Etkin Yönetici Asistanlığı

Ülkemizde yönetici asistanı iş ilanları artmasına rağmen yönetici asistanının görev tanımı ve ne iş yapacağı konusunda birbirinden farklı iş ilanları yazılmaktadır. Aslında yönetici asistanlığı adı, gayet açık bir tanımı barındırır. İşletme ya da ofis içinde, bir departmana ya da yöneticiye bağlı olarak çalışan yönetici asistanı, çeşitli işlerin düzenli yönetiminde görevlidir. Bu iş bir proje ya da raporlama olabilir veya rutin ofis işlerini kapsayabilir. Ayrıca yöneticisi asistanının çalıştığı alanlar da sınırlı değildir. Eğitim, sağlık, ticaret, halkla ilişkiler, danışmanlık, turizm ve mühendislik gibi birbirinden farklı alanlarda çalışma imkânı vardır. Yönetici asistanının iş alanlarında çalışması için belli yetkinliklere ve bilgi birikimine sahip olması gerekir. 

Bir yönetici asistanı sağlık sektöründe çalışacaksa sağlık ile ilgili yönetim ve planlama işlerine aşina olması gerekir. Bu alanlarda çalışan personelin belli başlı işe alım kriterlerini karşılaması gerekir. Örneğin, iş ilanlarında; seyahat engeli bulunmaması, ofis programlarını kullanabilmesi ve iletişim becerilerine sahip olması gibi işe alımı etkileyecek ibareler yer alır. Bu yetkinlik ve nitelikler, iş alanının yoğunluğuna ve alanın iş özelliğe göre değişir. Yönetici asistanının maaşını ve görevlerini belirleyen asıl etken de çalışılan iş alanıdır. 

Bir yönetici ya da şirket müdürünün arkasında olan düzenli, etkin ve sorumlu bir şekilde işlerini yürüten kişiye yönetici asistanı denir. Kendisine verilen görevler doğrultusunda yöneticisine idari destekte bulunan kişidir. İdari işlere destek çıkmasının yanında ofis işlerini organize etmekten te sorumlu olan kişidir. Yönetici ya da şirket müdürünün işlerini hafifleten ve aksamadan yürütülmesini sağlayan kişi olarak tanımlanır. Yöneticisine yapması gereken işler doğrultusunda yardımcı olan personeldir. Bir şirket müdürünün çalıştığı yüksek tempoda yapması gereken işi ondan alarak işin yapılmasını sağlar.

Yönetici asistanı en genel haliyle şirket müdürü ya da yöneticilerin yüklerinin hafifletilmesini sağlar. Yöneticisinin yapması gereken işleri zamanında planlayarak şirketteki işleyişin sorunsuz bir şekilde devam etmesini sağlar. Yöneticisinin evraklarını düzenleyerek işlerin karışık bir hale dönüşmesini engelleyen kişidir. Tabiri caizse yöneticilerin eli ve koludur. Onların sırtındaki yükü hafifleten personeldir. Onların sayesinde yöneticiler daha etkin, verimlilik esaslı ve sürekli bir şekilde çalışabilmektedir.

Yöneticilerin zamandan en iyi şekilde yararlanmasını sağlamaya çalışan kişidir. Bunu yapabilmesi için kendisinin zaman yönetimi konusunda donanımlı olması gerekmektedir. Geniş bilgi yelpazesine sahip olan kişidir. Çalıştığı şirketteki personellerin tamamına yakınını tanıyan kişidir. Aynı zamanda çalıştığı şirketin misyon ve vizyon değerlerini bilerek çalışmalarını yürüten kişidir. Yöneticilerin şirket içinde ve dışındaki kişilerle ilk temas noktası yönetici asistanı sayesinde olur. Bu yüzden kilit role sahip kişilerdir. Bu meslekte gizlilik ve istikrar oldukça büyük öneme sahiptir.

Yönetici asistanı, birbirinden farklı alanlar dahilinde aranan bir meslektir. Dolayısıyla alandan alana görev tanımı ve işler de değişebilmektedir. Eğitim sektöründe çalışan bir yönetici asistanı ile sağlık kliniğinde çalışan bir yönetici asistanının, aynı alan işlerini yerine getirdiğini söyleyemeyiz. Alanın ve işlerin gerektirdiği bazı görevler ve günlük işler vardır. Fakat genel olarak yönetici asistanı ne iş yapar sorusuna yanıt alabileceğiniz görevler şunlardır:

• Gerekli günlük, haftalık ya da aylık toplantı yönetimini etkinleştirir. 

• Toplantı notları tutar ve toplantıda gerekli bilgileri sunar. 

• Toplantı, randevu, kayıt, görüşme ve organizasyon detaylarını ayarlar. 

• Özellikle yönetici ve kurum organizasyonlarını düzenler ve bilgi akışını sağlar. 

• Yönetici veya kuruma gelen telefon, mail ve yazıları yanıtlar. 

• Raporlama, dosya takibi, arşivleme ve sunum gibi konularda yönetici ve ilgili birime yardım eder.

• Kurumu ziyaret eden misafirleri karşılar ve ilgili birime yönlendirir.

• Yöneticilerin kurum içi ve kurum dışı iletişimini sağlar ve gerekli bilgileri paylaşır. 

• Seyahat organizasyonlarında bulunarak kurumun iletişim ve halkla ilişkiler çalışmalarına katılır. 

• Basılı ve elektronik belge, rapor ve yazıları düzenler ve dosyalar. 

• Ofisin gelir-gider hesaplamaları için yönetici ve ilgili birimi bilgilendirir. 

• Gelen-giden evrak ve kargları teslim alır ve ilgili kişi ya da birime gönderir. 

• Ofis içi gereksinim ve ihtiyaçları listeler. 

Yukarıdaki işler dışında, yönetici asistanı ilgili departman yöneticilerine de yardım edecek görevlere sahip olabilir. Ayrıca iş yoğunluğu ve görevlerin sayısı, alanın hizmet verdiği hedef kitleye göre de değişir. Örneğin; eğitim, sağlık, bilişim gibi alanlar daha yoğun iş temposuna sahiptir. Yine üst düzey şirket ve danışmanlık kurumlarında da iş yoğunluğu artabilmektedir. 

Yönetici asistanlığı genellikle bir ofis ortamında çalışmayı gerektirmektedir. Bir yönetici asistanı kendi patronlarına ek olarak ziyaretçiler, arayanlar ve diğer yöneticilerle etkileşime girmek durumunda kalır. Çalışma saatleri genellikle tipik bir iş haftasının tipik saatlerini takip eder. Ancak, geç saatlere kadar çalışan yöneticiler bazen yönetici asistanlarının saatler sonra da hazır olmasını beklerler. İşler hızlı ve zorlu olabilir ve bazen geç saatlere kadar çalışmak ya da yöneticiden gelen bir telefon yönetici asistanını yorabilir.

Yönetici asistanı maaşları; asgari ücretten başlar, ortalama 1,5 katına kadar devam eder. Yönetici asistanının maaşını belirleyen temel etkenler; çalışılan alan, kâr, deneyim ve sektörün gelir ortalamasıdır. Deneyim ve çalışılan alan, doğrudan maaşın artmasını sağlar. Üst düzey bir yönetici asistanı arayan işletmenin, asgari ücretin 1,5 katından düşük bir maaş vermeyeceği bilinmektedir.

Yönetici asistanı arayan pek çok farklı iş alanından bahsedebiliriz. Sağlık, eğitim, danışmanlık şirketleri, mühendislik, bilişim, insan kaynakları şirketleri ve turizm en çok asistan arayan alanlardır. Özellikle son yıllarda danışmanlık, bilişim ve eğitim kurumlarında yönetici asistanı alımları çoğalmaktadır. 

Bu sertifika programına katılarak yönetici asistanı olabilirsiniz.

Yönetici asistanı olmak için zorunlu olarak okumanız gereken bölümler yoktur. Ancak okumanız hâlinde bir avantaj yakalayabileceğiniz ve bilgi birikiminizi genişletebileceğiniz bölümler vardır. Bu bölümler; işletme, iktisat, büro yönetimi ve yönetici asistanlığı,(MYO) insan kaynakları yönetimi, halkla ilişkiler ve tanıtım, pazarlama, sağlık yönetimi ve tıbbi dokümantasyon ve sekreterliktir. 

Bir yönetici asistanı işini doğru şekilde yapabiliyorsa yeni kapılar açılacak demektir. Birçok müşteri veya işe alım yöneticisi birden fazla sorumluluk kümesini yerine getirebilen adaylar ister. Bu ek sorumlulukların daha fazlasını başarmak, bir sonraki adıma geçmek için fırsatları değerlendirmek anlamına gelir. Mevcut piyasa eğilimleri, hızlı büyüme yaşayan özel sermayeler, danışmanlık ve teknoloji firmaları arasında yönetici asistanları için artan bir talep söz konusudur. Bu endüstrilerdeki bir pozisyonu güvence altına almak için adaylar deneyimlerinin ve becerilerinin kuruluşla nasıl uyumlu olduğunu ve amirleriyle nasıl ilişki kurabileceklerini göstereceklerinden emin olmalıdırlar. Bunların yanı sıra sektörde baskın olan zorlukları da anlamalıdırlar.

Sekreter olarak başlamak için eğitim gereksinimine çok az ihtiyaç vardır, ancak yönetici asistanı olarak bir pozisyona yerleşmek için sadece birkaç yıllık deneyim yeterlidir. Giriş seviyesi işlerin çoğu için bir lise diploması yeterlidir ama iş alanlarıyla ilgili önlisans veya lisans derecesine sahip olmak da kariyere artı katacaktır. Bunun yanı sıra yönetici asistanlığı dalında yeterlilik gereken belli konuların anlaşılması için daha kolay ve etkili bir yol da bir sertifika sahibi olmaktır. Sertifika sayesinde aday, işverenin gözünde daha cazip hale gelir.

Deneyim, üst düzey yönetici asistanlığı için istenen bir nitelik olsa da eğitim, sağlık ve danışmanlık şirketlerinde daha başka nitelikler de istenebiliyor. Bu noktada yönetici asistanlığı mesleği için gerekli nitelik ve bilgi birikimi önemli olacaktır. Ofis programlarını kullanma, yönetici asistanlığı eğitimi alma ya da öğrenmeye açık olma gibi nitelikler önemli görülmektedir. Eğer yönetici asistanı pozisyonu için bilgi birikimi edinmek ve bunu bir sertifika hâlinde göstermek istiyorsanız kurumumuz tarafından verilen etkin yönetici asistanlığı eğitimi sizin için yeterli bir başlangıç olacaktır. Eğitimi alarak ve iş ilanlarında istenen yetkinlikleri kendi açınızdan geliştirerek işe alım sürecinde bir adım öne çıkabilirsiniz. 

Yönetici asistanlığının sorumlu olduğu pek çok alan bulunmaktadır. Bunlar genel olarak;

• İç ve dış müşteriler, satıcılar ve ekip üyeleri ile irtibat ve ilk temas noktası olarak hareket etmek, onlarla profesyonel ve zamanında etkileşim kurmak, bilgi taleplerine cevap vermek, gerekli belgeleri hazırlamak ve takip işlemlerini sağlamak, ilgili kişiler ve şirketin diğer önemli ortakları ile yöneticiler adına toplantılar yapmak

• Tüm iç yazışmaları ve raporları izlemek, mesajlaşma ve kurye hizmetini koordine etmek, gelen e-postaları sürekli takip etmek, yanıtlamak ve gerekli yerlere iletmek, mevcut kişi listelerinin güncellenmesi ve bakımını sağlamak

• Çeşitli araçlar yoluyla araştırma yapıp veri toplamak, verileri birleştirerek iletişim metinlerini, raporları, sunumları ve elektronik tabloları hazırlanmak

• Yöneticinin profesyonel ve kişisel takvimini, toplantı taleplerini yönetmek, randevuları koordine etmek ve her şeyin sorunsuz, zamanında yapılmasını sağlamak, görev ve projelerin son teslim tarihlerinde tamamlanmasını sağlamak, zamanı verimli yönetmek, verimliliğini en üst düzeye çıkarmak için toplantı gündemlerini hazırlamak, toplantılar sırasında not almak ve özetler yazmak, konferans odalarının ve diğer toplantı yerlerinin rezervasyonunu yapmak, daha büyük etkinlikler planlarken mekanların güvenliğini sağlamak, ikram ve diğer lojistik koordinesi yapmak, seyahat ve konaklama düzenlemelerinin yapmak

• E-postalar, raporlar ve diğer idari kayıtlar gibi basılı ve elektronik belgelerin dosyalanma ve düzenlenmesini yapmak, tarayıcı kullanarak kağıt belgeleri dijitale dönüştürmek, veri girişi ve veritabanı bakımı konusunda gerekli kontrolleri yapmak

• Eksik sarf malzemeleri sipariş etmek ve envanteri korumak, gerekli veya talimat verildiği şekilde malzeme ve ekipmanları değiştirmek

• İşletmenin organizasyon yapısı, politikaları ve hedeflerini anlamak ve güncel kalmak

• Giderleri yönetmek ve raporlamak bazı durumlarda defter tutmak ve faturalandırma gibi muhasebe ile ilgili görevleri yerine getirmek

Bu genel özelliklerin yanında bir yönetici asistanı çalıştığı ortama göre farklı konularda bilgi düzeyine de sahip olmak zorunda kalabilir. Örneğin hukuk alanında çalışan yönetici asistanı yasal terminoloji ve prosedürler hakkında bilgi gerektiren işleri yaparlar. Bir avukatın yanında çağrı, şikayet, dava ve mahkeme celbi gibi yasal belgeler hazırlayabilirler. Ayrıca yasaları inceleyip araştırma yapmaları gerekebilir.

Tıp alanında çalışan bir yönetici asistanı hasta raporları ve tıbbi metinler hakkında bilgi sahibi olmalıdır. Ayrıca hastaların basit tıbbi geçmişleri ile uğraşmaları gerekir. Hastaneye yatırılacakları zamanı düzenler veya sigorta ödemelerini elektronik tablolara işler. Bunların yanı sıra tıbbi terminoloji ve kodlar, tıbbi kayıtlar ve hastane veya laboratuvar prosedürlerine de aşina olmak zorundadır. Eğitim kurumlarında çalışan bir yönetici asistanı ise veliler, öğrenciler, okul toplulukları, öğretmenler ve okul yöneticileri arasındaki iletişimden sorumludur. Randevuları düzenler, ziyaretçileri kabul eder ve öğrenci kayıtlarını takip eder.

Yönetici asistanlığı için olağanüstü organizasyon ve zaman yönetimi becerileri gerekmektedir. Bir yönetici asistanı yüksek hacimli iş yüklerini yönetirken zamanı verimli kullanacak şekilde bir öncelik sırası oluşturmalı ve planlama yapmalıdır. Çoklu görevlerde dinamik ve hızlı tempolu bir ortamda çalışabilmelidir. Detaylara yüksek düzeyde titizlikle yaklaşmalıdır. Sürekli değişen talepleri karşılarken duyarlı ve esnek olmalı, inisiyatif alabilmelidir.

Yönetici asistanlığında üstün derecede kişilerarası iletişim becerileri gerekmektedir. Müşteriler, iş arkadaşları ve yöneticiler üzerinde güven oluşturmak ve ilişkiler geliştirmek için hem yazılı hem de sözlü olarak net iletişim kurma becerisine sahip olunmalıdır. Telefonda profesyonel ve kusursuz bir tutum sergilemek, olumlu ilişkileri sürdürmek ve geliştirmek için ilgi çekici bir kişiliğe sahip olmak ve başkalarının ihtiyaçlarını öngörmek ve isteklerini proaktif ve nazik bir tutumla ele almak için güçlü derecede müşteri hizmetleri becerileri sergilenmelidir.

Yönetici asistanı analitik bir zekaya ve problem çözebilme becerisine sahip olmalıdır. Yaratıcılık ve iyi muhakemeyi kullanarak sorunları tanımlamak ve zamanında çözmek önemlidir. Bilgisayar üzerinde  metin hazırlama, elektronik tablolar ve veritabanı oluşturma için kullanılan uygulamaları bilmelidir. Dakikada 40 ile 60 kelimelik bir hızda yazma becerisi gerekmektedir. Fotokopi makineleri ve yazıcılar gibi temel ofis ekipmanlarını kullanabilmelidir. Yönetici asistanlığında yüksek düzeyde dürüstlük ve takdir de ön planda olmalıdır. Hassas ve gizli bilgileri işleyecek kadar güvenilir olunmalıdır. Yönetici asistanı karmaşık konuları kavrayabilme ve bunlara göre hareket edebilme kabiliyetine sahip olmalıdır.