İş Analizi ve Görev Tanımı Hakkında Kavramlar ve Anlamları

İş Analizi bir işin yapılması gerekenlerin belirlenmesi ve bu işin başarılmasını sağlayacak kaynakların tespiti amacıyla düzenlenen incelemeleri içerir. Bu incelemeler işin gerekleri, görev tanımları, içeriği ve uygulamaları hakkında tüm detayları içerir. Bu makalede, iş analizi ve görev tanımı hakkında kavramlar ve anlamlarını inceleyeceğiz.

İş Analizi ve Görev Tanımı İle İlgili Kavramlar

İş analizi ve görev tanımı, bir işin nasıl yapılacağı, kimler tarafından yapılacağı ve nelerin yapılacağı konularını içeren bir çalışmadır. İş analizi, işin her aşamasının ne şekilde yönetileceğini, görev tanımı ise işin hangi bileşenlerinin nasıl yerine getirileceğini açıklayan bir süreçtir. İş analizi ve görev tanımları, işin kalitesini ve verimliliğini artırmaya yardımcı olur. Bu makalede, iş analizi ve görev tanımlarının kapsamı, içeriği ve uygulamaları hakkında daha ayrıntılı bilgiler verilecektir.

1. İş Analizi: İş Analizi, bir işin nasıl yapılacağını doğru şekilde belirleyen ve belgelendiren süreçler toplamıdır. İş Analizi, şirketin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olan, iş iyi çalıştığından emin olmak için uygulanan yöntemleri ve süreçleri de içerir. Örnek olarak, bir ürünün ne kadar maliyetli olacağını tahmin etmek pazarlama ve fiyatlandırma çabası için İş Analizi kullanılabilir. İş Analizi, maliyet-fayda oranını, maliyetleri, gelirleri ve müşteri tatminini değerlendirerek, iyi sonuç alma potansiyelini artırmak amacıyla kullanılır.

2. İş Tanımı: i̇ş tanımı, işçilerin görev ve üstlenme yükümlülükleri açısından detaylı ve gerekli bilgiler içeren, profesyonel bir iş belgesidir. i̇ş tanımı, görevleri, sorumlulukları, kilit öneme sahip sonuçları ve bunların nasıl ölçüleceğini; görevlendirilen kişi tarafından istenen becerileri ve değerlendirme kıstaslarını içerir.
   
   örnek:
   toplum veya sağlık yönetimi uzmanı i̇ş tanımı
   
   görev: toplum veya sağlık yönetimi uzmanı olarak çalışmak için planlama, uygulama ve düzenleyici faaliyetleri gerçekleştirmek.
   
   sorumluluklar:
   • etkinliklerin programlamasını geliştirmek ve organizasyonları uygulamak.
   • toplum veya sağlık ile ilgili konularda araştırma yapmak ve bilgi toplamak.
   • veri kaydedip raporlamak.
   • toplum veya sağlıkla ilgili konuların sunum ve etkinlikleri planlamak.
   • politika ve düzenlemeler üzerinde çalışmak.
   • toplum veya sağlıkla ilgili dokümanları hazırlamak ve güncellemek.
   
   ölçüm kıstasları:
   • planlama, uygulama, i̇şbirliği, müşteri hizmetleri.
   • fikir üretim, düzenleyici faaliyet, performans değerlendirmesi, araştırma yetkinliği.
   • veri toplama, grup dinamikleri, sunum becerisi, rapor yazma.

3. İşletme İhtiyaçları Analizi: İşletme İhtiyaçları Analizi, işletmenin mevcut taleplerinin belirlenmesini, mevcut süreçlerin incelenmesini ve ihtiyaçlar dahilinde değişiklik yapılmasını sağlayan bir süreçtir. Bu, işletmenin çalışanlarına, müşterilere veya kurumlara ne tür hizmetler sunması gerektiği konusunda verimli olmasını ve çalışmalarını geliştirmesini sağlayan bir yöntemdir. Örnek: Bir hastaneye bir travma biriminin açılması gerekiyorsa, ihtiyaçlar analizi, hastaneye hangi çalışanların alınacağını, hangi teçhizatın satın alınacağını, mevcut alanlara ek bölümlerin açılması gerekip gerekmediğini gibi konuları içerir.

4. Görev Tanımı: Görev Tanımı, bir kişinin işe alınmasından önce, yetenek ve özellikleri arasında gerekli olanların ve ancak bunları karşılayan kişinin işe alınabileceğinin belirlendiği iş tanımıdır. İş analizi bilimi ile birlikte kullanılan Görev Tanımı, işe uygun adayların etkin bir şekilde bulunmasını sağlar.
   
   Örnek: Finansal Yetkilinin Görev Tanımı
   
   • Proje bütçelerinin geliştirilmesi ve uygulanması.
   • Projelerin muhasebe raporlamasının sağlanması.
   • Doğrudan ve dolaylı maliyetlerde tasarruf sağlamak için gerekli olan teşvik paket tasarımlarının geliştirilmesi.
   • İşin özel bütçe yönetim prosedürlerinin izlenmesi.
   • Maliyet analizlerinin gerçekleştirilmesi ve muhasebeyi desteklemek için karlılık anketlerinin yönetilmesi.

5. Yetki ve Sorumluluk Tanımı: Yetki ve Sorumluluk Tanımı, bir iş alanı için gerekli görevleri ve rolleri tanımlayan bir stratejidir. Her çalışanın hangi yetkileri olduğu, hangi görevlerin tamamlanması gerektiği ve ne kadar sorumluluk sahibi olacağını tanımlar. Bir çalışan için, yetki ve sorumluluk tanımı, onların çalışmaya başlamadan önce ne yapacaklarını belirten bir sözleşme, protokol veya takvim gibidir. Örneğin, bir muhasebeci için, yetki ve sorumluluk tanımı; personelin muhasebecilik işlerinin denetimini yürütecekleri, vergi ve finansal raporlara yönelik işlemlerin teslimi ve denetlenmesini gerçekleştirecekleri, stok kontrolünü sağlayacakları, satın alma iletişiminin sağlanacağı ve raporlama sürecinin takibi gerçekleştirilecekleriyle ilgili olabilir.

6. İşletme Süreçleri ve Sistemleri: İşletme Süreçleri ve Sistemleri, bir işletmenin çalışmalarını doğru girişimlerle organize etmekte yardımcı olan araçların tümüdür. İşletme süreçleri ve sistemleri, stratejik planlama, donanım seçimi, iş mevzuatı ve daha fazlası gibi uygulamaların kapsamındadır. Örnek: Bir üretim beş adımından oluşan bir süreç içeriyor. Bunlar; Metal Hazırlama, Alüminyum İşleme, Kaplama/Boyama, Bakım/Onarım ve Montaj olarak sıralanabilir. Bu beş adımın her biri, işletme süreçleri ve sistemleri aracılığıyla daha verimli bir şekilde yürütülmesini sağlayacak veri ve araçlarla desteklenir.

7. İş Akışı Yönetimi: İş Akışı Yönetimi, iş süreçlerinin tasarlanması, etkinliğinin artırılması ve optimizasyonu ve kontrolünü sağlamak için kurulum, izleme, değerlendirme ve düzeltme gibi değişik faaliyetlerin gerçekleştirilmesini içeren bir yaklaşımdır. Örnek olarak bir firma daha verimli çalışmaya odaklanmış olabilir. Bu durumda firma, mevcut iş akışlarını analiz ederek güncelleştirmeler yapabilir ve bunu geliştirmek için güçlü iş akışı yönetim sistemleri kurabilir. Ayrıca belirli tekrarlar oluşturacak önemli süreçleri dokümante ederek arşivleyebilir ve sonuçları izleyebilir.

8. İş Modelleri: İş Modelleri, iş analizi ve görev tanımı biliminde, örgütlerin değişik işlerini tanımlamak ve yönetmek için kullanılan modeller olarak tanımlanabilir. İş modelleri, örgütün ve çalışanlarının nasıl davranacağını öngörmek için kullanılır. Örnek olarak, bir müşteri hizmetleri departmanında bir çalışanın işi, sunduğu hizmetleri iyileştirmek, müşteriye yardım etmek ve çözümün müşteri tarafından sunularak onaylanmasını sağlamak için tasarlanmış bir iş modeli şeklinde olabilir.

9. İş Performansı Ölçümü: İş Performansı Ölçümü, çalışanlarınki görevlerini ne kadar iyi ve ne kadar etkin bir şekilde gerçekleştirdiklerini anlayıp ölçebileceğimiz bir yaklaşımdır. Bu yaklaşım, çalışana belirli ve ölçülebilir hedefler koyarak hem performansını ölçmek hem de taraflar arasında potansiyel problemleri önlemek amacı ile kullanılır. Örneğin; müşteri hizmetleri temsilcisinin, müşterilerden gelen soruları etkin ve özgün şekilde cevaplamaları ve düzgün kayıt tutmaları gibi.

10. İş Zekası: İş Zekası, herhangi bir iş ya da göreve ilişkin performans ve yönetim konularında veriler, analizler ve çözümler üretme yöntemlerinin bir kümesidir. Bu yaklaşım organizasyonların önemli iş kararları almak ve iş stratejilerini belirlemek için veri odaklı söylemler ile kararlar verme zekasını geliştirerek kullanıcılarının üstün performansını artırmak için kullanılır. Örnek: İş Zekası, bir şirketin satın alma ve satış stratejisi belirlemesi gibi önemli kararlar verme süreçlerine destek olur. Örneğin, yönetici, firmadaki satın alma ve satışlarını kaydeden tarihsel veriler ile donatılmış bir tabloyu inceleyerek satışları arttırma stratejileri oluşturabilir. Veriler tarafından desteklenmiş analizler yardımıyla şirket, daha önceden fark edemeyeceği çıkarımlar yaparak stratejilerini güncelleyebilir.

11. Veri Toplama ve Analizi: Veri Toplama ve Analizi, bir iş analizi ve görev tanımında kullanılan bir çalışmadır. Bu çalışma, amaca ve hedeflerine ulaşmak için alınan önlemlerin belirlenmesine yardımcı olmak amacıyla yapılan bir çalışmadır. Çalışma, göreve atanan kişinin rolü ve görevleri, görevin yerine getirilme şekilleri, görevlerin gerçekleştirilmesinde kullanılan malzemeler ve kaynaklar, ekibin başarısını arttırmak için yapılan aksiyonlar gibi özellikleri analiz etmek için kullanılan veri toplama ve analizi yöntemlerinden oluşur. Örnek: Gıda Sektöründeki Bir Baş Müdür Yardımcısı İşi İçin Veri Toplama ve Analizi. İşin tanzimi, baş müdür yardımcısının görevlerini, faaliyet konularını, yönetim yöntem ve süreçlerini, yönetim araçlarını ve yönetim ekibinin üyelerini ve görev tanımlarını belirlemek üzere başvuru sahibinin yeteneklerini ve deneyimlerini analiz etmek için veri toplama ve analizi yöntemleri kullanılıyor. Bunun yanı sıra, potansiyel ekip üyelerinin yetenekleri, geçmiş birikimleri ve iş hedefleri hakkında kapsamlı bilgi toplamak için deneyimli pozisyonu almış personel görüşmelerinden de faydalanılmıştır. Yapılacak bir diğer çalışma da, mevcut yöneticinin iş kaynaklarını en iyi şekilde kullanabilecekleri stratejileri geliştirmesi için gerekli önemli kararların alınmasını sağlamak için kaynak ve teknoloji kullanımlarını analiz etmektir.

12. Performans Değerlendirme: Performans Değerlendirmesi, bir çalışanın iş görevleri ve görevleri tarafından elde edilen sonuçların, aralarında belirlenen ölçütler yardımıyla ölçülmesidir. Performans Değerlendirmesi, çalışanın mevcut görevlerinin yerine getirilmesinin yeterli olup olmadığını ve çalışanı uygun olması durumunda geliştirmelerinin gerçekleştirilmesinin gerekip gerekmediğini ortaya çıkarmak için kullanılan bir yöntemdir. Örnek olarak, bir satış temsilcisinin görevini ölçmek için, uygulanması gereken ölçütler arasında aşağıdaki örnekler yer alabilir:
    
    • Aylık toplam satış miktarı ve yüzdesi
    • Tek seferde satışlarda müşteri geri dönüş oranı
    • Müşteri referanslarından gelen işlerin seviyesi
    • Tekliflerin mevcut satış kanallarından satışı arttırma hedeflen girebilmesi
    • Müşteri tatmin düzeyinin artması

Kurs sayesinde, katılımcılar iş analizi ve görev tanımlarının kapsamı, içeriği ve uygulamaları hakkında daha ayrıntılı bilgi edinebilir ve bunları başarıyla uygulayabilirler. İş analizi ve görev tanımı, çalışanların verimliliğini artırmak, işin kalitesini yükseltmek ve işin tüm aşamalarının doğru yönetilmesini sağlamak için çok önemlidir. Sonuç olarak, İş Analizi ve Görev Tanımı kursu, katılımcıların işlerinde başarılı olmaları için önemli bir adım olacaktır.

Başarılı bir iş analizi, başarılı bir görev tanımıyla desteklenir.