Özel sektörde veya kamu kuruluşlarında, üst düzey yöneticilere yardımcı olarak çalışırlar. Haberleşme, yönetim ve yönetim yazışmaları, birimler arası iletişim, idari ve ofis içinde gerekli tüm işlerde yöneticiye bağlı çalışırlar. Bir yönetici için önemli bir destekleyicidir. Günlük akış, iş notları, görüşülmesi gereken kişiler, toplantılar tamamen sekreter görevini üstlenen çalışanın kontrolündedir. Genel olarak bürolarda görev alırlar. Sekreter sözcüğü genellikle yönetici sekreterlerine verilen addır. Sekreter, çalışmakta olduğu yöneticisini temsil etmekle görevlidir.
Sekreterin en temel vasıflarının başında insan ilişkilerinin kuvvetli olması, öz disipline sahip olması gelmektedir. Sekreterin temel görevi, yöneticisinin yapmakla yükümlü olduğu işleri vaktinde ve tamamen bilgilendirme amaçlı yöneticisine hatırlatmasıdır. Sekreter aynı zamanda, ofis ziyareti yapan insanlara, uzmanlık alanına uygun olarak karşılama yapar ve mesleki imajını doğru bir şekilde yansıtır. Çalışma alanına göre sekreterlerin görevleri değişiklik gösterir.
Sekreter Ne Demek?
Kurum içinde ve kurum dışında yürütülmesi gereken tüm işleri takip eden büro görevlisi olarak tanımlanır. Büro işleyişi konusunda bilgi sahibidir ve emir almadan tüm sorumlulukları üstlenecek yeteneğe sahiptir. Kendisi için belirlenen yetki sınırlarını aşmadan karar verebilen büro görevlileridir. Sekreterin sahip olması gereken üç nemli nitelik vardır. Bunlar, mesleki nitelik, dış görünüş ve davranış kuralları olarak değerlendirilir.
Sekreter olabilmek için üniversite bölümleri içinde yer alan “büro yönetimi ve asistanlığı” iki yıllık ön lisans bölümlerinden mezun olmak gerekir. Teorik bilgilerin yanı sıra online eğitim, sekreter veya yönetici asistanlığı tercihiniz konusunda yardımcı olmaktadır. Enstitü online eğitimleri içinde yer alan etkin yönetici asistanlığı kursu yöneticinizle, ofis içi çalışanlar ve ofis dışı tüm etkenler ile baş edebilme becerinizi geliştirmekte yardımcı olacaktır.
Sekreter Görevleri
Sekreterin, öncelikli sorumluluğu yöneticisidir. İşverenin, sekreterden beklediği görevler aşağıdaki gibidir.
Yöneticisinin yapması gereken telefon görüşmelerini ve randevularını belirlemek, takip etmek.
Telefon görüşmelerinde kibar ve saygılı davranmak. Türkçeyi doğru kullanmak.
Yöneticisine zaman yönetimi konusunda yardımcı olmak.
Çalışma alanına, kurum içi ve kurum dışından gelen konuklarla ilgilenmek.
Yöneticisine günlük akışla ilgili hatırlatmalar yapmak.
Yöneticisinin tebrik kartı, davetiye şeklinde taleplerini hazırlamak ve gereken zamanda ilgililere ulaştırmak.
Yöneticiye ait dosyaları düzenlemek ve korumak.
Yazışmaları hazırlamak, imza takibi yapmak ve onaya sunmak.
Çalışma alanına ulaşan evrak ve notları hızlı bir şekilde yetkili kişilere ulaştırmak.
Yöneticisinin bulunduğu odaya kendisi ile ilgisi olmayan kişilerin girmesine engel olmak.
Çalışma ortamının düzenli ve temiz olmasını sağlamak.
Ofis programlarına hakim olmak.
Ofis içi etik tüm kurallara uyum sağlamak.
Belirlenen sınırlar içinde insiyatif kullanabilmek.
Zaman zaman yoğunlaşacak iş temposuna uyabilmek.
İlgili eğitim: Microsoft Office Sertifikası
İlgili eğitim: Zaman Yönetimi Eğitimi
Sekreter Çeşitleri
Yönetici sekreteri: Bir kurumun üst düzey yöneticilerinin yardımcılarıdır. İyi bir eğitimi, yabancı dil bilgisi ve yaratıcı olması beklenir. Yönetici tarafından beklenen tüm görevleri, kontrole gerek kalmadan yerine getirmekten sorumludur. Yöneticinin başarısına katkısı büyüktür. Tüm kaynaklardan gelen bilgileri, raporları inceler ve düzenler. Yöneticiyi en iyi şekilde temsil eder.
Yönetim kurulu sekreteri: Yönetim kurulu başkanı ile birebir çalışır. Genel müdür ve yönetim kurulu başkanına ait tüm işlerin takibinden sorumludur.
Tıp sekreteri: Hastane servislerindeki yöneticilerin ve doktorların tedavi süreci, hastanın takibi, malzeme temini, yazışma gibi önemli görevlerini üstlenir.
Hukuk sekreteri: Hukuk büroları, baro ve adliyede görev alırlar. Dosya takibi, adli yazışmaların yapılması ve arşiv düzenlemelerinden sorumludur.
Ticaret sekreteri: Ticari işletmelerde yönetim ile çalışır. İletişim, yazışma gibi hizmetleri takip eder. Görevleri çok önemlidir. Sekreterin yapacağı bir hata, müşteri iletişiminde veya kaybında büyük rol oynar. Görevi üstlendiği andan itibaren büyük bir titizlik ve dikkatle çalışmalıdır.
Basın sekreteri: Gazete veya dergi hazırlık aşamasında basın görevlisi ile ortak bir çalışma yürütür. Yazarlar ve muhabirlerle de iletişim halinde olarak işlerin yürümesi sağlar.
Turizm Sekreteri: Turizm büroları bölgelerdeki turizm hareketlerini tespit eder. Büroları, sekreterler yönetmekle görevlidir. Sekreterler, müşteri memnuniyeti için önemli bir görev üstlenir. Müşterileri bilgilendirmek, yazışmaları takip etmekten sorumludur.
Muhasebe sekreteri: Büro çalışanıdır. Muhasebe içindeki gerekli tüm işlerin takibini yapar.
Finans sekreteri: Yöneticinin karar alma sürecinde işlerini kolaylaştırmak üzere gerekli tüm belgeleri hazırlamaktan sorumludur.
Sekreterde Bulunması Gereken Nitelikler
Mesleki nitelikler: Büro araç ve gereçlerini doğru ve hızlı kullanıyor olmalıdır. Ofis içi ve ofis dışı yazışmalar ve raporlara hakim olmalıdır. İnsan ilişkileri kuvvetli ve ara bulucu yeteneği bulunmalıdır. Protokol kurallarını iyi bilmelidir. Yöneticisi olmadığı zamanlarda, zaman akışını yöneterek yokluğunu hissettirmemelidir. Türkçeyi iyi konuşması ve yazması en temel mesleki niteliklerindendir. Günümüz koşullarının olmazsa olmazlarından haline gelen yabancı dil bilmesi önemlidir. Analitik düşünme yeteneğine sahip sekreterler, işleri daha hızlı çözümlerler. En önemli nitelikleri mesleklerini severek yapıyor olmalarıdır.
Kişisel Nitelikler: Dış görünüş ve karakter özellikleri olarak ikiye ayrılır. Karakter özelliklerini değerlendirdiğimizde, güvenilir, çalışkan, görgülü, kibar, azimli, kararlı olması en önemli kişisel özellikleri arasında karşımıza çıkar. Dış görünüş özelliklerini değerlendirdiğimizde, görünümüyle karşısındaki insanlar üzerinde olumlu etki yaratmalıdır. Çalışma alanının kurallarına uygun kıyafet seçimi yapmalıdır. İş görüşmeleri, toplantılar için ciddiyeti temsil eden tercihlerde bulunmalıdır.
İşverenin Sekreter Seçiminde Belirlediği Unsurlar Nelerdir?
Sekreter seçiminde öncelikli olarak öz disiplini olan adayların başvuru yapması beklenir. Diğer unsurları inceleyelim.
Yönetici, zaman yönetimine çok önem verir. Zaman yönetimi becerisi yüksek olan aday arar.
Disipline önem veren, titiz çalışan, detaylarla yakından ilgilenen adayları belirler.
İç ve dış ilişkilerdeki yazışmalar ve sözlü iletişim kabiliyetinin yüksek olmasını bekler.
Proaktif ve inisiyatif kullanma becerisi gelişmiş olmasını ister.
Görev önceliklerini başarıyla değerlendirecek, talepleri yönetebilecek adayları tercih eder.
Yoğun iş temposu içinde enerjisini kaybetmemesini bekler.
Çalışmalar esnasında kontrol ihtiyacı gerekmeden, yüksek motivasyona sahip olmasını bekler.
Sabırlı olması en önemli kriterler arasındadır. Fazla sayıda problemi aynı anda sabırla yürütebilme kabiliyeti olmalıdır.
Şirket içi bilgileri, yöneticisi dışında başka iş ortakları ile paylaşmaması beklenir.
Yöneticisini her ortamda temsil edebilecek bilgi ve donanıma sahip olabilecek adaylar tercih edilir.
Türkçe dil bilgisi kurallarına ve uluslararası çalışan firmalar özellikle yabancı dile önem verir.
Dış görünüşüne özen gösteren ve şirket kurallarına uyabilecek adaylar tercih edilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Sekreterler, bir işletmede veya kurumda çalışan, hizmet içi ve hizmet dışı faaliyetleri yürütmek için atanan kişilerdir. Sekreterlerin görevleri, birçok konuda destek sunmak ve çalışanların günlük işlerini yürütmek için gerekli olan tüm kaynakları sağlamaktır. Bunlar arasında, yöneticilerin ve çalışanların işlerini kolaylaştırmak i
çin mektuplar ve belgeler hazırlamak, telefon görüşmeleri yönetmek, gelen ve giden postayı kontrol etmek ve iletmek, ziyaretçi ve çalışanlarla ilgili karşılama ve diğer işleri yerine getirmek gibi birçok görev bulunmaktadır. Ayrıca, sekreterler, genel ofis görevleri, sosyal medya hesaplarını yönetmek ve çalışanların bilgilerinin güncel tutulması için gerekli olan işleri de yapmaktadır.
Sekreterlerin görevleri nelerdir?
Sekreterlerin görevleri genellikle kurumsal bir ortamda çalışan kişilerin veya kişilerin düzenli çalışmasını desteklemek için gerekli olan çeşitli görevlerdir. Bu görevler arasında yer alanlar şunlardır:
Genel ofis işlerinin yürütülmesi ve düzenlenmesi
Ofis işleri için bilgi ve malzeme toplama
Telefon görüşmelerinin yönetilmesi ve kayıt tutulması
Yöneticiler ve ziyaretçiler için randevuların ayarlanması ve takip edilmesi
Ofis işleri için belgelerin hazırlanması ve arşivlenmesi
Ofis içerisinde bütünlüğü sağlamak için kuralların uygulanması
Ofis içerisinde mevcut stokların takibi ve güncellenmesi
Ofis işleri için gereken malzemelerin alınması ve stoklanması
Ofiste mevcut posta ve çağrıların işlenmesi
Bir sekreterin görevleri nelerdir?
Bir sekreterin görevleri şunlar olabilir:
Müşteri ve ziyaretçileri ağırlamak ve karşılamak.
Telefon aramalarını yönetmek ve cevaplamak.
Posta ve kurye teslimlerini almak ve yönetmek.
Ofiste yöneticinin talimatlarını yerine getirmek.
Veri girişi ve ofis işlerini yönetmek.
Ofisin günlük işlerini organize etmek.
İş programlarını organize etmek ve takip etmek.
Ofiste verilen konferansları organize etmek.
Rapor ve dosyaları hazırlamak.
Ofiste konuşmaları kaydetmek ve arşivlemek.
Sekreterin görev ve sorumlulukları nelerdir?
Sekreterin görev ve sorumlukları, özel sektörde veya kamu kuruluşlarında üst düzey yöneticilere yardımcı olarak çalışmaktan ibaret değildir. Aynı zamanda, haberleşme, yönetim ve yönetim yazışmaları, birimler arası iletişim, idari ve ofis içinde gerekli tüm işlerde yöneticiye destek sağlamak da ettikleri bir görevdir. Bir yönetici için önemli bir destekleyici olarak günlük akış, iş notları, görüşülmesi gereken kişiler ve toplantılar tamamen sekreter görevlerini kapsar.
Görevlerini tam ve eksiksiz bir biçimde yerine getirebilen bir sekreter, itimat edilen bir çalışan olarak nitelendirilir. Büro işlerinin düzenli gitmesini sağlayan, kurum içinde ve kurum dışında yürütülmesi gereken tüm işlerin takip etme yeteneğine sahip olan büro görevlisi olarak tanımlanır. Kendisi için belirlenen yetki sınırlarını aşmadan karar verebilen bir büro görevlisi olmalıdır.
Ön lisans veya dört yıllık üniversite eğitimi ile bu mesleğe hazırlanan sekreterler, teorik bilgilerin yanında pratik eğitimler de alırlar. Mesleki nitelik, dış görünüş ve kurallar konularında üst düzey bir eğitim alarak, ofis ortamında yöneticisine en iyi şekilde yardımcı olmak için gerekli yetenek ve becerilere sahip olurlar. Sekreterin temel görevi, yöneticisinin yapmakla yükümlü olduğu işleri vaktinde ve tamamen bilgilendirme amaçlı yöneticisine hatırlatarak, yöneticinin iş yükünü hafifletmek ve işlerin düzenli bir şekilde yürümesini sağlamaktır.
Sekreterin bir diğer önemli görevi de, ofis ziyaretinde bulunan kişilere karşı tutum ve davranışlarıdır. Uzmanlık alanına uygun olarak, ziyaretçiyi karşılar ve mesleki imajını doğru bir şekilde yansıtır. Öz disiplin sahibi bir sekreter, tüm işlerin düzgün ve zamanında yapılmasını sağlar. İnsan ilişkileri kuvvetli olması gereken bir sekreter, ofis içi ve ofis dışı tüm iletişimleri kolaylıkla idare edebilir.
Her sektörde olduğu gibi, turizm sektöründe çalışan bir sekreterin de ayrı bir önemi vardır. Turizm bürolarında sekreterler, turizm hareketlerinin belirlenmesi ve müşterilere bu konuda bilgi verilmesi gibi görevleri üstlenirler. Bu sayede müşteri memnuniyeti sağlanır ve verimli bir çalışma ortamı yaratılır.
Sonuç olarak, bir sekreterin görev ve sorumlulukları, ofis işlerini yönetmek, ofis içi ve dışı yazışmaları takip etmek, yöneticisine en doğru ve hızlı bilgiyi sağlamak, işlerin düzgün ve zamanında yapılmasını sağlamak ve mesleki imajını doğru bir şekilde yansıtmaktır. Her sektörde ve her büroda sekreterler, iş dünyasının vazgeçilmez bir unsuru olmaktadır.
Sekreterin temel vasıfları nelerdir ve günlük iş akışını nasıl yönetir?
Sekreterin temel nitelikleri ve iş akışını yönetme biçimleri, onun kuruma sağladığı değeri belirler. İlk olarak, sekreterin insan ilişkileri kuvvetli ve öz disipline sahip olması gerekmektedir. Bu nitelikler, ofisteki tüm etkenler ile başa çıkabilmeyi ve yöneticinin iş yükünü hafifletebilme yeteneklerini geliştirir.
Sekreter, yöneticisine yardımcı olduğu gibi, aynı zamanda çalıştığı yöneticiyi temsil eder. Bu nedenle sekreterin, mesleki niteliklerinin yanı sıra dış görünüşü ve imajı da, işletmenin dış dünyaya yansıtan bir ayna görevi görür. Bu bakımdan o, ofis ziyaretçilerini doğru bir şekilde karşılamalı ve mesleki imajını doğru bir şekilde yansıtmalıdır.
Büro işleyişi sekreterin önemli görevlerinden biridir. Sekreter, yöneticisinin yapmakla yükümlü olduğu işleri vaktinde ve tamamen bilgilendirme amaçlı yöneticisine hatırlatır. Ayrıca, yöneticinin yapması gereken telefon görüşmelerini ve randevularını da takip eder. Bu, aynı zamanda yöneticisine zaman yönetiminde yardımcı olur.
Sekreter, genellikle bürolarda çalışırken, özellikle turizm sekreterleri, turizm bölgelerindeki hareketleri tespit eden bürolarda görev alabilirler. Turizm sekreterinin sorumlulukları arasında büroyu yönetmek ve müşterileri bilgilendirmek bulunur.
Sekreterin mesleki niteliklerine bakacak olursak, büro araç ve gereçlerini doğru ve hızlı kullanabilmesi önemlidir. Ayrıca, hem ofis içi hem de ofis dışı yazışmalara ve raporlara hakim olmalıdır. İnsan ilişkileri kuvvetli ve ara bulucu yeteneği bulunan bir sekreter, yöneticiye büyük ölçüde destek olabilir.
Sonuç olarak, bir sekreterin başarılı olması için gerekli olan temel nitelikler; insan ilişkilerinde kuvvetli olmak, öz disiplinli olmak, mesleki imajını doğru şekilde yansıtabilmek, telefon görüşmelerini ve randevuları takip edebilmek ve en önemlisi de yöneticisini yeterince temsil edebilmektir. Bu vasıflarını doğru kullanabilen bir sekreter, yöneticinize hayati bir destek olacak ve iş akışını sorunsuz bir şekilde yönetebilecektir.
Farklı sektörlerde sekreter olarak çalışanların görevlerinde ne gibi değişiklikler olmaktadır?
Farklı sektörlerde sekreter olarak çalışanların görevlerinde, öncelikle araştırma konusuna odaklanan yeni teknolojilere uyum süreci bulunmaktadır. Günümüzde, dijitalleşme ile birlikte, sekreterlerin teknoloji kullanımına hâkim olması ve yeni yazılımları öğrenmeye açık olması gerekmektedir. Örneğin, çeşitli veri tabanı programları ve ofis yazılımlarında yetkin olmak, e-posta ve sosyal medya yönetim becerileri gibi dijital beceriler artık standart hale gelmiştir.
Sektörel değişimlerin yanı sıra, sekreterlerin rolünde de genel bir genişleme vardır. Sadece yazışma ve dosyalama gibi geleneksel görevler yerine, bir sekreterin iş tanımı artık daha karmaşık hale gelmiştir. Bazı sekreterler artık tedarikçi iletişimi, proje koordinasyonu ve hatta insan kaynakları gibi alanlarda görevler üstlenmektedir. Ayrıca, bir sekreter, veri analizi gibi daha teknik görevleri yerine getirmek için de talep görebilir.
Kamu sektörü ve özel sektörde sekreter görevlerinde de farklılıklar bulunmaktadır. Kamu sektöründe bir sekreter genellikle idari ve bürokratik işlemleri yürütürken, özel sektörde bir sekreter genellikle organizasyonel ve yönetici destek görevlerine odaklanır. Ek olarak, sektörün özelliklerine göre, örneğin hukuki, tıbbi veya mali sektör gibi, sekreterin uzmanlık alanı ve görevleri de şekillenir. Bu da sekreterin eğitimini ve beceri setini belirler.
Özellikle pandemi dönemi sekreterlik mesleğine yeni sorumluluklar eklemiştir. Uzaktan çalışma modeline geçiş ile birlikte, sekreterler elektronik toplantılar düzenleme, takvim koordinasyonu ve sanal iş akışları yönetme gibi yeni görevleri üstlenmiştir. Ayrıca, diğer çalışanların uzaktan çalışma süreçlerine adapte olmalarında da rol oynarlar.
Sonuç olarak, farklı sektörlerde sekreter olarak çalışanların görevlerindeki değişiklikler, teknolojik gelişmelerin yanı sıra sektörlerin özel gerekliliklerine ve genel iş dünyasının evrimine bağlıdır. Bundan dolayı, bu rolü üstlenenlerin sürekli öğrenme ve adaptasyon yeteneğine sahip olmaları beklenir.
Sekreterlerin görevleri arasında neler yer alır?
Sekreterlerin görevleri arasında, müşteri ve ziyaretçilerin karşılanması, telefon çağrılarının yönetilmesi, randevuların düzenlenmesi, faks, e-posta ve diğer iletişim yöntemlerinin işlenmesi, dosya ve belge yönetimi, kayıtların tutulması, konferansları organize etmek, raporların hazırlanması ve sunumların yapılması gibi görevler yer alır.
Sekreterlerin çalışma alanları nelerdir?
Sekreterlerin çalışma alanları arasında; yönetici desteği, müşteri hizmetleri, veri girişi, dosya tutma, ofis yönetimi, telefon aramaları ve iletişimi, rapor hazırlama, faturalandırma ve ödemelerin yönetimi, e-postaların yönetimi, çağrı merkezi, bilgi toplama, ziyaretçi karşılama, toplantı ve etkinliklerin düzenlenmesi ve postalama gibi alanlar yer almaktadır.
Sekreterlerin görevleri arasında yöneticilerin ve çalışanların işlerini kolaylaştırmak için ne gibi önlemler alınır?
Sekreterler, yöneticilerin ve çalışanların işlerini kolaylaştırmak için birçok önlem alabilir. Bunlar arasında; önemli tarihlerin ve toplantıların kaydedilmesi, yöneticilere ve çalışanlara gereken belgelerin ve bilgilerin sağlanması, telefon aramalarının yönetilmesi, e-postaların cevaplanması, kayıtların tutulması, toplantıların organize edilmesi, dokümanların düzenlenmesi ve arşivlenmesi sayılabilir.
İlgili Kurslar
Tıbbi Sekreterlik Kursu
Tıbbi sekreterlik: hasta kabul, dosyalama, iletişim ve etik. Kamu–özel kurumlara uygun beceriler.
Etkin Yönetici Asistanlığı
Yönetici asistanlığında düzen, iletişim ve zamanlama becerileri. Toplantı–ajanda–rapor akışları.
İş Analizi ve Görev Tanımı Eğitimi
İş analizi ve görev tanımı: rol netliği, beklenti ve ölçüm. Verimliliği artıran tasarım.
