Sekreter Nedir? Sekreter Görevleri

çin mektuplar ve belgeler hazırlamak, telefon görüşmeleri yönetmek, gelen ve giden postayı kontrol etmek ve iletmek, ziyaretçi ve çalışanlarla ilgili karşılama ve diğer işleri yerine getirmek gibi birçok görev bulunmaktadır. Ayrıca, sekreterler, genel ofis görevleri, sosyal medya hesaplarını yönetmek ve çalışanların bilgilerinin güncel tutulması için gerekli olan işleri de yapmaktadır.

Sekreterlerin görevleri genellikle kurumsal bir ortamda çalışan kişilerin veya kişilerin düzenli çalışmasını desteklemek için gerekli olan çeşitli görevlerdir. Bu görevler arasında yer alanlar şunlardır:

• Genel ofis işlerinin yürütülmesi ve düzenlenmesi
• Ofis işleri için bilgi ve malzeme toplama
• Telefon görüşmelerinin yönetilmesi ve kayıt tutulması
• Yöneticiler ve ziyaretçiler için randevuların ayarlanması ve takip edilmesi
• Ofis işleri için belgelerin hazırlanması ve arşivlenmesi
• Ofis içerisinde bütünlüğü sağlamak için kuralların uygulanması
• Ofis içerisinde mevcut stokların takibi ve güncellenmesi
• Ofis işleri için gereken malzemelerin alınması ve stoklanması
• Ofiste mevcut posta ve çağrıların işlenmesi

Bir sekreterin görevleri şunlar olabilir:

1. Müşteri ve ziyaretçileri ağırlamak ve karşılamak.

2. Telefon aramalarını yönetmek ve cevaplamak.

3. Posta ve kurye teslimlerini almak ve yönetmek.

4. Ofiste yöneticinin talimatlarını yerine getirmek.

5. Veri girişi ve ofis işlerini yönetmek.

6. Ofisin günlük işlerini organize etmek.

7. İş programlarını organize etmek ve takip etmek.

8. Ofiste verilen konferansları organize etmek.

9. Rapor ve dosyaları hazırlamak.

10. Ofiste konuşmaları kaydetmek ve arşivlemek.

Sekreterin görev ve sorumlukları, özel sektörde veya kamu kuruluşlarında üst düzey yöneticilere yardımcı olarak çalışmaktan ibaret değildir. Aynı zamanda, haberleşme, yönetim ve yönetim yazışmaları, birimler arası iletişim, idari ve ofis içinde gerekli tüm işlerde yöneticiye destek sağlamak da ettikleri bir görevdir. Bir yönetici için önemli bir destekleyici olarak günlük akış, iş notları, görüşülmesi gereken kişiler ve toplantılar tamamen sekreter görevlerini kapsar.

Görevlerini tam ve eksiksiz bir biçimde yerine getirebilen bir sekreter, itimat edilen bir çalışan olarak nitelendirilir. Büro işlerinin düzenli gitmesini sağlayan, kurum içinde ve kurum dışında yürütülmesi gereken tüm işlerin takip etme yeteneğine sahip olan büro görevlisi olarak tanımlanır. Kendisi için belirlenen yetki sınırlarını aşmadan karar verebilen bir büro görevlisi olmalıdır.

Ön lisans veya dört yıllık üniversite eğitimi ile bu mesleğe hazırlanan sekreterler, teorik bilgilerin yanında pratik eğitimler de alırlar. Mesleki nitelik, dış görünüş ve kurallar konularında üst düzey bir eğitim alarak, ofis ortamında yöneticisine en iyi şekilde yardımcı olmak için gerekli yetenek ve becerilere sahip olurlar. Sekreterin temel görevi, yöneticisinin yapmakla yükümlü olduğu işleri vaktinde ve tamamen bilgilendirme amaçlı yöneticisine hatırlatarak, yöneticinin iş yükünü hafifletmek ve işlerin düzenli bir şekilde yürümesini sağlamaktır.

Sekreterin bir diğer önemli görevi de, ofis ziyaretinde bulunan kişilere karşı tutum ve davranışlarıdır. Uzmanlık alanına uygun olarak, ziyaretçiyi karşılar ve mesleki imajını doğru bir şekilde yansıtır. Öz disiplin sahibi bir sekreter, tüm işlerin düzgün ve zamanında yapılmasını sağlar. İnsan ilişkileri kuvvetli olması gereken bir sekreter, ofis içi ve ofis dışı tüm iletişimleri kolaylıkla idare edebilir.

Her sektörde olduğu gibi, turizm sektöründe çalışan bir sekreterin de ayrı bir önemi vardır. Turizm bürolarında sekreterler, turizm hareketlerinin belirlenmesi ve müşterilere bu konuda bilgi verilmesi gibi görevleri üstlenirler. Bu sayede müşteri memnuniyeti sağlanır ve verimli bir çalışma ortamı yaratılır.

Sonuç olarak, bir sekreterin görev ve sorumlulukları, ofis işlerini yönetmek, ofis içi ve dışı yazışmaları takip etmek, yöneticisine en doğru ve hızlı bilgiyi sağlamak, işlerin düzgün ve zamanında yapılmasını sağlamak ve mesleki imajını doğru bir şekilde yansıtmaktır. Her sektörde ve her büroda sekreterler, iş dünyasının vazgeçilmez bir unsuru olmaktadır.

Sekreterin temel nitelikleri ve iş akışını yönetme biçimleri, onun kuruma sağladığı değeri belirler. İlk olarak, sekreterin insan ilişkileri kuvvetli ve öz disipline sahip olması gerekmektedir. Bu nitelikler, ofisteki tüm etkenler ile başa çıkabilmeyi ve yöneticinin iş yükünü hafifletebilme yeteneklerini geliştirir.

Sekreter, yöneticisine yardımcı olduğu gibi, aynı zamanda çalıştığı yöneticiyi temsil eder. Bu nedenle sekreterin, mesleki niteliklerinin yanı sıra dış görünüşü ve imajı da, işletmenin dış dünyaya yansıtan bir ayna görevi görür. Bu bakımdan o, ofis ziyaretçilerini doğru bir şekilde karşılamalı ve mesleki imajını doğru bir şekilde yansıtmalıdır.

Büro işleyişi sekreterin önemli görevlerinden biridir. Sekreter, yöneticisinin yapmakla yükümlü olduğu işleri vaktinde ve tamamen bilgilendirme amaçlı yöneticisine hatırlatır. Ayrıca, yöneticinin yapması gereken telefon görüşmelerini ve randevularını da takip eder. Bu, aynı zamanda yöneticisine zaman yönetiminde yardımcı olur.

Sekreter, genellikle bürolarda çalışırken, özellikle turizm sekreterleri, turizm bölgelerindeki hareketleri tespit eden bürolarda görev alabilirler. Turizm sekreterinin sorumlulukları arasında büroyu yönetmek ve müşterileri bilgilendirmek bulunur.

Sekreterin mesleki niteliklerine bakacak olursak, büro araç ve gereçlerini doğru ve hızlı kullanabilmesi önemlidir. Ayrıca, hem ofis içi hem de ofis dışı yazışmalara ve raporlara hakim olmalıdır. İnsan ilişkileri kuvvetli ve ara bulucu yeteneği bulunan bir sekreter, yöneticiye büyük ölçüde destek olabilir.

Sonuç olarak, bir sekreterin başarılı olması için gerekli olan temel nitelikler; insan ilişkilerinde kuvvetli olmak, öz disiplinli olmak, mesleki imajını doğru şekilde yansıtabilmek, telefon görüşmelerini ve randevuları takip edebilmek ve en önemlisi de yöneticisini yeterince temsil edebilmektir. Bu vasıflarını doğru kullanabilen bir sekreter, yöneticinize hayati bir destek olacak ve iş akışını sorunsuz bir şekilde yönetebilecektir.

Farklı sektörlerde sekreter olarak çalışanların görevlerinde, öncelikle araştırma konusuna odaklanan yeni teknolojilere uyum süreci bulunmaktadır. Günümüzde, dijitalleşme ile birlikte, sekreterlerin teknoloji kullanımına hâkim olması ve yeni yazılımları öğrenmeye açık olması gerekmektedir. Örneğin, çeşitli veri tabanı programları ve ofis yazılımlarında yetkin olmak, e-posta ve sosyal medya yönetim becerileri gibi dijital beceriler artık standart hale gelmiştir.

Sektörel değişimlerin yanı sıra, sekreterlerin rolünde de genel bir genişleme vardır. Sadece yazışma ve dosyalama gibi geleneksel görevler yerine, bir sekreterin iş tanımı artık daha karmaşık hale gelmiştir. Bazı sekreterler artık tedarikçi iletişimi, proje koordinasyonu ve hatta insan kaynakları gibi alanlarda görevler üstlenmektedir. Ayrıca, bir sekreter, veri analizi gibi daha teknik görevleri yerine getirmek için de talep görebilir.

Kamu sektörü ve özel sektörde sekreter görevlerinde de farklılıklar bulunmaktadır. Kamu sektöründe bir sekreter genellikle idari ve bürokratik işlemleri yürütürken, özel sektörde bir sekreter genellikle organizasyonel ve yönetici destek görevlerine odaklanır. Ek olarak, sektörün özelliklerine göre, örneğin hukuki, tıbbi veya mali sektör gibi, sekreterin uzmanlık alanı ve görevleri de şekillenir. Bu da sekreterin eğitimini ve beceri setini belirler.

Özellikle pandemi dönemi sekreterlik mesleğine yeni sorumluluklar eklemiştir. Uzaktan çalışma modeline geçiş ile birlikte, sekreterler elektronik toplantılar düzenleme, takvim koordinasyonu ve sanal iş akışları yönetme gibi yeni görevleri üstlenmiştir. Ayrıca, diğer çalışanların uzaktan çalışma süreçlerine adapte olmalarında da rol oynarlar.

Sonuç olarak, farklı sektörlerde sekreter olarak çalışanların görevlerindeki değişiklikler, teknolojik gelişmelerin yanı sıra sektörlerin özel gerekliliklerine ve genel iş dünyasının evrimine bağlıdır. Bundan dolayı, bu rolü üstlenenlerin sürekli öğrenme ve adaptasyon yeteneğine sahip olmaları beklenir.

Sekreterlerin görevleri arasında, müşteri ve ziyaretçilerin karşılanması, telefon çağrılarının yönetilmesi, randevuların düzenlenmesi, faks, e-posta ve diğer iletişim yöntemlerinin işlenmesi, dosya ve belge yönetimi, kayıtların tutulması, konferansları organize etmek, raporların hazırlanması ve sunumların yapılması gibi görevler yer alır.

Sekreterlerin çalışma alanları arasında; yönetici desteği, müşteri hizmetleri, veri girişi, dosya tutma, ofis yönetimi, telefon aramaları ve iletişimi, rapor hazırlama, faturalandırma ve ödemelerin yönetimi, e-postaların yönetimi, çağrı merkezi, bilgi toplama, ziyaretçi karşılama, toplantı ve etkinliklerin düzenlenmesi ve postalama gibi alanlar yer almaktadır.

Sekreterler, yöneticilerin ve çalışanların işlerini kolaylaştırmak için birçok önlem alabilir. Bunlar arasında; önemli tarihlerin ve toplantıların kaydedilmesi, yöneticilere ve çalışanlara gereken belgelerin ve bilgilerin sağlanması, telefon aramalarının yönetilmesi, e-postaların cevaplanması, kayıtların tutulması, toplantıların organize edilmesi, dokümanların düzenlenmesi ve arşivlenmesi sayılabilir.