Ticari yazışmalarını e-postayla yapan insanların birçoğu durumun öneminin farkında değil. Bir arkadaşına veya yakınına bayramda e-posta göndermekle ticari bir yazışmada gönderilen e-postanın arasındaki farkı çoğu zaman göremeyen insanlar var. Bir arkadaşınıza veya bir yakınınıza e-posta gönderdiğinizde, istediğiniz kadar gündelik konuşabilirsiniz. Alıcının önemsemeyeceğini bildiğiniz zaman isterseniz argo kelimeler bile kullanabilirsiniz. Daha da ilerisi, o insanla konuşuyor gibi de yazabilirsiniz. Yani eposta yazarken dikkat edilmesi gereken kurallara hiç uymuyor olabilirsiniz. Ancak ticari yazışmalarla bunu karıştırmamak gerekir.
İş Mailleşmeleri Nasıl Olmalı?
İş yaptığımız kişilerle çok samimi olsak bile söz konusu iş hayatı ise biraz düşünmekte fayda var. Ticari yazışmalar içeriği bakımından çok farklıdır. E-posta yazışma kuralları, daha doğrusu ticari etik, sizin profesyonel bir tavır sergilemenizi gerektirir. Eğer çok rahat olursanız, veya argo veya uygun olmayan bir dil kullanırsanız, bu mesajınızın alıcısı üzerinde kötü bir etki yaratır. E-posta yazarken dikkat edilmesi gerekenler ve e-posta etik kurallarını aşağıda derledim.
E-posta Yazarken Tavrımız Nasıl Olmalı?
İşleri olabildiğince hızlı gerçekleştirmek için devamlı aceleci olduğumuz bir dünyada bile, iyi tavırların modası geçmedi. Eğer ‘’lütfen’’ ve ‘’teşekkürler’’ kelimelerini kullanırsanız, demode gözükmeyeceksiniz. Alıcınız nezaketinize teşekkür edecek. İyi tavır sergilemenin bir başka yolu da tanımadığınız insanlara ya da sadece resmi bir ilişkiye sahip olduğunuz insanlara hitap etmektir, örneğin, Bey veya Hanım kullanarak. Eğer e-posta gönderdiğiniz kişi ismiyle anılmak istiyorsa, o zaten sizi düzeltecektir. Bir e-postaya cevap verirken ve orijinal mesajın göndericisi e-postada eğer ilk ismini kullandıysa, o insanın ilk ismini kullanarak hitap etmek gerekir. Nasıl mı? Abidin Tolga Ertürk beye hitap ederken hangisini kullanırsınız? Abidin tolga bey Abidin ismini hiç beğenmiyor olabilir. Bu sebeple Abidin Tolga bey şeklinde ikisini birden kullanabilirsiniz. O kişi zaten bana Tolga demeniz yeterli diyecektir.
Yazım Tonunuza Dikkat Edin
e-posta yazmanın ses tonu ile ne ilgisi var diye düşünebilirsiniz. ama “ton” yalnızca ses ile ilgili değildir. e-postada konuşan kişinin, tavrını ortaya koyma şeklidir. bunu yazıya dökmek zordur ama kendi mesajınızı göndermeden önce birkaç kere okuyarak doğru tona her zaman ulaşabilirsiniz. saygılı, arkadaşça ve samimi göründüğünüzden emin olun. emir verici bir tonla veya sert gözükmeyi kimse istemez. eğer daha önceden konuştuğunuz biriyle iletişime geçiyorsanız, ‘’umarım iyisindir’’ gibi arkadaşça bir cümleyle başlayın. e-posta yazanlar genel olarak belirli bir hissi ortaya koymak için emoji kullanırlar. Bunu burada iyi değerlendirin. Eğer devamlı yazıştığınız birine yazıyorsanız emoji kullanmakta problem yok. Ama, resmi e-postalar için, örneğin, iş başvurusu yapan birine yazarken, sadece kelimeler kullanın. Ayrıca büyük harf kullanmak da eposta kurallarına aykırı olarak görülür. Sanki bağırıyormuşsunuz gibi gözükür. Ayrıca hepsini küçük harf de kullanmayın. Bazı insanlar bunu sanki mırıldanıyormuşsunuz gibi görebilir.
Net Olun
Herkesin zamanı değerlidir ve sizin buna saygı duymanız gerekir. Alıcınızın e-postanızı okuması ve cevap vermesi için bir dakikası olabilir. Bir mesaj oluştururken, bütün gerekli bilgiyi olabildiğince kısa ve öz tuttuğunuzdan emin olun.
Mesaj Kısaltmaları Kullanmaktan Kaçının
Vaktinin çoğunu telefonda mesajlaşmakla geçiren bir toplum olarak, birçok kelime için birçok kısaltma yarattık. Naber yerine NBR, selam yerine SLM kullanır olduk. Eğer alıcı arkadaşınız ise bunda problem yok ama bir iş maili daha resmi olmalıdır.
Profesyonel E-posta Adresi Kullanın
İş ile ilgili yazışmalarınız için işvereniniz tarafından size verilen e-postayı kullanın ama bu maili başka bir şey için kullanmayın. Örneğin, iş arıyorsanız, kişisel e-posta adresinizi kullanın ama onun da profesyonel gözüktüğünden emin olun. Sizin hakkınızda ne söylediğini düşünün. Siz liseliXD@hotmail.com veya sekercocuq45@hotmail.com musunuz? Belki de. İsminizin ilk ve son harflerinden oluşan bir mail adresi alın.
Yazım ve Gramerin Önemli Olduğunu Unutmayın
Dikkatli bir şekilde e-postanızı gözden geçirin. Yazımı ve grameri düzeltmek konusunda her zaman özenli olun. Eğer isterseniz otomatik bir yazım denetleme programı kullanın ama buna da çok güvenmeyin. Eğer bir kelimenin kullanışı için yanlış yazımı kullanıyorsanız, mesela iki yerine ikili yazdınız, bu sizin yazım hatanızı görmeyecektir çünkü o kelime o dilde doğru olabilir. İyi gramer de kritik bir konudur. Eğer daha konuşkan bir ton elde etmek istiyorsanız, kısaltmalar yapabilirsiniz. Argo veya saldırgan bir dili asla kullanmayın.
Sıkça Sorulan Sorular
E-Posta Yazarken Tavrınız Nasıl Olmalı?
E-Posta yazarken öncelikle yazım tonunuza dikkat ediniz. Net olun ve mesaj kısaltmaları kullanmaktan kaçının. Profesyonel e-posta adresi kullanın. Yazım ve imla kurallarının önemini unutmayın.
E-posta gönderirken ne tür bir dil kullanmalıyım?
Gönderdiğiniz e-postanın dilini, alıcının konuştuğu dili kullanarak seçmelisiniz. E-postalar, alıcıyla iletişiminizi kolaylaştırmaya yardımcı olabilecek şekilde yazılmalıdır. E-postanızın kibar, güzel ve saygılı olmasına özen gösterin. İfadelerinizi net ve kolay anlaşılır bir şekilde kullanmaya çalışın. E-postalarınızın konuya özgün olmasına özen gösterin.
E-posta gönderirken ne tür bir ses tonu kullanmalıyım?
Kullanmanız gereken ses tonu, gönderdiğiniz mesajın türüne ve karşı tarafa ne söylemek istediğinize bağlıdır. Örneğin, eğer karşı tarafa bir öneri gönderiyorsanız, daha olumlu bir ses tonu kullanmanız önerilir. Eğer karşı tarafa bir uyarı veya kınamaya gönderiyorsanız, daha olumsuz bir ses tonu kullanmanız daha uygun olacaktır. Ne olursa olsun, her zaman nazik ve kibar kalmaya çalışmalısınız.
E-posta gönderirken ne tür bir biçimde yazım kurallarına uymalıyım?
E-posta gönderirken, düzgün bir İngilizce kullanmak ve kurallara uygun bir gramer kullanmak önemlidir. Ayrıca, küçük harfler kullanılarak kısa ve net cümleler kurmak, boşluk bırakmak ve anahtar kelimeleri vurgulamak da önemlidir. E-postalarda kelimeleri bağlayıcılar ile bütünleştirmek ve paragraf oluşturmak da önemlidir. E-postalarda, okuyucunun iyice anlayabileceği bir dil kullanmak önemlidir. Son olarak, küçük bir özeti de içeren kısa ve öz bir son bölümü de içermelidir.
Profesyonel bir e-posta yazarken hangi etik kurallara dikkat etmeliyiz?
Profesyonel Bir E-posta Yazarken Dikkat Edilmesi Gereken Etik Kurallar
Ticari yazışmalarını e-postayla yapan insanların birçoğu durumun öneminin farkında değil ve arkadaşlarına veya yakınlarına gönderilen e-postalarla iş dünyasındaki e-postalar arasındaki farkı göz ardı ediyorlar. Bu nedenle, profesyonel bir e-posta yazarken dikkat etmemiz gereken etik kurallar büyük önem taşır.
İyi Tavırların Önemi
İş ilişkilerinde nezaket göstermek oldukça önemlidir. E-posta yazarken 'lütfen' ve 'teşekkürler' gibi kelimeler kullanmak, alıcıya saygı göstermek anlamına gelir. Ayrıca, tanımadığınız insanlara ya da sadece resmi bir ilişkiye sahip olduğunuz insanlara hitap etmek de önemlidir. Bu kişilere Bey veya Hanım kullanarak hitap etmek, profesyonel bir iletişim sağlar.
Ton Kullanımına Dikkat
E-posta yazarken dikkat etmemiz gereken bir diğer kural da ses tonudur. Saygılı, arkadaşça ve samimi görünmek için emir verici veya sert bir ton kullanmaktan kaçınmanız önemlidir. Bu amaçla e-postayı birkaç kere okuyarak doğru tona ulaşabilirsiniz.
Emoji ve Büyük Harf Kullanımına Dikkat
Profesyonel e-posta yazarken olabildiğince resmi bir dil kullanmak önemlidir. Özellikle resmi e-postalar için emoji kullanımından kaçınmalısınız. Ayrıca, büyük harf kullanmak da e-posta etik kurallarına aykırı olarak görülür, bu nedenle e-postanızı yazarken bağırmış gibi gözükmemeye dikkat ediniz.
Sonuç olarak, profesyonel bir e-posta yazarken etik kurallara dikkat etmek, iş dünyasında güvenilir ve saygın bir imaj oluşturmamıza yardımcı olur. İyi tavırlar, doğru ton kullanımı ve resmi dil, başarılı ve etkili bir iletişim için önemli unsurlardır. Bu nedenle, bu etik kuralları göz önünde bulundurarak e-postalarımızı yazmalı ve iş ilişkilerimizi güçlendirmeye özen göstermeliyiz.
İş e-postalarında ton ve dil kullanımında hangi dikkatli yaklaşımlar sergilenmeli?
İş e-postalarında ton ve dil kullanımında çeşitli dikkatli yaklaşımlar sergilenmelidir. İlk öncelikle, sadelik ve anlaşılırlık önemlidir. İletişimde fazlalıklardan kaçınılarak e-posta içeriklerine nokta atışı bilgiler dahil edilmeli ve alıcıların hızla ve doğru bir şekilde bilgi edinmeleri sağlanmalıdır. Yani, kompleks sözcüklerden ve karmaşık cümle yapısından kaçınılmalıdır.
İkincisi, profesyonellik ve saygı gözetilmelidir. İş dünyasındaki yazışmalarda genellikle beşeri ve kişisel ifadelerden kaçınılır, bunun yerine daha resmi ve net bir dil kullanılır. Bu, mesleki bir hava yaratmanın yanı sıra, argo veya aşırı rahat bir dilin potansiyel olumsuz etkilerini de önler. E-posta metninde nezaket ifadeleri kullanmak, hem iyi niyeti gösterir hem de alıcıya saygı gösterir. Örneğin, 'lütfen', 'teşekkür ederim' gibi ifadeler sıkça kullanılabilir.
Üçüncüsü, ton kullanımı, kişinin tutumunu ve ifade etmek istediklerini çerçeveleyen önemli bir unsurdur. Bir e-posta yazarken, sert veya emir verici bir ton yerine hedef kitlenizi saygıyla hitap eden bir ton kullanılmalıdır. Bu, iş iletişimine olumlu bir etki yapar ve karşılıklı anlayışı artırır.
Son olarak, hitap şekli de önemlidir. Tanıdığınız birine ya da resmi bir ilişkiye sahip olduğunuz birine e-posta gönderirken, hitap etme şeklinizle alıcı üzerinde olumlu bir izlenim bırakabilirsiniz. Ayrıca, çift isimli kişilere hangi isimle hitap edilmesi gerektiğini anlamanın en iyi yolu, kişinin kendi ifadesine bakmaktır.
Bu bakımdan, iş e-postalarında ton ve dil kullanımında dikkatli yaklaşımların sergilenmesi, etkili ve verimli bir iş iletişimi oluşturmanın anahtarıdır. Bu nedenle, iş e-postalarında dikkatli ve duyarlı bir dil kullanma alışkanlığını edinmek önemlidir.
Kurumsal mail yazışmalarında kullanılan adresin profesyonel ve uygun görünmesi nasıl sağlanır?
Kurumsal e-posta yazışmalarında kullanılan adresin profesyonel ve uygun görünmesi, çeşitli yöntemlerle sağlanabilir. Öncelikle, e-posta adresi kişi veya kurumun ismini ve belki de işlevini yansıtmalıdır. Özellikle kurumsal iletişimde, e-posta adreslerinin '@' sembolünden önce kişinin adını veya pozisyonunu ve ardından da şirket ismini içermesi gerekir. Bu, mesajlaşmadaki profesyonellik seviyesini artırır ve gönderenin kimliğini açıkça belirtir.
Ayrıca, e-posta adresinin düzgün bir dil ve doğru yazım kullanılarak oluşturulması önemlidir. Örneğin, argo ifadeler, slayt dili, rahatça yazılan veya gramer hataları içeren bir adres, alıcınız üzerinde olumsuz bir izlenim bırakabilir. Bu durum, mesajınızın ciddiye alınmamasına yol açabilir. İş iletişiminde, zaman zaman resmi olmak gerekir ve e-posta adresiniz bu durumu yansıtmalıdır.
Sonuç olarak, profesyonel ve uygun bir e-posta adresi oluşturmak, kişinin veya kurumun yalnızca iş dünyasındaki görünümünü değil, aynı zamanda güvenilirlik ve inanılırlığını da belirler. Bu nedenle, bir kurumsal e-posta adresi oluştururken, profesyonel bir dil ve uygun ifadeler kullanmanın yanı sıra, adresin kişiyi veya kurumu doğru bir şekilde temsil etmesini sağlamak oldukça önemlidir.
