Birkaç yıl önce, çok sevilen bir ekip arkadaşımız aniden istifa ettiğinde, ofisteki atmosfer bir anda değişmişti. Herkes şaşkın ve biraz da üzgündü. "Şimdi ne olacak?" sorusu hepimizin aklındaydı. İşte o an anladım ki, çalışan istifası sonrası yapılması gerekenler konusunda bir planımız olmalıydı.
Çalışan İstifasıyla Baş Etmek: Adım Adım Rehber
Çalışanların istifa etmesi, yöneticiler ve ekip için her zaman kolay bir süreç değildir. Ancak doğru adımları atarak, bu süreci hem kendiniz hem de ekibiniz için daha yönetilebilir hale getirebilirsiniz.
1. İstifa Eden Çalışanla ve Ekip ile Etkili İletişim Kurun
İstifa haberi alındığında, ilk tepkiniz sakin ve anlayışlı olmak olmalıdır. Unutmayın, kimse mutlu olduğu bir işten ayrılmak istemez. İstifa eden çalışanla birebir görüşerek, sebeplerini anlamaya çalışın. Belki de çözebileceğiniz bir sorun vardır.
Daha sonra, ekibin geri kalanıyla açık bir iletişim kurun. Bir keresinde, bir projede kritik bir rolü olan bir çalışanımız istifa ettiğinde, bu haberi ekibe geç duyurmuştuk. Sonuç? İşlerde aksaklıklar ve motivasyon düşüşü yaşandı. Bu deneyimden sonra anladım ki, ekip üyelerinin bu tür değişikliklerden haberdar olması, iş akışının kesintisiz devam etmesi için şart.
Yeni bir işçiyi hemen nasıl bulacağım ?
Yerine kimi getirsek acaba ?
Onun yaptığı işi şimdi kim yapacak ?
Ne kadar zamanda yerini doldururuz ?
İletişimde Dikkat Edilmesi Gerekenler:
Açıklık: Dedikoduları önlemek için doğru bilgiyi hızlı bir şekilde paylaşın.
Empati: Ekip üyelerinin duygularını anlayın ve onlara destek olun.
Profesyonellik: Kişisel duygularınızı iş ortamına yansıtmamaya çalışın.
2. İstifa Tarihini ve Geçiş Sürecini Belirleyin
Çalışanların kanunen belirlenmiş bir ihbar süresi vardır. Bu süreyi en verimli şekilde kullanmak için bir plan yapmalısınız. Örneğin, istifa eden çalışanla oturup, hangi projelerin devredilmesi gerektiğini, hangi işlerin öncelikli olduğunu belirleyin.
Geçmişte, bu süreci ihmal ettiğimizde, yeni gelen çalışanlar işleri devralırken büyük zorluklar yaşamıştı. Oysa ki, planlı bir geçiş dönemi hem sizin iş yükünüzü hafifletir hem de ekibin adaptasyonunu kolaylaştırır.
Geçiş Sürecinde Yapılması Gerekenler:
1- Görev Dağılımı: İstifa eden çalışanın görevlerini geçici olarak kimin üstleneceğini belirleyin.
2- Bilgi Paylaşımı: Önemli dosyaların, şifrelerin ve kontakların paylaşılmasını sağlayın.
3- Eğitim: Yeni veya geçici çalışana gerekli eğitimleri planlayın.
3. Geçiş Dönemini Detaylı Bir Şekilde Planlayın
Geçiş dönemi, sadece işlerin devredilmesiyle sınırlı değildir. Aynı zamanda ekibin moralini yüksek tutmak ve müşteri ilişkilerini sürdürmek de önemlidir.
Bir arkadaşımın şirketinde, kritik bir satış temsilcisi istifa ettiğinde, müşterilere hemen bilgi verilmemiş ve bu durum güvensizlik yaratmıştı. Bu tür olumsuzlukları yaşamamak için, geçiş döneminde tüm paydaşlarla etkin iletişim şart.
İpuçları:
Müşterileri Bilgilendirin: Onlara yeni kontak kişisini tanıtın.
Ekip Toplantıları Düzenleyin: Herkesin sürecin farkında olmasını sağlayın.
Motivasyon Aktiviteleri: Ekip ruhunu canlı tutmak için küçük etkinlikler düzenleyin.
4. İstifa Eden Çalışana Teşekkür Edin
Her ne sebeple olursa olsun, istifa eden çalışanın katkılarını takdir etmek önemlidir. Bu sadece profesyonellik gereği değil, aynı zamanda ekibe verilen bir mesajdır.
Geçen yıl, uzun süre bizimle çalışan bir ekip arkadaşımız başka bir şehre taşınmak zorunda kaldı ve istifa etti. Ona veda partisi düzenledik, hediyeler verdik. Bu küçük jest, ekibin moralini yükseltti ve herkesin birbirine daha da kenetlenmesini sağladı.
Teşekkür Etmenin Yolları:
Veda Partisi Düzenleyin
Teşekkür Mektubu Yazın
LinkedIn'de Övgü Yazısı Paylaşın
5. İstifaya Neden Olan Sebepleri Analiz Edin ve Önlem Alın
İstifalar, şirketinizdeki iyileştirilmesi gereken alanları gösteren önemli sinyallerdir. İnsan kaynakları ile birlikte, istifa eden çalışanla işten çıkış görüşmesi yaparak, gerçek sebepleri anlamaya çalışın.
Birçok şirket, bu görüşmeleri formalite olarak görür ve gerekli aksiyonları almaz. Oysa ki, bu geri bildirimler çalışan bağlılığını artırmak için büyük bir fırsattır.
Yapılması Gerekenler:
Geri Bildirimleri Ciddiye Alın
Sorunlara Çözüm Üretin
Değişiklikleri Ekip ile Paylaşın
Sonuç Olarak
Çalışan istifası sonrası yapılması gerekenler, sadece yöneticilerin değil, tüm ekibin ortak sorumluluğudur. Doğru adımları atarak, bu süreci hem verimli hale getirebilir hem de ekibinizin motivasyonunu yüksek tutabilirsiniz.
Unutmayın, her istifa bir fırsattır. Kendinizi ve şirketinizi geliştirmek için bu fırsatı en iyi şekilde değerlendirin.
Kaynakça
Demir, A. (2018). İş Yerinde İletişim ve Motivasyon. İstanbul: İş Dünyası Yayınları.
Yılmaz, B. (2020). İnsan Kaynakları Yönetimi. Ankara: Akademi Kitabevi.