanarak ve hatırlatıcı olarak SMS seçeneğini seçerek görev yaratın; Google size belirlenen zamanda mesaj atıyor. Bu service Google tarafından ücretsiz sağlanmakta. Bu hizmet zaman yönetimi açısından çok avantajlı!
Zaman yönetimi başarısızlığına yol açan dördüncü alışkanlık.
Bu kötü alışkanlığı yenmemi sağlayacak teknikler öğrenmeme rağmen kendimi Outlook/ Google takvimini ertelerken buldum. Outlook’ta görevi tekrar düzenlemekten memnundum ama daha sonra bunu alışkanlık haline getirdim. Başlangıçta zaman planımda hiçbir yanlış olmadığını düşünüyordum ama sonra planımda bir şeylerin eksik olduğunu fark ettim ve dördüncü alışkanlığı buldum.
Patronum ve iş arkadaşlarım için vakit ayıramamak:
Görevlerimi erteliyordum çünkü patronumu, takımımı ve iş arkadaşlarımı desteklemek için vakit ayıramıyordum. Sorumlu çalışanlar olarak patronlarımıza ve iş arkadaşlarımıza karşı yardımcı olmalıyız bu yüzden hesapta olmayanlar için zaman ayırmamız gerekir.
Zaman yönetimi başarısızlığına yol açan beşinci alışkanlık.
Zaman yönetimi ile ilgili dört başarısız alışkanlığını öğrendikten sonra kendimi düzelttim ve patronumla anlaşıldığı gibi bütün zaman çizelgelerine yetiştim. Bir takım lideri olarak departman aktiviteleri hakkında patronuma rapor vermeliydim. Son zamanlarda kendi takımımın zaman çizelgelerine ulaşamadığını gördüm. Doğal tepkim bunun için onları suçlamaktı. Ama bu sefer kendime sordum, "Takımım için ne yapmadım da onlar zaman çizelgesine yetişemiyorlar?" Bu soruya cevap olarak beşinci başarısızlık alışkanlığı:
Gelişime odaklanamama.
Bu alışkanlık bana onların planlandığı gibi ilerleme kaydetmesine ve görevlerini tamamlamak için vaktinde desteklememe fırsat verdi. Bazı takım üyelerimizin bazı alanlarda müşterileri olduğunu gördüm. Özellikle destek aradıklarında onlara hemen rehberlik yapmalıyım. Çünkü eğer ben onları desteklemezsem çoğunlukla ilerleyişleri duruyor. Bu yüzden ihtiyaç duydukları destek ve rehberliği toplamada onlara yardımcı olmam gerekiyor. Çünkü performanslarından ben sorumluyum.
Zaman yönetimi başarısızlığına yol açan altıncı alışkanlık.
Onların performansından sorumlu olduğumu anladığım an onları daha fazla desteklemeye başladım. Bu süreçte fark ettim ki her bir şey için bana bağımlı hale geldiler ve ben eğitim programlarına bağlı olarak yanında olamadıklarımda birçok şeyi tek başlarına yapamadılar. Sonra altıncı başarısızlık alışkanlığını buldum.
Karşılaştıkları her zorluk için çözüm sunma
Bir kere bu alışkanlığı fark ettiğimde, karşılaştıkları zorluklara çözüm bulmaları için onları zorlayıcı sorular sormaya başladım. Başta kendimi çözüm sunmaktan alıkoymak zordu ama daha sonra fark ettim ki genel olarak karşılaştıkları zorlukların çoğunda çözüm aramaya başladılar.
Özet
Başarılı bir zaman yönetimi için şu başarısız alışkanlıklardan kaçınmalıyız:
Alışkanlık -1: İnsan hafızasına bağlı kalma,
Alışkanlık -2: Uygun planlama olmadan görev ve projelerde çalışma,
Alışkanlık -3: Otomatik hatırlatıcı sistem yaratmama,
Alışkanlık -4: Patron ve çalışanlar için vakit ayırmama,
Alışkanlık -5: Takımın ilerleyişine odaklanmama,
Alışkanlık -6: Takımın yüzleştiği her zorluk için çözüm sunma.
Zaman Yönetiminde Nasıl Başarılı Olabilirim?
İstanbul İşletme Enstitüsü tarafından ücretsiz verilen Zaman Yönetimi Eğitimine katılarak daha başarılı olabilirsiniz.
