Ofis programları bilgisayar kullanıcılarının vazgeçilmezleri arasındadır. Yalnızca Microsoft Office programlarının tüm dünyada bir milyardan fazla kullanıcısı vardır. Ofis programlarını, işletim sistemi üzerinde bulunan uygulamaların ihtiyaçlarını karşılayacak yeterlilikte olmadığını keşfeden kullanıcılar satın alır. Örneğin, Windows'un tüm sürümlerinde ücretsiz olarak bulunan ve bir sözcük işleme uygulaması olan Microsoft WordPad'i kullanarak kitap yazmak neredeyse imkansızdır. Ancak, kullanıcıya çok daha fazla özellik sunan Microsoft Word uygulaması ile bir kitap kesinlikle yazılabilir.
İlgili eğitim: Ofis Programları Kursu
Ayrıca işletmeler de ofis programları kullanmaktadır. Ofis programlarının kullanımı özellikle büyük şirketlerin standartları arasındadır. İş paketlerinde yer alan uygulamalar arasında; kullanıcıların büyük veri tabanlarını yönetmek, gelişmiş elektronik tablo hesaplamaları yapmak, müzik ve video içeren güçlü ve heyecan verici sunumlar hazırlamak için uygulamalar bulunur.
Özellikle yeni nesil ofis programları çalışanlara, işbirliği yapılmasına ve ortak çalışmaya imkân sağlayan yetenekler sunuyor. Bu imkanlar, yeni perspektiflere ve fikirlere erişim sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda kişisel ve profesyonel olarak varlığını bilmediğimiz yeni projeler için kapılar açıyor.
MS Office Programları
Microsoft Office, ofisle ilgili uygulamaların bir koleksiyonudur. Her uygulama benzersiz bir amaca hizmet eder ve kullanıcılarına özel bir hizmet sunar. Örneğin, Microsoft Word belge oluşturmak, PowerPoint sunum hazırlamak, Outlook ise e-posta ve takvimleri yönetmek için kullanılır. Tabi ki MS Office programları yalnızca bunlardan ibaret değildir.
MS Office programları içerisinde herkesin ihtiyacını karşılayacak nitelikte uygulamalar mevcuttur. Aralarından seçim yapabileceğiniz çok fazla uygulamanın olması ve her kullanıcının tüm uygulamalara birden ihtiyaç duymaması nedeniyle Microsoft firması, MS Office programlarını paketlere dönüştürerek hizmete sunmuştur. Öğrenciler için bir uygulama paketi, ev ve küçük işletme kullanıcıları için bir paket ve büyük şirketler için ayrı bir paket vardır. Microsoft, okullar için bile özel bir paket oluşturmuştur. Bu paketlerin her biri, içinde bulunan MS Office programlarına göre fiyatlandırılır.
Microsoft, ofis paketlerindeki uygulamaları birbirleriyle sorunsuz çalışacak şekilde tasarlamıştır. Örneğin, Word'de bir belge yazabilir ve bu belgeyi OneDrive'ı kullanarak buluta kaydedebilirsiniz. Ya da PowerPoint ile oluşturduğunuz bir sunuyu Outlook aracılığıyla göndereceğiniz bir e-postaya ek yapabilirsiniz.
MS Office Programları Destekleyen Cihazlar
Microsoft Office'in sunduğu her şeye erişmek için bir masaüstü veya dizüstü bilgisayara yüklemeniz gerekir. Windows ve Mac cihazları için özel sürümleri olan MS Office'i tabletlere de yükleyebilirsiniz. Bilgisayarınız yoksa ya da sahip olduğunuz bilgisayar MS Office’i tam olarak desteklemiyorsa Microsoft Office Online uygulama paketini kullanabilirsiniz. Ayrıca, her ne kadar bir bilgisayarda erişebileceğiniz tam işlevselliği sunmasalar da iPhone ve iPad cihazlarınız için App Store'dan, Android cihazlarınız için ise Google Play'den MS Office mobil uygulamalara erişmek mümkün.
En İyi MS Office Uygulamaları
Microsoft Word: Microsoft Word ilk kez 1983 yılında Microsoft tarafından geliştirilen bir kelime işlemci programıdır. O zamandan beri Microsoft, her biri daha fazla özellik sunan ve öncekinden daha iyi teknoloji içeren çok sayıda güncellenmiş sürüm yayınlamıştır. Microsoft Word, tüm Microsoft Office uygulama paketlerinde bulunur.
Yalnızca çok az biçimlendirilmiş madde işaretli ve numaralı liste ve paragraflardan oluşan basit belgeler oluşturmak istiyorsanız, Microsoft Word satın almanız gerekmez. Bu işler için Windows 7, Windows 8.1 ve Windows 10'da bulunan WordPad uygulamasını kullanabilirsiniz. Ancak bundan daha fazlasını yapmanız gerekiyorsa daha güçlü bir kelime işlemci programına ihtiyacınız olacaktır.
Microsoft Word ile önceden yapılandırılmış çeşitli stiller ve tasarımlar arasından seçim yapabilirsiniz, bu da uzun belgeleri tek bir tıklamayla biçimlendirmenin kolay bir yoludur. Ayrıca bilgisayarınızdan ve internetten resim ve video ekleyebilir, şekil çizebilir ve her türlü grafiği ekleyebilirsiniz. Belge oluştururken kenar boşluklarını ve sekmeleri ayarlamak, sayfa sonları eklemek, sütunlar oluşturmak ve hatta satırlar arasındaki boşluğu yapılandırmak için Microsoft Word'deki özellikleri kullanabilirsiniz. Tek bir tıkla içindekiler tablosu oluşturmanıza izin veren özellikleri de var. Üstbilgi ve altbilgilerin yanı sıra dipnot da ekleyebilirsiniz. Kaynakça, altyazı, şekil tablosu ve hatta çapraz referanslar oluşturma seçeneklerini de kullanabilirsiniz.
Office 365 ile Microsoft Word'ün en son sürümünü alabilirsiniz. Office 365, aylık olarak ödeme yaptığınız bir aboneliktir. Aylık ödeme yapmak istemiyorsanız, Microsoft Store'daki mevcut tüm sürüm ve paketleri karşılaştırarak Office'i doğrudan satın alabilirsiniz.
Microsoft Excel: Excel, verileri depolamak, düzenlemek ve işlemek için kullanılan bir elektronik tablo programıdır. Elektronik çizelge programları başlangıçta muhasebe için kullanılan kağıt çizelgelere dayanıyordu. Bu nedenle, bilgisayarlı e-tabloların temel düzeni kağıt olanlarla aynıdır. İlgili veriler, küçük dikdörtgen kutular veya satırlar ve sütunlar halinde düzenlenmiş hücrelerden oluşan bir koleksiyon olan tablolarda saklanır.
Excel'in tüm sürümleri, birkaç elektronik tablo sayfasını tek bir bilgisayar dosyasında depolayabilir. Kaydedilen bilgisayar dosyasına genellikle çalışma kitabı denir ve çalışma kitabındaki her sayfa ayrı bir çalışma sayfasıdır. Excel ekranına veya başka bir elektronik tablo ekranına baktığınızda, dikdörtgen bir tablo veya satır ve sütun ızgarası görürsünüz. Excel'in daha yeni sürümlerinde, her çalışma sayfası kabaca bir milyon satır ve 16.000'den fazla sütun içerir. Bu durum, verilerin nerede bulunduğunu takip etmek için bir adresleme şeması gerektirir. Yatay satırlar sayılarla (1, 2, 3) ve dikey sütunlar alfabenin harfleriyle (A, B, C) tanımlanır. En son harften sonraki sütunlar AA, AB, AC veya AAA, AAB vb. gibi iki veya daha fazla harfle tanımlanır.
Bir sütun ve bir satır arasındaki kesişim noktası, hücre olarak bilinen küçük dikdörtgen kutudur. Hücre, çalışma sayfasında veri depolamak için temel birimdir. Hücre başvurusu, sütun harfinin ve A3, B6 ve AA345 gibi satır numaralarının birleşimidir. Bu hücre referanslarında, sütun harfi her zaman önce listelenir. Formül oluşturmak, cevabın görüntülenmesini istediğiniz hücreye eşittir işaretini girerek başlar. Formüller ayrıca verilerin konumuna hücre referanslarını, ayrıca bir veya daha fazla elektronik tablo işlevini içerebilir.
Excel'deki işlevler, tarih veya saati girmek gibi yaygın işlemlerden büyük veri tablolarında bulunan belirli bilgileri bulmak gibi daha karmaşık işlemlere kadar çok çeşitli hesaplamaları gerçekleştirmeyi basitleştirmek için tasarlanmış yerleşik formüllerdir. Excel’le yapabilecekleriniz neredeyse hayallerinizle sınırlıdır. Bilgisayarda yaptığınız her işlemi kolaylaştıracak Excel’e yönelik Enstitü bünyesindeki Excel eğitimi almak faydalı olacaktır. Online eğitim olarak katılacağınız Enstitü programlarında ileri Excel eğitimi de bulunmakta. Bu eğitim daha ileri seviye olanı sayısal hesaplamalarınızda yardımınıza koşacak, grafik ve tablo seçenekleriyle görsel materyaller içeren dosyalar hazırlamanızı sağlayacak.
Microsoft PowerPoint: Microsoft PowerPoint, ilk olarak 1987 yılında Macintosh bilgisayarı için Forethought firması tarafından geliştirilen ve 1990 yılında Microsoft tarafından satın alınan bir slayt gösterisi sunum programıdır. Microsoft, her biri daha öncekinden daha fazla özellik sunan ve daha iyi teknoloji içeren birkaç güncelleştirilmiş sürüm yayımladı. Microsoft PowerPoint'in en güncel sürümü Office 365'te bulunmaktadır.
Sunum yazılımı, toplantılarda veya sınıf ortamlarında göreceğiniz slayt türlerini oluşturmanın ve göstermenin en kolay yoludur. LibreOffice, Apache OpenOffice ve SlideDog dahil olmak üzere birçok ücretsiz seçenek vardır. Ancak, sunumu hazırlamakla görevli diğer kullanıcılarla ortak çalışma yapmak, diğer Microsoft programlarıyla (Microsoft Word gibi) tümleştirmek veya çevrimiçi olarak herkes tarafından görüntülenmesini sağlamak istiyorsanız Microsoft Powerpoint’e ihtiyacınız var demektir.
Microsoft PowerPoint, sunum oluşturmak için ihtiyacınız olan tüm özelliklerle birlikte gelir. Boş bir sunumla başlayabilir veya önceden yapılandırılmış çeşitli sunumlar (şablonlar olarak adlandırılır) arasından seçim yapabilirsiniz. Şablon, çeşitli stil ve tasarımlar uygulanarak oluşturulmuş bir dosyadır. Bu seçenek size, tek bir tıkla sunuya başlamanın kolay bir yolunu sunar. Ayrıca Microsoft PowerPoint ile hazırladığınız sunularınıza, bilgisayarınızdan ve internet üzerinden resim ve video ekleyebilir, şekil çizebilir ve her türlü grafiği ekleyebilirsiniz. Diğer özelliklerin yanı sıra, herhangi bir slayttaki öğeleri sunarken hareketlendirebilir ve animasyonlar oluşturabilirsiniz.
