Şeffaflık ve Dürüstlük
IIENSTITU Şeffaflık ve Dürüstlük Politikası (ŞDP)
1) Amaç
Bu politika, IIENSTITU’nun ticari faaliyetlerinin tüm yönlerinde şeffaflık ve dürüstlük ilkelerini esas almasını, paydaş güvenini korumasını ve etik standartlarını sürdürülebilir şekilde geliştirmesini güvence altına alır.
2) Kapsam
Politika; IIENSTITU’nun tüm birimlerini, çalışanlarını, eğitmenlerini, yöneticilerini, taşeron/iş ortaklarını ve gerekli hallerde yatırımcılar ile diğer paydaşlarla yürütülen iletişim ve raporlama süreçlerini kapsar.
3) İlke ve Değerler
Dürüstlük: Kararlarda ve iletişimde doğruluk, tutarlılık ve iyi niyet.
Şeffaflık: Zamanında, anlaşılır ve erişilebilir bilgi paylaşımı.
Hesap Verebilirlik: Yetki ve sorumlulukların açık tanımı, sonuçların izlenmesi.
Uyum: Yürürlükteki tüm yasa, düzenleme ve iç politika/prosedürlere bağlılık.
Saygı & Kapsayıcılık: Tüm paydaşlarla yapıcı, eşitlikçi ve saygılı diyalog.
A) Şeffaflık Taahhütleri
A.1 Açık İletişim
IIENSTITU genelindeki faaliyetler hakkında paydaşlarla açık ve düzenli iletişim kurulur.
Stratejik yön, önemli girişimler ve ilgili riskler makul ölçüde paylaşılır.
A.2 Finansal & Operasyonel Açıklama
Finansal performans ve operasyonel hedeflere ilişkin bilgiler, geçerli çerçeveler dâhilinde açık ve anlaşılır biçimde ifşa edilir.
A.3 Zamanında Güncellemeler
IIENSTITU’daki değişiklik ve gelişmeler hakkında zamanında bilgilendirme yapılır.
A.4 Paydaş Diyaloğu
IIENSTITU ile ilgili her türlü potansiyel konuda paydaşlarla saygılı diyalog yürütülür; görüş ve endişeler kayıt altına alınır ve yanıtlanır.
A.5 Proaktif Katılım
Anketler, odak grupları ve benzeri yöntemlerle paydaş katılımı proaktif biçimde sağlanır; bulgular iyileştirme planlarına yansıtılır.
B) Dürüstlük Taahhütleri
B.1 Davranış Kuralları ve Etik Standartlar
IIENSTITU’nun Davranış Kuralları ve etik standartları eksiksiz uygulanır; çıkar çatışmaları beyan edilir ve yönetilir.
B.2 Hukuki Uyum
Yürürlükteki tüm yasa ve yönetmeliklere uygunluk esastır; mevzuat değişiklikleri izlenir ve süreçler güncellenir.
B.3 İç Kontroller ve Prosedürler
Potansiyel sorunların ortaya çıkmasını önlemek için iç kontroller ve yazılı prosedürler tasarlanır, uygulanır ve periyodik olarak test edilir.
B.4 Şikâyet Yönetimi
Şikâyetlerin etkin ve tarafsız ele alınması için yapılandırılmış bir süreç işletilir; kayıt, inceleme, geri bildirim ve kapanış adımları izlenir.
B.5 İzleme ve Denetim
Ticari faaliyetler, suistimal veya ihlallere ilişkin göstergeler bakımından düzenli olarak izlenir; gerekli hallerde iç/dış denetim yürütülür.
C) Yönetişim ve Sorumluluklar
C.1 Yönetim ve Üst Düzey Sorumluluk
Politikanın onayı, kaynak tahsisi ve performansın kurumsal düzeyde gözetimi yönetim tarafından sağlanır.
C.2 Uyum/Etik Sorumluluğu
Uyum ve etik fonksiyonu; politika sahipliğini yürütür, eğitim ve farkındalık programlarını koordine eder, raporlamayı yönetir.
C.3 Birim Yöneticileri ve Çalışanlar
Kendi süreçlerinde politikanın hükümlerini uygular; ihlal şüphesini derhal bildirir.
D) Uygulama, Eğitim ve İletişim
D.1 Uygulama
İlgili prosedürler (raporlama, açıklama, şikâyet yönetimi, iç kontrol) yazılıdır; süreç performansı periyodik olarak gözden geçirilir.
D.2 Eğitim ve Farkındalık
Çalışan ve yöneticilere düzenli eğitim sağlanır (etik, çıkar çatışması, şeffaf raporlama, ihbar kanalları vb.).
D.3 İletişim Kanalları
Paydaş iletişimi için resmi kanallar (web/portal, e-posta, toplantılar) açık tutulur; soru ve geri bildirimlere makul sürede dönüş yapılır.
E) İzleme, Raporlama ve Sürekli İyileştirme
E.1 Göstergeler
Şikâyet çözüm süresi, açıklamaların zamanlılığı, anket katılımı ve denetim bulguları gibi KPI’lar takip edilir.
E.2 Raporlama
İlerleme ve iyileştirme aksiyonları düzenli raporlarla yönetim ve ilgili paydaşlara sunulur.
E.3 Sürekli İyileştirme
Anket/odak grup çıktıları ve denetim sonuçları doğrultusunda politika ve prosedürler güncellenir.
F) İhlaller ve Yaptırımlar
Bu politikanın ihlali, iç disiplin süreçleri ve sözleşmesel/kanuni yaptırımlar dâhil olmak üzere uygun yaptırımlarla sonuçlanabilir.
G) Yürürlük, Gözden Geçirme ve İletişim
Politika en az yıllık olarak gözden geçirilir; önemli değişikliklerde ara revizyon yapılır.
H) İletişim
Bu politika hakkında sorular, geri bildirimler ve bildirimler için resmi iletişim kanallarımız üzerinden Uyum/Etik ekibiyle iletişime geçiniz.
Kurumsal Taahhüt:
IIENSTITU, en yüksek şeffaflık ve dürüstlük standartlarını korumaya kararlıdır. Açık iletişim, zamanında açıklama, etkin şikâyet yönetimi, güçlü iç kontroller ve düzenli izleme sayesinde paydaş güvenini pekiştirir; etik ve yasal sorumluluklarına sadık kalarak faaliyetlerini sürdürür.