IIENSTITU
AnasayfaBlogSekreter Nedir? Sekreter Görevleri
Nedir?

Sekreter Nedir? Sekreter Görevleri

23 Ocak 2020
Beyaz gömlek ve kahverengi pantolon giyen bir kadın kara tahtanın önünde duruyor. Her iki elinde de dizüstü bilgisayarı var ve tahtaya bakıyor. Tahtada tebeşirle yazılmış ve 'B' harfi gibi görünen bir harf var. Kadın, elinde dizüstü bilgisayarıyla tahtaya yakın durmakta ve gözlerini harfe sabitlemiş durumdadır. Kahverengi saçları düzgünce taranmış ve gözlük takıyor. Odaklandığını ve kararlılığını gösteren bir pozda durmaktadır. Odadaki aydınlatma parlak ve kadın ışıkla aydınlanıyor. Kendinden emin ve kararlı görünüyor.
Sekreterlik TanımıSekreterlik GörevleriSekreterlik Nitelikleri
Özel sektör veya kamu kuruluşlarında, üst düzey yöneticilere yardımcı olan bir pozisyonHaberleşme, yönetim yazışmaları, birimler arası iletişim, idari işlerİnsan ilişkileri kuvvetli, öz disipline sahip
Yöneticisini temsil etme görevine sahipGünlük akışın düzenlenmesi, toplantıların organize edilmesiYönetim, organizasyon ve temsil yeteneği
Ofis ziyaretçilerine, uzmanlık alanına uygun karşılama yapan kişiMüşteri ilişkileri, mesleki imajın yansıtılmasıİletişim becerileri, profesyonel görünüm ve davranış
Kurum içinde ve dışında yürütülmesi gereken işleri takip eden büro çalışanıBüro işleyişi, emir almadan sorumluluklarının üstlenilmesiSorumluluk sahibi, karar verme yeteneği
Mesleki nitelik, dış görünüş ve davranış kuralları önemli olan bir pozisyonKurumsal imajın korunması, yöneticinin ihtiyaçlarının karşılanmasıMesleki bilgi ve beceri, profesyonel dış görünüş, uygun davranışlar
Büro yönetimi ve asistanlığı bölümünden mezunOfisin işleyişinin düzenlenmesi ve yönetilmesiBüro yönetimi ve sekreterlik eğitimi
Online eğitim ile profesyonelleşebilen bir pozisyonEtkin yönetici asistanlığı, ofisten gelen ve giden tüm etkenlerin yönetilmesiOnline eğitim vasıtasıyla geliştirilen beceriler
Yöneticisinin öncelikli sorumluluğu olan bir görevYöneticinin yapmakla yükümlü olduğu işleri vaktinde hatırlatmaZaman yönetimi, hatırlatıcı yetenekler
Kendisi için belirlenen yetki sınırlarını aşmadan karar verebilen büro görevlisiİş takibi, yetki sınırları içinde karar vermeYetki farkındalığı, karar verme yeteneği
Çalışma alanına göre görev değiştirebilen bir pozisyonÇalışma alanı ve sektöre bağlı olarak değişen görevlerEsneklik, değişen görevlere uyum yeteneği

Özel sektörde veya kamu kuruluşlarında, üst düzey yöneticilere yardımcı olarak çalışırlar. Haberleşme, yönetim ve yönetim yazışmaları, birimler arası iletişim, idari ve ofis içinde gerekli tüm işlerde yöneticiye bağlı çalışırlar. Bir yönetici için önemli bir destekleyicidir. Günlük akış, iş notları, görüşülmesi gereken kişiler, toplantılar tamamen sekreter görevini üstlenen çalışanın kontrolündedir. Genel olarak bürolarda görev alırlar. Sekreter sözcüğü genellikle yönetici sekreterlerine verilen addır. Sekreter, çalışmakta olduğu yöneticisini temsil etmekle görevlidir.

Sekreterin en temel vasıflarının başında insan ilişkilerinin kuvvetli olması, öz disipline sahip olması gelmektedir. Sekreterin temel görevi, yöneticisinin yapmakla yükümlü olduğu işleri vaktinde ve tamamen bilgilendirme amaçlı yöneticisine hatırlatmasıdır. Sekreter aynı zamanda, ofis ziyareti yapan insanlara, uzmanlık alanına uygun olarak karşılama yapar ve mesleki imajını doğru bir şekilde yansıtır. Çalışma alanına göre sekreterlerin görevleri değişiklik gösterir.

Sekreter Ne Demek?

Kurum içinde ve kurum dışında yürütülmesi gereken tüm işleri takip eden büro görevlisi olarak tanımlanır. Büro işleyişi konusunda bilgi sahibidir ve emir almadan tüm sorumlulukları üstlenecek yeteneğe sahiptir. Kendisi için belirlenen yetki sınırlarını aşmadan karar verebilen büro görevlileridir. Sekreterin sahip olması gereken üç nemli nitelik vardır. Bunlar, mesleki nitelik, dış görünüş ve davranış kuralları olarak değerlendirilir.

Sekreter olabilmek için üniversite bölümleri içinde yer alan “büro yönetimi ve asistanlığı” iki yıllık ön lisans bölümlerinden mezun olmak gerekir. Teorik bilgilerin yanı sıra online eğitim, sekreter veya yönetici asistanlığı tercihiniz konusunda yardımcı olmaktadır. Enstitü online eğitimleri içinde yer alan etkin yönetici asistanlığı kursu yöneticinizle, ofis içi çalışanlar ve ofis dışı tüm etkenler ile baş edebilme becerinizi geliştirmekte yardımcı olacaktır.

Sekreter Görevleri

Sekreterin, öncelikli sorumluluğu yöneticisidir. İşverenin, sekreterden beklediği görevler aşağıdaki gibidir.

  • Yöneticisinin yapması gereken telefon görüşmelerini ve randevularını belirlemek, takip etmek.

  • Telefon görüşmelerinde kibar ve saygılı davranmak. Türkçeyi doğru kullanmak.

  • Yöneticisine zaman yönetimi konusunda yardımcı olmak.

  • Çalışma alanına, kurum içi ve kurum dışından gelen konuklarla ilgilenmek.

  • Yöneticisine günlük akışla ilgili hatırlatmalar yapmak.

  • Yöneticisinin tebrik kartı, davetiye şeklinde taleplerini hazırlamak ve gereken zamanda ilgililere ulaştırmak.

  • Yöneticiye ait dosyaları düzenlemek ve korumak.

  • Yazışmaları hazırlamak, imza takibi yapmak ve onaya sunmak.

  • Çalışma alanına ulaşan evrak ve notları hızlı bir şekilde yetkili kişilere ulaştırmak.

  •  Yöneticisinin bulunduğu odaya kendisi ile ilgisi olmayan kişilerin girmesine engel olmak.

  • Çalışma ortamının düzenli ve temiz olmasını sağlamak.

  • Ofis programlarına hakim olmak.

  • Ofis içi etik tüm kurallara uyum sağlamak.

  • Belirlenen sınırlar içinde insiyatif kullanabilmek.

  • Zaman zaman yoğunlaşacak iş temposuna uyabilmek.  

İlgili eğitim: Microsoft Office Sertifikası

İlgili eğitim: Zaman Yönetimi Eğitimi

Sekreter Çeşitleri

  • Yönetici sekreteri: Bir kurumun üst düzey yöneticilerinin yardımcılarıdır. İyi bir eğitimi, yabancı dil bilgisi ve yaratıcı olması beklenir. Yönetici tarafından beklenen tüm görevleri, kontrole gerek kalmadan yerine getirmekten sorumludur. Yöneticinin başarısına katkısı büyüktür. Tüm kaynaklardan gelen bilgileri, raporları inceler ve düzenler. Yöneticiyi en iyi şekilde temsil eder.

  • Yönetim kurulu sekreteri: Yönetim kurulu başkanı ile birebir çalışır. Genel müdür ve yönetim kurulu başkanına ait tüm işlerin takibinden sorumludur.

  • Tıp sekreteri: Hastane servislerindeki yöneticilerin ve doktorların tedavi süreci, hastanın takibi, malzeme temini, yazışma gibi önemli görevlerini üstlenir.

  • Hukuk sekreteri: Hukuk büroları, baro ve adliyede görev alırlar. Dosya takibi, adli yazışmaların yapılması ve arşiv düzenlemelerinden sorumludur.

  • Ticaret sekreteri: Ticari işletmelerde yönetim ile çalışır. İletişim, yazışma gibi hizmetleri takip eder. Görevleri çok önemlidir. Sekreterin yapacağı bir hata, müşteri iletişiminde veya kaybında büyük rol oynar. Görevi üstlendiği andan itibaren büyük bir titizlik ve dikkatle çalışmalıdır.

  • Basın sekreteri: Gazete veya dergi hazırlık aşamasında basın görevlisi ile ortak bir çalışma yürütür. Yazarlar ve muhabirlerle de iletişim halinde olarak işlerin yürümesi sağlar.

  • Turizm Sekreteri: Turizm büroları bölgelerdeki turizm hareketlerini tespit eder. Büroları, sekreterler yönetmekle görevlidir. Sekreterler, müşteri memnuniyeti için önemli bir görev üstlenir. Müşterileri bilgilendirmek, yazışmaları takip etmekten sorumludur.

  • Muhasebe sekreteri: Büro çalışanıdır. Muhasebe içindeki gerekli tüm işlerin takibini yapar.

  • Finans sekreteri: Yöneticinin karar alma sürecinde işlerini kolaylaştırmak üzere gerekli tüm belgeleri hazırlamaktan sorumludur.

Sekreterde Bulunması Gereken Nitelikler

  • Mesleki nitelikler: Büro araç ve gereçlerini doğru ve hızlı kullanıyor olmalıdır. Ofis içi ve ofis dışı yazışmalar ve raporlara hakim olmalıdır. İnsan ilişkileri kuvvetli ve ara bulucu yeteneği bulunmalıdır. Protokol kurallarını iyi bilmelidir. Yöneticisi olmadığı zamanlarda, zaman akışını yöneterek yokluğunu hissettirmemelidir. Türkçeyi iyi konuşması ve yazması en temel mesleki niteliklerindendir. Günümüz koşullarının olmazsa olmazlarından haline gelen yabancı dil bilmesi önemlidir. Analitik düşünme yeteneğine sahip sekreterler, işleri daha hızlı çözümlerler. En önemli nitelikleri mesleklerini severek yapıyor olmalarıdır.

  • Kişisel Nitelikler: Dış görünüş ve karakter özellikleri olarak ikiye ayrılır. Karakter özelliklerini değerlendirdiğimizde, güvenilir, çalışkan, görgülü, kibar, azimli, kararlı olması en önemli kişisel özellikleri arasında karşımıza çıkar. Dış görünüş özelliklerini değerlendirdiğimizde, görünümüyle karşısındaki insanlar üzerinde olumlu etki yaratmalıdır. Çalışma alanının kurallarına uygun kıyafet seçimi yapmalıdır. İş görüşmeleri, toplantılar için ciddiyeti temsil eden tercihlerde bulunmalıdır.

İşverenin Sekreter Seçiminde Belirlediği Unsurlar Nelerdir?

Sekreter seçiminde öncelikli olarak öz disiplini olan adayların başvuru yapması beklenir. Diğer unsurları inceleyelim.

  • Yönetici, zaman yönetimine çok önem verir. Zaman yönetimi becerisi yüksek olan aday arar.

  • Disipline önem veren, titiz çalışan, detaylarla yakından ilgilenen adayları belirler.

  • İç ve dış ilişkilerdeki yazışmalar ve sözlü iletişim kabiliyetinin yüksek olmasını bekler.

  • Proaktif ve inisiyatif kullanma becerisi gelişmiş olmasını ister.

  • Görev önceliklerini başarıyla değerlendirecek, talepleri yönetebilecek adayları tercih eder.

  • Yoğun iş temposu içinde enerjisini kaybetmemesini bekler.

  • Çalışmalar esnasında kontrol ihtiyacı gerekmeden, yüksek motivasyona sahip olmasını bekler.

  • Sabırlı olması en önemli kriterler arasındadır. Fazla sayıda problemi aynı anda sabırla yürütebilme kabiliyeti olmalıdır.

  • Şirket içi bilgileri, yöneticisi dışında başka iş ortakları ile paylaşmaması beklenir.

  • Yöneticisini her ortamda temsil edebilecek bilgi ve donanıma sahip olabilecek adaylar tercih edilir.

  • Türkçe dil bilgisi kurallarına  ve uluslararası çalışan firmalar özellikle yabancı dile önem verir.

  • Dış görünüşüne özen gösteren ve şirket kurallarına uyabilecek adaylar tercih edilir.

Özel sektör veya kamu kuruluşlarında, üst düzey yöneticilere yardımcı olan bir pozisyon, Haberleşme, yönetim yazışmaları, birimler arası iletişim, idari işler, İnsan ilişkileri kuvvetli, öz disipline sahip, Yöneticisini temsil etme görevine sahip, Günlük akışın düzenlenmesi, toplantıların organize edilmesi, Yönetim, organizasyon ve temsil yeteneği, Ofis ziyaretçilerine, uzmanlık alanına uygun karşılama yapan kişi, Müşteri ilişkileri, mesleki imajın yansıtılması, İletişim becerileri, profesyonel görünüm ve davranış, Kurum içinde ve dışında yürütülmesi gereken işleri takip eden büro çalışanı, Büro işleyişi, emir almadan sorumluluklarının üstlenilmesi, Sorumluluk sahibi, karar verme yeteneği, Mesleki nitelik, dış görünüş ve davranış kuralları önemli olan bir pozisyon, Kurumsal imajın korunması, yöneticinin ihtiyaçlarının karşılanması, Mesleki bilgi ve beceri, profesyonel dış görünüş, uygun davranışlar, Büro yönetimi ve asistanlığı bölümünden mezun, Ofisin işleyişinin düzenlenmesi ve yönetilmesi, Büro yönetimi ve sekreterlik eğitimi, Online eğitim ile profesyonelleşebilen bir pozisyon, Etkin yönetici asistanlığı, ofisten gelen ve giden tüm etkenlerin yönetilmesi, Online eğitim vasıtasıyla geliştirilen beceriler, Yöneticisinin öncelikli sorumluluğu olan bir görev, Yöneticinin yapmakla yükümlü olduğu işleri vaktinde hatırlatma, Zaman yönetimi, hatırlatıcı yetenekler, Kendisi için belirlenen yetki sınırlarını aşmadan karar verebilen büro görevlisi, İş takibi, yetki sınırları içinde karar verme, Yetki farkındalığı, karar verme yeteneği, Çalışma alanına göre görev değiştirebilen bir pozisyon, Çalışma alanı ve sektöre bağlı olarak değişen görevler, Esneklik, değişen görevlere uyum yeteneği
sekreter yönetici yönetici asistanı zaman yönetimi yabancı dil
Bu, canlı mavi gömlek giymiş bir kadının görüntüsüdür. Yüzünü çerçeveleyen uzun, koyu renk saçları var. Ten rengi açık ve yüz ifadesi kararlı. Beyaz duvarlı ve aydınlık pencereli bir odada duruyor. Gömleğinin mavisi beyaza karşı öne çıkıyor ve güçlü bir kontrast hissi veriyor. Kadın kollarını vücudunun önünde kavuşturmuş, kendinden emin bir havaya sahip. Gözleri ileriye odaklanmış ve kararlılığını gösteriyor. Önüne ne çıkarsa çıksın üstesinden gelmeye hazır görünüyor.
Esra Girgin

İşletme Eğitimimi tamamladıktan sonra uzun yıllar eğitim sektöründe hizmet verdim. Eğitim alanında çalışmalara devam ederek, her alanda içerik üreterek, kendimi geliştirmeye devam ediyorum.

Benzer Yazılar
Doğru ve faydalı bilgiler sağlama konusunda kararlı olan uzman ekibimizle blogumuzu her zaman yeni makaleler ve videolarla güncelliyoruz. Güvenilir tavsiyeler ve bilgilendirici içerikler arıyorsanız, blog sayfamıza mutlaka göz atın.
Kıvırcık kahverengi saçlı bir kadın fotoğraf için gülümsüyor, siyah bir gömlek giyiyor. Boynunda hafifçe odak dışında kalan bir kolye var. Yüzü parlak bir gülümsemeyle çerçevelenmiş ve gözleri kapalı. Bir sandalye gibi görünen bulanık bir arka planın önünde duruyor. Etrafı mavimsi gri bir tonla çevrili, bu bir gömlek ya da mavi bir önlük olabilir. Görüntü yakından çekilmiş ve kolyenin detayları görülebiliyor.
Video

Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik Nedir?

04 Şubat 2022
Parlak bir gülümsemeye sahip bir kadın doğrudan kameraya bakıyor. Saçları uzun ve koyu renk, gözleri parlak ve ışıl ışıl. Üzerinde p harfi olan bir kolye takıyor ve arkasında beyaz harflerle yeşil beyaz bir tabela görünüyor. Arka planda beyaz metinli mor ve yeşil bir arka plan var. Ön planda ise kişinin eli, ağzı, burnu ve gözü yakından görülüyor. Kadın resimde mutlu ve memnun görünüyor, gülümsemesi neşenin güzel bir temsili.
Bölümler

Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Bölümü (MYO)

15 Aralık 2020
Mavi önlük ve stetoskop giyen bir kadın çerçevenin ortasında duruyor. Başı hafifçe sola dönüktür ve boynu ön planda görünür. Saçları topuz yapılmış ve gözleri kapalı, bu da bir anlık konsantrasyona işaret ediyor. Beyaz bir gömlek ve göğsünde bir cebi olan mavi bir önlük giymiş ve boynunda bir stetoskop var. Elleri önünde kenetlenmiş, duruşu düz ve kendinden emin. Bir doktor ya da sağlık çalışanı gibi görünüyor ve kıyafeti mesleğinin profesyonelliğini ve ciddiyetini yansıtıyor.
Meslekler

Tıbbi Sekreterlik Atama Puanları

25 Aralık 2019
Maske takan bir kadın pencereli bir odada durmaktadır. Burnunu ve ağzını kapatan siyah bir maske takıyor. Saçları topuz yapılmış. Açık mor bir elbise ve siyah ayakkabılar giymektedir. Arkasında, üzerinde mor bir minderin yakın çekim görüntüsü olan bir sandalye oturmaktadır. Solunda bir makine kullanılmaktadır. Odanın duvarları beyaz ve zemin açık gridir. Pencereden gelen ışık kadının ve odanın üzerine sıcak bir parıltı yayıyor. Kadın ciddi ve odaklanmış görünüyor, gözleri her ne iş yapıyorsa ona sabitlenmiş.
Meslekler

Tıbbi Dökümantasyon ve Sekreterlik Ne İş Yapar?

28 Ekim 2019
Bu çevrimiçi kurs görselinde kıvırcık kahverengi saçlı, siyah gömlek ve kolye takmış bir kadın görülüyor. Gülümsüyor, bu da onun mutlu ve memnun olduğunu gösteriyor. Görüntü kadının yüzünün yakın çekimidir, böylece izleyiciler kıvırcık saçları ve gözleri gibi özelliklerini takdir edebilirler. Ayrıca, arka planda bir hastane yatağının bulanık bir görüntüsü vardır, bu da kadının tıbbi bir ortamda olduğunu düşündürmektedir. Genel olarak bu resim, bulunduğu ortamdan memnun ve rahat olan bir kadının harika bir temsilidir.
4.7
(239)

Tıbbi Sekreterlik Kursu

10 Konu5 Saat
Yuvarlak gözlüklü, mavi kot ceketli ve beyaz gömlekli bir kadın resmi. Saçları kahverengi ve at kuyruğu şeklinde geriye doğru toplanmış, yüzü dümdüz karşıya bakıyor. Arka planda birkaç dekoratif bitkinin göründüğü bej renkli bir duvarın önünde duruyor. Yirmili yaşlarının başında olduğu anlaşılıyor ve gözlerinde kararlı ve odaklanmış bir ifade var. Kendinden emin bir pozda duruyor, kolları iki yanında ve çenesi yüksekte. Kıyafetleri şık ve modern, ifadesi ise kararlı ve güçlü.Göksel Yılmaz
₺1257₺524
Açık kahverengi ceket giyen ve yuvarlak, siyah çerçeveli gözlük takan bir kadın kapalı bir ortamda duruyor. Yüzünde hoş bir ifade var, dudakları hafifçe gülümseme şeklinde kıvrılmış. Saçları kısa ve kıvırcıktır ve boynuna altın bir kolye takmaktadır. Arka plan, üzerinde beyaz yazılar olan mor bir duvardır. Arka planda bir bitkinin bulanık bir görüntüsü var.
4.5
(24)

Etkin Yönetici Asistanlığı

5 Konu3 Saat
Yuvarlak gözlüklü, mavi kot ceketli ve beyaz gömlekli bir kadın resmi. Saçları kahverengi ve at kuyruğu şeklinde geriye doğru toplanmış, yüzü dümdüz karşıya bakıyor. Arka planda birkaç dekoratif bitkinin göründüğü bej renkli bir duvarın önünde duruyor. Yirmili yaşlarının başında olduğu anlaşılıyor ve gözlerinde kararlı ve odaklanmış bir ifade var. Kendinden emin bir pozda duruyor, kolları iki yanında ve çenesi yüksekte. Kıyafetleri şık ve modern, ifadesi ise kararlı ve güçlü.Göksel Yılmaz
₺1102₺0
Bu görüntüde bir kadın kameraya gülümsüyor. Kravat takıyor, bu da profesyonel bir işyerinde olduğunu gösteriyor. Bu bir iş analizi ve tanımı olabilir. Kadının duruşu ve ifadesi güven ve yetkinlik hissi veriyor. Yüzünün, göğsünün ve gömleğinin yakın çekimi de profesyonel bir ortamda olduğunu gösteriyor. Genel olarak, bu görüntü iş analizi ve tanımı fikrini doğru bir şekilde aktarmaktadır.
4.5
(23)

İş Analizi ve Görev Tanımı Eğitimi

4 Konu4 Saat
Bu, profesyonel iş kıyafeti giyen genç bir kadının fotoğrafı. Mavi duvarlı ve kahverengi halılı iyi aydınlatılmış bir odada duruyor. Kadının elleri cebinde ve duruşu kendinden emin ve dengeli. Koyu renk saçları düzgün bir şekilde toplanmış ve yüzü hafifçe makyajlanmış. Lacivert bir takım elbise ceketi, altında beyaz bir bluz ve lacivert bir pantolon giyiyor. Siyah ayakkabıları cilalı ve ona sofistike bir görünüm veriyor. Gururlu ve kendinden emin görünüyor ve ifadesi sakin ve odaklanmış.Selin Tezel
₺735₺0
Sarı gömlek ve koyu renk pantolon giyen bir kadın, bir ofisteki masasında oturmuş, siyah bir kalemle bir kitaba yazı yazmaktadır. Sol elini masanın kenarına dayamış ve sağ eliyle kalemi tutarak kitabın açık sayfasına yazmaktadır. Odadaki ışık yüzünde parlıyor, kitabı ve masayı aydınlatıyor. Yüzü odaklanmış ve konsantre olmuş, gözleri yazdığı sayfaya bakıyor. Kitap, yazdığı sayfaya kadar açık ve kalem kâğıt üzerinde hareket ederek sayfaya sözcükler yazıyor.
4.9
(10)

Kitap Editörlüğü Atölyesi

10 Konu10 Saat
Kısa, siyah saçlı genç bir kadın kameraya genişçe gülümsüyor. Üzerinde beyaz, uzun kollu bir gömlek var ve arka planda beyaz bir duvarın olduğu bir odada duruyor. Gözleri parlak ve dişleri görünüyor, bu da mutluluğunu gösteriyor. Yanakları hafifçe kızarmış, ona hafifçe kızarmış bir görünüm veriyor. Dudakları hafifçe ayrılmış ve gerçek sevincini ortaya koyuyor. Yüzünde parlak, kendinden emin bir gülümsemeyle doğrudan kameraya bakıyor. Rahat bir ortamdaymış gibi görünüyor ve olumlu tavrını yansıtıyor. Elleri önünde kenetlenmiş, memnun ve rahat görünüyor. Neşesi bulaşıcıdır ve gülümsemesi bulaşıcıdır. Kendi teninde güzel ve kendinden emin görünüyor, neşe ve mutluluk yayıyor.Yasemin Nasır Erbek
₺1469₺1012