Referans mektubu örneği, her şeyden önce kişiye özel olmalıdır. Referans mektubu, referans olunacak kişinin özgeçmişinde onu tanımlayan ve niteliklerini ifade eden bir nevi kimliği görevi görür. Bu sebeple referans mektubu örneği standart hazır şablonlardan birebir kopya olmamalıdır. Referans mektubu şablonları sizin için fikir edinmek açısından inceleyebileceğiniz birer örnektir. Ancak hazırlayacağınız referans mektubu örneğinin tamamen kişisel olarak yazılmış nitelikte olması ciddiye alınması açısından önemlidir. Referans mektupları iş hayatında ya da eğitim hayatında kullanılır. Bir öğrenciniz, bir iş arkadaşınız ya da astınız sizden referans mektubu talep ettiğinde bunun geleceğini etkileyebileceğini düşünerek adım atmalısınız.
Eğer daha önce bir referans mektubu yazmadıysanız, başlamadan önce nasıl yazmanız gerektiğiyle ilgili bilgi edinmeniz yapmanız gereken ilk şeydir. İkinci adımda referans mektubu örneği hazırlayacağınız kişi ile birebir görüşmeli, en ince ayrıntısına kadar onunla ilgili her bilgiye hâkim olmalısınız. Bu bilgiler özgeçmişi, ileriye yönelik hedefleri, referans mektubunun nerede kullanılacağı, ne çıkarılmasını istediği detaylar hakkında notlar almalı, eğer mümkünse referans mektubunu birlikte hazırlamalısınız. Aklınızda olması gereken, arkadaşça bir mektup değil profesyonel bir tavsiye yapmanız gerektiğidir. Bu profesyonelliği yazım dilinizden içeriğine, düzgün dil bilgisi ve imlaya kadar yansıtmanız gerekir. Kullanacağınız yazım dili hazırlayacağınız referans mektubu türüne göre olmalıdır. Yüksek lisans gibi eğitim kariyeriyle ilgili bir referans örneğinde akademik dil kullanılırken, iş başvuruları için hazırlanan bir örnek iş yazışmalarının profesyonel dilinde olmalıdır.
Referans Mektubu Örneği Hazırlık Aşaması
Referans mektubu örneği hazırlamadan önce sizden referans isteyen kişiye fayda sağlar bir şekilde yazabilip yazamayacağınıza karar vermelisiniz. Yazamayacağınızı düşünüyorsanız ya da deneyip emin olamıyorsanız bu durumda vazgeçmeniz karşı taraf için daha faydalıdır. Çünkü referans mektubu bir hatır gönül işi değil, profesyonel bir iştir. Yazmaya karar verdiyseniz öncelikle yazınızı giriş, gelişme ve sonuç bölümü olarak kurgulamanız gerekir. Öncelikle hitap edeceğiniz kişinin adı soyadı ve eğer varsa unvanı ile başlamalısınız. Giriş kısmında referans olduğunuz kişi ve sizin aranızdaki bağı belirten kendi konumunuzu, onun konumunu ve ne kadar süredir bir arada bulunduğunuzu belirtmeniz gerekir. Referans mektubunu yazarken aynı zamanda bu mektubu okuyacak kişiyi düşünerek hareket etmelisiniz. Bu sebeple girişte kendinizi de tanıtmanız önemlidir.
Gelişme bölümünde iş başvurusuyla ilgili olarak referans olduğunuz kişinin karakteristik özellikleri, görev tanımı, başarıları, şirket için sağladığı katkılar, performansı ile ilgili bilgiler verilmelidir. Eğitim hayatı içinse sizin döneminizde okuldaki performansı bu zamana kadarki başarısı, okul disiplini ile ilgili somut bilgiler ve bir eğitmen olarak kanaatinize yer verebilirsiniz. Ancak bunu yaparken abartıdan uzak, profesyonel bir dil kullanılmalı, gereksiz övgülere yer verilmemesine dikkat edilmelidir. Bunun yanı sıra kişinin özelliklerini niteleyen sıfatlar kullanılmalıdır. Abartıdan kaçınayım derken çok genel ifadelerle bir anlatım yoluna da gitmemelisiniz. Aksi takdirde referans mektubunu okuyan kişiyi rahatsız edici ve şüpheye düşürücü bir durum oluşabilir.
Sonuç bölümünde ise kişiyi neden tavsiye ettiğiniz hakkında bilgi vermelisiniz. Yani eğer iş ile ilgiliyse kendilerine ne gibi katkılar sağlayabileceğinden, eğitimle ilgili bir referans örneğinde ise alabilecekleri verimden bahsedebilirsiniz. Bitirmeden önce mektubu okuyan kişiye direk hitaben sormak istediği herhangi bir konu olursa istediği zaman size ulaşabileceğini belirten bir ifade kullanmalısınız.
Referans mektubu örneğinin sonunda isim soy isim, unvanınız, telefon numaranız, mail adresiniz gibi iletişim bilgilerine yer vererek mektubu sonlandırabilirsiniz. Mektup sonunda imzanız; mail yoluyla gönderecekseniz e-imzanız olması da önemli son detaydır. Yazmaya başlamadan önce iyi bir kurgu yapmak, giriş gelişme ve sonuçta neler yazacağınızı önceden tasarlamak hem ne yazacağım diye strese sokmaz hem de belirli bir akışı takip ederek yazmanız anlatmak istediğinizi net ifade etmenizi sağlar. Ayrıca böylelikle gereksiz detaylardan oluşan uzun bir metin de yazmamış olursunuz.
Referans Mektubu Örneğini Kontrol Aşaması
Referans mektubunu oluşturduktan sonra kontrol etmeniz, düzeltilmesi gereken her hangi bir şey olup olmadığına bakmanız gerekir. Kontrol ederken dikkat etmeniz gerekenler;
Mektup içeriğe uygun profesyonel dil özelliğinde mi?
Mektuptaki cümleler çok uzun ve karışık mı? Her bir cümlede anlatılmak istenen kolayca anlaşılabiliyor mu? Anlatım bozukluğu var mı?
Mektup akıcı bir şekilde devam ediyor mu? Tamamında anlam bütünlüğü var mı?
Dilbilgisi ve imla açısından herhangi bir yanlışlık var mı?
Referans mektubu yazdığınız kişi ile ilgili eksik anlattığınız eklenmesi gereken herhangi biz özellik var mı?
İletişim bilgileriniz doğru mu? Telefon ya da e-mail bilgilerinizi yanlış vermeniz size ulaşılamaması anlamına gelir ve bu durumda referans mektubunuz kabul görmeyebilir.
Tüm bu kontrolleri yapmak için referans mektubunu sesli bir şekilde okumalı, bilgisayarda bir yazım denetim programında dilbilgisi, imla ve devrik cümle açısından denetlemeli, bilgilerin yeterliliğiyle ilgili referans olduğunuz kişiyle birlikte son bir değerlendirme yapmalısınız. Son olarak kendinizi mektubu okuyacak kişinin yerine koyarak şu soruyu sormalısınız. Sizce siz bu referans mektubu ile iş başvurusunda bulunan kişiyi işe alır mısınız? Eğitim için kabul eder misiniz? İyi bir referansı olduğu izlenimi aldınız mı? Cevabınız evetse iyi bir referans mektubu örneği oluşturmuşsunuz demektir.
Referans Mektubu Yazan Kişi Başka Nelere Dikkat Etmelidir?
Referans mektubu yazan kişi her şeyden önce şunun bilincinde olmalıdır. İşiniz iyi bir referans mektubu yazmakla bitmiyor. Karşı tarafa göndermiş olduğunuz referans mektubunun son bölümünde aslında bir iletişimi de başlatmış oluyorsunuz. Yani mektup sonrası bu kişiden bir geri dönüş alacaksınız ve bu noktada o mektupta yazan bilgileri doğrulayıcı nitelikte bir konuşma ya da ikinci bir yazışma yapmanız da gerekecektir. Bu sebeple verdiğiniz iletişim bilgileri karşı tarafın size direk ulaşabileceği aktif kullandığınız bilgilerden oluşmalıdır. Burada kastedilen özel yaşamınızda kullandığınız iletişim bilgileriniz değil elbette.
Kurumunuza bağlı aktif kullandığınız mail adresiniz, iş telefonunuz ancak bunun yanında her an ulaşabilir olduğunuza dair mobil telefon bilgilerinizin de olması karşı tarafta güven veren bir izlenim oluşturur. Dikkat etmeniz gereken bir diğer konuda karşı taraf ile yapacağınız görüşmedir. Aslında bunu referans mektubunun devamı olarak tanımlayabiliriz. Çünkü karşı tarafı asıl ikna edeceğiniz nokta burasıdır. Hem tavsiye ettiğiniz kişiyi hem mektupta verdiğiniz bilgileri bu noktada onaylarsınız. Karşı taraf sizin gerçekten referans olduğunuz kişiyi yakinen tanıdığınızı ve kendisi hakkında verdiğiniz bilgileri bilinçli bir şekilde yazdığınızı hissetmelidir. Bu görüşme sırasında konuya hâkimiyetiniz çok önemlidir. Sorulan tüm sorulara gerçek ve somut cevaplar verebilmek için mektupta bahsettiğiniz kişiyi iyi tanımalı sadece özgeçmişinden yola çıkarak ezbere bir referans mektubu yazmamalısınız.
Referans Mektubu Örnek Metni
Hitap Bölümü: Sayın İsim Soyisim ya da Sayın Pr. Dr. İsim Soyisim şeklinde
Giriş Bölümü: Ali X ile 2010-2018 yılları arasında WWX Şirketi’nde birlikte çalıştım. Pazarlama Müdürü olarak görev yaptığım şirketin ilgili departmanında Pazarlama Sorumlusu olarak Ali X’i bireysel pazarlama konusundaki tecrübeleri, iletişim becerileri, iş performansı ile ilgili yakından gözlemleyebilme fırsatı buldum.
Gelişme Bölümü: Ali X çalıştığı süre içerisinde sürekli yükselen bir grafik çizmiş, pazarlama konusunda şirketin çalışanlardan beklediği aylık ve yıllık performans değerlerini en üst seviyede gerçekleştirmiştir. Takım içerisindeki uyumu, etkin iletişimi, kriz anlarında çözüm odaklı çalışmaları ve pazarlama alanında yenilikleri takip ederek ürettiği yaratıcı fikirleriyle bireysel başarısının yanında departmanın başarısı için de ayrıca katkı sağlamıştır. Son teknolojileri yakından takip eden ve kendini sürekli geliştiren Ali X şirketimizde dijital pazarlama ile ilgili atılan ilk adımların beyin takımında yer almıştır. Sonuç Bölümü: Kendisinin çalışma performansı ile ilgili daha detaylı bilgi için aşağıdaki iletişim bilgilerimden bana ulaşabilirsiniz. Ali X ile ilgili tüm sorularınızı yanıtlamaktan memnun olurum.
Saygılarımla
Ayşe C
WWX Şirketi Pazarlama Müdürü
e-mail:………
Tel: ……….. (dahili)
Mobil: ……..
Referans mektubu örneği yukarıda da görüldüğü gibi tamamen kişiye özel, kişinin çalışma performansında öne çıkan noktaların anlatıldığı nitelikte olmalıdır.
