Benchmarking nedir? Örnek alınacak referans noktasının belirlenmesi anlamına gelen benchmarking, bir işletmenin rekabet gücünü yükseltmek için, başarılı performansa sahip başka işletmelerin, iş yapma tekniklerini incelemesi, kendi teknikleri ile kıyaslaması ve bu kıyaslamadan elde ettiği bilgileri kendi işletmesinde uygulaması" anlamına geliyor.
Benchmarking iş dünyasında rekabet avantajı sağlar. Benchmarking şirket içi aktiviteleri, prosesleri veya metodları diğer firmalarla karşılaştıran sürekli bir ölçümdür.
Kıyaslamanın Farklı Tanımları
Neden kıyaslama?
Çünkü standardın ne olduğunu bilmezseniz, kendinizi ölçemezsiniz. Müşteriniz ‘Ortalama servis süreniz ne kadar?’ diye sorduğu zaman ‘6 saat’ diyebilirsiniz. Ama yalnızca kendi zamanlamanızı bilmeniz yeterli değildir. Bu ortalamanın piyasaya göre nerede olduğu hakkında bilgi sahibi olmalısınız. Müşteri neden sizi tercih eder? Rakiplerinizden daha üstün ya da farklı olduğunuz için…
Peki, ölçemediğiniz bir şeyin üstünlüğünü ya da farkını nasıl gösterebilirsiniz? Sektör genelinde ortalama servis süresi 5-7 saat arasındaysa siz ortalama sürede hizmet veren bir işletme sıfatında yer aldığınız anlamına gelir. Ama ya rakipleriniz 4 saatte servis veriyorsa, müşteri kimi tercih eder?
En iyi uygulamalardan biri olan kıyaslama, öğrenmeyi sağlamak için araştırma yapmaktır. Örgütsel gelişmeyi sağlamak ve kendi alanlarında, örgütlerin ürünlerini, hizmetlerini ve süreçlerini değerlendirmek için geliştirilen sistematik bir süreçtir. Kıyaslama ya da genel adıyla benchmarking, kimin en iyi olduğunu, kimin standartları geliştirdiğini ve daha da önemlisi standardın ne olduğunu belirleyen araştırma çalışmasıdır. Türk iş dünyası yeni yeni benchmarking ile ilgilenmeye başlamıştır.
İlgili Eğitim: Müşteri İlişkileri Yönetimi - CRM Eğitimi
Benchmarking Kavramının Geçmişi ve Ortaya Çıkışı
Ford’un kurucusu Henry Ford, yürüyen bant sistemiyle üretimi, 1912’de Chicago’ da bir tanıdığını görmek için gittiği mezbahadan esinlenerek geliştirmiştir.
1950’ li yıllarda Toyota’ nın kurucusu, oğlu Eiji Toyoda’ yı General Motors, Ford gibi otomobil devlerini incelemek üzere A.B.D.’ye göndermiştir. Ancak benchmarking kavramı bugünkü anlamı ile ilk kez 1970’lerin sonu 1980’lerin başında Xerox işletmesinin diğer Japon işletmelerinden öğrenme fikriyle, uygulanmaya başlanmıştır.
1979 yılında Xerox, benchmarking uygulamasına, rakipleri tarafından üretilen fotokopi makinelerinin parçalarını söküp inceleyerek başlamıştır. Xerox, bu parçaların fiziksel bileşimlerinin nasıl yapıldığını değerlendirmenin yanı sıra, üretim maliyetlerini de incelemiş ve rakiplerinin bu ürünleri nasıl daha düşük maliyetlerle ürettiklerini anlamaya çalışmıştır. Daha sonra Xerox bu uygulamaları kendi üretim sürecine adapte etmiş ve iş planlarında kullanmıştır.
1980’ lerden sonra başta ABD olmak üzere bütün batıda yaygınlık kazanan benchmarking yöntemi, bugün de dev işletmeler tarafından kullanılmaktadır. Bunların başında ise Dell Computer ve General Electric (GE) gibi işletmeler gelmektedir.
Ülkemizde küreselleşme ile birlikte uluslararası pazarlara girmek, rekabet gücünü artırmak, kaliteli mal ve hizmet üretmek amacıyla benchmarking yeni bir yönetim tekniği olarak kullanılmaya başlanmıştır. Sabancı Holding bünyesindeki işletmeler; Beksa, Brisa, Dusa, Kordsa ve Olmuksa tarafından benchmarking çalışmalarına sistematik bir yapı kazandırmak amacıyla 1997’ de kurulan “BENCHSA” adlı bir çalışma grubu, benchmarking’ i bir süreç olarak ele almakta, sürekli iyileştirmenin üzerinde önemle durmaktadır.
Benchmarking’in Amacı Nedir?
Benchmarking seçilen konuda “en iyi” olabilmek için kendi ürünlerini, hizmetlerini ve uygulamalarını, rakipleri ya da endüstrinin önde gelen diğer şirketleri ile beraber değerlendirerek gelişme sürecidir. Kıyaslama uygulaması iki şirketin işlem ve yöntemlerine ilişkin bilgileri paylaşma konusunda önceden anlaşmış olmalarını içerir. Her iki şirkette bilgi değişiminden bazı kazançlar bekler.
Kıyaslamanın amaçları şöyle sıralanabilir:
Kuruluşun amaç ve hedeflerini saptamakta yardımcı olmak,
Hedef ve amaçlara ulaşmak için en iyi uygulamaları saptamak,
Hedefleri, amaçları ve uygulamaları geçerli kılmak,
Şirket kültürünü değiştirmek veya güçlendirmek,
Şirketin stratejik yönetimi için verimli içerikler sağlamak,
Şirket içindeki daha iyi uygulamaları açığa çıkartmak,
Maliyetleri düşürmek, motivasyon, performans arttırımı
Benchmarking Ne Değildir?
Ayakta kalmaya çalışan organizasyonların karşılaştıkları tüm sorunlara çözüm,
Çalışan sayısını azaltmak ya da çevrim süresini düşürmek için bir araç,
Hiçbir yaratıcılığı gerektirmeyen bir süreç el kitabı,
İşleri başkalarına yaptırmanın bir yöntemi,
Firmanın aldığı ve başkalarının verdiği tek yönlü bilgi akışı,
Hiçbir maliyeti olmayan ya da hiçbir gayret gerektirmeyen bir gelişme aracı,
Uzun süre etkisini koruyacak bir seferlik, bir program
Başlanıp bitirilecek bir proje,
Bir tür sanayi casusluğu değildir!
Neler Benchmark Edilir?
Yönetim İşlemleri: İnsan, ekipman ve metodların bir ürünün çıkartılması için ortaklaşa çalışmasıdır. Bu yüzden tüm iş birimleri birbirine bağlı prosesler içerirler ve bir hiyerarşik düzen içinde bulunurlar.
Kritik Başarı Faktörleri: Kritik başarı faktörleri müşteri tatminine direkt etkisi olan ve böylece işin başarısını etkileyen durumlar veya değişkenlerdir. Örneğin, maliyeti düşürmek, hisse senedi değerlerini arttırmak, ürün kalitesinde lider olmak gibi.
İş Aktiviteleri: Bir prosesin gerçekleştirilmesi için gereken metodlardır. Örneğin, şirket içi değerlendirme bir iş aktivitesidir. Bir diğer örnek ise, ürün kalitesinin değerlendirilmesinde ISO 9000 standart olarak kullanılmaktadır.
Hangi Şirketle Benchmark Yapılır?
Yönetimin hangi şirketle benchmark yapılacağı konusunda dikkatli olması gerekir. Öncelikle şirket hakkında bilgi toplanması gerekir. Bu bilgi çeşitli yayınların araştırılması ya da kişisel ilişkiler yoluyla olabilir. Örneğin, endüstri ödülleri almış, sektöründe belirli bir yeri olan veya uluslar arası kalite ödülü almış şirketlerle benchmark yapılabilir.
Benchmarking’e Başlarken;
Benchmarking sürekli öğrenme prosesidir. Performansı takdirle karşılanmakta olan şirketlerden yararlı bilgiler alınıp, bu bilgileri daha sonra kendi şirketimizde uygulamamız gerekmektedir. Bu işe başlamak yönetim desteği ve çalışan iştiraki gerektirmektedir. Bu desteği ve iştiraki sağlamak için aşağıdaki 5 adım uygulanır:
Benchmarking sisteminin gelişimini ve adımlarını anlamak
Benchmarking uygulamasının planlanması
Benchmarking çalışmalarını gerçekleştirebilecek kalifikasyonu sağlamak
Yöneticileri ve çalışanları benchmarkinge katılabilmeleri için eğitmek
Benchmarking ten beklentileri açık bir şekilde anlatmak ve şirket çalışanlarına sorumluluk vermek.
Stratejik Yönetim Aracı Olarak Benchmarking
Rakiplerin ve diğer işletmelerin performans bilgilerinin toplanması ve kıyaslanmasında amaç ise, işletmenin kendi iş performansını karşılaştırmalı olarak değerlendirmek ve geliştirmektir. Bu ilişki Şekil 4’te gösterilmektedir.
Sonuç;
Kıyaslama, başkaları bir şeyleri daha iyi yapıyorsa, tekerleği her seferinde yeniden bulmaya çalışmak yerine onlardan öğrenelim; karşılığında onlardan daha iyi yaptığımız şeyleri onlara öğretelim ve böylece boşa zaman ve kaynak harcamak yerine, asıl geliştirme işine ve yaratıcılığına zaman ayıralım anlayışıdır. Yani kıyaslama , tüm katılımcıların kazançlı çıktığı bir ortamda deneyim ve bilgilerin paylaşımı ve transferi sayesinde daha iyiyi daha çabuk yapabilmektir.
