AnasayfaBlogOrganizasyon Şeması Nedir?
İşletme

Organizasyon Şeması Nedir?

09 Haziran 2021
Organizasyon Şeması Nedir?

Bir organizasyonda üst yönetim kadrosundan başlayarak, çalışanlar arasındaki hiyerarşik yapıyı gösteren şematik anlatıma organizasyon şeması denir. Organizasyonlar dikey ve yatay şekillerde olabilir. Söz konusu organizasyon şekli işletmelerin yönetim ve organizasyon prensiplerine bağlı olarak değişkenlik gösterir.

Organizasyon şeması, insan kaynakları yönetimi ile ilgili ciddi emek sarfetmeyi gerektiren en önemli konuların başında gelir. İnsan kaynakları yönetimi, çalışanları ve çalışanlara dair olan uygulamaları anlamayı hedefleyen bir yapıdır. Bu bağlamda çalışan ve işletme gelişiminde büyük bir yer tutan organizasyon şemasının ne olduğu ve nasıl oluşturulduğunu anlamak hem insan kaynakları hem de işletme için kritik değerde önem taşır. Organizasyon şeması nedir, organizasyon şeması nasıl oluşturulur, şema örnekleri ve organizasyon şemasını oluştururken dikkat edilmesi gerekenler hakkında detaylı açıklamayı bu yazımda bulabilirsiniz. 

Organizasyon Şeması Nedir?

Organizasyon şeması, şirket organizasyonundaki hiyerarşik oluşumun ve ilişki bağının bir bütün halinde haritalanması durumudur. Bu hiyerarşik oluşumda; çalışan isimleri, fotoğrafları, departmanları, görev ve unvanları şirket içi iletişim bağlarıyla beraber yer alır. Kurumların kemik yapısını oluşturduğu için aynı zamanda insan kaynakları departmanının da rehberliğini yürütür konumdadır. İşletmelerin organizasyon yapısında kritik noktada yer alır ve en temel başlangıç noktasındadır. Organizasyon şemasını oluştururken işletmelerin temel özellikleri göz önünde bulundurularak bilhassa iş hedefleri ve varlıklar çerçevesinde değerlendirme yapılmalıdır. 

Organizasyon şemalarının oluşturulmasında en temel problemlerden bir tanesi kişilere göre pozisyon üretilerek meydana getirilen şemalardır. Oysa organizasyon şemaları kesinlikle kişi bazlı oluşturulmamalıdır. Elbette çalışanların şirketler için önemi tartışmaya açık bir konu değildir ancak bu husus doğru sistemde doğru kişi prensibi dahilinde geçerli bir durumdur. Organizasyon şemalarında, üst yöneticinin yer alacağı pozisyon, işin niteliği, pozisyon tanımı ve pozisyonun gerektirdiği kişilik özellikleri de mutlaka göz önünde bulundurulmalıdır.

Organizasyon şemaları kurumsal hayatın en tartışmalı konularından bir tanesidir. Zira doğru şekilde hazırlanmış bir şema, yönetime ve şirketlerin performansına doğrudan etki etmektedir. Doğru bir organizasyon şeması, şirketin yönetim, karlılık ve organizasyon kapasitesinin önemli bir parçası olacaktır. Bu sebeple ilgili birimlerce ciddiye alınmalı, titiz bir hazırlık sürecinden geçirilmeli ve arka planında çok ciddi değerlendirme gerektirdiği unutulmamalıdır. Organizasyon şeması hazırlamak stratejik yönetim ile başlayıp, süreç yönetimi ile devam eden, performans yönetimi ile sonlanan ve her fazda kurumsal sistemlerin desteği ile yürüyebilen bir çalışmadır.

Organizasyon Şeması Örnekleri

Organizasyon şeması; görev dağılımını, şirket içi işleyişi ve emir komuta zincirini belirleyen organizasyon haritasıdır. Şirket kurulumlarında başvurulan çeşitli organizasyon şema örneklerinin yapısına bakalım.

  • Bürokratik Organizasyon Yapısı

Bürokratik organizasyonda, organizasyon şeması her birim için ayrı ayrı vardır. Bu yapıda her çalışan her durumda ne yapması gerektiğini bilir. Organize bir süreç içerisinde kararlar alınır. Otoritede tepededir ve bilgi akışı tepeden aşağıya doğrudur. Çoğunlukla birimler yöneticinin baskın olduğu bir yönetim tarzına maruz kalırlar. Bu türden yönetim biçimini benimseyen yöneticilerin tercih ettiği bir organizasyon yapısıdır. Bu şemada karar alma mekanizması hızlı ilerler. Yönetim gideri azdır ve genelde küçük işletmeler tarafından tercih edilen bir organizasyon türüdür. Bununla beraber bu yapıyı tercih eden firmaların şirket içi inovasyonu ve kreatif düşünme becerisi düşüktür, bu da şirket dışı değişkenlere adaptasyonda zorluk yaratır.

  • Fonksiyonel Organizasyon Yapısı

Henry Ford ve Frederick Winslow Taylor tarafından geliştirilen bir organizasyon yapısıdır. Bu yapının en belirgin özelliği uzmanlaşma esasına dayanmasıdır. İşletmedeki fonksiyonların yürütülmesi uzman personele emanet edilir. Fonksiyonel örgüt yapısında; üretim, pazarlama, insan kaynakları, finans, Ar-Ge gibi birimler yer alır. Burada emirlerin hiyerarşik bir yapıda ilerlemesi mecburiyeti bulunmamaktadır. Görevler dikkate alınarak ilgili birimler arasında emirler verilebilir. Fonksiyonel organizasyon şemasında işler daha çabuk çözülebilir. Uyumlu ve esnek çalışma ortamı sağlanır. Çalışanın yeteneklerinden etkin bir biçimde faydalanılır. Görevi fonksiyonlara ayırmak personelin kendi işinde uzmanlaşmasına neden olur. Bu yapının dezavantajı uzman personelin aktif rol oynaması, personelin işten ayrılması durumunda işleyişi sıkıntıya sokabilmektedir. 

  • Bölümsel Organizasyon Yapısı

Bölümsel organizasyon şeması fonksiyonel yapıdan sonra en yaygın kullanılan organizasyon türüdür. Bu yapıda işler bölümlere ayrılır, bölümlerin aynı zamanda kendi departmanları da olabilir. Sorumluluklarla ilgili direkt yetki verildiği için performans doğrudan ölçülebilir. Bölümler arası iş birliği kolay yapılabildiğinden, pazar değişkenliklerine daha çabuk ve esnek tepkiler verilebilir. Dezavantajları arasında; birimler arası sağlıksız rekabet oluşturması ve her birim başına uzman yönetici ihtiyacının yönetim maliyetini arttırması sayılabilir.

  • Matrix Organizasyon Yapısı

Matrix organizasyon yapısında çalışanların farklı üstleri ve departmanları vardır. Karmaşık yapıdaki organizasyonlarda karar verme sürecinde ortaya çıkan problemleri çözmek için kullanılır. Dikey ve yatay organizasyon yapısındadır. Organizasyon içerisinde hem dikey hiyerarşik bir yapı, hem de ayrı projelerin uygulandığı yatay bir şema söz konusudur. Matrix yapının en temel sorunu departman çalışanlarının iki yöneticiye birden sorumlu olmalarıdır. Bir yandan projenin gerektiği gibi uygulanmasını isteyen bir proje yöneticisi, diğer yandan da sorumlusu olduğu departmanın işleyiş sürecinden endişe duyan bir departman yöneticisi. 

Matrix örgütlenme şemasına şu durumlarda ihtiyaç duyulur;

  • Büyük ve kapsamlı projelerin gerçekleştirilmesi halinde,

  • İleri derecede konusunda uzman bilgi, yetenek ve donanıma ihtiyaç varsa,

  • Gelişmiş teknoloji zorunluluğunda,

  • Müşteriden kaynaklı gereklilikler varsa.

Matrix şema, kaynakları esnek kullanma konusunda etkilidir. Merkezi olmayan bir karar mekanizması sayesinde iyi gözlem yapar ve değişimlere hızlı cevap verir. Diğer yandan yönetim maliyetinin yüksek oluşu, görev dağılımında ve emir zincirinde meydana gelen karmaşıklıklar şemanın olumsuz yönleridir. 

  • Takım Organizasyon Yapısı

Takım oluşturma veya takım kurma gibi terimlerin de doğmasına neden olan yeni bir şema türüdür. Takım, küçük ölçekli şirketlerde tüm şirket çalışanları olabilir. Takım dikey veya yatay yapılanma şeklinde gerçekleşebilir. 

  • Network Organizasyon Yapısı

Yeni akım organizasyon türlerinden biri olan network organizasyon yapısında yöneticiler zamanlarının büyük bir bölümünü harici ilişkileri yürüterek ve kontrol ederek geçirirler. Bir firmanın ürünlerinin büyük bir bölümünü tedarikçilerden temin ettiği durumlar buna örnektir.

  • Sanal Organizasyon Yapısı

Sanal organizasyon yapısında tüketiciler ve tedarikçiler sanal bir iletişim ortamındadır. Fiziki varlık sürdürmezler. Sanal organizasyon yapısındaki şirketler küçük ancak kendi niş pazarlarında global bir firma olabilirler. Sanal yapıda niş ürünlerin maliyeti daha azdır çünkü online raf alanı sınırlı değildir. Bu kuruluştaki ortaklar riskleri, maliyetleri ve kazançları paylaşırlar. Geleneksel yapının aksine, sanal bir ekip etkileşimli iletişim teknolojileriyle bağlantılı alan, zaman ve örgütsel sınırlar boyunca çalışır. Sanal ekipler yeni bir projede beraber çalışabilirler, ancak ürün tasarlanıp üretime girdiğinde, proje sone erer ve sanal ekip dağılır.

Organizasyon Şeması Nasıl Oluşturulur?

Organizasyon şeması oluşturma, geniş bir çalışma alanına yayılır ve her aşamasında kurumsal sistem desteğine ihtiyaç duyar. Bu şemada bulunan her bir pozisyon, ana departmanlar çerçevesinde şekillenen görev ve sorumluluklara göre oluşturulur.
Organizasyon şemasında bulunan temel departmanlar şunlardır;

  • Pazarlama,

  • Satış,

  • Satın alma,

  • Üretim,

  • Mali işler,

  • İdari işler.

Başarılı bir organizasyon şeması oluşturmak için dikkat edilmesi gereken özellikler aşağıdaki gibidir;

  1. Şemalar kişilere özel pozisyonda üretilmemeli, departmanlara bağlı kalmalı,

  2. Organizasyon şeması, sürecin gereklilikleri neticesinde oluşturulmalı,

  3. Sistem çalışana göre görev şeklinde değil, göreve göre çalışan mantığı üzerine kurulmalı,

  4. Başarılı bir organizasyon şeması oluşturmak için işletmenin temel departmanları mutlaka belirlenmeli,

  5. Departmanlar veya alt birimler birbirleriyle doğru şekilde ilişkilendirilmeli,

  6. Organizasyon şemasına bakıldığı zaman kimin kime bağlı çalıştığı ve hangi konuda kimlerle işbirliği halinde olduğu kolayca anlaşılmalı,

  7. Şemada görev tanımları yer almalı,

  8. Çalışanlar bu şemaya baktıkları zaman kariyer planlarını doğru yapabilmeli,

  9. Yeni işe başlayan çalışanlarsa bu şemaya bakıp kendilerini doğru konumlandırabilmeli,

  10. Organizasyon şeması, işletmede henüz olmayan pozisyon ve departmanları dahi içermeli,

  11. Çalışanların ileride oluşacak yeni birimleri takip etmesine önem verilmelidir.

İyi hazırlanmış bir organizasyon şemasının şirketlerin kurumsallaşmasına katkı sağlayacağı unutulmamalıdır. Organizasyon şeması hazırlama süreci mutlaka kapsamlı analizler ve değerlendirmeler ışığında yapılmalıdır. Gelişmiş yönetim ve organizasyon becerileri sayesinde işletmelerin daha verimli ve uyumlu çalışması söz konusudur. İyi bir yönetim ve organizasyon eğitimi sayesinde işletmeler daha fazla kar elde eder ve problem çözümlerinde daha kolay çıkış yolu bulabilirler.

İlgili Eğitim: Yönetim ve Organizasyon Eğitimi

Organizasyon Şeması Nedir Organizasyon Şeması Organizasyon Şeması örnekleri Organizasyon Şeması Nasıl Oluşturulur
Neslihan Koçak
Neslihan Koçak
Blog Yazarı

Henüz öğrenciyken Facebook'un ilk yıllarında film eleştirileri yaptığı sinema kulübü kurdu ve yönetti. Çektiği fotoğraflara yazılar yazdı, yazılara fotoğraflar çekti. 15 yıl telekomünikasyon sektöründe görev aldı. Kurumsal iş hayatı, işyerinin kapanması sebebiyle sona erdi. Yazıya olan tutkusunu ilerletmeye karar verdi. 

Benzer Yazılar
Doğru ve faydalı bilgiler sağlama konusunda kararlı olan uzman ekibimizle blogumuzu her zaman yeni makaleler ve videolarla güncelliyoruz. Güvenilir tavsiyeler ve bilgilendirici içerikler arıyorsanız, blog sayfamıza mutlaka göz atın.