Toplantı, seminer, eğitim programı gibi etkinliklerde ya da diğer takım çalışmalarında sunum dinlemek fikri izleyicilere çoğu kez sıkıcı gelir. Her ne kadar bilginin yoğun olduğu önemli bir konu da olsa bazen sunumun içeriği bazen de sunum şekli izleyiciyi kavramaz, içine çekmez.
İzleyiciye hitap etmeyen, katılımını sağlamayan, dikkat çekmeyen bu sunumlar vakit kaybı ile sonuçlanır. Peki, bir sunumu dikkat çekici, ilgi uyandırıcı, keyifli ve cazip bir yapıda hazırlamak ya da sunmak mümkün olabilir mi?
Dikkat Çekici Bir Sunum Hazırlamak İçin Yapılması Gerekenler
Sunum hazırlamak aslında bir reklam kampanyası geliştirmekten farklı değildir. Bu anlamda sunum hazırlık adımları bazı özgül soruları cevaplayarak atılmalıdır. Sunumun hedef kitlesi, yeri ve süresi nedir?
Sunumun Hedef Kitlesi: Sunum yaparken kimlere hitap edileceği hazırlık çalışmalarının en önemli kriterlerden biri olacaktır. İzleyicilerin meslekleri, sosyoekonomik statüleri, yaş ve cinsiyetleri dikkate alınmalıdır. Oluşturulacak sunumun dili, seçilecek görseller, anlatım biçimi, sunumda kullanılacak arka plan renkleri, metnin kullanım şekli gibi seçimler hedef kitlenin beğenisi paralelinde oluşturulmalıdır.
Sunumun Yeri: Sunum yeri, özellikle pandemi döneminde hayatımıza giren dijital toplantı uygulamaları olabileceği gibi büyük konferans salonları da olabilir. Bu anlamda seçilecek fiziksel veya dijital ortamın teknik imkânları ve altyapıları da sunum içeriğinin ve kullanılacak destekleyici enstrümanların belirlenmesinde önem taşır.
Sunum İçin Ayrılan Süre: Sunumun içeriğini ve mesajları doğru zamanlamayla ve eksiksiz verebilmek için sunum için ayrılan süreyi planlamak ya da bilmek önemlidir. Unutulmamalıdır ki, kilit mesajları ve içeriği verilen sürede tamamlamak, hazırlanan içeriğin sunum esnasında ne kadar süre aldığını bilmekten geçer.
Sunumda Doğru Anlatım Kullanmak
Sınırlı bir süre içerisinde yapılması gereken bir anlatımda ne söylendiği kadar onun nasıl söylendiği de büyük bir önem taşır. Bu noktada;
Sunum içeriğinin giriş, gelişme ve sonuç bağlantıları içermesi,
Bu bağlantıların rasyonel bir anlatım dilinde ve kapsamında olması,
Sunumun görsel yapısının ilgi çekici olarak düzenlenmesi,
Kullanılan fontların birbiri ile uyumlu olması ve metnin okunma kalitesinin iyi olması,
Slaytların grafik tasarımının iyi olması,
Sunum metni ile işin kurumsal yapısının aynı dili konuşması,
Slaytlardaki bilgilerin üzerinde konuşulabilir, daha fazla sözel bilgi verilebilir formatta olması,
Doğru bir konuşmanın kurgulanması,
Slaytlarda gösterilenler ile uyumlu, akıcı ve dilbilgisi kurallarına uygun bir metin olması,
Sunum anlatım şeklinin slaytlardaki bilgileri tekrar etmek yerine, üzerine koyan ve geliştiren bir yapıda olması mükemmel bir sunumun olmazsa olmazları arasında yer alır.
Bu kriterleri tamamladıktan sonra içeriği zenginleştirmek ve izleyicilerin dikkatini artırmak için neler yapılabileceğine ve sunumda buz kırıcıları nasıl kullanabileceğimize geçebiliriz.
Buz Kırıcı Nedir?
Günümüzde faaliyetler hızlanıyor, onlar için ayrılan süreler kısalıyor. Özellikle yeni jenerasyon için, dijital dünyanın ve internetin sağladığı olanaklar paralelinde bilgiye, içeriğe ulaşmak çok hızlı ve kolay hale geldi. Bu bilgi ve içeriği tüketmek de bir o kadar hızlı yapılan bir faaliyet.
Bu durum reklam, tanıtım ve sunum unsurları için de geçerli. Çok daha az okuyan, dikkatini bir unsur üzerinde daha kısa süre tutabilen insanlar haline geldik. Bu nedenlerle izleyiciyi çabuk ve etkili bir şekilde sunum dinlemeye hazır hale getirmek için ilave tekniklere ihtiyaç duyulabiliyor.
Sunum yaparken izleyicilerin dikkatini etkili bir şekilde çekebilmek, ilgi uyandırmak, sunumu cazip hale getirmek, izleyiciyi sunuma adapte edip ısındırmak için uygulanan tekniklere buz kırıcı teknikler adını verilir. Bazı etkili buz kırıcı teknikler şöyle sıralanabilir:
Bir Hikâye Kurgulayarak Başlayın: Girişte, sunumun içeriğine yönelik, konsepti veya mesajı destekleyecek bir anlatı, izleyicilerin duygusal motivasyonunu, konsantrasyonunu artıracak ve onlarla kuracağınız bağı güçlendirecektir. Bu hikâye, sizin anlatacağınız bir sözlü içerik olabileceği gibi, konuya paralel, özel hazırlanmış veya örneklenmiş kısa bir film de olabilir.
Görsel İçeriği Zenginleştirin: Bir sunumun içerik kurgusu da bu pozisyonlanmaya eş değer şekillenmeli. Daha az ve öz yazı, daha çok görsel unsur, daha çok metafor anlatıma önem verilmeli. Örneğin, rakamsal bir içerik veya grafikler içermesi gereken bir sunum sayfasında, birçok bakılarak anlaşılması gereken malzeme yerine, öne çıkacak sayısal değerleri özet olarak gösteren ve sizin üzerine konuştuğunuz bir yapıyı tercih edin.
Sürprizler Yapın: İzleyicileri sunumun içerisinde tutabilmek, etkileyici bir sunum için etkileşimde bulunabilmek çok önemlidir. Önceden bildirilmemiş bir konuk konuşmacı veya sunumun herhangi bir aşamasında izleyicilere yöneltilecek bir soru, izleyicilerden birinin sahneye davet edilmesi gibi dokunuşlar zamanla düşebilecek olan ilgiyi tekrar yükseltecektir.
Fiziksel Anlamlandırıcılar Kullanın: Dokunulabilir, deneyimlenebilir bilgi, görsel ve işitsel hafızadan çok daha fazlasını yapar. Bu anlamda izleyicilere elle tutulur örneklemeler, hatırlatmalar verebilirsiniz. Örneğin, yeni hedefler, yeni rotalar tarzında bir içeriği aktaracağınız bir sunumda, sunum başlamadan önce izleyicilerin masalarına bırakılmış kapalı paketlerde veya sunumun kreşendosunda birer pusula verebilirsiniz. Sunumdaki ana fikir veya mesajla örtüşen bir metafor, içerikteki fikirlerin içselleştirilebilmesi için her zaman çok iyi sonuç verecek bir enstrümandır.
Hareket Edin: Sunum yapacağınız alanın fiziksel imkânları dâhilinde, ayakta olmanız ve hareket etmeniz çok önemlidir. Elbette abartıya kaçmadan, konuya olan dikkati dağıtmadan fakat size ayrılan alanı verimli ve adeta oyun sahasının her noktasına ayak basan bir futbolcu gibi kullanmanız, enerjinizi ve aktardığınız konuya olan hâkimiyetinizi izleyiciye geçirecektir.
Göz Teması Kurun: Sunum yapacağınız alanın fiziksel boyutları ve katılımcı sayısını da dikkate alarak, izleyiciler ile göz teması kurmak ve bu teması mümkün olduğunca çok katılımcıya yayabilmek, samimiyetinizin ve cesaretinizin bir göstergesi olarak algılanır. Bu durum katılımcıların dikkatini yüksek tutar.
İzleyicilerin Dikkatini Çekecek Diğer Buz Kırıcı İpuçları Nelerdir?
İnsanlar benzer arzu ve hayallere sahiplerdir ancak bu benzerliklerin altında kişiden kişiye değişkenlik gösteren detaylar saklıdır. Birbirinden farklı profiller çizen bir izleyici topluluğuna sunum yaparken dikkat çekecek diğer buz kırıcı yöntemleri şöyle açıklayabiliriz:
Sunumun, topluluk için önemli olanın ne olduğunu netleştirmesi ve onu göstermesi gerekir.
Kelimeler ile resimlerin beynin farklı kısımlarında işlendiğini biliyoruz. Sunumlarda metinlerle birlikte görsellere de yer vermek, mesajın hatırlanma ihtimalini artıracaktır.
İzleyicilere birçok bilgi vermek yerine, ana mesajınızı desteklemeye yetecek doğrultuda bilgi aktarın. Bağlantısız detayları sunumunuza dâhil etmeyin.
İnsanlar günümüz dünyasının onlara yaşattığı yoğun bilgi bombardımanının kaotik duygusu yerine bütünlük duygusu veren hikâyelere daha kolay dâhil olurlar. Bu yüzden sunumu başlangıcı, gelişimi ve sonu olan bir hikâye biçiminde düzenleyin.
Sunumunuz birkaç dakikadan daha uzun sürecekse, izleyicilere dinlediklerini sindirecek zaman vermek için küçük boşluklar faydalı olur. Bu boşluklar kısa bir video ya da seyircilere yöneltilecek bir sorudan oluşabilir. Süregelen ritmin dışına çıkmak, akılda kalıcı sunum gerçekleştirmenize yardımcı olur.
İzleyiciler ile ortak yönleriniz olduğunu hissettirmek, bu ortak yönleri vurgulamak önemlidir. Dışarıdan seslenen birini oynamak yerine, aynı gemide olduğunuzun, sunumda aktarılan fikrin veya hedefin ortak bir amaç ya da ihtiyaç olduğunun altını çizmek fikirlerin kabul görmesini kolaylaştırır.
Gözlerinizin izleyicilerle buluşmasına izin verin. Hikâyenizi bir akşam yemeğinde dostlarınıza anlatır gibi kurgulayın.
Yazılı notlarınızla sık sık oynamayın, sürekli notlarınıza bakarak konuşmayın. Bu problemi çözmek için önceden yeterli prova yapın.
Slaytlarınızı sizin toplulukla olan iletişimize yardımcı görseller olarak kullanın. Sunum bittiğinde, izleyiciler sizi anlamış ve söylediklerinizi sindirmiş olmalı.
Bir sunumun bitiminde arzu edeceğiniz son şey, soru cevap bölümünde karşılaşacağınız sessizlik olacaktır. Soru cevap kısmının verimli ve etkileşimli oluşacağından emin olmak için, olası soruları önceden şekillendirmeye çalışın. Bu potansiyel sorulara en başından cevap olabilecek içeriklere veya bilgilere sunumunuzda yer vermeyin.
Uzun ve çok fazla bilgi içeren değil, kısa ve öz hazırlanmış bir sunum izleyicilerin hafızasında kalır. Cümlelerin kısa, yalın ve net olması izleyicilerin asıl konuya odaklanmasını sağlar. Bu, genellikle vakit darlığı yüzünden başvurulan bir yöntem olsa da aslında aynı zamanda önemli bir ikna tekniğidir.
Etkili sunum teknikleri eğitiminde buz kırıcılar ve daha fazla teknik öğrenebilirsiniz. Enstitü'de online eğitimlerle sunum tekniklerinizi geliştirin.
İlgili eğitim: Sunum Eğitimi
