Zaman Yönetimi Yaparken Kendinize Sormanız Gereken Sorular
| Soru | Önemi | Yapılacak Eylemler |
|---|---|---|
| Güne nasıl başlıyorsunuz? | Verimli bir günün temeli sağlıklı bir başlangıçtır. | Düzenli bir uyandırma rutini oluşturun, duş alın ve hafif bir kahvaltı yapın. |
| En verimli olduğunuz zamanlar hangi saatler? | Enerji seviyeleri çeşitli zamanlarda değişir, bu yüzden en yüksek enerji seviyelerine sahip olduğunuz zamanları belirlemek önemlidir. | Verimli olduğunuz zamanları gözlemleyin ve bu saatlerde kritik işleri yapmayı planlayın. |
| Nerede çok fazla zaman harcıyorsunuz? | Zaman yönetimindeki en büyük sızıntıları belirlemek, genel verimlilik üzerinde büyük bir etkisi olabilir. | E-postalar üzerinde fazla zaman geçiriyorsanız, bunları hızlıca gözden geçirip, gereksiz olanları silin. Sosyal medyayı kontrol etmek için belirli saatleri ayırın. |
| Zamanını en çok ne kesintiye uğratıyor? | Kesintilerinızı belirlemek, bunları minimuma indirgeyerek daha verimli olmanıza yardımcı olabilir. | Suiistimal edilen mola sürelerini sınırlayın ve acil olmayan aramaları sessize alın. |
| Alınan eğitimlerin etkisi nedir? | Zaman yönetimi eğitimleri, bu konudaki yeteneklerinizi geliştirmenize yardımcı olabilir. | Yeterli eğitimi alın ve zaman yönetimi ile ilgili becerilerinizi geliştirin. |
| Zaman yönetimini nasıl öğrenebilirim? | Verimli zaman yönetimi bir yetenektir ve bu yeteneğin geliştirilmesi gereklidir. | Uzmana danışın, online gruplara katılın ve başarılı insanların stratejilerini öğrenin. |
| Hangi görevlere öncelik vermelisin? | Önceliği belirlemenin zor olabileceği durumlarda, önemli ve acil olan görevleri belirlemek önemlidir. | Görevlerinize öncelik atayın ve acil olanları hızlı bir şekilde sonuçlandırın. |
| Hangi görevler ertelenebilir? | Her zaman acil olmayan veya önemsiz görevler vardır ve bunları ertelemek, başka görevlere odaklanma fırsatı sağlar. | Acil olmayan görevleri belirleyin ve bunları erteleyin. |
| İyi bir başlangıç yapılabilir mi? | Güne iyi başlamak, gün boyunca daha yüksek bir motivasyon ve enerji düzeyinin temelini oluşturabilir. | Sabahları düzenli olarak egzersiz yapın ve sağlıklı bir kahvaltı yapın. |
| Nasıl daha etkili bir şekilde odaklanılabilir? | Önemli görevlere daha fazla odaklanabilmek, genel verimliliği artırabilir. | Bölücü durumları (mobilden bildirimleri kapatma gibi) kontrol altına alın ve belirli zamanlarda görevlerinizi gruplayın. |
Klişeleşmiş zaman yönetimi teknikleri, yapılacaklar listesi, deadline derken neye odaklanacağımıza bazen karar veremiyoruz. Önce hangisinden başlamalıydım? Biriken işlerden mi yoksa az önce yöneticimin attığı e-mailden mi? Toplantıyı kısa tutarsam dünden kalan işleri yetiştirebilir miyim? Acaba bu akşam mesaiye mi kalsam? Bütün gün beynimizin içinde dönen bu soruların da aslında birer zaman emici vampirler olduğunu biliyor muydunuz?
Ama her neyse bu vampirler ayrı bir içerik konusu. Onu daha sonra anlatırım. Ama konuya devam etmeden önce bir hatırlatma yapmak istiyorum. Zaman yönetimi için eğitim almak yapacağınız en faydalı aktivitedir. Zaman yönetimi eğitimine katılarak bu yazıda anlattıklarımın tamamına hakim olabilirsiniz.
Herhangi bir zaman yönetimi tekniğini uygulamadan önce kendinize itiraf etmeniz gereken bazı cevaplar olması gerekiyor. Bu biraz da kendini tanıma analizi gibi birşey aslında. Şimdi size cevaplamanız gereken o 4 kritik soruyu soruyorum.
Zaman yönetimi için kendinize şu soruları sorun
1- Güne başlarken ne kadar iyi bir başlangıç yapıyorsunuz?
Sabah uyandığınız gibi mi işe gidiyorsunuz? Yoksa duşunuzu alıp, hafif bir kahvaltı yaparak mı yola çıkıyorsunuz? Eğer yataktan kalkıp hemen üstünüzü giyiniyor ve işe gidiyorsanız en azından yüzünüzde yastık izi olup olmadığını kontrol edin. Belki kahvaltınızı ya da kahvenizi iş yerine saklayabilirsiniz ama sabah alınan bir duş hem bedenen hem zihnen sizi uyandırarak başlangıcınızı da iyileştireceği kesin.
2- En verimli olduğunuz zamanlar hangi saatler?
Sabah saatleri mi? İş yerinde öğle yemeğinden sonra mı? Yoksa mesainin bitmesine son 2 saat kala mı? Evet, bu soru aslında tek başına bile size zaman yönetiminizi yapmanız için yeterli olacaktır. Kendinizi gözlemleyin. En kritik, dikkat gerektiren ve bitirme zamanlı işlerinizi bu saat aralıklarında yapın. Örneğin benim sabah 09:00 ile 11:30 arası en verimli çalıştığım zaman aralıkları. Öğleden sonrası biraz daha ağırlaşıyorum ve mesai bitimine son 1 saat kala ben zaten bitmiş oluyorum. Tabi her zaman değil.
3- Nerede çok fazla zaman harcıyorsunuz?
Örneğin bir mail yazdınız, onu kontrol amaçlı kaç kere okuyor ve düzeltiyorsunuz? 1? 3? 4?
Ya da sosyal medya? DM’nize bir mesaj geldi onu okudunuz, sonra storylere baktınız sonra biraz keşfete de göz atayım derken ne kadar süre geçti? Hadi sorun yok bunu hepimiz yapıyoruz ve aslında acil kendimize çeki düzen vermemiz gereken durumlardan biri.
4- Zamanını en çok ne kesintiye uğratıyor?
Evet yine cevabı için şöyle bir dışarıdan kendimize bakmamız gereken bir soru. Molaya çıktınız ve aniden yanınıza iş arkadaşınız geliyor. Selam veriyor. Sonra? Ne anlatıyor?
Ya çalan telefonlar? Acil durum veya beklediğiniz telefon görüşmelerinden bahsetmiyorum. Ama tam bir işe odaklanmışken gelen o telefon? Gerçekten açmanız şart mı?
Evet öncelikli olarak bu 4 soru ile kendinizi tanıdıktan sonra dilediğiniz zaman yönetimi tekniğini uygulayabilirsiniz. Çünkü artık verimli olduğunuz saati biliyor, zamanınızı çalanları ve sizi kesintiye uğratan şeylerin farkındasınız. Ve en önemlisi sabah uyandığınızda yastık izi ve dağınık bir saçla işe gitmenizin iyi bir başlangıç olmadığının farkındasınız.
Yapılacaklar listesini yapsam yapabilecek miyim? sorusunu artık çekinmeden kendinize sorabilirsiniz. Çünkü siz hangi saatin insanı olduğunuzu artık biliyorsunuz.
Eğitim Yetkilisi olarak çağrı merkezine yeni başlayan personellere iş başı eğitimleri, çağrı yönetimi ve diğer mesleki eğitimleri vermektedir. Türkiye’nin önde gelen kargo firmalarından birinde çalıştı ve bu firmada kalite birimi kurdu. Butik çağrı merkezi hizmeti veren acentelere satış eğitimi, kalite ve koçluk destekleri vermeye devam etmektedir.
