AnasayfaBlogKurumsal E-mail Nasıl Yazılır?
İş Hayatı

Kurumsal E-mail Nasıl Yazılır?

24 Ekim 2018
Kurumsal E-mail Nasıl Yazılır?

Yıllar önce insanlar e-mail iletişiminin biteceğini düşünüyorlardı. Kısa mesaj, anlık konuşma ve görüntülü konuşma gibi icatların ortaya çıkmasıyla e-mail tedavülden kalkacak gibi duruyordu. İş hayatında e-mail bitecek gibi yazıları okuduğumu bile hatırlıyorum. Ancak günümüze baktığımızda bu tahminlerin tutarlı olduğunu göremiyoruz. E-mail günümüzde önemli bir yeri kaplıyor. Örneğin iş başvurusu yaparken kariyer sitelerini kullanıyoruz. Farklılık yaratmak isteyen e-mail atıyor. Ya da iş hayatında e-mail sıkça kullanılıyor. Bu sebeple kurumsal e-mail nasıl yazılır konusu önemli bir hale geldi. E-mail yazmak iş hayatında bir satış yapmak veya iletişim kurmak için başvuracağınız ilk iletişim aracıdır. Bu sebeple iyi bir izlenim bırakmak için doğru bir şekilde yazılması gerekir. Gönder tuşuna basmadan önce dikkat etmeniz gereken kurallar var. Bunları dikkatlice inceleyin.

Kurumsal E-mail Yazma Kuralları

Kurumsal e-mail yazmak iş hayatında her çalışandan beklenen bir beceridir. Bir işletme adına e-mail yazarken işletmeyi temsil etmektesiniz. Bu sebeple işletmeler kurumsal e-mail kurallarından haberdar olup olmadığınızı bilmek isteyebilir.

Yazım kuralları

Yazım hatalarını artık tüm e-mail programları otomatik olarak bildiriyor. Altını kırmızı çizgiyle çizip bunları düzeltmeden gönderme demek istiyor. Hataların olup olmadığından emin olana kadar e-mail göndermeyin. Eğer gmail gibi kurumsal hesapları kullanmıyorsanız chrome tarayıcısı gibi eklentileri deneyin. Bu eklentilerde gramer hatalarınızı kontrol eden ve hatayı düzeltmeniz için altınız çizen bir işlev mevcut.

Doğru E-mail Adresi

Şirketinizin kurumsal bir e-mail adresi olmayabilir. pazarlama@gmail.com gibi bir adres kullanıyor olabilirsiniz. Hatta bir şirkete iş başvurusu yaparken seqercocuq@gmail.com gibi e-posta hesaplarının kullanıldığını biliyoruz. Eğer arkadaşlarınıza e-mail gönderiyorsanız sorun yok. Ancak kurumsal bir e-mail istiyorsanız bunları düzeltmeniz gerek. Şirketiniz için bir domain satın alıp google kurumsal e-mail programını kullanabilirsiniz.

Bunları zaten yaptım diyorsanız ikinci adıma geçelim. domain adından önceki bölüm yani @ işaretinden önceki bölümün mutlaka doğru kurgulanması gerek. Eğer bu bir departman adıysa ve departman ismi çok uzunsa mutlaka kısaltın.

Örnek: İstanbul Pazarlama ve Dağıtım Departmanı

istanbulpazarlamavedagitimdepartmani@marka.com

istanpazarlama@marka.com

istanbulpazarlama@marka.com

Sizce Hangisi Daha Mantıklı?

Diğer bir husus ise kurumsal e-mail adlarında gerçek kişilerin isim ve soyisim bilgisidir. Burada sadece ismi yazmanız o kişinin gerçek bir kişi olmadığı izlenimi yaratabilir. Bu sebeple isim.soyisim@marka.com şeklinde e-mail hesapları oluşturmanız daha doğru olacaktır.

“To” ya da “Kime” Alanı Doğru Mu?

Alıcının adını yazmaya başladığınızda e-mail yazılımı size birçok kişiyi önermeye başlayacak. Otomatik olarak doldurmaya başlayacak. Eğer o kişinin ismi sizin yazmış olduğunuz isimlerle başlamıyorsa muhtemelen doğru kişiyi size önermeyecek. Bu bir önceki maddeyle ilgili bir durum. E-mail adını doğru yazmamış olan kullanıcı farklı şekilde karşınıza çıkacaktır. Eğer yüksek bir e-mail trafiğiniz varsa hata yapmanız işten bile değil.

Bu sebeple kurumsal e-mail yazmak istiyorsanız kime gönderdiğinize iyi bakın.

Alıcıya Hitap Etmek İçin Doğru Bir Unvan Kullandım Mı?

İş hayatında yazışmalar isim üzerinden yapılmaz. Örneğin merhaba gizem solak şeklinde ilerlemez. Merhaba Gizem Hanım. Merhaba Bora Bey. Ülkemizdeki ticari ilişkiler bu şekilde yürür. Eğer yurtdışına birşeyler yazıyorsanız farklı kuralları var. Ama bu yazının konusu değil.

Doğru Tonu Kullandım Mı?

“Ne söylediğin değil, nasıl söylediğin önemli” sözüyle bu başlığı başlatmak isterim. Birisiyle yüz yüze konuşurken sözcüklerinizin yanlış anlaşılma ihtimali e-mail atarken yanlış anlaşılmaktan daha düşük ihtimaldir. Çünkü yazarken karşınızdaki sizi göremez. Mimikler, el ve yüz hareketleri yazıda yoktur. Öncelikle BÜYÜK HARFLE YAZMAYI TERK EDİN. Büyük harfle e-mail yazmak bağırıyormuş hissi verir. Bununla ilgili yazıyı şu sayfadan okuyabilirsiniz.

Arkadaş canlısı ve içten bir e-mail yazmak çok zor olmasa gerek.

Yetersiz Bilgi Vermek

Kurumsal e-mail yazarken insanların aklını karıştırmayın. Gereksiz bilgi vermek kadar eksik bilgi vermekte alıcıyı sinirlendirebilir. Akşama kadar e-mail ile haberleşecek değilsiniz. Bilgilerin tamamını bir e-mail göndererek vermeye çalışın. Karşınızdakinin hangi bilgilere ihtiyacı olduğunu önceden tahmin edebilirsiniz.

Dosya Eki Kontrolü Neden Önemli?

Dosya ektedir. Eğer bunu yazdıysanız dosyanın ekte olduğundan emin olun. Bazı e-mail programları bu kelimeleri yazdığınızda ve dosya eklemediğinizde sizi uyarır. Ancak daha vahim bir durum daha var. İlgisi olmayan bir dosyayı eklemek.

Örnek: Müşteriye daha fazla indirim yapamayacağınızı ve ona en iyi teklifi verdiğinizi söylediniz. Daha sonra diğer bir müşteriye daha fazla indirim yaptığınız teklif dosyasını o müşteriye gönderdiniz. Ayağa kalkıp o postayı yakalamak istersiniz ama bu mümkün değil. Bazı e-mail programlarında belirli bir süreye kadar geri alınabiliyor ama bu çok kullanışlı birşey değil. Siz siz olun ne eklediğinize ve ne eklemediğinize yeniden göz atın.

e-mail yazmak kurumsal email email yazmak kurumsal e-mail nasıl yazılır kurumsal e-mail yazmak kurumsal email yazmak kurumsal mail
Gizem Solak
Gizem Solak
Blog Yazarı

Kocaeli Üniversitesi Çalışma Ekonomisi ve Endüstri İlişkileri bölümünden mezun olmuştur. Eğitim, kişisel gelişim ve kariyer tavsiyeleri üzerine blog içerikleri oluşturmaktadır.

Benzer Yazılar
Doğru ve faydalı bilgiler sağlama konusunda kararlı olan uzman ekibimizle blogumuzu her zaman yeni makaleler ve videolarla güncelliyoruz. Güvenilir tavsiyeler ve bilgilendirici içerikler arıyorsanız, blog sayfamıza mutlaka göz atın.
E-Mail Marketing Nedir? Nasıl Yapılır?
Dijital Pazarlama

E-Mail Marketing Nedir? Nasıl Yapılır?

28 Aralık 2020
Doğrudan Pazarlama Nedir?
Satış - Pazarlama

Doğrudan Pazarlama Nedir?

27 Ekim 2021
E-Posta Pazarlama Nedir?
Nedir?

E-Posta Pazarlama Nedir?

13 Kasım 2020