İşyerindeki Tartışmaya Nasıl Çözüm Bulunur?

Özel hayatımızda ve işyerinde anlaşmazlıklar her zaman olur. Bu takımlar halinde çalışmanın veya sosyal sistemde yaşamanın, demokratik düzenin bir parçasıdır. Kavram, yoğunluk, paydaşlar, yerler ve zamanlama değişkenlik gösterebilir ama bütün anlaşmazlıklar dikkatli bir şekilde halledilmediği zaman kontrolden çıkabilir ve istenmeyen veya pişman olunacak bir şeye dönüşebilir.

Böyle bir durum geçen haftalarda ofisimizde oldu ve ortalık kızıştı. Biraz bilgi vermek gerekirse takımım ülkede farklı coğrafyalarda yaşayan iki farklı müşteri takımı tarafından merkezi olarak yönetilen benzer ama ayrı projeler üzerine çalışıyordu.

Kolaylık ve gizlilik açısından projeleri Proje 1 ve Proje 2 olarak adlandıralım. Buna benzer olarak konumlara da Konum 1 , Konum 2 ve konum 3 diyelim (ikinci proje ise merkezi olarak üç ayrı konuma dağılmış bir takım tarafından yönetiliyor.) Benim kendi takımım teslim süresindeki aciliyet ve karmaşıklıklara bağlı olarak dört üyeden oluşuyor, üç kişi konum 1’de ve bir kişi konum 2 de.

Hikayeye geri dönelim... Üçümüz Proje 1 için birinci konumda acil işleri halletmeye çalışırken konum 2 de olan yalnız savaşçımız projedeki ince detayları yönetiyordu. Geçen hafta 30’dan fazla bölge koordinatörüne video konferansları aracılığıyla detaylı ve kapsamlı bir şekilde Proje 1’deki ilk sunumumuzu teslim ettik. Aynı bölge koordinatörleri kendi bölgelerinde Proje 2’yi de yönetiyorlardı. Bu da bize benzer projelerde aynı metodolojiyi kullanabilme özgüvenini verdi. Böylece ikinci projeyi de başarılı bir şekilde teslim edebilirdik.

Dün üç merkez - takım konumu dahil olmak üzere - video konferansıyla Proje 2 için final sunumumuzu yaptığımızda diğer iki takım üyelerim başka bir acil iş için çağrılmışlardı. Kendi takımımız sunumu bırakınca geriye şovu tamamlamak için takım lideri olarak ben ve de 2 konumundaki yalnız savaşçı kaldı. Üst yönetici olarak sunumu yapma sorumluluğunu aldım.

Proje 2 takımlarında bir sorun zaten hissediyordum ama önceden de bahsettiğim gibi bir anda ortalık kızıştı. Sesler yükseldi, alçaldı sonra tekrar yükseldi ve sonra tekrar. İletişimsizlik, sorumsuzluk, dahil olmama iddiaları ve sorumsuzluk havada uçuşmaya başladı. Konferans sırasında bir saniye için karşılaşacağım bütün suçlamalar için takımımı bırakıp kaçmak istedim. Ama kendimi tuttum ve koltuğuma bir gülümsemeyle yapıştım ve sesimin ve kelimelerimin yumuşak ve nazik olduğundan emin oldum. Ve üç saatten sonra sıcak bir not ile bittiğinde ve bazı iç ve dış tartışmalar çıktığında durup düşünme fırsatım oldu. Ne oldu? Bu duruma ne sebep oldu ve başta nasıl oluştu?

İşte böyle durumlarda yardımcı olabileceğini düşündüğüm ve anlaşmazlığı yönetmek için yapılması gereken şeyleri paylaşıyorum:

1. Gözlemleyin ve tahmin edin : Gözlerinizi ve kulaklarınızı açık tutmak çok önemlidir. Etrafımızda olan şeyleri gözlemlememiz gerekir. Mailleri ve mesajları gözden geçirmek ve paydaşlardan telefon ile veya yüz yüze geri bildirim almak her zaman anlaşmazlıkları önceden görmenizi sağlar. Daha sonra anlaşmazlıkları engellemek adına adımlar atılabilir. Bizim durumumuzda ben mail ve mesajlarımızı düzenli olmasa da takip ediyordum. Gündemi takip ediyorsanız Yargıtay bunun özel hayatın gizliliği olmadığına hükmetti.

2. Kimi dahil edeceğinizi bilin: Her anlaşmazlık durumunda kavgayı veya tartışmayı sakinleştirmek ve olayların oluşumunu kontrol etmek için bir moderatör gerektirir. Kimin bir otorite figürü veya güvenilir bir ara bulucu olduğunu düşünmek çok önemlidir. Kimi dahil edeceğinizi bilmek genel olarak bize anlaşmazlıkla başa çıkabilme kapasitemiz hakkında olan psikolojik bir güven verir. Bizim durumumuzda ben Departman Şefine sunum öncesi ziyaret gerçekleştirmiştim ve varlığından destek alabilmek adına ilk başta onun da katılmasını istemiştim.

3. Sabırlı olun: Durumlar gerginleştiğinde insanlar kontrollerini kaybetmeye ve genel olarak bağırmaya veya boş boş konuşmaya eğilimlidir. Bazen duygu selinden dolayı küçük konuları abartmaya ve hiç niyet edilmeyen şeyleri söylemeye bile eğilimlidirler. Daha sonrasında öyle davranışlardan dolayı pişmanlık bile duyarlar. Bunun çok insani olduğunu ve böyle şeylerin gerçekleştiğinin farkında olmalıyız. Her yorum üzerine cevap vermek veya sert cevap vermek yerine sabırlı olmalıyız.

4. Dinleyin: Birisi kızgın olduğunda o kişinin gerçekler, veriler, davranışlar, örnekler ve hatta alakasız konular hakında bağırması normaldir. Bazen kelime seçimleri yanlış ve kötü olabilir. Anlaşmazlık sırasında en iyisi önce dinlemektir. Kötü davranış tolere edilmemelidir ama diğer insanın kendini anlatmaktan memnun olduğunu hissettirmek önemlidir. Bu şekilde zihin kilitlenmesi yaşarlar (sinirden dolayı bundan acı çekerler) kısa bir süre sonra rahatlar. Ayrıca bu kilit noktaların kızgın insanı sıkıp sıkmadığını da gösterir.

5. Bakış açılarını anlayın: Çok paydaşlı bir anlaşmazlıkta her insanın her konuya olan bakış açısını anlamak önemlidir. Bazen dinledikten sonra diğer bir insanın bakış açısının bizimkinden daha değerli olduğunu ve bizim temelde gerçek olmayan bazı şeyleri görmezden geldiğimizi fark edebiliriz. Onların bakış açısına uymak durumu kolaylaştırmasa da erken doğrulamada yardımcı olabilir.

6. Gerçekleri paylaşın ama anlayışlı olun: Dinledikten sonra eğer gerekliyse ve içeriğe uygunsa diğer insanın başkalarını yanlış şekilde suçladığı gerçekleri paylaşın. Tartışmalara karşılık vermeye de hazır olun.

7. Sahiplenin ve hataları kabul edin: Takım lideri olarak takım üyelerinin yanlış veya doğru yaptığı her şeyi sahiplenmek çok önemlidir, tabii eğer bir takım üyesini yapmaması gereken bir şey üzerine uyardıysak. Bu durum gerçekleşse dahi lider, izleyicilerin önünde herhangi bir spesifik üyeyi ortaya çıkarmamalı. Endişeler daha sonra o takım üyesiyle ayrı bir şekilde tartışılabilir ve hatta ayrı bir şekilde çalışmaya bile alınabilir. Hatalarımızı kabul etmek durumu çözmenin en kolay yoludur. Bizim durumda ben Proje 2 takımları arasındaki iletişim eksikliğini yönetemediğim yanlışını sahiplendim.

8. Konuları tartışın, insanları değil : Eğer büyük projelerdeki bütün paydaşlar amaca ulaşmak adına ısrarla çalışıyorsa o zaman endişeler birey yaklaşımı veya tavırlarından daha çok belirli konular hakkındadır. Çoğu zaman belirli davranışlar insanlar tarafından karşılanan dışarı baskıların sonucudur. Bu sonuçlar başa çıkması çok zor öncelikleri, çok kısa teslim sürelerini veya kişisel yetersizlikleri içerebilir. Yine de kim yerine her zaman konuyu tartışmak en iyisidir. İyi liderler ve yöneticiler bile konuları tartışırken takım üyelerinin isimlerini söylemekten çekinirler.

9. Gelecek eylem planını önerin : Herhangi bir anlaşmazlık sonrası gelecekteki eylem planına karar vermek hayati önem taşır. Takımların düzgün bir şekilde performans gösterebilmeleri ve gelecek anlaşmazlıklardan kaçınmaları için uyulması gereken roller, sorumluluklar ve metodolojiye karar vermek ve uygulamak önemlidir.

10. Takip et : Son olarak anlaşmazlıktan sonra kısa bir açıklamayla konuşulan şeylerin kabul edilip edilmediğini ve uygulandığını takip etmek önemlidir. Eğer birisi hala kabul edilen şartların aksine eski yöntem veya davranış üzerinde ısrarcıysa o zaman liderin o kişiyle birebir tartışması gerekir.

İşyerindeki kavgalar sizce hangi sebeple ortaya çıkıyor?

Size en yakın olan seçeneği işaretleyin. Herkes ne düşünüyor öğrenin.

• Sataşma

• Hakaret

• Dedikodu

• Alay etme

• Gürültü

• Dağınıklık

• Klima

• İşe geç kalma