İş hayatında yazışma teknikleri, günlük iş ve çalışma hayatınızı daha verimli hale getirmenize yardımcı olan, etkili ve doğru kullanım teknikleridir. Bir çalışan olarak, mektuplar, posta, e-posta ve mesajlar gibi yazılı iletişim araçlarını geliştirmeniz için bu teknikleri anlamanız çok önemlidir.
Unsupported block: unknown
İş Hayatında Yazışma Teknikleriyle İlgili Temel Kavramlar
Bu makalede, iş hayatında yazışma teknikleriyle ilgili kavramlar ve bu kavramların anlamları hakkında bir inceleme yapacağız. Özellikle, mektup yazma, e-posta kuralları, yazı düzeni ve doğru dil kullanma konularını ele alacağız. Yazışma teknikleri bu konularla bağlantılı terimleri daha iyi anlamak için önemlidir.
Not: Not, iş hayatında yazışma tekniği olarak kullanılan bir yazı türüdür. Notlar, mesajın uygun biçimde alıcıya iletilmesi gereken kısa ve net ifadeler içerir. Notlar genelde mesajın içeriğini özetlemek veya yardımcı olmak için kullanılır. Örnek: Şu an için rapor üzerinde çalışmış olan kişi, Mike olarak bildirildi. Mike raporu teslim etmek üzere proje yöneticisine not olarak bildirdi.
E-posta: E-posta (Electronic Mail), elektronik posta ya da İngilizce Electronic Mail, internet üzerinden istediğimiz kişilere mesaj göndermeye yarayan bir araçtır. Herhangi bir mesaj, resim ya da dijital dosya göndermek için kullanılır. Örnek olarak, bir arkadaşınıza bir e-posta gönderebilirsiniz. İçeriğinde; merhabalar, nasılsın, ne yapıyorsun yazabilirsiniz.
Sözleşme: Sözleşme, taraflar arasında karşılıklı hak ve yükümlülüklerin güvence altına alınması amacıyla yazılı halde anlaşılan, hukuki geçerliliğe sahip bir belgedir. Sözleşme iki ya da daha fazla taraf arasında imzalanarak oluşturulur ve her tarafı bağlayıcı hukuki sonuçlara tabi tutar. Örneğin; maddi ya da manevi değerlerin herhangi bir türe ait ticaret işlemlerinde taraflar arasında içeriğini paragraflara ayırmış yazılı bir biçimde oluşturulan yazılı belgedir.
Broşür: Broşür, promosyon yöntemi olarak kullanılan kısa, pratik ve çekici bir bilgilendirme aracıdır. Sıklıkla reklam ve pazarlama anlamında kullanılan broşür, amacınıza göre kullanılabilecek geniş çalışmalar içinde etkin bir biçimde kullanılır. Örnek olarak standart bir broşür, firma adını, marka bilgilerini, almak istediğiniz ürünün detaylarını içeren kaliteli bir tasarıma sahip olup entegre edilmiş bir biçimde duvarlar, mobilya ve daha fazlası gibi içerikleri bulundurmaktadır.
Günlük: Günlük; sürekli olarak oluşturulan ya da düzenlenen, kişisel iş çalışmaları hakkında bilgi içeren dokümanlardır. Günlük genellikle her gün yazılıp daha sonraki tarihte güncellenebilir. Örneğin; Her günki iş günlüklerinde yapılan işler listelenebilir ve geçmiş tarihteki çalışmaların izlenmesi kolaylaştırılabilir. Ayrıca; bu iş günlükleri başkalarıyla paylaşılarak, iş arkadaşlarıyla hareketler paylaşılabilir.
Reklam metni: reklam metni, bir ürünü satın almak veya hizmeti kullanmak için bir kişinin ilgisini çekmek amacıyla oluşturulmuş olan bir mesajdır. görseli yerine bu mesaj vurucu ve kalıcı bir etki yaratma amacıyla oluşturulur. örnek: "uyku setleri ile konforunu katlamak artık çok kolay! yatağını olduğu gibi kullanmaya devam edebileceğin, rahat ve konforlu bir uyku için idealdir. şimdi uyku seti al ve rahatını arttır!”
Basın bülteni: Basın bülteni, şirketler ya da kuruluşlar tarafından çıkan resmi veya özel gruptan ulaşan haberleri, bildirileri ve bilgileri kapsayan ve kamuya ileten bir bilgi yayınıdır. Merkezi bir birimden çıkıp, çeşitli medya aracıları, internet ve yerel basın kanallarıyla yayımlanır.
Not defteri: Not defteri, iş hayatında yazışma teknikleri bilimindeki bir yöntemdir. Bu yöntem, kalıcı notların saklanması için kullanılan bir kayıt tutma yöntemidir. Kişi, not defterindekilerin kolayca erişilebilmesini ve arşivlenmesini sağlamak için özel etiketler veya kodlama sistemleri kullanarak sıralanabilir. Örneğin bir toplantıdaki konuşmaların notunu bulmak için sonraki bir toplantıda veya belirli bir konuda karar almak için verilen kararı aramak için, not defteri çok yararlı bir araçtır. Not defteri iş hedefleri ile çalışılan projeler gibi iş hayatındaki birçok konuda kullanılabilecek bir araçtır.
Davetiye: Davetiye, iş hayatında bir etkinlik ya da toplantıya çeşitli kişileri çağırma amacıyla oluşturulmuş bir mektuptur. Davetiye, çağrılan kişilerin katılımlarını istemek amacıyla kalıbına uygun bir tarzda yazılır.
Örnek:
Sayın [ismi],
Firmamız 17 Aralık 2019 tarihinde saat 17:00’de gerçekleştirilecek eğitim toplantısına katılmanızı arzu etmektedir. Toplantının konusu İş Hayatı Uygulamaları ve Teknikleri olup, katılımınız için çok teşekkür ederiz.
Şimdiden sağlıcakla kalın,
[Firma İsmi]Satış raporu: Satış raporu, satış sürecinde etkili bir biçimde toplanan ve satılan ürünlerin bütün detaylarını kayda geçirmek için kullanılan bir yazışma tekniğidir. Bu, satışa nitelikli ve ölçülebilir olduğundan emin olmak için kullanılan çok önemli bir kaynaktır. Örneğin, bir satıcının yöneteceği bir satış raporu, satıcıların satın alma sürecini takip etme yeteneklerinin başarılı olup olmadığını müşterinin verdiği raporlarla belirleyebilir. Bunun yanı sıra, bir satış raporu aynı zamanda satışa dönüş oranları, yüksek olup olmadığını ve satışa dönüşü arttırma potansiyelini de değerlendirebilir.
İlan: İlan; özellikle bir iş teklifinde veya satış teklifinde kullanılmak amacıyla, çoğu zaman ücret ödenmeden veya uygun bir ücret karşılığında, potansiyel müşteriler veya katılımcılara duyuru olmak için verilen bir mesaj olarak tanımlanır. Örneğin; Şirketimiz tarafından yayınlanan bir pozisyon için çalışılayacak, mühendislik alanındaki lise ve üniversite mezunlarının başvurularını bekliyoruz.
Yıllık rapor: Yıllık rapor, işletmenin geçen yıl içerisinde yürüttüğü faaliyetlerin çeşitliliğini ve performansını belgeleyen, işletmenin ya da kuruluşun sahip olduğu özet bir doküman olarak tanımlanabilir. Bir yıl içinde gerçekleştirilen her eylem, kazanç, kurumsal faaliyet, inovasyon veya gelişme ayrıntılı olarak raporda yer alır. Örnek olarak, 2019 yılı için Microsoft’un Yıllık Raporu, her yıl yaşanan büyüme ve karlılığın, yaptığımız işlerimizin, ticari başarımızın, Kurumsal Sosyal Sorumluluğumuzun ve Yönetim Kurulu Başkanı’nın görüşlerinin bir özeti olarak kullanıcılara sunulmuştur.
Afiş: Afiş, iş hayatında yazışma tekniği olarak kullanılan, dikkat çekici, referans veya bilgilendirme amaçlı anlamlı bir şekilde değerli verilerin görsel olarak sunulması için yaratılan yazılımlardır. Örnek olarak, üretim tesislerindeki malzemelerin veya sıkışmış süreçlerin, bir afiş yardımıyla işten çıkarmaların önlenmesi gibi görselleştirilmiş bilgilendirme çalışmaları düşünülebilir. Afişler, işletme veya organizasyonel hedeflerin değerlendirilmesi, takip edilmesi ve takibi yapılması için kullanılabilir. Bazı örnekler; alışveriş, toplantı veya e-posta gibi çalışmaların desteklenmesi, belirli bir problemi çözmek için resim, grafik ve metin kullanılarak yapılandırılmış afişlerde gösterilmesi olabilir.
Ödeme emri: Ödeme emri, bir hesaptan nakit para transfer edilmesini öngören bir yazışma tekniğidir. Bir muhasebeci tarafından, ücret veya masraf ödemelerinin kontrol edilmesi ve yönetilmesi için kullanılan bir araçtır. Ödeme emri, yapılandırılmış talepleri tanımlamak için bir yaklaşımdır.
Örnek:
Bu Ödeme Emri ile verilecek paranın tam ve doğru şekilde kullanılması talep edilmektedir. Aşağıda gösterilen detaylar dikkate alınarak satıcı tarafından talep edilen ürünün bedeli ödenecektir:
Satıcı Adı: ABC Mühendislik A.Ş.
Ürün Adı: Endüstriyel kolonya
Adeti: 5
Birim Fiyatı: $50
Toplam: $250
Yukarıdaki detaylar doğrultusunda, ABC Mühendislik A.Ş.'ye kredi kartı sistemi kullanılarak yapılacak $250.00 tutarındaki ödeme için ödeme emri düzenlenmesi istenmektedir.İşletme sözlüğü: İşletme sözlüğü, belirli bir işletme ya da sektör için kullanılan özel kavramların ve terimlerin açıklamalarını içeren bir kaynaktır. Örneğin, bir giyim perakendecisi için özel terimler içerebilir satış listesi bilgisayar sistemi aracılığıyla mağaza satışlarını takip etmek için kullanılabilecek özelleştirilmiş etiketlerdir.
Şartname: Şartname, bir proje için yerine getirilmesi gereken standartların yazılı hale getirilmiş listeleridir. Şartname ile bir projenin gereksinimleri, maliyeti, üretim süresi, uygun malzemeler ve değer ve kalite gibi çeşitli unsurlar belirlenir. Örnek olarak, bir inşaat projesinde şartname ile malzeme listesi içerisinde bulunan malzemelerin cinsi, miktarı, özellikleri, maliyeti, teslimat süresi ve üreticinin güvenilirliği gibi detaylar belirlenebilir.
Talep formu: Talep formu, müşterilerinin ihtiyaçlarını belirlemek ve teslimat zamanlarını planlamak için gönderilen bir iletidir. Bir talep formunda, tüketici tarafından istenen tüm ürünlerin açıkça belirtilmesi, teslimat isteği ve siparişin gönderileceği adres gibi bilgileri içermelidir.
Örneğin;
Talep Formu
Aşağıdaki ürünleri istiyorum:
Ürün;
• 3 adet çeşitli kalibredeki un
• 2 tane küçük portakal
• 1/2 kilo dondurulmuş kuşkonmaz
Teslimat bilgileri:
Adres: 123, Main Street, Town City 44718
Tarih: 10/12/2020
İmza: .....................................Satın alma formu: Satın alma formu; satın alım işlemlerinin en doğru şekilde ve verimli biçimde gerçekleştirilmesi için kullanılan bir yazışma tekniğidir. Satın alma formunda, müşteriden alınması gereken bilgiler genellikle müşteri ve satın alınan ürünlerin önceki bilgileri, satıcının bildiği ürünler, fiyatlandırma ve ödeme koşulları gibi özellikleri içeren açık bir şekilde sunulur. Satın alma formu çoğu zaman işletmelerin alacakları ve satacakları ürünlerin bilgilerini kolayca depolamasını sağlar. Bu formda ayrıca satın almaya ilişkin resmi koşullarının da bulunduğu belirtilir.
Örnek:
Satış numarası: #1456
Müşteri: XYZ Teknolojileri
IT Hizmetleri: Yazılım desteği ve İnternet erişimi
Miktar: 1 yıl
Fiyatı: 2.700 $
Ödeme koşulları: T/T 30/60/90 gün taksitBasın açıklaması: Basın açıklaması; bir kurum, kuruluş ya da şahıs tarafından kamuya duyurulan konu hakkında resmi bir ifadedir. Basın açıklamaları, konuk haberleri, söyleşiler, basın toplantılarıyla da eş zamanlı olarak kamuoyuya sunulabilir. Örnek: Yeni lisans programımız için Yenişehir Üniversitesi’nden Prof. Dr. Eylem Serin, okulumuza katıldı. Bu çok özel gelişmeyi duyurmaktan mutluluk duyuyoruz. Yenişehir Üniversitesi’nde şu tarihte başlayacak olan yeni program hakkında ayrıntılı bilgi almak için okulumuza bekliyoruz.
Ürün kataloğu: Bir Ürün Kataloğu, aynı parçalardan meydana gelen büyük alışveriş malları veya hizmetleri tanımlamak ve promosyonunu yapmak için bir kullanıcıya gönderilmek üzere tasarlanmış bir rapor veya belgedir. Farklı ürün türleri hakkında detaylı bilgiler ve teklifler sunmak için kullanılır. Örneğin, bir mağaza giysi, mobilya ve diğer ev eşyalarıyla ilgili bir ürün katalogu gönderebilir. Katalog, belirli bir ürün türü için marka ve modeli, fiyatı, satın alma kolaylığı ve diğer önemli bilgileri kapsayacak şekilde tasarlanmış olmalıdır.
Anket formu: Anket formu, bir işletmenin çalışan kesimini bireysel olarak test etmek için tasarlanan ve uygulanan sistematik bir yöntemdir. Anket formu, çalışanların diğer çalışanlar veya liderler hakkındaki görüşlerini, paylaştıkları deneyimleri ve kullandıkları süreçleri ölçmek için bir aracı sağlar. Örneğin, bir şirketin personelinin liderlik konusundaki görüşlerini ölçmek amacıyla bir anket formu oluşturulabilir. Anket formu içerisinde liderliğin pozitif ve olumsuz etkilerine dair seçenekler ve çalışanların buna dair görüşlerini paylaşabileceği alanlar bulunur.
İş teklifi mektubu: İş teklifi mektubu, işletme ya da başka bir kuruluşa yönelik bir ürün veya hizmet sunmak amacıyla gönderilen bir mektuptur. Bu mektupta, satın alma talep eden şirketin ürün veya hizmet hakkındaki istekleri ve talepleri açıkça belirtilir. Örneğin:
Sayın [isim],
[Şirket] olarak sizi ev temizlik hizmetleri sunmak üzere davet etmek istiyoruz. Bizim ev temizlik hizmetleri sayesinde ev işleriniz basit bir hale gelecektir. İşimize güveniyor ve seçeceğiniz ekibimiz, evinizi temizleyerek size yardımcı olacaktır. Günlük, haftalık veya aylık olarak seçeceğiniz bir temizlik hizmeti garanti ediyoruz. İsteklerinizi gerçekleştirmek amacıyla ekibimiz profesyonel ekipman kullanarak çalışacaktır. Temizlik hizmetimizin size sunacağı avantajlardan bazıları şunlardır: . . .
İlgili ücret konusunda size daha fazla bilgi vermek isteriz. Fiyatlarımız oldukça rekabetçidir.
Şirketimiz konusunda size daha fazla bilgi verebilmemiz ve sorularınız varsa lütfen bize ulaşın.
Saygılar,
[İmza]Özgeçmiş: Özgeçmiş, yaşam öyküsü olarak tanımlanabilir. Başkasının sizin hakkınızda bilgi edinmesini sağlayan, sizi tanımlayan bir bildirimdir. Kişinin kendini iş açısından tanıtımı için kullanılan özet biyografi biçiminde sunulmuştur. Özgeçmiş genellikle çalışma deneyimlerinin, becerilerinin, eğitim durumlarının, ödüllerinin ve diğer etkinliklerinin kısa ve toplu olarak tanımlandığı bir belgedir.
Örnek:
Zeyneb Karagözoğlu
Adres: İstanbul
Telefon: 0532 ### ## ##
E-Posta: zeyneb@karaogzu.com
Deneyim
Ege Gıda Sanayii İş Uzmanı - Mayıs2013 - Şubat 2020
• Fabrika çalışanlarının planlanması ve gelişimleri için önlemlerin alınması
• Gıda kalitesi ve çalışan sağlığı için stratejilerin tasarlanması ve koordinasyon
• Çalışan performansını ve iyi taraflarını tespit ve rapor etme
• Kültürün sürdürülmesi ve kurumsal karlılık için çalışma
Eğitim
Bilgi Üniversitesi – İstanbul, Türkiye
BSc İşletme Yönetimi- Mayıs2009 - Aralık 2012Teklif mektubu: Teklif mektubu, sunulan ürünler, hizmetler, fiyatlar ve koşullar hakkında, alıcıya bilgi ve teklif vermek amacıyla yazılan bir mektuptur. Teklif mektubu, alıcıya ürün veya hizmet ile ilgili detayların açıkça belirtildiği güvenilir bir bilgi kaynağı ve danışmanı olarak fayda sağlar.
Örnek:
Sayın [Alıcı],
[Firma] olarak, [servis, ürün] sunmaktan memnuniyet duyarız. [Servis, ürün] üretimi konusunda deneyimimizi ön plana çıkartmayı hedefliyoruz. Piyasanın mevcut ihtiyaçlarına tamamen cevap verebilecek [servis, ürün] üretiyoruz.
[Servis, ürün] üretme sürecinde herhangi bir kalite kaybı yaşamadan en iyi üretim yöntemlerini kullanarak size mükemmel ürün sunmaktan mutluluk duyarız.
Ayrıca kalite ve teslimat için koşulları en iyi şekilde karşılamaya hazırız. Teklifimiz şu şekildedir:
[Teklifte Açıklanan Fiyatlar]
Teklifimizi kabul etmenizi önemle rica ederiz. Umarım ilişkimizde başarılı gelecek yıllar geçirebiliriz.
Saygılarımızla,
[Firma]Bildiri: Bildiri, bir kişinin veya bir grubun başka bir kişi veya kuruma karşı verdiği bir duyuru veya ilan olup, aslında bir düzenleme belgesi niteliğindedir. Bir bildiride, kullanılan düzenlemeyi açıkça açıklamalı ve bu düzenlemeye uyulabilecek biçimde koşullar belirtilmelidir. Örnek olarak, şirketin çalışanlarının mesai saatlerini belirten bir bildiri verebilirsiniz. Bildirinin içeriği, çalışanların hangi saatler arasında işe başlaması ve neler yapması gerektiğini belirleyecektir.
Sunum: Sunum, bir bilgi veya heyecanlanma duygusunu tanımlamak için son kullanıcıya kaliteli, hedeflenmiş ve etkili bir biçimde göstermek için kullanılan bir tekniktir. Sunum, kullanıcılara bir konu hakkında iletilen konuyla ilgili bir akışı izlemesi, bilgileri ve duyguları düzenli bir şekilde aktaran ve düzenleyen bir sistemdir. Örnek olarak, bir e-posta göndermek istediğinizde, sunum tekniği gönderinizin önemli bir etki yaratmasını sağlamak için kullanılabilir. Sunum bir konuyu ilgili kullanıcılarınızın bakış açısından en etkili şekilde aktarmanıza yardımcı olabilir. Mesela, ürününüzün kullanımı konusunda bir video hazırlayabilir veya işinizle ilgili dokümanları harika ve anlaşılır bir tasarıma dönüştürebilirsiniz.
Rapor: Rapor; bir işin, bir projenin sonucunu tanımlayan, anlatan ve değerlendiren, geçmiş döneme ait bilgileri ve yapılan yorumları içeren, yazılı olarak sunulan, yapılan çalışmaların kısa özetini vermek için kullanılan bir akademik yazılımdır. Örnek olarak; Aşağıdaki rapor stajım süresince benim tarafımdan yürütülen çalışmaların sonuçlarını kısaca özetler:
Staj boyunca projenin temel amacı, bir şirketin sosyal medyada nasıl takip edilebileceğini göstermekti. İşe başladığım ilk iki hafta, tüm mevcut sosyal medya kanallarının incelemesini içerdi. Diğer haftalarda farklı platformlarda reklam performansını inceledim. Elde edilen sonuçlara dayanarak, en iyi reklam performansı sağlayan kanalı belirledim ve proje raporumu oluşturdum.Tahsilat makbuzu: Tahsilat makbuzu, başka bir deyişle işlem bildirimi olarak ödeme yapan tarafın bu ödemeden yararlanan tarafa bildirmek için yazılı olarak verilen bir belgedir. Tahsilat makbuzunda yapılan ödemenin tarihi, miktarı, neye ödenmiş ve ödeyenin; ödenenin ise adı ve adrese dair bilgiler ve ödemenin kabul edildiğini kanıtlayan imzası sıkça kullanılan bilgilerden bazılarıdır. Örnek olarak;
Geçerli tarih:
Adı ve Soyadı:
Adres:
Miktar:
Neden Ödenmiş:
Tahsil eden:
Adı ve Soyadı:
Kabul eden imza: .......Şikayet mektubu: Şikayet mektubu, müşterilerin ya da diğer kişilerin bir işletme veya ürün hakkındaki istek ve taleplerini işletme/ürün sahibine bildirme amacıyla yazılan bir mektuptur. Şikayet mektubu, talebinizi veya şikayetinizi net bir şekilde ifade etmek için kısa, anlaşılır ve titiz bir dil kullanılmalıdır.
Örnek:
Konu: Hizmet Kalitesinden Memnuniyetsizlik
Sayın [Kişi/Kurum],
[Şirketiniz/ürününüz] hakkında teklif verdiğiniz hizmeti rezerve ettiğim tarihe kadar, ciddi derecede memnuniyetsizlik yaşadım. Bu memnuniyetsizliğin temelinde; servis gecikmeleri, Şirket tarafından yapılan yanlış ifadeler ve iletişim hataları bulunmaktadır.
Hizmetinizin kalitesinden durumdan son derece memnun kalmadığımı ifade etmek isterim. Bu durumun düzeltilmesi ve gecikmelerin önüne geçilmesi için gereken adımların atılmasını bekliyorum.
Saygılarımla,
[Adınız]Hizmet kılavuzu: Hizmet kılavuzu, bir şirket tarafından çalışanların uyulması gereken kuralları ve alışkanlıkları kapsayacak şekilde sunan bir belgedir. Bu kurallar genellikle şirket içindeki iletişim yöntemleri, İş etiği ve birçok başka alanda değişmektedir. Örnek olarak, karşı tarafa iletilen mesajların tüm çalışanlar tarafından hemen ve titizlikle yanıtlanması gibi bir kural olabilir ve bu kural, diğer meslektaşların karşı tarafın iletileri hakkında zamanında ve açıkça bilgilendirilmesi ile de desteklenebilir.
Memnuniyet anketi: Memnuniyet anketi, müşterileri memnuniyetleri hakkında bilgi toplamaya yardımcı olmak için kullanılan bir araçtır. Anket, bir ürün veya hizmet ile ilgili müşterinin memnuniyetinden, ürün kalitesinden ve alışveriş deneyiminden memnuniyet durumlarını ortaya koymayı amaçlar. Temel olarak, memnuniyet anketi müşterilerin ne kadar memnun olduğunu ölçmek için tasarlanmış, sorgulamalar içeren bir tür araştırmadır. Örnek olarak, bir alışveriş mağazası müşterilerinin online alışveriş deneyimlerinden ne kadar memnun olduklarını ölçmek için aşağıdaki gibi bir anket kullanabilirler: "Online alışveriş deneyiminizden ne kadar memnun oldunuz? 1. Çok memnunum, 2. Memnunum, 3. Nötrüm, 4. Memnun değilim, 5. Çok memnun değilim."
Bilgilendirme notu: Bilgilendirme notu, mesleki durum veya fonksiyonel bölümler arasındaki ilişkilerin yönetilmesi için kullanılan bir yazışma tekniğidir. Bu teknik, bilgilere aracılar aracılığıyla ulaşmak için gönderilen yazılı bir mesaj olarak tanımlanmaktadır. Bilgilendirme notları, çalışanların kendisine da verili düzenlemeler ve görevleri gerçekleştirmelerini sağlamak için kullanılabilir.
Örnek:
Konu: Faturaların gecikme ödemesi
Bu bilgilendirme notu, Departman 8'teki tüm çalışanlara aşağıdaki faturaların gecikme ödemesini önlemek amacıyla gönderilmiştir. Geçmiş zamana kadar ödenmemiş tüm faturalar derhal ödenmeli ve ödemelerin aksatılmaması sağlanmalıdır.İstek listesi: İstek listesi, kişilerin iş hayatında yazışmalarını organize etmek için kullanılan, isteklerin listelendiği bir yazışma tekniğidir. Bu tekniğin amacı, belirli bir talebi kabul, reddetme veya değiştirme sürecine daha hızlı ve etkili biçimde gitmek içindir. Bir örnek olarak, bir müşterinin bir ürün satın almak için öncelik sırası beş istek listesi göndermesi örnek verilebilir. İstek listesi, müşterinin sunulan ürüne ne gibi özellikler aradığını ve hangi özelliklerini değiştirmek istediğini anlamamıza ve ürünün ideal olarak sunumu için geliştiricilere güvenli bir şekilde öneri verebileceğimiz bir yol sağlamaktadır.
Protokol: Protokol, iş hayatında kullanılan yazışma teknikleri içerisinde, durumlar veya işlemler için gereken etik ve standart önermelerin belirlendiği yazılı olarak oluşturulmuş bir yol haritasıdır. Bir protokol, tarafların karşılıklı ne yapacaklarını, ne zaman yapacaklarını ve ne tür sonuçların ortaya çıkacağını belirlemek amacıyla oluşturulmuştur. Örnek: Bir toplantıda protokol izlenecek şekilde oluşturulmuş bir masa yerleşimi ile mesleki bir tavır korunacak, her konuşmacı 10 dakikadan fazla konuşmayacak ve her konuşmacı için bir soru, cevap veya tartışma arasından oluşacak şekilde süre dağıtılacağı şeklinde olabilir.
Mektup: Mektup, iş hayatında iletişimde kullanılan yazışma tekniği olarak tanımlanır. Mektup, çoğu zaman konuşma yerine geçen, açık ve net bir alıcı ve gönderici arasındaki yazışma biçimidir. Mektupların genellikle resmi belgeler ve tavsiyeler konusunda kullanıldığı bilinir. Örneğin:
Sayın Maria Garner,
Kendinizi çevrenizdeki insanlara karşı küçük düşürücü tutum ve davranışlarınız göz önünde bulundurarak özür dilemek zorunda olduğunuzu size bildirmek isteriz.
Bu belirsiz tutumunuz nedeniyle, diğerleri topluluk üyelerinin aralarındaki güveni koruyamayız. Sizin bu tarz davranışlarınızı daha fazla sürmemenizi öneriyoruz.
Saygılarımızla,
Özür DileyenlerTalep yazısı: Talep Yazısı, özellikle büyük ve kurumsal işletmelerde müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak için kullanılan kişiye veya şirkete yönelik bir taleptir. Talep yazısı, isteklerinizi detaylı ve açık bir şekilde çizmenize yardımcı olur. Örnek olarak;
Sayın Yönetim,
Şirketimiz her zaman kaliteli ürünler satmaya özen göstermektedir. Ancak en son siparişlerimizdeki ürünlerin kalitesi için tatmin edici bir geri bildirim almadık. Bu nedenle, size ürünleri kaliteli üretmek ve müşterilerimizin memnuniyetini arttırmak için yardımcı olacak teknolojik donanımlara yatırım yapmanızı talep etmek istiyoruz. Lütfen bizim tarafımızdan sunulan bu isteğin dikkate alınmasını sağlayın ve ayın 15'inden önce geri dönüş sağlayın.
Saygılarımızla,
[İmza]Duyuru: Duyuru; İş hayatında kısa süreli ve özel bir mesajın paylaşımını hedefleyerek, gönderilen genel bir bildirimdir. Duyuru, çalışanların, müşterilere veya ilgili kamuoyuna kabul edilmiş mesajları bilgilendirmek için önemli bir araçtır. Örnek olarak; Şirketimiz, 2019 yılında Londra'da gerçekleştirilecek bir konferansta temsil edilecek. Unutmayın; katılım ücretsizdir.
İş planı: İş planı, bir işin, bir projenin, bir hareketin veya bir çalışmanın gereksinimleri, hedefleri, süreçleri ve sonuçlarının planlanmasıdır. Bir örnek olarak, web sitenin tasarımının tamamlanması üzerine bir iş planı şu şekilde olabilir;
=> Hedef: Web sitesi tasarımını tamamlamak.
=> Gereksinimler: Web sitesi tasarımının özellikleri ve zorlukları.
=> Süreç: Online araştırma, web tasarımının oluşturulması, test etme ve kullanıcı geribildiriminin kullanılması vb.
=> Sonuç: İyi çalışan, kullanıcı dostu, yüksek kaliteli bir web sitesi tasarımı.Alacak hatırlatma mektubu: Alacak hatırlatma mektubu, bir işletme tarafından müşterilerine gönderilen bir yazıdır. Bu yazı, müşterinin geçerli bir borcunu ödemesi için onu uyarması amacıyla oluşturulur. Ödeme tarihi geçmişse, borçluyi uyaracak ve harekete geçmesi için direnmeye çalışılır. Örneğin:
Sayın [Müşteri Adı],
Şirketiniz tarafından bize ödemesiz [Ürün/Hizmet] yaptığı takdirde, 09/10/2020 tarihinde ödenmemiş bir borç olduğu hakkında unutmuş olabiliriz. Bunu en kısa sürede ödemeyi rica edecek olursak, teşekkür ederiz.
Ödeme detaylarını, borcu ödemek için kullanabileceğiniz bildiğiniz banka ve ödeme hesapları hakkında bilgi için bize ulaşın.
En kısa sürede ödemenizi beklerken, daha fazla bir gecikme meydana gelmeyecek olmasına memnun oluruz.
Saygılarımızla,
[Şirketin Adı]Eylem planı: Eylem Planı, bireylerin ya da grupların mümkün durumları, görevleri, sorumlulukları ve gelecekteki eylemleri planlaması için kullandıkları özel bir yöntemdir. Eylem Planı kısaca mevcut durumu analiz ederek, öncelikleri belirleyerek, eylemlerin çizilmesi ve hangi kaynakların kullanılacağının belirlenmesi ile ilgili gereksinimleri karşılamak üzere oluşturulmuştur. Bir örnek olarak, İş Hayatında uygulanacak bir Eylem Planı; St. Johns Richboro Bankası'nın çalışanlarından Mont ja Mizner için kullanılabilir. Plan, Mont'un ve Mizner'in ürün tanıtımı, satış danışmanlığı ve müşteri hizmetleri konularında eğitim almalarını öngörecektir. Bu, her ikisinin yeni satış teknikleri öğrenmeleri ve müşterilerle temel etkileşim kurabilmeleri için gerekli kursların verilebilmesine olanak sağlayacaktır.
Proforma fatura: Proforma Fatura bir ödeme belgesidir. Bu belge teslim edilmekte olan bir ürün veya hizmet karşılığında alıcıdan karşılığı olan ücreti yatırılmasını gerektirebilir. Proforma Fatura ödeme yapıldığında düzenlenen ve kesilen gerçek faturayı önceden göstermektedir. Bu özelliğiyle alıcının öncelikle ödeme konusunda bilgilendirilmesini sağlar.
Örnek:
Proforma Fatura
Gönderici: ABC Ltd.
Alıcı: XYZ Ltd
Teslimat Tarihi: 13/04/2019
Ürünlerin Açıklaması: 10 adet el tutma tesisatı
Birim Fiyat: 150€
Toplam Tutar: 1500€Strateji belgesi: Strateji Belgesi, iş hayatında kullanılan bir yazışma etkili bir şekilde yapmak için tasarlanan bir belgedir. Belge, işletmeyi belirli bir hedefe doğru çalışması için yönlendirmek için ortaya konulmuş temel bir koordinat olan kurumsal stratejileri tanımlamaya yöneliktir. Belgede genel olarak, işletmenin hedef kitlesiyle ilgili hedefler, stratejik gündemi, pazarlama ve diğer faaliyetleri tanımlamak için gerekli ayrıntılar da yer alır. Örnek olarak, bir firma, satışlarını artırmak için aşağıdaki strateji belgesi oluşturabilir:
1. Hedef Kitlesi: Orta yaş kullanıcılar ve üst sınıf kişiler.
2. Hedef: Ürünlerimizi maliyeti oldukça düşük fiyatlara satışa sunmak, mevcut müşteri ağını genişletmek ve yeni müşteri sayısını arttırmak.
3. Stratejik Gündem: Müşteri doygunluğunu arttırmak, arama motoru optimizasyonundan faydalanmak ve ilişkili ürünleri artırmak.
4. Pazarlama: Ürünleri çeşitli bağlantılarla reklamlamak, dijital pazarlama ve sosyal medya stratejisi uygulamak ve var olan müşterileri tutmak için hediye kampanyaları yürütmek.Anlaşma: Anlaşma, iki veya daha fazla taraf arasında sözleşme olarak yapılan mutabakattır. Anlaşmalar, arkadaş çevrelerinde de kullanılan bir kavramdır; ancak iş hayatında özellikle hukuki metinler ve sözleşmeler anlaşmayı içerir. İş hayatında yapılan anlaşmalar, taraflar arasındaki ilişkiyi sağlam ve güvenilir kılarak aynı zamanda hem tarafların haklarını korurken, gerekeni yerine getirir. Örnek: iki taraf arasında bir çalışma sözleşmesi yapıldığını varsayalım. Sözleşmede taraflardan birinin belirli bir işi gün ve ödeme şartlarıyla gerçekleştirmesinin karşılığında diğer tarafa ödeme yapması konusu anlaşma ile karara bağlanır. Bu anlaşmaya taraf olan kişiler tarafından imzalanır ve geçerli bir sözleşme haline gelir.
Toplantı notu: Toplantı notu, bir toplantı sonunda alınan görüşmelerin ve kararların yazılı olarak yazılmasıdır. Toplantı notları, toplantıya katılanların katılımlarından ilham alınarak hazırlanır ve toplantının konusu, toplantı hakkında kararlar ve diğer önemli ipuçlarının belirlenmesine yardımcı olur.
Örnek :
Toplantı: Pazartesi günü personel toplantısı
Tarih: 24 Mart 20##
Katılımcılar: Tüm personeller
Konu: Yönetim tarafından alınan kararlar
Konuşmalar esnasında; Yönetim, tüm personelin süreçleri ve yönetmeliği anlatmak üzere toplantıya davet edildi. Yönetim, personelin tam analizini yapmak ve kararları paylaşmak için özgüvenli bir ortam oluşturdu.
Kararlar; Personelin istihdam kurallarının değiştirilmesi, yeni ücretlendirme paketlerinin eklenmesi, personel güvencesinin güncellenmesi ve personel motivasyonu için eğitimlerin verilmesi konularında kararlar alındı.
Sonuç olarak, tüm katılımcılar toplantıda alınan kararların çerçevesinde ekibin gelişimine odaklanılması gerektiği konusunda görüş birliğine varıldı.Hedef belirleme raporu: Hedef Belirleme Raporu; Çalışanların performansını ölçebilmek ve arttırmak için yönetici ve çalışanlar arasında yapılan yönetim yöntemidir. İşletme yöneticisi ile çalışan arasında her biri tarafından kabul edilebilecek hedeflerin belirlenmesi için bir hayat prensibini tanımlar. Her hedef belirleme raporu, çalışanın amaçlarının net olarak belirlendiği ve doğrudan izlenmesi gereken bir planı içerir. Örneğin; bir satış müdürü için, onun hedef belirleme raporu, satışlarının yüzdesel bir artışla her bir çalışma ayı sonu sıkıntıya girmesini öngörebilir.
Yönetim raporu: Yönetim raporu, işletmenin belirli bir dönemdeki finansal durumunu özetleyen, çalışanların ve yöneticilerin yaptıkları işlemleri inceleyen, özetleyen ve önerilerde bulunan raporlardır. Yönetim raporları, işletme ve uygulama hesapları için bilanço, finansal tablolar ve bir analiz ile birlikte düzenlenir.
Örnek olarak, X Şirketi’nin yönetim raporu aşağıdaki gibidir:
X Şirketi’nin 2017 yılında çalışanların toplam çeşitli ödemeleri 36 milyon dolar civarında ve toplam fonların ödenmesi için toplam 10,6 milyon dolar gerekiyordu. Gelir bilançosunda, çalışanlardan kazanılan gelir yaklaşık 12,3 milyon dolar. Çalışanların sosyal güvenlik ve vergi giderleri 13,1 milyon dolar. Net çalışan maliyeti 23 milyon dolar olarak öngörülürken, toplam harcama 28,9 milyon olmuştur. Diğer maliyetler, faiz gideri ve yönetim maliyetleri olarak öngörülmüştür. Son olarak, şirketin 2017’de net karlılığı 8,1 milyon dolardır. Rapor, maliyet ve gelir bilgilerini bir grafik üzerinde göstermektedir. Raporda ayrıca, şirketin maliyetlerinin izlenmesi gereken seviyelerdeki tutarlarının satın alma maliyetlerinde kayda değer bir artış olduğu belirtilmektedir.Teşekkür mektubu: Teşekkür mektubu, bir kişinin başkasına, onun yardımları, destekleri veya katkılarından dolayı gösterdiği şükran ve minnet ifadesidir. Bu tür mektuplar özellikle çalışma yaşamındaki kişiler arası ilişkilerin boyutunu arttırmak ve birbirimize olan saygımızı göstermek için yaygın olarak kullanılır. Teşekkür mektupları, kullanılan kalıbın orta zorlukta bir versiyonu olarak vaat eder. Konuya yeni başlayanlar için, türde kapsamlı bir örnek şu şekilde olabilir:
Sayın [isim],
Adınızından anlaşılacağı üzere, size [sebep] çerçevesinde ciddi ölçüde katkı olduğunuz için sizi tebrik etmek istiyorum. Sizin katkınız sayesinde, bu sürecin başarıyla tamamlanmasına yardımlarınızla katkıda bulundunuz. Sizin gibi nazik birisinin katkısının ne denli büyük olduğunu anlıyorum.
Saygılarımızla
[İsminiz]Fatura: Fatura, iş hayatında yazışma teknikleri biliminde, bir ürün veya hizmetin alıcısına, ürünün satıcısı tarafından belirli bir ücret ödemesini gerektiren bir beyannamedir. Fatura, ücretin belirtmesinin yanı sıra satıcıyı, alıcıyı, ödemenin yapılmış olmasını ve satılan ürünün niteliğini, özelliklerini ve para birimini belirterek, farklı teslim ve gönderme seçenekleri ile beraber, bir ödeme sonrası teslim sözleşmesindeki detayların da özet veya gerekli detaylarını içeren bir belgedir.
Örnek
Satıcı: Bilgisayar İmalat A.Ş
Alıcı: Süpermarket Çalışanları
Miktar: 5 Adet Bilgisayar
Fiyat: Her bir bilgisayar için 5,000 TL
Çalışma Süresi: 5 iş günü
Pesin ödeme: Ondan önce teslim
Faturalanacak miktar: 25,000 TLBaşvuru mektubu: Başvuru mektubu; tebrik, kabul, teşekkür, tavsiye, transfer gibi çoğu iş hayatına ilişkin bir durum için gönderilen, bayrak ve standartlarının ince detaylarını barındıran resmi ve kuraldışı bir yazı türüdür. Örneğin bir iş teklifi için başvuru mektubu, başvuranın yeteneklerini, mesleki geçmişini ve ayrıntılı belgelerle desteklenen cesaretini özetleyen bir giriş paragrafı, ortak bir ortamda çalışmaya olan heyecanının somut bir ifadesi olarak sunulabilir. Ayrıca yazılım ve ürün için uygulama başvurusu için bir başvuru mektubu, potansiyel gelişmiş özelliklerin ve iş faydalarının iki taraf arasında karşılıklı uluslararası ortaklık arz edebilmesi için yeterli olacağını gösteren bir özet sunar.
Mevcut başvuru mesajı örneği:
Değerli yetkili,
Hülya Kaya olarak size başvurmaktan çok mutluyum. İnsan kaynakları müdürü olarak sizin için çalışmak istediğimden, cesaretimin özetini size sunmak için harika bir fırsat olduğuna inanıyorum. Dört yıllık üniversite kariyerim boyunca kazandığım liderlik ve insan ilişkileri becerileri sayesinde potansiyel şirket bünyesindeki temel rolleri başarıyla gerçekleştireceğime eminim. Bilgi, deneyim ve azmimle tüm alanları inceleyerek ortak çalışma partneri olarak faydalı olma hedefimin ötesine geçip harika bir faaliyet alanında birlikte çalışmamıza öncülük edebileceğimi umuyorum.
Saygılarımızla,
Hülya KayaReferans mektubu: Referans mektubu, bir işverenin kurumları için, bir önceki işverenin yeteneklerini, yetkinliklerini, potansiyel yeteneklerini ve bir örgütteki performansını özetleyen bir yazı olarak nitelendirilebilir. Referans mektubu, çoğu durumda, bir kişinin bir uygun iş için başvurması durumunda bir işveren tarafından ya da özel bir aracı tarafından istenir. Referans mektubu, bir iş arayanın önceki işinin yanı sıra, kişisel nitelikleri ve yaptıkları işler hakkındaki tecrübeler hakkında bir işverenin bilmesi için yararlı olabilir. Yakın bir arkadaş, öğretmen, işveren veya akademik aracı tarafından ve uygun konum, pozisyon, görev ve deneyim farklılıklarının belirtildiği Referans mektuplarının bilgileri, bir işverenin iddialı bir adayın daha detaylı bir şekilde değerlendirilmesine yardımcı olabilir.
İlgili eğitim: Liderlik Sertifikası
Genel olarak, çalışanların yetkin ve etkin bir yazışma stratejisi geliştirmeleri, verimliliğe ve başarıya katkıda bulunan bir mesleki gelişim aracıdır. Bu makalede tartışılan tekniklerin anlayışı, yazılı iletişim becerilerinin yenilenmesine ve çalışanların iş başarısını artırmasına yardımcı olacaktır. Bunlara ek olarak, özümsemenin hızlanması, etik duygularının geliştirilmesi ve çalışanların iş yaşantılarında ekstra başarılar kazanmaları sonucunda, İş Hayatında Yazışma Teknikleri'ne özellikle işletmelerin katılması gerekmektedir.
Güçlü bir iletişim, başarıya ulaşmak için iyi bir yazışma tekniği ile başlar.
