Karar; bazen uzun tartışmaları, bazen duygusal hezeyanları bazen ise neden sonuç ilişkisini sonuca bağlayan kesin bir yargıdır. Konunun bir sonuca bağlanmış olması sonraki adımları da beraberinde getireceğinden aslında her karar yeni bir kapı açar. Daha çok kurumlarda uygulanan stratejik karar alma adımları günlük hayata taşındığında da düşünülmüş, değerlendirilmiş, sürdürülebilir stratejilere olanak sağlar.
Peki, etkin karar verme süreci oluştururken uygulanan teknikler ne kadar önemli? Neden en kötü karar bile kararsızlıktan daha iyi? Öncelikle kararsızlık kişileri ve kurumları atıl bırakır. Özellikle sürekli değişen ve gelişen bir dünyada zamanın ne kadar hızlı aktığı düşünüldüğünde kararsız kalınan her an kayıp demektir. Bilimsel olarak faydası kanıtlanmış karar alma teknikleri uygulanarak alınan kararların ise sağladığı fayda tartışılmaz.
Bir konuyu sonuca bağlamak aksiyon almak demektir. Bir yönelimi gösterir. Yönelim olduğunda da ulaşılacak bir hedef vardır. Hedefin belirlemesiyle birlikte; sorulan birçok soru, değerlendirilen veriler, yapılan öngörüler hem şu an bulunulan nokta hem de ulaşılacak hedefe nasıl gidileceği hakkında ipucu verir. Etkin karar verme sürecinde en önemli konu bir strateji oluşturmaktır. Kurumun vizyonuna uygun olarak oluşturulan stratejilerde diğer bir nokta da her bir çalışanın ve her bir birimin aynı stratejiyi farklı projelerle desteklemesidir. Stratejide ortaklık ise kurumları başarıya götüren oldukça önemli bir noktadır.
Etkin Karar Verme Sürecini Ne Belirler?
Bazı kaynaklar stratejide zamanın, kuvvetin ve mekanın ustaca kullanılmasının öneminden bahseder. Daha çok savaş tekniği olarak tanımlanan stratejinin olmazsa olmaz adımı iyi bir planlama yapmaktır. Bunu yaparken özellikle işletmelerde sıklıkla kullanılan yalın altı sigma teknikleri sürecin kontrollü bir şekilde yönetilmesinin yanında ölçümlenmesi ve kontrol altına alınmasına da katkı sağlar. Karar süreçleri oldukça sancılı süreçlerdir. Böyle zamanlarda aşağıdaki adımları izlemek etkin karar verme sürecini kolaylaştırır.
Karar alınması gereken konunun/problemin net olarak tanımlanması,
Olası çözümlerin değerlendirilmesi,
Karar almadan önce durumun detaylı analizi,
Kararın götüreceği hedefin belirlenmesi,
Durum analizinden sonra etkin karar verme stratejisi oluşturacak tekniklerin belirlenmesi,
Karar alma sürecine tüm birimlerin dahil edilmesi,
Ölçme ve kontrol mekanizmalarının oluşturulması,
Sürdürülebilir olması için ana performans kriterlerinin(KPI) oluşturulması,
Etkin karar verme sürecinin sistematik bir proje yönetimi algısıyla yönetilmesi, alınan kararın iş birimlerine kazanç sağlaması anlamına gelebildiği gibi firmaların sürdürülebilir performanslarına da destek olur. Albert Einstein bu konuda “60 dakikam olsa, 55 dakikasını düşünmek, 5 dakikasını da aksiyon için kullanırdım” demiştir. Ön çalışmalar her ne kadar farklı açılardan bakıldığında vakit kaybı gibi görünse de her bir çalışma alınan kararın faydası için bir tuğla görevi görür.
Etkili Karar Verme Teknikleri Örnekleri
Günümüz dünyası VUCA dünyası olarak tanımlanır. Değişken(Volatile), belirsiz(Uncertain), karmaşık(complex) ve muğlak(ambiguous) bir dünyadan bahsedilir. Böyle bir dünyada ise iş dünyasındaki belirsizlikler yönetimsel zorlukları da beraberinde getirir. Geçmişte firmalar hiyerarşik organizasyonlarla yönetilirken günümüz dünyasında daha yalın organizasyonlar firmalarda her bir çalışanın firmaya daha fazla değer katmasını destekler.
Sadece hiyerarşi değil açık ofisler sayesinde duvarlar da ortadan kalkarken dijital dünyanın yaşam alanlarına hakim olmasıyla birlikte online çalışma sistemi hayata geçirilmiştir. Her an değişen bir dünyada doğru stratejiyi uygulayabilen firmalar hayatta kalırken etkin karar verme sürecine katkı sağlayan bazı teknikler hayatta kalmayı kolaylaştırır.
Pareto Analizi
Pareto analizi, etkin karar verme süreci olutururken, sadece çözüme kavuşturulacak en önemli sorun ya da sorunları göstermekle kalmaz, aynı zamanda sorunun ne kadar ciddi olduğu hakkında bilgi verir. Kriter belirlendikten sonra kritere göre puanlama yapılarak ilerlenen sistem, 80-20 mantığına göre işler. Bir işin %20’si tüm işin %80’nini kapsıyorsa öncelikli olarak %20’ye odaklanmayı salık verir.
İkili Karşılaştırma Analizi
Bu analiz, etkin karar verme sürecinde farklı hareket yollarının öneminin ölçülebilmesi için iyi bir yoldur. Önceliklerin net olmadığı durumlarda faydalıdır. Her bir seçeneğin diğer seçenekler ile karşılaştırmasını sağlar ve seçenekler arasında önem sırasının belirlenmesine yardımcı olur.
Konumlandırma Analizi
Konumlandırma analizi, pazarın durumu hakkında bilgi verir. Belirlenen kriterler üzerinde yapılan çalışmada kriterleri sağlayan seçenekleri tespit ederek tercihte kolaylık sağlar. Puanlandırma ölçeğine göre çalışan sistem, etkin karar verme sürecinde oldukça sık kullanılır.
Karar Ağaçları
bu yöntem bir nevi beyin fırtınası mantığına göre çalışır. sorun tanımlandıktan sonra sorunun kökü belirlenerek kök üzerinden sorulan sorulara verilecek evet-hayır seçenekleri üzerinden ilerlenir. i̇ş değiştirme, ev değiştirme gibi olası değişiklikler sırasındaki etkin karar verme sürecini yönetmek için oldukça etkili bir yöntemdir.
Artı, Eksi Analizi
Artı, eksi analizi, maksimum faydayı sağlayan etkili bir etkin karar verme tekniğidir. Bu teknikte durum farklı açılardan incelenir. Durumun olumlu ve olumsuz yönleri ele alındığı gibi enteresan yönleri de değerlendirilir. Değerlendirme önceden belirlenen bir puan aralığı üzerinden yapılır. Çıkan sonuç karar verme konusunda referans niteliği taşır.
Altı Şapka Modeli
Atlı şapka düşünme modeli en eğlenceli karar alma tekniklerinden biridir. Beyaz, kırmızı, mavi, yeşil, sarı, siyah gibi altı farklı renk problemin her yönüyle değerlendirilmesini sağlar. Beyaz, tarafsız bir gözle değerlendirme yaparken daha analitik ve veriye dayalı bir perspektif sunar. Kırmızı ise daha çok duyguların ortaya çıktığı bir bakış açısıyla hareket eder.
Sarı, iyimser ve çözüm odaklı yaklaşım sunarken yeşil şapkanın sahibi daha yaratıcı bakış açısıyla sürece katkı sağlar. Diğer yandan siyah şapka durumun tüm olumsuz taraflarını ortaya koyar. Mavi şapka, oturum boyunca kontrol ve organize etmeye yönelir. Bu şapka modeli durumun analiz edilmesinde hem analitik ve yaratıcı bakış açısına hem de duygusal ve olumsuz fikirlere müsaade ettiği için etkin karar verme süreci sırasında interaktif bir yaklaşım sunar.
Maliyet Fayda Analizi
Farklı etkin karar verme teknikleri uygulandıktan sonra maliyet fayda analizi durumun maddi boyutuyla ilgilenir. Verilere dayalı çalışan sistem, genellikle en az iki yıllık geriye dönük ve 5 yıllık öngörü/tahmin üzerinden çalışır. Yapılan yatırımın getirileri üzerine odaklanırken faydanın ne zaman başlayacağı da önemli bir kriterdir. Çıkan analiz üzerinden yatırım kararları, değişiklikler gibi birçok durum bir sonuca bağlanır.
Yukarıdaki analizlerin dışında Porter’ın 5 güç analizi piyasa hakkında bilgi verirken firmanın piyasadaki durumu hakkında fikir sahibi olunmasını sağlar. SWOT(Strength, Weakness, Opportunities, Threats) analizi, firmanın pazardaki güçlü ve zayıf yönleri hakkında bilgi verir. Bunun yanında fırsatlar ve tehditlerin de görülmesine imkan verir. Etkin karar verme süreci sırasında birçok analiz yöntemi iş birimi ve iş dinamiklerine göre uygulanır.
Etkin Karar Verme Süreci Oluşturmak Ne Sağlar?
Etkin karar verme, öncelikle doğru bir süreç yönetimini de beraberinde getirir. Bu sırada PUKÖ(Planla, uygula, kontrol et, önlem al) döngüsü üzerinden ilerleneceğinden tekrar eden hataların önüne geçilirken olası hatalar tespit edilir ve önlem alınarak ilerlenir. Dolayısıyla etkin karar verme teknikleri sürdürülebilir bir sistemi de beraberinde getirir. Karar alma sırasında çok farklı analizlerle durum değerlendirmesi yapılır. Oluşturulacak stratejiyle ise sistematik bir bakış açısı üzerinden ilerlenir.
Etkin karar verme sürecinin doğru yönetilmesi aşağıdaki faydaları sağlar.
Durum/problem net olarak tespit edilir.
Varsa, problemin neden olduğu kayıplar ve kayıpların nasıl önüne geçileceği üzerine kafa yorulur.
Sistem ve piyasa verileri üzerinden farklı ölçümler yapılır.
Kurumsal risk yönetimi ile olası riskler değerlendirilerek şiddetleri ve olasılıkları ölçülür.
Sorumlular(RACI Matrisi) belirlenerek sürecin her bölümün faydasına ilerlemesi sağlanır.
Süreç KPI(Key performance indicator), ana performans göstergeleri belirlenerek ölçülebilir ve sürdürülebilir hale getirilir.
Etkin karar verme süreci oluşturmak, sistematik bakış açısıyla mümkündür. Hemen hemen her karar bir proje yönetimi bakış açısıyla ele alındığında başarıya ulaşır. Her karar aynı zamanda bir başlangıçtır. En kötü karar bile başarılı bir süreç yönetimiyle avantaja dönüşebilir. İşinizde etkin karar verme süreci oluşturmak için yapmanız gereken öncelikle harekete geçmektir. Sonra ise bu hareketi farklı karar alma, analiz ve ölçme teknikleriyle yönetilebilir ve kontrol edilebilir hale getirmek gelir. Doğru zaman sizin başladığınız zamandır. Beklemeniz için ciddi bir sebebiniz yoksa hemen başlayın!
