Bir lider insanları etkileyen zor kararlarla karşılaşır. Ve biliyoruz ki herkes bu alınan kararlarla mutlu olmaz ve olmayacak. Aslında eğer birkaç kişinin ayağına basmıyorsak büyük ihtimal güvenli bir oyun oynamıyoruzdur. İyi liderler kararlı davranmasını bilirler ama aynı zamanda hareketlerinin diğerlerinin canını yaktığında da bunu fark ederler ve zarar verilen ilişkileri tamir etmek için aktif olarak çalışırlar. Emek verilmiş ve gönülden bir özür bu yaraları sarmada anahtardır. Anlamlı ve etkili bir özür için amacınız birini acıttığınızın farkında olmak ve pişmanlık göstermektir. Bunun hareketlerinizi savunmak veya neden yaptığınıza dair tartışmakla alakası yok. Eğer kendi hareket ve kararlarınızı sahiplenmeye hazır değilseniz, ilişkiyi tamir etmeye girişmeden önce daha iyi bir ortam için bekleyin. Bir özür başarınızı maksimize eder ve güvendiğiniz insanlar ile aranızda daha güçlü bağlar yaratır. İşte özür dilemeye giden beş basit ama kritik adım:
Özür Dileme Yöntemleri Neler?
"Özür dilerim" deyin.
Aynı kelimeleri söyleyin. Birçok özür dileme gerçekten bu sözleri söylemeden gerçekleşir. Bu alıcının özür dileyecek kişinin aşağı yukarı ne diyeceğini tahmin etmesine neden olur. Bunu yapmayın. Derhal söyleyin. Yazılı veya yüz yüze özür dileyin. Özür dilediğinizi açık bir şekilde belirtin. Onlara özür dilediğinizi ve ilişkiyi tamir etmek istediğinizi belirtin. Hiçbir savunma veya açıklamaya gerek yok.
Ayrıntılı açıklayın.
Olaya dahil olan davranışları, seçimleri ve hareketleri açıklayın. Spesifik ve detaylı olun. Ve tekrar tekrar nedenini veya bahaneleri sıralamayın sadece ne yaptığınız konusunda açık olun. Mesela "seni toplantıya davet etmedim", "kararı sana danışmadan aldım" veya "projede sana liderliği vermemeye karar verdim" gibi açık olun. Hareketlerinizi gerçeklere dayalı bir şekilde ve tarafsızca tanımlayın. Eğer hangi hareketlerin etkiye sebep olduğunu bilmiyorsanız biraz beklemeli, sorular sormalı ve devam etmeden önce bilgi toplamalısınız.
Farkındalık etkisi.
Şimdi hareketlerinizi detaylandırdığınıza göre, diğer insan üstündeki etkilerinin detaylarını yazın. Hareketlerinizin etkilerini gördüğünüzü ve anladığınızı gösterin. Tekrar, bahaneler ve savunmalara ihtiyacınız yok. Sadece davranışınızın diğer insanı etkilediğinizin farkında olduğunu belirtin. Üsteki örnek üzerinden "seni toplantıya çağırmamam proje hakkındaki endişelerini belirtme fırsatı vermemek oldu ve sen olmadan alınan son karar senin takımını da etkiliyor" gibi. Ayrıca kararınız hakkında ne hissettiğinizi de belirtebilirsiniz. Size anlattıklarından dolayı nasıl hissettiklerini bilmiyorsanız onların kafasında ne olduğuna dair varsayımlar yapmayın. Onun yerine "Bunun senin için sinir bozucu olduğunu ve kenara itilmiş hissedildiğini hayal edebiliyorum" deyin. Burada dikkatli olun, empati yapıyorsunuz, varsayım değil. Küçümsemeyin.
Pişmanlığınızı belirtin.
Olayın olduğu gibi olmamasını dilediğinizi belirtin.
İşte küçük bir taktik: bunu telafi edeceğinizi söylemek istemiyorsunuz ya da buna ihtiyacınız yok veya kararınızı değiştirmek istemiyorsunuz. Böyle şeylerin olduğu bir gerçek. Hem kararınıza sıkı bir şekilde bağlı kalabilir hem de neden olduğunuz etkiden dolayı üzgün olabilirsiniz. Bir lider olarak hem zor hem de mükemmel olmayan kararlar alacaksınız. Eğer devamlı bazı durumları telafi etmeye çalışıyorsanız her zaman değişiklik yapmak ve zarar kontrolü yapmaya çalışacaksınız. Bu tuzağa düşmeyin. Bununla birlikte, eğer bir noktada bir şeyin doğru olmadığını fark eder veya bir şeyin değişmesi gerektiğini hissedersiniz, yapın. Herkesi daha iyi hissettirmek için boş sözler vermeyin.
Af dileyin.
Bu işin sonunda geldiniz demektir ve kilit noktadır. Onlardan direkt olarak bağışlamalarını isteyin. Açıkça cevaplanmasını beklediğiniz soruyu belirtin. "Umarım beni affedersin" demektense "Beni gerçekten ve tam olarak affedebilir misin?" Bir cevap için bekleyin. Hoş olmayan bir sessizlikte 5-10 saniye kadar beklemeniz gerekebilir. Eğer size samimi olmayan bir cevap vereceklerini hissettiyseniz, söyleyin. Onlardan ne söylediğinizi ve ne istediğinizi düşünmelerini isteyin. Örneğin "Bunu yeterince düşünmediğinden endişeliyim ve beni affetmeye hazır olduğundan emin olmak istiyorum. Biraz daha zaman ister misin?" İlişkinin geleceğinin önemli olduğunu açıklayın ve durumu tam olarak belirtebildiğinizden emin olun ve ikiniz de ileriye doğru yol almaya hazırsınız. Özür dilediğinizde ve kusurunuzu belirttiğinizde, muhtemel üç sonuç vardır:
Özür Dilediğimde Olası Sonuçlar Neler?
Sonuç 1. Sizi affederler: Harika! Bu ideal bir sonuçtur. Öncelikle onlara dinledikleri için ve cevaplarını gerçekten düşündükleri için teşekkür edin. Onlara ilişkinize ne kadar değer verdiğinizde, onlarla açık ve dürüst sohbetler edebildiğinizden bahsedin.
Sonuç 2: Sizi hiçbir zaman affetmeyeceklerini söylüyorlar: Bu olabilir ve kolay bir durum değildir. Hemen cevaplarını kabul etmeli ve dürüstlükleri için teşekkür etmelisiniz. Bunun ilişkinizi etkileyeceğinden ve işlerin nasıl değişeceği hakkında konuşmak istediğinizi belirtin. Eğer durum gerginleşirse biraz zaman vermek isteyebilirsiniz. Eğer olmazsa onlara bir sonraki adımlar için ne yapmayı önerdiklerini ve artık açığa çıktığı için ne gibi değişiklikler olacağını sorun. Bu durumda çalışma ilişkisini yeniden tartışma ihtiyacı duyabilirsiniz böylece herkes güvende ve değer verilmiş hisseder. Bazı durumlarda, bu yeni çalışma anlaşmaları veya temel kurallar olabilir, başka anlamda bir rol değiştirmek veya departman değiştirmek olabilir. Çok uç durumlarda bu ilişkiyi sonlandırmak olabilir. Bu zor gözükebilir ama bu konular ne kadar kısa sürede belirtilirse o kadar iyi.
Sonuç 3: Sizi şu an affedemezler ama üzerinde düşünecekler: Tekrar onlara dürüst oldukları ve özrünüzü dikkatli bir şekilde düşündükleri için teşekkür edin. Eğer durum el veriyorsa onlara süreç içinde nasıl yardımcı olabileceğinizi sorun. Eğer durum hararetli ise geri çekilin ve bu soru için başka bir zaman gelin. Sizin amacınız bu noktada onlara sizi affetmek için yardımcı olmak. Ve bu öyle bir noktaya gelebilir ki siz artık istekli değilsinizdir ve affetmeyeceğini varsayıp yolunuza devam edersiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Özür Dilemenin Olası Sonuçları Nelerdir?
Özür dilemenin olası 3 sonucu bulunmakta. Bunlar; özür dilenen kişinin affetmesi, özür dilenen kişi hiçbir zaman affetmeyeceğini söyler ve son olarak ilk etapta affetmez ancak düşüneceğini karşı tarafa iletir.
Özür dileme sürecinde liderlerin izlemesi gereken kritik adımlar nelerdir?
Özür Dileme Sürecinde Kritik Adımlar
Liderlerin karşılaştığı zorluklardan biri, zaman zaman aldıkları kararların herkesi mutlu etmeyeceğini bilmeleridir. Bu durumda, zarar gören ilişkileri onarmak adına özür dilemek önemli bir rol oynar. Özür dileme sürecinde liderlerin izlemesi gereken kritik adımlar şunlardır:
Doğrudan : Özür dileme sürecini başlatmak için liderin doğrudan sözlerini ifade etmesi gerekmektedir. Bu durum, özür dileyecek kişinin karşısındaki kişinin ne diyeceğini tahmin etmesine neden olmamalıdır.
İlişkiyi Tamir Etmeyi Açıklamak: Liderler, özür dilediğini ve ilişkiyi tamir etmek isteğini dile getirmelidir. Bunun için savunma veya açıklamaya gerek duymamalıdır.
Olaya Dahil Davranışları Açıklamak: Liderler, gerçekleştirdikleri hareketleri, seçimleri ve olayları spesifik ve detaylı bir şekilde anlatmalıdır. Bahaneler ve savunmalarından ziyade, gerçeklere dayalı hareketlerini tarafsız bir şekilde açıklamalıdır.
Hareketlerin Etkilerini Göstermek: Liderler, hareketlerinin diğer kişi üzerindeki etkilerini gördüğünü ve anladığını belirtmelidir. Bahaneler ve savunmalar yerine, gerçekleştirdikleri davranışların başkalarını nasıl etkilediğini göz önünde bulundurmalıdır.
Empati Yapmayı İçeren İfadeler Kullanmak: Liderler, özür dileme sürecinde zarar gören kişinin yaşadığı duyguları anladığını göstermelidir. Ancak burada, varsayımlar yapmak yerine empati içeren ifadeler kullanarak küçümsememeye özen göstermelidir.
Liderler, özür dileme sürecinin amacının acıttıkları kişinin farkında olmak ve pişmanlık göstermek olduğunu unutmamalıdır. Kendi kararlarını ve hareketlerini sahiplenerek, daha güçlü bağlar oluşturmak ve başarılarını maksimize etmek için bu kritik adımları göz önünde bulundurmalıdırlar.
Samimi ve anlamlı bir özür ifadesi için nelere dikkat etmeliyiz?
Özür Dilemenin Önemi ve Etkili Özür İfadeleri
Bir lider olarak karşılaştığımız olumsuz durumlarda, iş ilişkilerinde yaşanan problemleri gidermek adına samimi ve anlamlı bir özür dilemek önemlidir. Etkili bir özür dilemek için öncelikle yaptığınız hataların farkında olmanız ve bu hatalardan ders çıkartarak kendinizi ifade etmeniz gerekir. İyi bir özür, başarıyı maksimize eder ve güvendiğiniz insanlarla daha güçlü bağlar yaratır.
Aynı Kelimeleri Kullanma
Özür dilerken aynı kelimeleri kullanarak açık ve net bir şekilde özür dilediğinizi belirtmelisiniz. Bu durum, alıcının özür dileyecek kişinin aşağı yukarı ne diyeceğini tahmin etmesine neden olur. Özür dileme sürecini ertelememeli ve derhal harekete geçmelisiniz.
Davranışları, Seçimleri ve Hareketleri Açıklama
Etkili bir özürde, yapılan hatalı hareket ve davranışları net bir şekilde açıklamalısınız. Yapılan hataların sebeplerini veya bahanelerini sıralamadan, sadece yaptığınız eylemleri detaylı ve gerçeklere dayalı bir şekilde ifade edin.
Etkilerini Gösterme
Özür dilenirken, hatalı hareketlerinizin diğer kişiler üzerindeki etkilerini anladığınızı ve bu etkilerin farkında olduğunuzu göstermelisiniz. Yine, bahaneler ve savunmalara ihtiyaç duymadan sadece davranışınızın diğer kişiyi etkilediğinin farkında olduğunuzu belirtin.
Empati Kurma
Özür dilenirken, karşı tarafın duygularını anladığınızı ve empati kurduğunuzu göstermelisiniz. Ancak, karşı tarafın ne hissettiğini bilmediğiniz durumda, onların düşüncelerine dair varsayımlarda bulunmaktan kaçının ve yerine 'Bunun senin için zor bir durum olduğunu düşünüyorum' gibi ifadeler kullanarak empati kuralım.
Olayın Olmamasını Dileme
En nihayetinde, özür dileme sürecinde yaşanan olayın olmamasını dilediğinizi belirtmelisiniz. Unutmayın ki, özür dilemek her zaman telafi etmeye yönelik olmayabilir; bazen kararlarınızı değiştirmek istemeyebilirsiniz. Ancak, bu durumda bile etkili bir özür, insanlar arasındaki ilişkileri tamir etmeye yardımcı olacaktır.
Etkili bir özür mesajı ile iş ilişkilerini nasıl sağlıklı bir şekilde sürdürebiliriz?
Etkili Özür Mesajı İle İş İlişkilerini Sürdürmek
Liderlik ve İlişkiler
Bir lider, insanları etkileyen zor kararlarla karşılaşır. Bu kararlar doğrultusunda herkesin mutlu olacağını beklememek realist bir yaklaşımdır. Liderler, hem kararlı hareket etmeyi bilirler, hem de hareketlerinin başkalarının canını yaktığında bunu fark ederler ve ilişkileri tamir etmek için çalışırlar.
Özür Mesajının Önemi
Emek verilmiş ve gönülden bir özür, zarar gören ilişkileri onarmanın anahtarıdır. Anlamlı ve etkili bir özür için, birini acıttığınızın farkında olmak ve pişmanlık göstermek önemlidir. Hareketlerinizi savunmak veya neden yaptığınızı tartışmak değil, ilişkiyi tamir etmek amaçtır.
Özür Mesajının İçeriği ve Şekli
Özür mesajınızı başarılı kılmak için beş adımı izleyebilirsiniz: (1) Aynı kelimeleri söyleyin ve özre dair net olun; (2) yazılı veya yüz yüze özür dilemeyi tercih edin; (3) olaya dahil olan davranışları, seçimleri ve hareketleri detaylıca açıklayın; (4) hareketlerinizin başkaları üzerindeki etkisini belirtin; (5) olayın tekrar yaşanmamasının dileğini belirtin.
İlişkilerin Sürdürülmesi ve Güçlendirilmesi
Etkili bir özür mesajı ile kişiler arasındaki güven ve iletişimi tekrar sağlayabilir, iş ilişkilerinin sağlıklı bir şekilde devam etmesine katkıda bulunabilirsiniz. İyi bir özür veren lider başarısını maksimize eder ve aralarında güçlü bağlar kurulmasını sağlar. Böylelikle profesyonel anlamda daha olumlu bir atmosfer yaratılabilir ve verimli bir çalışma ortamı elde edilebilir.
İlgili Kurslar
Zor Müşterilerle Başa Çıkma Yöntemleri
Zor müşterilerle başa çıkma: duygu düzenleme, aktif dinleme ve çözüm çerçevesi. Sadakati artıran yöntemler.
Hayır Diyebilmek Eğitimi
Sınır koyma bir beceridir: hayır demenin maliyeti, nedenleri ve adım adım yöntemleri. Pratik diyalog şablonları.
Şikayet Yönetimi Eğitimi
Şikâyeti fırsata çevirin: empati, özür, çözüm çerçevesi ve takip., Süreç akışları, metin şablonları ve ölçüm ritüelleri.
