Referans Mektubu Nedir?
Referans mektubu iş ya da eğitim amaçlı kariyer hayatınızda yaptığınız başvurularda özgeçmişinizi doğrulayan sizin haricinizde onaylayan bir belgedir. İş görüşmelerinde yapılan mülakatlarda anlatmış olduklarınız ve özgeçmişiniz sizin tarafınızdan aktarılan bilgilerdir. Harika bir özgeçmiş hazırlayabilirsiniz ve iyi bir mülakat görüşmesi yapmış olabilirsiniz. Ama bunlar tek başına yeterli değildir. Bu bilgilerin gerçekliğinin bizzat iş ya da eğitim hayatınız boyunca sizi tanıyan bir veya birkaç isim tarafından doğrulanması gerekir. O halde referans mektubu nedir dediğimizde sizi en iyi ve en doğru şekilde ifade edecek biçimde hazırlanan, karşı taraf için başarılarınızı bir nevi daha somut bir şekilde belgeleyen yazılı kaynaktır diyebiliriz.
İyi bir referans mektubu sizin için hedeflediğiniz kapıları açarken başarısız bir mektup hayallerinize veda etmenize sebep olabilir. Bu yüzden referans mektubunun ne işe yaradığı, kimlerden nasıl referans istenmesi gerektiği ve doğru bir referans mektubunun nasıl olması gerektiği iyi bilinmelidir. Referans mektubu sadece yazacak kişinin sorumluluğunda değildir. Aynı zamanda talep eden kişinin de dikkat etmesi ve yapması gereken önemli detaylar vardır. Tüm bunlar doğru bir şekilde bir araya geldiğinde size onay vermesi gereken kişi için güvenilir bir kaynak sağlamış olursunuz.
Referans Mektubu Nasıl Avantaj Sağlar?
Referans mektubunda asıl anlatılmak istenilen şey, şirketlerin mülakatlarında sordukları “sizi neden seçelim?” sorusunun cevabıdır. Bununla birlikte referans mektupları ile şirketlere ya da yüksek lisans için başvurduğunuz yurt içi veya yurtdışı üniversitelerine o işi ya da o okulu ne çok istediğinizi kanıtlayabilirsiniz. İşvereninizden, müdürünüzden, öğretim görevlilerinizden yazmalarını talep ettiğiniz referans mektubu hem sizin için mektubu yazacak olan kişiye hem de size büyük oranda zamandan tasarruf sağlar. Yeni bir iş için başvurduğunuzda cv’niz beğenilmişse ve mülakatınız iyi geçmişse sizi iyi anlatan ve temsil eden bir ya da iki adet referans mektubu ile kariyeriniz için farkınızı ortaya koymanız ve kabul edilmemeniz imkânsız olacaktır. Ayrıca referans mektupları yeri geldiğinde tekrar dönülüp bakılabilen yazılı kaynaktır.
Her zaman bir veya birden fazla referansınız mutlaka olmalıdır. Referanslarınız, iş teklifi almanız ve gayelerinize erişebilmek için en önemli faktördür. İş başvurularının haricinde akademik ve yüksek lisans programları için de kullanılabilen referans mektupları örneğin, kafanızda oluşturduğunuz bir projeyi hayata geçirme isteğiniz karşısında TÜBİTAK’ın ya da okulunuzun projelerine katılmak için başvuru yaptığınızda tüm kriterleri sağlamış olmanızın yanında sizi ön plana çıkaran ve karşı tarafın sizi tercih etmesine daha kolay etkide bulunan referans mektupları anında kabul edilmenizi sağlar. Böylelikle emellerinize ulaşmanız daha da kolaylaşır.
Referans Mektupları Kimden Nasıl İstenmeli?
Profesyonel bir referans mektubu ile iş hayatında ya da eğitim hayatında öne çıkmak istiyorsanız referans mektubunuzu sizi iyi tanıyan, gözlemleyen, ilişkinizin iyi olduğu üst düzey kişilerden isteyebilirsiniz. Fakat unutmamanız gereken bir nokta ise üst düzey yönetici veya öğretim görevlisi desek de yönetici ya da akademisyen konumundaki amcalarınızdan, abilerinizden ya da herhangi bir akrabanızdan referans mektubu istememenizdir.
Referans mektubunun yazılışı veya referans mektuplarını isteyeceğiniz kişiler mektubun hangi amaçla kullanılması gerektiğine göre değişkenlik gösterir. Eğer iş tecrübeniz varsa referans mektubunuzu yazmasını çalıştığınız şirketlerdeki üstlerinizden talep edebilirsiniz. Bununla birlikte eğer şirket değişikliği yapıyorsanız referans olabileceğini düşündüğünüz kişilerden referans mektuplarınızı isteyebilirsiniz. Yeni mezun olup yüksek lisans yapmak için yurtdışı veya yurtiçindeki okullara başvurduğunuzda ihtiyaç duyduğunuz referans mektuplarını ders aldığınız, proje ya da tez çalışmasını beraber yaptığınız akademisyenlerinizden alabilmeniz mümkün.
Bunların yanı sıra hala eğitim ve öğrenime devam etmekte olan bir öğrenciyseniz ve staj yapıyorsanız ya da daha önce staj yapıp tecrübeye eriştiyseniz de daha önce çalıştığınız yerlerdeki yöneticilerinizden referans mektubu talebinde bulunabilirsiniz. Referans mektubunu yazacak kişi için cv’nizi ya da eğitim bilgilerinizi, iş tecrübelerinizi ve varsa katıldığınız sosyal sorumluluk projelerinizi, dernekleri, grupları bir dosya halinde karşı tarafa sunduğunuzda o kişi ya da kişilerin işini büyük oranda kolaylaştırmış olacaksınız.
Referans mektuplarını talep ettiğiniz kişilere bu mektupları zamanında yazdırmanız ya da yazmaları için bir zaman aralığı tanımanız hem onlar için hem de sizin için kolaylık tanıyacaktır. Ayrıca yazılan referans mektuplarını kontrol etmeyi eksik bir bilgi ya da herhangi bir hata varsa yazan kişi ile birlikte düzeltmeyi de unutmayın.
Doğru Bir Referans Mektubu Nasıl Olmalı?
Referans mektubu yazacak olan kişi öncelikle yazacağı kişi ile ilgili yeterli bilgiye sahip olmalıdır. Çünkü mektubu yazmakla sorumluluğunuz bitmiyor. Karşı taraf teyit için sizinle iletişime geçtiğinde mektubu doğrular nitelikte sözlü beyanınız olmalıdır. Eğer sözlü beyanınız referans mektubunun içeriğini karşılamaz ise hem sizin açınızdan hem de referans olduğunuz kişi açısından hoş olmayan bir durum oluşur. Bu sebeple yazmaya başlamadan önce sizden talepte bulunan kişiden tüm detayları almanız gerekir.
Referans mektubunda olumlu, abartıdan uzak sade bir dil tercih edilmelidir. Hakkında bilgi verdiğiniz kişi ile ilgili samimi ve dürüst bir değerlendirme yapmanız gerekir. Referans mektubunu kime ve ne için yazdığınız da göz önünde bulundurmanız gereken bir diğer detaydır. Böylece referans mektubunuz amacına uygun yazılmış olacaktır. Referans mektupları çok uzun olmamalı, gereksiz detaylarla uzun cümleler kurulmamalıdır. Bu durum asıl anlatmak istediğinizin dışına çıkmanıza ve konudan uzaklaşmanıza sebep olur. Karşı taraf okuduğunda kafasında referans olduğunuz kişi ile ilgili bir profil çizebilmelidir.
Bu sebeple referans yazısı hazırladığınız kişinin öne çıkarmak istediğiniz her bir özelliğini birer cümle ile anlatmalı ve çok uzun cümleler kurmamalısınız. Kişiyi tarif edici net sıfatlar, açık bir anlatım, dil bilgisi ve imla bakımından hatasız bir yazım, kısa ve temiz bir referans mektubu olmalıdır. İşe alım ya da yüksek lisans başvurularında dikkat edilen kriterleri bilerek hazırlayacağınız referans mektubunda adayın bu kriterler yönünden öne çıkan özelliklerini belirtmelisiniz. Bunlar;
Yaratıcılık
Ders performansı
Takım çalışmasına uyum
Sosyal iletişim
İş performansı
Kendine güveni
Ölçülebilir başarıları (Öğrenci için yüksek not ortalamasını belirleyen çalışması, çalışan için işyerindeki örneğin aylık satış rakamlarına ulaşıp ulaşmadığı gibi)
Kriz anlarındaki tutumu
Yeniliklere açık olup olmadığı
Sorumlulukları hariç ekstra değer katan başarıları
Sorumluluklarını yerine getirmedeki tavrı
Ast üst ilişkilerindeki tutumu
gibi pek çok açıdan referans olduğunuz kişiyi değerlendirip en çarpıcı olanları referans mektubunda belirtmelisiniz. Referans mektubunda bir kişiyi anlattığınızı unutmayın. Bu sebeple tamamen o kişiyi tanımlayıcı ifadelere yer veren kişiye özel bir mektup olmasına dikkat edin.
Referans mektubu yazdığınız kişi sizi tanımıyor. Dolayısıyla mektubun başında kısaca kendinizden, konumunuzdan bahsedin. Daha sonra referans olduğunuz kişi ile bağlantınızı ve ne kadar süredir tanıdığınızı ifade edin. Giriş kısmını bu şekilde sonlandırın. Gelişme bölümünde kişinin iş ya da okul performansına ve yukarıda bahsettiğimiz şekilde öne çıkan özelliklerine odaklanın. Yaptığı çarpıcı çalışmalar varsa bunu mutlaka gelişme kısmında geçirin. İş ile ilgili bir referansta gerekli görülürse kişinin neden işten ayrıldığı da belirtilmelidir. Son kısımda karşı tarafın kendisinden nasıl fayda sağlayacağına dair birkaç cümle yazarak iletişim bilgilerinizle referans mektubunu bitirin. Yazma işlemi sonunda mektubu mutlaka kontrol edin ve hataları varsa düzeltin.
Son olarak yazdığınız referans mektubundan kendinize bir kopya alın. Bu durumda arandığınız zaman karşı taraf ile yapacağınız konuşmada elinizde hatırlatıcı bir belge olması işinize yarayacaktır. Referans mektubu nedir dediğimizde kapsamlı bir tanımda aslında yazacak kişi açısından ayrı yazdıracak kişi açısından ayrı anlamlar ifade ettiğini söyleyebiliriz. Doğru bir referans mektubu için en ince ayrıntıya kadar düşünülerek hareket edilmeli, doğru ve net bilgi verilmelidir.
İstanbul İşletme Enstitüsünde içerik editörü olarak görev almaktadır. Kişisel gelişim ve eğitimlerle ilgili içerik hazırlıyor.
