AnasayfaBlogİş Analizi ve Görev Tanımları
İnsan Kaynakları Yönetimi

İş Analizi ve Görev Tanımları

01 Aralık 2018
İş Analizi ve Görev Tanımları

İş analizi ve görev tanımları sözcüklerini hayatımızda çok kez duyarız özellikle de insan kaynakları alanında faaliyetini sürdürenler sıkça karşılaşırlar. Peki bu iş analizi ve görev tanımları nedir? Ne işe yarar? Faydaları ve zararları nelerdir?

İş Analizi Nedir? Bir iş yerinde yapılan işleri ve bu işleri yapacak olan kişiler de bulunması gereken niteliği, niceliği, gerekleri ve sorumlulukları bilimsel yöntemlerle inceleyen ve bunlarla ilgili veri toplayan bir tekniktir.

İş analizi işin amacına bağlı olarak tek ve çok amaçlıdır.

  1. Tek amaçlı iş analizi, adından da anlaşıldığı üzere tek bir amaç için veri toplar.

  2. Çok amaçlı iş analizi, iş tanımlamasının yapılması haricinde buna ek olarak personel başarı değerlendirmesi, iş değerlendirmesi gibi farklı konularda da veri toplar.

İlgili: 5N1K Nedir? Nasıl Kullanılır?

İş Analizi Nasıl Yapılır?

İş analizi 5N1K yöntemiyle yapılabilir. Peki bu 5N1K nedir?

  1. İşin Ne Olduğu

  2. İşin Nasıl Yapıldığı

  3. İşin Ne Zaman Yapıldığı

  4. İşin Nerede Yapıldığı

  5. İşin Neden Yapıldığı

  6. İşin Kim Tarafından Yapıldığı

İş analizde 4 önemli yöntem vardır. Mülakat, Anket, Kayıt Tutma, Gözlem. Bu yöntemlerden en çok zaman alan ve en yaygın kullanılanı mülakat yöntemidir. Yapılan araştırmalar sonucunda bir kişinin günlük 3 ya da 4 görüşme yapabileceği gözlenmiştir. Görüşmeci sayısını aşağıdaki formül ile hesaplamamız mümkündür.

A: Analizci Sayısı

İ: Görüşmeci Sayısı

G: Analizcinin Günde Yapacağı Görüşme Sayısı

S: Tüm Görüşmelere Ayrılan Süre

Formül: A=İ/G.S 'dir.

GÖREV: Her bir işi oluşturulan temel unsurlardır.

GÖREV TANIMI: Kişinin bağlı olduğu işletmede, kurumda ya da birimde yapması istenilen sorumluluklar bütünü, kendisinden beklenen eylemler dökümüdür.

İş Analizinin Kullanım Alanları Neler?

İş analizi, iş ihtiyaçlarını belirleme ve iş sorunlarına yönelik çözümleri belirleme sürecidir. Çözümler arasında süreçlerin iyileştirilmesi, politikaların değiştirilmesi veya yeni ürün ya da hizmetlerin geliştirilmesi yer alabilir. İş analistleri genellikle proje yönetimi, yönetim danışmanlığı, süreç iyileştirme ve bilgi teknolojisi alanlarında çalışırlar.

Genellikle Altı Sigma ve Yalın gibi iyileştirme girişimlerinde yer alırlar. Buna ek olarak, iş analistleri gerekliliklerin toplanmasından, paydaş analizinden ve kullanıcı kabul testlerinin kolaylaştırılmasından da sorumlu olabilirler. İş analizi, kuruluşlara birçok fayda sağlayabilen çok yönlü bir alandır. Etkili bir şekilde kullanıldığında verimliliğin artırılmasına, inovasyonun teşvik edilmesine ve işlerin büyümesine yardımcı olabilir.

İş analizi aşağıdaki alanlarda sıklıkla kullanılmaktadır.

  • İş tanımlarında ,

  • Her işe yerleştirilecek kişide bulunması gereken niteliklerin belirlenmesinde,

  • Eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesinde,

  • Performans değerlendirmede,

  • Norm kadronun belirlenmesinde kullanılmaktadır.

İş analizinde seçilen her bir yöntemin kendine özgü yararı ve sakıncası vardır.

İş analizinin yararları

İş analizi, belirli bir işin görevleri, sorumlulukları, gerekli becerileri, sonuçları ve çalışma ortamı hakkında bilgi toplamak için kullanılan bir süreçtir. İş analizi yoluyla toplanan veriler, eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi, performans standartlarının geliştirilmesi ve işe alma kararlarının verilmesi gibi birçok insan kaynakları kararının temelini oluşturur.

Buna ek olarak, iş analizi potansiyel güvenlik tehlikelerini belirlemek ve ergonomik açıdan sağlıklı iş yerleri oluşturmak için de kullanılabilir. Doğru yapıldığında iş analizi, kuruluşların daha etkin çalışmasına yardımcı olabilecek değerli bilgiler sağlar. Sonuç olarak, düzenli olarak iş analizi yapan kuruluşların daha iyi performans ve memnuniyet sağlayan bilinçli kararlar alma olasılığı daha yüksektir.

  • İş analizini gerçekleştirecek olan kişilerin kurum mensubu olmaları analize tabi olacak işi dışardan gelen kişilere nazaran kavraması daha kolaydır.

  • İş analizini gerçekleştirecek olan kişilerin aynı kurum mensubu olmaları, aynı kültürü paylaşmaları açısından iletişimlerini kolaylaştırmaktadır.

İş analizinin sakıncaları

Bu süreç beklentilerin belirlenmesi ve eğitim ihtiyaçlarının tespit edilmesinde yardımcı olabilir ancak bazı potansiyel sakıncaları da vardır. İlk olarak, özellikle bir kuruluştaki birden fazla pozisyon için yapılıyorsa, iş analizi zaman alıcı ve pahalı olabilir. İkinci olarak, analizi yapanların görüşlerine dayandığı için süreç öznel olabilir. Üçüncü olarak, iş analizinin sonuçları belirli bir işin gerektirdiği gerçekliği tam olarak yansıtmayabilir. Bu nedenlerle, bu sürecin bir kuruluşta uygulanıp uygulanmayacağına karar vermeden önce iş analizinin faydalarını ve dezavantajlarını tartmak gerekir.

  • İş analizini gerçekleştirmek üzere kurum içerisinden seçilen kişilerin ön yargılı olmaları olasılığı yüksektir.

  • Kurum içi eleman seçimi, yöneticileri tarafından bu işe eleman ataması gönülsüz davranması olasılığı yüksektir.

  • Daha önceden bu tür bir işte görev almamış ve yöneticisi tarafından bu işe atanan kişilerden ne derece başarılı sonuç alınacağı belli olmadığından eğitimleri uzun zamanlar alabilir.

İş analizinde görev alacak kişilerde bulunması gereken özellikler

İş analizi yapılırken, söz konusu işe aşina olan kişilerin sürece dahil edilmesi önem taşımaktadır. Bu kişiler arasında mevcut çalışanlar, amirler ve hatta işe yeni başlayanlar yer alabilir. Bu kişiler işin niteliği ve başarılı bir şekilde yerine getirilmesi için gereken beceri ve yetenekler hakkında değerli bilgiler sağlayabilir. Buna ek olarak, şirketin iş hedefleri ve amaçlarının net bir şekilde anlaşılması da önemlidir. Bu, iş analizinin işin en önemli yönlerine odaklanmasını ve başarı için en kritik olan beceri ve niteliklerin belirlenmesini sağlayacaktır.

Kişisel Özellikler

Düşünsel Özellikler

  • Analiz Yapma ve Yorumlama,

  • Kelimeleri Anlama ve Kullanma,

  • Öz ve Net İfadeler Kullanma,

iş analizi nedir görev tanımı nedir iş analizi nasıl yapılır iş analizi yöntemleri
Dilan Teker
Dilan Teker
İK Profesyoneli

Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Muhasebe ve Vergi Uygulamaları bölümünden mezun olmuştur. Şuan İnsan Kaynakları alanında çalışmaktadır ve mesleği ile ilgili alanlarda sorumluluklar almaktadır. İstanbul İşletme Enstitüsü Blog bölümünde içerik üretmektedir. İnsan Kaynakları, Teknoloji alanında yazılar yazmaktadır.

Benzer Yazılar
Doğru ve faydalı bilgiler sağlama konusunda kararlı olan uzman ekibimizle blogumuzu her zaman yeni makaleler ve videolarla güncelliyoruz. Güvenilir tavsiyeler ve bilgilendirici içerikler arıyorsanız, blog sayfamıza mutlaka göz atın.
İş Analizi ve Görev Tanımı Nedir?
İş Tanımı

İş Analizi ve Görev Tanımı Nedir?

16 Nisan 2016
İş Hayatında İnsan Kaynaklarının Rolü
İnsan Kaynakları

İş Hayatında İnsan Kaynaklarının Rolü

25 Şubat 2020
Performans Değerlendirmede Yapılan Hatalar
Performans Değerlendirme

Performans Değerlendirmede Yapılan Hatalar

29 Kasım 2018