Hayatım boyunca pek çok projeye dahil oldum. Her seferinde yeni bir maceraya atılıyormuşum gibi hissederim, çünkü projeyi oluşturan faaliyetlerin daima kendine özgü bir farklılığı vardır. Örneğin, geçen yıl çalıştığım bir şirkette, benzer hedeflere hizmet eden iki farklı proje üstlendik. İlk bakışta aynı gibi görünseler de, her birinin özgün yapısı ve dinamikleri sayesinde tamamen farklı deneyimler yaşadık.
Proje çıktıları, projenin kendisinden daha kalıcı bir etki yaratarak işletmeleri ve çevrelerindeki toplulukları kalkındırır. Bunu bir tohumun ekilip büyüyerek meyve vermesi gibi düşünebiliriz. Doğru şekilde planlanan ve yönetilen bir proje, sadece şirketimize değil, etrafımızdaki herkese değer katar. İşte bu yüzden, etkin bir proje yönetimi toplumsal ve ekonomik katma değer yaratır.
Proje Yönetiminin Önemi ve Temel İlkeleri
Proje yönetimi süreci, işletmenin ve ona ait personelin bilgi, beceri, araç ve yöntemleri kullanarak ihtiyaçlara yönelik beklentileri karşılamayı amaçlar. Geçen ay bir arkadaşım, bir sivil toplum örgütü için bir proje yönetti. Kaynakları sınırlıydı, ancak doğru planlama ve proje planlama ve değerlendirme teknikleri sayesinde harika bir işe imza attı. Bu süreçte, proje paydaşları arasındaki çatışmaların müzakere edilerek yönetilmesi ve taleplere ilişkin dengenin sağlanması gerekiyor. Bazen bu dengeyi kurmak, ip üzerinde yürümek kadar zorlu olabilir, ancak doğru iletişim ve anlayışla üstesinden gelmek mümkün.
Etkin bir proje yönetimi sayesinde, organizasyon stratejik karar verme noktasında hangi aşamada olduğunu tespit eder ve gerektiğinde bu kararları revize edebilir. Örneğin, bir projemizde belirlediğimiz hedefe ulaşamadığımızı fark ettiğimizde, stratejimizi gözden geçirip yeni bir yol haritası belirledik. Bu sayede proje başarısızlığa uğramadan hedefimize ulaştık.
Proje Planlamanın Anahtarları
Stratejik aktivitelerin uygulamaya geçebilmesi için zaman, kalite ve maliyet konusunda bütüncül bir anlayışla hareket edilmelidir. Ayrıca, ilgili sürecin başarısı, projenin başlangıcından bitiş noktasına kadar geçen zaman diliminde gerekli planlama, organizasyon, yürütme ve koordinasyon unsurlarının bir arada ve etkili kullanımına bağlıdır.
Proje planlama süreci, gerekli süre ve kaynak kullanımıyla beraber birçok görev tanımını da içinde barındırır. Bu aktiviteler tanımlanıp belli bir amaca hizmet eder. Hedeflerin gerçekleştirilmesi ile işletmenin performansı arasında doğru orantılı bir ilişki söz konusudur. Bu nedenle, etkili bir planlama dahilinde anlaşılabilir ve ölçülebilir nitelikte hedefler belirlenir.
Projenin ölçülmesine katkı sağlayacak araç ve yöntemler, ilgili proje yönetiminin kalitesini belirler. Gantt şeması, CPM (Kritik Yol Metodu) ve PERT (Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği) gibi araçlar, projelerin zamanında ve etkin bir şekilde yönetilmesine yardımcı olur.
Proje Programlama ve Teknikleri
Projeyi oluşturan etkinliklerin birbirleriyle olan etkileşimleri ve bunun sonucunda oluşan sürelerin tespit edilerek sınıflandırılması gerekir. Kaynak ve zaman kısıtlarını da göz önünde bulundurarak, projenin belli bir plan dahilinde uygun yöntemlerle ilerleme sürecine proje programlama adı verilir.
Geçen sene yürüttüğümüz bir projede, proje planlama ve değerlendirme teknikleri sayesinde başlama ve bitiş süreleriyle birlikte etkinlik çizelgeleri hazırladık. Böylece, faaliyetler sırasında olası gecikme, sorun ve boşlukları önceden görerek bu durumlara ilişkin gerekli tedbirleri aldık. İşte bu, proaktif bir yaklaşımın önemini gösteriyor.
Proje programlamanın temel amacı, proje yönetimini kontrol edilebilir hale getirmektir. Belirli bir amaca yönelik olan projelerde, kompleks yapıların denetimi sağlanarak sürecin sonunda başarılı proje yönetimi ve değer yaratan bir çıktı hedeflenir.
Proje Planlama Teknikleri ve Uygulamaları
Proje planlama tekniklerine örnek olarak:
1- Gantt Şeması: Proje faaliyetlerinin zaman çizelgesi üzerinde görselleştirilmesini sağlar.
2- Kritik Yol Metodu (CPM): Projenin en kısa sürede tamamlanması için gerekli olan kritik faaliyetleri belirler.
3- Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (PERT): Projelerdeki belirsizlikleri yönetmek için kullanılır.
4- Bulanık Hedef Programlama: Belirsizliklerin önlenmesi ve optimizasyon için faydalıdır.
5- Tavlama Benzetimi Algoritması: Karmaşık optimizasyon problemlerinin çözümünde kullanılır.
Bu teknikler, çoklu projelerin çözümü ve projelerde kimin, ne zaman, nerede, hangi görev ve sorumlulukları ele aldığını açıklar. Aynı zamanda bir sıralama dahilinde kaynakların etkin dağılımı ve hedef belirlenmesine yönelik modelleri dizayn eder.
Proje Değerlendirme ve Geliştirme Süreci
İşletmelerin proje yönetim ihtiyaçlarının ve kaynaklarının tespit edilmesi ve buna yönelik sürecin geliştirilmesini amaçlayan yöntemlerin kullanılmasına proje değerlendirme adı verilir.
Bir keresinde, çalıştığım kurumda bir projenin başarısız olma sebeplerini araştırdık. Zaman yönetimi, maliyet ve kapsam bakımından belirlenen plana uyulmadığını fark ettik. Bu deneyim, projelerin değerlendirilmesi ve gözlemlenmesinin ne kadar önemli olduğunu bir kez daha gösterdi.
Proje değerlendirme ile işletmelerin proje yönetim süreci detaylı olarak incelenerek yetkinlik seviyesi dikkate alınır. Yaygın olarak kullanılan proje değerlendirme modellerine, Proje Yönetiminde Kalite Rehberi ve Kurumsal Proje Yönetimi Olgunluk Değerlendirmesi örnek olarak verilebilir.
Proje Değerlendirmenin Faydaları
Mevcut yönetim potansiyellerinin değerlendirilmesi.
Güçlü ve zayıf yönlerin belirlenerek geliştirilmesi.
Proje yönetim sürecinin iyileştirilmesi için tavsiyelerin verilmesi.
İşletmenin stratejik hedeflerine ulaşmasına katkı sağlanması.
Projelerde Risk Yönetimi ve Önemli Unsurlar
İşletmelerin oluşturduğu projelerin yürütülmesi, görev ve sorumlulukların koordineli bir şekilde uygulanmasını gerektirir. Proje yönetim sürecinde oluşan belirsizlik ve sapmalar, karar verme sürecini olumsuz etkileyerek projenin başarısız olmasına neden olabilir.
Genellikle projelerin yürütülmesi sürecindeki belirsizlikler, projenin hedeflerini olumsuz yönde etkileyecek çeşitli risk faktörlerinin ortaya çıkmasına neden olur. Bir projede yaşadığımız bir örnekte, teknolojik bir gelişmenin gerisinde kaldığımız için ciddi sorunlar yaşadık. Bu durum, projelerde risk yönetimi sürecinin ne kadar önemli olduğunu gösterdi.
Risk yönetimi planlaması
Risklerin belirlenmesi
Kalitatif risk analizi
Kantitatif risk analizi
Riske yönelik reaksiyon planlama
Risk denetimi
Risk Yönetimi Sürecinin Unsurları
1- Risk Yönetimi Planlaması
2- Risklerin Belirlenmesi
3- Kalitatif Risk Analizi
4- Kantitatif Risk Analizi
5- Riske Yönelik Reaksiyon Planlama
6- Risk Denetimi
Proje yönetiminde risklerin belirlenme adımlarından sonra, olasılık tahminleri ile riskin gerçekleşmesi durumunda bunların önem derecesi ve etkisi yapılacak analizlerle desteklenmelidir.
Proje Zaman Yönetimi ve Önemi
Proje yönetiminin en önemli konularından birisi zaman yönetimidir. Projelerde, bir işletmedeki çeşitli ve karmaşık süreçler içeren faaliyetlerin oluşturulması sırasında, belli bir zaman ölçeği ile hedeflenen sürede istenilen ilişkiyi yakalayarak tahmin edilen sonuca varmak önemlidir.
Etkili bir zaman yönetimi sürecinden bahsedebilmek için:
Etkinliklerin Belirlenmesi
Sıralanması
Hesaplanması
Hazırlanması
Kontrolü
yapılmalıdır.
Geçen hafta bir proje üzerinde çalışırken, beklenmedik bir durumla karşılaştık. Ancak, önceden hazırladığımız zaman çizelgesi ve risk planı sayesinde sorunu hızlıca aşıp proje takvimine sadık kaldık.
Sonuç ve Öneriler
Proje yönetimi, bir işletmenin başarısı için kritik bir öneme sahiptir. Etkili proje planlama ve değerlendirme teknikleri, projelerin hedeflenen süre, maliyet ve kalite kriterlerine uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlar.
Unutmayalım ki:
Her proje özgündür ve kendi dinamiklerine sahiptir.
İyi bir planlama, proaktif bir tutum ve risklerin doğru yönetimi başarının anahtarıdır.
Zaman yönetimi, projelerin başarısında belirleyici bir faktördür.
Kendi deneyimlerim ve gözlemlerim, projelerin başarısında insan faktörünün ve doğru yönetim tekniklerinin önemini bir kez daha ortaya koyuyor. Siz de projelerinizde bu teknikleri kullanarak başarılı sonuçlar elde edebilirsiniz.
Kaynaklar
Kerzner, H. (2013). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. Wiley.
PMI. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Project Management Institute.
Tüz, M. (2010). Proje Yönetimi ve Uygulamaları. Beta Basım.