"Organizasyon yeteneğim orada burada harcanıyor" diyenler, "plan yapmaya bayılıp bunu nasıl mesleğe dönüştürürüm" diye düşünenler için bir meslek söylüyoruz: etkinlik uzmanı. İletişim, organizasyon, yöneticilik gibi birçok becerinin karması olan bir meslekten bahsediyoruz. Etkinlik uzmanları bol koşuşturmacalı, sabır gerektiren, müşteri memnuniyetinin olmazsa olmaz olduğu etkinliklerin kahramanlarıdır. Hedefi kusursuzluk olan, hataya tahammülü olmayan ve her zaman cebinde yedek planıyla dolaşanlar için gelin detaylara inelim.
Etkinlik Uzmanı Nedir?
Bir etkinlikle ilgili a’dan z’ye tüm işlemlerden haberdar olup, bunları yöneten kişiye etkinlik uzmanı diyoruz. Buradaki etkinlikten kastımız ne olabilir? Birkaç örnek verelim: konferans, düğün, doğum günü, mezuniyet balosu, yıl dönümü, firmaların özel günleri, toplantı etkinlikleri. Bu örnekleri olabildiğince çoğaltabiliyoruz. Şimdi bu etkinliklerden birini baz alarak etkinlik uzmanı mesleğimiz hakkında daha somut bilgiler edinelim. Mezuniyet balosu olsun. Balonun yapılacağı yer, sunulan yemekler, masalar, sandalye süsleri, çalan müzikler, kişi sayıları ve oturma planları, ışıklandırmalar gibi birçok detayla ilgilenen veya denetleyen kişi etkinlik uzmanıdır. Bu kadar ayrıntılı kararlar vermek iyi bir organizasyon becerisi gerektirir. Aranılan bir etkinlik uzmanı olmak isteyenler için bu meslekte profesyonelleşmek oldukça önemli.
Etkinlik planlamalarında birçok insanla da iletişime geçileceğinden etkinlik uzmanının iyi bir yönetici olması gerekir. Özetle iletişim becerisi yüksek ve pratik kişilikler aranıyor. Günümüzde sosyal medya sayesinde organizasyon reklamları çok çeşitli ve fazla sayıda karşımıza çıkıyor. İnsanlar özel günleri için streslerini en aza indirebilecek en iyi kişileri arıyor. Bu noktada etkinlik uzmanı sakin, kontrollü ve planlı kişiliğiyle devreye giriyor. Şimdi etkinlik uzmanının iş tanımlarına detaylıca bakalım.
Etkinlik Uzmanı Ne İş Yapar?
Etkinlik uzmanları üstlendikleri organizasyonları eksiksiz ve kusursuz yürütmeye çalışan titiz insanlar olmalıdır. Bu sorumluluğa sahip organize kişiliklerin yaptıkları işleri şöyle sıralayabiliriz:
Etkinliğin sahibiyle, yani müşteriyle her zaman kontakta olup iyi bir iletişim gerçekleştirmek başlıca görevidir. Etkinliğin gidişatı ve memnuniyet için olmazsa olmazı da diyebiliriz. Yapılan her işin kaydı tutulmalı ve müşterinin onayı altında gerçekleştirilmelidir. Kısacası etkinlik uzmanı müşterinin taleplerini iyice öğrenmeli ve buna göre planlamalar yapmalıdır.
Etkinliğin yapılacağı en uygun zamanı takvimde belirlemek. Bunu etkinliği yapmak isteyenler belirler diyebilirsiniz ki doğru. Fakat iyi bir etkinlik uzmanı o tarihin uygunluğuna, hava durumunun elverişliliğinden mekanın koşullarına kadar ayrıntılı bir şekilde düşünür.
Etkinlik bütçesini belirlemek. Tüm harcamaların nereye gittiğine dair listeler yaparlar. Ve bu listeler etkinlik sahiplerine sunularak onaylarından geçerse plan devreye girer.
Etkinlik uzmanı organizasyonda ihtiyaç duyulan, örneğin catering şirketi, dekoratör gibi işletmelerle bağlantılara sahip olmalıdır. Gerektiğinde pazarlık yaparak müşterinin çıkarını gözetmelidir.
Kusursuz planlamalar ve iş bölümleri gerçekleştirmek. Organizasyonun bir parçası olan her ekibin iş tanımını belirleyerek plandan şaşılmamasını sağlar. Her türlü ihtimale karşı etkinlik uzmanının yedek bir planı olmalıdır. Oldu ki bir şey ters gitti ki büyük organizasyonlarda başa oldukça gelinen bir durumdur. İşte bu gibi durumlarda etkinlik uzmanı B planını devreye sokarak aksaklık yaratmaksızın planlamasına devam etmelidir.
Organizasyonlar yapısı gereği stres yüklü olabiliyor. Etkinlik uzmanları bu stres yönetimini iyi yapabilmeli, sakin kalarak pratik ve etkin çözümler üretebilmelidir.
Her türlü ihtimali düşünerek çalışanların sağlık ve iş güvenliğini sağlamalıdır.
Etkinliğin reklam gereksinimi varsa doğru networkler sağlayarak etkinliğin tanıtım ve pazarlamasına yönelik faaliyetler yürütür.
Organizasyonda misafir konuklar, ağırlanması gereken firma sahipleri gibi kişilerin planlamasını da yine etkinlik uzmanları yönetir. Konaklamadan ulaşıma tüm detayları ayarlayarak etkinlik sahibine ücret kaydı şeklinde raporlar verir.
Organizasyon sonunda değerlendirmeler yapar. Şunu biliyoruz ki en iyi reklam kulaktan kulağa olandır. Yani siz bir etkinlikte ne kadar başarılı olursanız isminiz de o kadar sık aranılanlara girer. Biri arkadaşına, diğeri firmasına derken önerilenlerde üst sırada olabilirsiniz. Aksi takdirde başarısız bir etkinlik de isminizi ve markanızı tehlikeye atabilir.
İlgili eğitim: Stres Yönetimi Eğitimi
Etkinlik Uzmanı Maaşları
Etkinlik uzmanı maaşlarını net olarak söyleyebilmek pek mümkün değil. Kendi işini yapan bir etkinlik uzmanı aldığı işlerle orantılı olarak para kazanır. Bu etkinliğin büyüklüğüne, çeşidine, sahibine, uzmanın deneyimine, iş yüküne gibi birçok faktöre bağlı olarak değişkenlik gösterir. Eğer siz düğün alanına yoğunlaşan bir etkinlik uzmanıysanız düğünlerin en çok yapıldığı aylarda oldukça iyi kazanabilir, diğer aylarda daha az gelire sahip olabilirsiniz. Bunun için etkinlik uzmanlarının kendi para yönetimlerini de iyi yapmaları gerekir. Zaten işinin bir parçası da bütçe yönetimi olduğu için bu zor olmayacaktır.
Bir kuruma bağlı, örneğin bir organizasyon şirketinde çalışıyor ise daha stabil bir maaştan söz etmek mümkün olabilir. Burada da yapılan etkinliklerden yüzdeler almak mümkün olabilir. Tamamen kuruma ve şirketin büyüklüğüne bağlı değişkenler. Eğer organizasyon ve iletişim becerilerinize güveniyorsanız bu meslekte çok iyi yerlere gelme şansınız her zaman vardır. Zaman ve deneyim isteyen, mesleği sevenler için oldukça tatmin edici bir iş kolu. Etkinlik uzmanı olmaya karar verdiyseniz şimdi nasıl olabileceğinize bakalım.
Etkinlik Uzmanı Nasıl Olunur?
Etkinlik uzmanı olmak için belli bir resmi kurumdan eğitim alma zorunluluğu yok. Eğitim düzeyi ne olursa olsun herkes etkinlik yönetimi alanında yapılan programlara kayıt olabilir, sertifikalara ulaşabilir. Bu programlar örgün olabildiği gibi online olarak da verilebilmektedir. Bunun haricinde Halkla İlişkiler, Sanat ve Kültür Yönetimi, Gösteri Sanatları Yönetimi, Pazarlama ya da İktisat gibi lisans bölümlerinde okuyanlar etkinlik uzmanlığı alanına yönelerek kariyerlerini bunun üzerine planlayabilirler.
Etkinlik uzmanı olmak için iyi bir iletişim becerisi, koordinasyon yeteneği, planlı ve programlı çalışma, bolca sabır, araştırma becerisi, esnek çalışma saatlerine tolerans gibi birçok yeteneğe sahip olmak gerekir. Daha önce de belirttiğimiz gibi eğer kendi işinizi yapıyorsanız bu yetenekleri pazarlamak çok önemlidir. Kendi reklamınızı yapabilmek için trendleri takipte kalmak, sosyal medyayı etkin kullanmak gibi birçok faktör etkilidir. Malum bu alanda rekabet oldukça yoğun. Sizi farklı kılan yaptığınız işler ve bunları reklamlarınızda etkili kullanma yeteneğiniz olacaktır.
